PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH
2.1. Khái quát về Chi nhánh Agribank Lệ Thủy
2.2.3. Các hoạt động kiểm soát nội bộ quy trình cho vay khách hàng doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Chi nhánh Agribank Lệ Thủy
Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ vay vốn của khách hàng
Cán bộ tín dụng sẽ tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ vay vốn của khách hàng. Trong quá trình thực hiện các rủi ro có thể xảy ra đó là: Khách hàng không hiểu đầy đủ quy trình cho vay; Khách hàng không cung cấp thông tin đúng sự thật; CBTD không kiểm tra kỹ hồ sơ pháp lý, hồ sơ dự án, phương án vay vốn của khách hàng một cách đầy đủ và chính xác; CBTD tự lập hồ sơ cho khách hàng; CBTD móc nối với khách hàng dẫn đến sự sai lệch thông tin, thiếu giấy tờ nhưng vẫn chấp nhận hồ sơ; Để nâng cao thành tích một số CBTD sẽ chấp nhận những khoản vay nằm ngoài khả năng trả nợ của khách hàng.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Để ngăn chặn những rủi ro này, cán bộ tín dụng phụ trách tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ vay vốn của khách hàng cần phải thực hiện theo các thủ tục kiểm soát sau:
- Thực hiện theo đúng quy định mà Ngân hàng về điều kiện vay vốn đối với khách hàng doanh nghiệp (Điều 7 Quyết định 666 - quy định về cho vay khách hàng trong hệ thống NHNN&PTNT Việt Nam).
- CBTD làm đầu mối tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ đối với danh mục hồ sơ pháp lý, danh mục hồ sơ khoản vay, danh mục hồ sơ bảo đảm tiền vay theo yêu cầu; tính phù hợp, đầy đủ trên bề mặt hồ sơ; đối với hồ sơ bản sao có đối chiếu với các hồ sơ gốc (nếu có); đảm bảo sự phù hợp về thông tin giữa các hồ sơ.
Ví dụ: Ngày 05/10/2011. Ông Võ Xuân Thanh, Giám đốc Công ty TNHH Xây dựng Tổng hợp Xuân Thanh có nhu cầu vay vốn kinh doanh nên đến Chi nhánh Agribank Lệ Thủy xin vay vốn.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ vay vốn của Ông Thanh, CBTD sẽ kiểm tra điều kiện vay vốn của khách hàng dựa vào Quyết định 666. Sau khi kiểm tra nhận thấy khách hàng đủ điều kiện vay vốn, CBTD tiếp tục kiểm tra tính đầy đủ, chính xác, hợp pháp những thông tin trên hồ sơ cho vay mà khách hàng cung cấp.
Hồ sơ cho vay của khách hàng bao gồm: Giấy đề nghị vay vốn, kế hoạch hoạt động kinh doanh năm 2011 – 2012, báo cáo kinh tế kỹ thuật của dự án đầu tư,...
Phân tích và thẩm định tín dụng
Phòng tín dụng phân công CBTD phụ trách công việc phân tích và thẩm định tín dụng. Các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện:
- CBTD thực hiện đánh giá về khách hàng chưa đầy đủ trên các phương diện:
Về thông tin khách hàng, PASX/DAĐT, tài sản đảm bảo.
- CBTD xác định hạn mức tín dụng khi chưa có đủ căn cứ điều kiện cần thiết.
- Xác định thời hạn vay và trả lãi không phù hợp.
- Cán bộ tín dụng còn hạn chế về năng lực trong công tác thẩm định.
- Cán bộ tín dụng móc nối với khách hàng nên kết quả thẩm định không đúng với thực tế.
Các thủ tục kiểm soát để ngăn ngừa rủi ro có thể xảy ra:
- Các chỉ tiêu về đánh giá chung khách hàng phải được thực hiên theo đúng nội dung“Hướng dẫn phân tích về tư cách và năng lực pháp lý, năng lực điều hành, năng
Trường Đại học Kinh tế Huế
lực quản lý sản xuất kinh doanh của khách hàng” trong quy định chung của NHNN&PTNT Việt Nam.
- Việc đánh giá phân tích PASXKD/DAĐT được thực hiện theo đúng nội dung
“Hướng dẫn phân tích thẩm định PASXKD/DAĐT”trong quy định của NH.
- Việc báo cáo thẩm định được thể hiện qua mẫu báo cáo thẩm định theo quy định.
- Giám đốc quy định bằng văn bản mức thẩm định đối với Phó Giám đốc, TPTD, CBTD.
- Trưởng phòng tín dụng kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ vay vốn, tờ trình của cán bộ thẩm định tín dụng, cho ý kiến trên tờ trình thẩm định về việc cho vay không cho vay để trình Giám đốc hoặc người được uỷ quyền hợp pháp xem xét quyết định.
- Hoạt động thẩm định phải được thể hiện qua báo cáo thẩm định, ghi ý kiến thẩm định trong giấy đề nghị vay vốn.
Ví dụ:Khi xem xét hồ sơ xin vay vốn của khách hàng, cán bộ tín dụng cần phải thu thập thông tin từ mọi nguồn khác nhau (Sách, báo, thuyết minh báo cáo tài chính,…) để tiến hành:
- Thẩm định năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự của khách hàng vay vốn (Phụ lục 4).
- Thẩm định về tình hình tài chính và kết quả sản xuất kinh doanh của khách hàng vay
+ Căn cứ thẩm định, đánh giá: Báo cáo tài chính hai năm trước liền kề 2009 – 2010 và các hợp đồng xây dựng.
+ Bảng cân đối tài khoản rút gọn có cấu trúc tài sản, nguồn vốn phù hợp với đối tượng kinh doanh của Công ty. (Phụ lục 5)
+ Kết quả sản xuất kinh doanh 2009 – 2010 có hiệu quả, lợi nhuận dương và doanh thu năm sau cao hơn năm trước. (Phụ lục 6).
+ Các chỉ tiêu đánh giá tài chính:
Khả năng thanh toán và sự ổn định: Hệ số tự tài trợ = 0,68 lần, hệ số thanh toán ngắn hạn = 2,9 lần, hệ số thanh toán nhanh = 0,23 lần.
Năng lực hoạt động: Vòng quay vốn lưu động bình quân = 1,93 vòng, vòng quay khoản phải thu bình quân = 5,81 vòng, vòng quay tồn kho = 3,50 vòng.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Nhóm chỉ tiêu lợi nhuận: Tỷ suất lợi nhuận trước thuế trên doanh thu = 0,0019, tỷ suất lợi nhuận trước thuế trên tài sản = 0,003, tỷ suất trước thuế trên vốn chủ sở hữu = 0,0056.
Công ty không có quan hệ tín dụng với các tổ chức tín dụng khác.
Công ty đạt mức xếp hạng tín dụng loại B.
Công ty luôn Sản xuất kinh doanh có uy tín, hiệu quả, lợi nhuận năm 2010 thấp hơn năm 2009 nhưng vẫn ở mức dương, doanh thu năm sau cao hơn năm trước, quy mô sản xuất kinh doanh ngày càng mở rộng các chỉ số tài chính có xu hướng tốt.
Kết luận: Công ty đủ điều kiện vay vốn.
- Thẩm định phương án sản xuất kinh doanh + Kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2011- 2012.
+ Tổng nhu cầu vốn và phương án vốn.
Tổng chi phí cần thiết: 4.604.358.973 đồng.
Vòng quay vốn lưu động: 1,2 vòng.
Vốn lưu động cần thiết: 3.699.837.448 đồng.
Vốn tự có và huy động khác: 2.988.837.448 đồng.
Nhu cầu vay vốn Ngân hàng: 800.000.000 đồng.
- Tính khả thi của phương án
+ Thị trường tiêu thụ sản phẩm: Công ty luôn nhận được các công trình xây dựng trong huyện, là nơi công ty đã có bạn hàng lâu dài, tốt, đã có uy tín.
+ Thị trường cung cấp nguyên, nhiên, vật liệu: Nguyên vật liệu được mua chủ yếu từ các đại lý trong huyện và trong cả nước.
+ Năng lực về máy móc thiết bị: Hiện tại công ty đang có máy móc thiết bị xây dựng đủ năng lực phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả.
- Hiệu quả kinh tế và khả năng trả nợ của phương án Tổng doanh thu: 4.999.438.000 đồng.
Tổng chi phí: 4.604.358.973 đồng.
Lợi nhuận trước thuế: 395.079.027 đồng.
Thuế thu nhập doanh nghiệp: 98.769.757 đồng.
Lợi nhuận sau thuế: 296.309.270 đồng.
- Bảo đảm tiền vay
Trường Đại học Kinh tế Huế
Bảo đảm tiền vay được thực hiện theo hợp đồng bảo lãnh bằng tài sản số: Hợp đồng bảo lãnh của bên thứ ba số: 2001DN/0121/HĐTD ngày 28/09/2011 ký giữa NHNN & PTNT Lệ Thủy (bên nhận bảo lãnh), với ông Võ Xuân Thanh (bên bảo lãnh) và Công ty TNHH Xây dựng Tổng Hợp Xuân Thanh (bên vay vốn) bao gồm các loại tài sản:
Nhà ở trên đất có giá trị 800.000.000 đồng.
Quyền sử dụng đất thổ cư gắn nhà có giá trị 554.400.000 đồng.
Tất cả các loại tài sản trên đều hợp pháp, có đủ các loại giấy tờ chứng minh, không tranh chấp, tài sản nằm ở khu dân cư đông đúc, có giá thị trường cao, khả năng chuyển nhượng nhanh chóng.
CBTD đưa ra đánh giá: Công ty kinh doanh có hiệu quả, uy tín, tuy nhiên các rủi ro có thể xảy ra là do sự biến động của nền kinh tế, rủi ro bất khả kháng.
Sau đó đưa ra đề xuất duyệt cho vay.
CBTD sẽ lập báo cáo thẩm định nêu rõ kết quả của quá trình thẩm định trên sau đó trình lên Trưởng phòng tín dụng. Trưởng phòng tín dụng nêu rõ ý kiến của mình trên tờ trình thẩm định về việc cho vay.
Giới hạn tín dụng của Công ty TNHH Xây dựng Tổng hợp Xuân Thanh theo Báo cáo đề xuất tín dụng là 800.000.000 đồng, là khoản vay bắt buộc phải qua thẩm định rủi ro và thuộc phạm vi thẩm quyền phê duyệt tín dụng của Giám đốc Chi nhánh. Do đó báo cáo khi đã có đầy đủ chữ ký của cán bộ tín dụng và Trưởng phòng tín dụng cùng toàn bộ hồ sơ giấy tờ liên quan sẽ được chuyển Giám đốc hoặc người ủy quyền xem xét phê duyệt.
Phê duyệt
Giám đốc Chi nhánh hoặc người ủy quyền sẽ thực hiện phê duyệt khoản vay của doanh nghiệp. Khi phê duyệt một số rủi ro có thể xảy ra:
- Phê duyệt không đúng với thẩm quyền quy định.
- Không có sự kiểm soát lại trước khi phê duyệt.
- Có thể cho vay những khoản vay vượt quá hạn mức tín dụng cho phép.
Để hạn chế những rủi ro có thể xảy ra, những thủ tục kiểm soát sau cần phải tuân thủ:
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Quy định rõ thẩm quyền phê duyệt của các cấp khác nhau.
- Phải có đầy đủ văn bản, chữ ký của các bộ phận, phòng ban đã kiểm soát trước khi chuyển cho bộ phận phê duyệt.
- Quy định bằng văn bản giới hạn tín dụng của Chi nhánh.
- Ban hành quy định bằng văn bản về danh mục hàng hóa, dịch vụ cấm kinh doanh.
Ví dụ:Căn cứ vào Báo cáo thẩm định do Cán bộ tín dụng lập ngày 06/10/2010, Trưởng phòng tín dụng rà soát lại hồ sơ vay vốn. Hồ sơ đủ nên Trưởng phòng tín dụng ký vào và trình lên Giám đốc Chi nhánh hoặc người được ủy quyền phê duyệt. Người được ủy quyền phê duyệt là Phó giám đốc sau khi xem xét không có vấn đề gì bất thường sẽ quyết định phê duyệt (Phụ lục 7).
Soạn thảo và ký kết hợp đồng, hoàn thiện các điều kiện trước khi giải ngân Cán bộ tín dụng được phân công sẽ thực hiện công việc này. Những rủi ro có thể xảy ra trong khi thực hiện:
- CBTD thực hiện việc gửi thông báo tín dụng sai khách hàng.
- Thiếu sót một số thông tin trên thông báo tín dụng.
- Soạn thảo hợp đồng không đúng với những điều kiện đã phê duyệt.
- Từ chối ký kết hợp đồng với khách hàng tốt, ký kết hợp đồng với khách hàng không tốt.
- Chưa thực hiện đăng kí giao dịch đảm bảo đối với TSĐB.
Để hạn chế rủi ro xảy ra tới mức thấp nhất, cán bộ tín dụng cần thực hiện đúng những thủ tục kiểm soát:
- Phải có sự phê duyệt đầy đủ của các phòng ban liên quan trước khi đi đến thỏa thuận cho vay.
- Cần có sự độc lập kiểm tra thông báo tín dụng trước khi gửi cho khách hàng.
- Hợp đồng tín dụng phải được rà soát lại và ký kết bởi người đại diện có thẩm quyền của Chi nhánh và khách hàng.
- Quy định những trường hợp bắt buộc phải thực hiện những thủ tục đăng ký giao dịch đảm bảo.
- Mẫu hợp đồng tín dụng phải được quy định cụ thể, nếu sửa đổi, bổ sung phải theo quy định.
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay phải được Trưởng phòng tín dụng kiểm tra lại. Nếu chưa đúng yêu cầu CBTD bổ sung, nếu được ký nháy vào các trang hợp đồng tín dụng, trình giám đốc ký duyệt.
- Đóng dấu giáp lai nếu hợp đồng tín dụng là tờ rời.
Ví dụ: Sau khi khoản vay có được sự phê duyệt của đầy đủ của các phòng ban, quyết định cấp tín dụng sẽ được ký cùng hồ sơ tín dụng sẽ được chuyển về phòng tín dụng. CBTD sẽ thông báo cho Ông Thanh, trao đổi, thương thảo về các điều kiện tín dụng. Sau khi Ông Thanh đồng ý với các điều kiện tín dụng đã được phê duyệt, bộ phận tín dụng chịu trách nhiệm soạn thảo hợp đồng tín dụng theo mẫu (Phụ lục 2), hợp đồng thế chấp tài sản đảm bảo, biên bản định giá, biên bản giao nhận, đăng ký giao dịch đảm bảo (Vì tài sản bảo đảm của Công ty TNHH Xây dựng Tổng hợp Xuân Thanh có quyền sử dụng đất nên yêu cầu bắt buộc phải thực hiện đăng kí giao dịch bảo đảm theo quy định). Hợp đồng tín dụng được soạn thảo xong cần được rà soát lại, sau đó được ký kết bởi Phó giám đốc đại diện cho Chi nhánh Agribank huyện Lệ Thủy và ông Thanh đại diện cho Công ty xin vay vốn. Giữa các tờ rời của Hợp đồng tín dụng phải được đóng dấu giáp lai.
Giải ngân
Giải ngân được thực hiện bởi bộ phận kế toán – ngân quỹ. Các rủi ro có thể xảy ra khi giải ngân là:
- Các chứng từ làm căn cứ giải ngân không đầy đủ, không đảm bảo cơ sở pháp lý.
- Giải ngân không đúng số tiền.
- Cách thức, thời gian giải ngân không đúng quy định.
- Giải ngân không theo quy trình.
- Thiếu chữ ký của các bên liên quan.
Thủ tục kiểm soát cần thực hiện đúng:
- Quá trình giải ngân được thực hiện căn cứ trên đề xuất giải ngân đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Nhân viên giải ngân thực hiện giải ngân căn cứ vào các chứng từ giải ngân (Đề xuất giải ngân, hồ sơ đề nghị giải ngân…).
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Ban hành quy định bằng văn bản về nội dung, cách thức giải ngân cụ thể cho từng trường hợp cụ thể.
- Thực hiện giải ngân theo đúng hướng dẫn đã được Ngân hàng quy định.
- Quy định bằng văn bản thẩm quyền giải ngân đối với từng cán bộ tín dụng.
- Chỉ giải ngân những khoản thuộc thẩm quyền phê duyệt. Nằm ngoài thẩm quyền thì phải có sự phê duyệt của Trưởng phòng tín dụng, Giám đốc trước khi nhập liệu, giải ngân.
- Trước khi giải ngân yêu cầu khách hàng ký trên giấy nhận nợ.
Kiểm tra giám sát quá trình sử dụng khoản vay
Công việc này được thực hiện bởi cán bộ tín dụng. Khi thực hiện, CBTD cần chú ý để tránh xảy ra các rủi ro sau:
- Vốn vay không được sử dụng đúng mục đích đã cam kết trong hồ sơ vay vốn.
- TSĐB bị giảm giá trị hoặc mất mát trong trường hợp khách hàng không trả được nợ.
- Không theo dõi nợ vay chặt chẽ.
- Khả năng thanh toán của khách hàng bị sụt giảm.
Nhằm hạn chế các rủi ro trên, CBTD cần thực hiện theo các thủ tục kiểm soát:
- Quy định việc kiểm tra, giám sát khoản vay được tiến hành định kỳ, đột xuất 100% với khoản vay một hay nhiều lần tùy theo độ an toàn của khoản vay.
- CBTD thực hiện theo hướng dẫn nội dung“Kiểm tra, giám sát khoản vay”do NH quy định.
- Định kỳ CBTD tiến hành chấm điểm và xếp hạng lại khách hàng để phát hiện kịp thời sự sụt giảm khả năng thanh toán từ đó có biện pháp xử lý như yêu cầu khách hàng bổ sung TSBĐ nợ vay.
- CBTD thường xuyên, định kỳ kiểm tra mục đích vay vốn của khách hàng.
- Cán bộ được giao theo dõi khoản vay có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc trả nợ gốc, lãi của khách hàng đầy đủ, đúng kỳ.
Thu nợ lãi gốc và xử lý phát sinh Các rủi ro có thể xảy ra:
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Khách hàng mất khả năng thanh toán hoặc cố tình không trả nợ.
- Khách hàng không nhận được thông báo trả nợ.
- Khách hàng trả nợ gốc và lãi không đúng hạn.
- Khách hàng phát sinh nợ quá hạn.
- Cơ cấu lại thời hạn trả nợ không đúng quy định.
Thủ tục kiểm soát nhằm hạn chế rủi ro:
- Có hình thức thu nợ và lãi vay phù hợp với từng Khách hàng để giảm thiểu rủi ro trong thanh toán.
- Định kỳ hàng tháng bộ phận tín dụng lập thông báo danh sách các khoản nợ đến hạn, các khoản vay điều chỉnh lãi suất để đôn đốc khách hàng trả nợ gốc và lãi đúng hạn. Theo dõi diễn biến trạng thái các khoản nợ vay, phát hiện kịp thời các dấu hiệu rủi ro.
- Việc xử lý khoản vay cho những tình huống khác nhau của khoản vay gồm trả nợ trước hạn, thu nợ trước hạn, gia hạn nợ, chuyển nợ quá hạn,…
- Việc cơ cấu lại thời hạn trả nợ phải dựa trên đơn xin cơ cấu thời hạn trả nợ gốc và/hoặc lãi, các tài liệu chứng minh nguyên nhân không trả nợ đúng hạn và các tài liệu chứng.
- Thực hiện thu nợ lãi và xử lý phát sinh theo nội dung hướng dẫn “Thu nợ lãi và xử lý những phát sinh”được quy định bởi NH.
Ví dụ:Căn cứ vào hợp đồng tín dụng cụ thể, cán bộ kế toán lập bảng theo dõi nợ vay (Phụ lục 3), liệt kê số lãi phải trả, đã trả theo từng tháng; những thay đổi về thời hạn vay, lãi suất và trình Trưởng phòng tín dụng ký duyệt.
Thanh lý hợp đồng và giải chấp tài sản đảm bảo Rủi ro có thể xảy ra khi thực hiện công việc này đó là:
- Giải chấp tài sản khi chưa kết thúc khoản vay.
- CBTD không nhập thông tin giải chấp tài sản bảo đảm tiền vay vào hệ thống sau khi đã giải chấp tài sản.
Thủ tục kiểm soát nhằm ngăn ngừa rủi ro:
Trường Đại học Kinh tế Huế