Chức năng và nhiệm vụ

2.1 Giới thiệu về doanh nghiệp

2.1.4 Chức năng và nhiệm vụ

Từ mô hình trên ta thấy cơ cấu tổ chức của Công ty dịch vụ và lữ hành Bình Dương Tourist gồm 3 bộ phận: bộ phận Điều hành – Hướng dẫn, bộ phận Sales – Marketing, bộ phận Tài chính – kế toán. Mỗi phòng có chức năng chuyên trách riêng tạo thành thể thống nhất trong quá trình hoạt động.

- Giám đốc: Giám đốc Lê Minh Huy là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty; chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ

được giao; Và phải điều hành công ty theo đúng quy định của pháp luật, Điều lệ công ty, hợp đồng lao động ký với công ty và quyết định của Hội đồng quản trị. Nếu điều hành trái với quy định này mà gây thiệt hại cho công ty thì Giám đốc phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và phải bồi thường thiệt hại cho công ty.

- Bộ phận Điều hành – Hướng dẫn:

Gồm 2 bộ phận nhỏ: Điều hành và Hướng dẫn. Vị trí quan trọng quyết định sự

thành công của doanh nghiệp trong việc đưa đến tay khách hàng sản phẩm và dịch vụ.

+ Bộ phận điều hành là cầu nối giữa các nhà cung cấp với khách hàng. Nó được coi là bộ phận sản xuất của công ty. Bộ phận điều hành có các hoạt động chính sau:

Là đầu mối triển khai mọi công việc từ điều hành các chương trình du lịch, cung cấp các dịch vụ trên cơ sở các kế hoạch và thông báo về khách hàng do bộ phận Marketing gửi tới.

Lập kế hoạch và triển khai công việc có liên quan đến việc thực hiện chương trình du lịch như đăng ký đặt chỗ tại khách sạn, phương tiện vận chuyển, làm thị thực xuất nhập cảnh...

Thiết lập và duy trì các mối quan hệ mật thiết với các cơ quan hữu quan (công an, ngoại giao, hải quan...).

Ký hợp đồng với các nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ, lựa chọn các nhà cung cấp có những sản phẩm uy tín, chất lượng phù hợp với các chương trình du lịch của công ty.

Theo dõi các quá trình thực hiện các chương trình du lịch, phối hợp các hoạt động, thanh toán với công ty gửi khách và các nhà cung cấp sản phẩm du lịch.

Là đầu mối quan trọng nhất cùng các bộ phận khác và cơ quan chức năng xử lý

các tình huống bất thường xảy ra trong khi thực hiện các chương trình du lịch.

Hoạt động của bộ phận điều hành được chuyên môn hóa thoe từng bộ phận nhỏ

như: thuê xe, làm thủ tục xuất nhập cảnh, đặt chỗ, xây dựng chương trình, điều hành các chương trình..

Điều hành cần có kiến thức về địa lý du lịch, luật du lịch, tâm lý du lịch. Ngưởi làm điều hành cần có hiểu biết sâu sắc về các gói tour và cần nắm được các khái niệm thanh toán và lập báo cáo. Nắm rõ các quy định pháp luật về du lịch và đặc biệt lei6n quan đến việc bảo vệ người tiêu dùng.

Người điều hành cần có khả năng tổ chức công việc của mình và khả năng làm việc nhóm. Bình tĩnh, kiên nhẫn và phải thìch nghi với môi trường. Sẵn sàng làm việc ngoài giờ và công tác xa.

+ Bộ phận hướng dẫn: Hướng dẫn viên du lịch sẽ tiếp nhận tuyến du lịch từ điều hành viên, bao gồm các thông tin về lịch trình, điểm đến, khách hàng.

Sau khi tiếp nhận tuyến du lịch, người hướng dẫn viên sẽ tiến hành nghiên cứu, tìm hiểu thông tin về các địa điểm du lịch, các nét văn hóa, lịch sử, phong tục tập quán của địa phương để chuẩn bị cho chuyến đi.

Trực tiếp tiếp xúc với khách hàng. Bộ phận này phải nắm được phẩm chất, năng lực của từng hướng dẫn viên để phân công công việc phù hợp. Chức năng của bộ

phận này: Căn cứ vào kế hoạch khách để tổ chức, điều động, bố trí hướng dẫn viên cho các chương trình du lịch.

- Bộ phận Sales – Marketing:

Có nhiệm vụ quảng cáo, xúc tiến, định giá và phân phối là những chức năng cơ

bản để cung cấp cho khách hàng. Chức năng nhiệm vụ của phòng là Marketing cầu nối giữa doanh nghiệp dụ lịch với khách hàng, mở rộng quy mô của doanh nghiệp, giữa sản phẩm du lịch và khách du lịch. Đề xuất những biện pháp nâng cao hoạt động và

quản lý của công ty. Chuẩn bị các bản dự toán dài hạn, hàng năm và hàng tháng của công ty (sau đây gọi là bản dự toán) phục vụ hoạt động quản lý dài hạn, hàng năm và

hàng tháng của công ty theo kế hoạch kinh doanh. Bản dự toán hàng năm (bao gồm cả

bản cân đối kế toán, báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự kiến) cho từng năm tài chính sẽ phải được trình để giám đốc thông qua và phải bao gồm những thông tin quy định tại các quy chế của công ty.

Xây dựng chiến lược và kế hoạch kinh doanh cho năm và từng giai đoạn trong năm, các kỳ nghỉ, dịp lễ tết, nghỉ hè… Lên kế hoạch gom khách hàng tháng, hàng năm biết kết hợp với các công ty du lịch khác để cùng tổ chức gom khách. Có mối quan hệ

tốt với các công ty du lịch, có quan hệ tốt với khách hàng Xây dựng các tour: Châu Á, Châu Âu, Châu Mỹ, Châu Úc, nội địa Việt Nam. Xây dựng và chịu trách nhiệm doanh số mục tiêu (ví dụ bao nhiêu khách đi Phan Thiết/năm, bao nhiêu khách đi Vũng Tàu – Đà Lạt/năm, bao nhiêu khách đi Tây Bác, Đông Bắc/năm….)

- Bộ phận Tài chính – kế toán:

Bộ phận này có vai trò tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc hạch toán kế toán, quản lý nguồn vốn hiệu quả nhằm đảm bảo cho các hoạt động dịch vụ kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra thuận lợi và đạt hiệu quả tốt nhất. Tham mưu và giúp Giám đốc về công tác tiền lương, thi đua khen thưởng, thanh kiểm tra.

Kiểm kê, ghi chép toàn bộ những thu nhập chính đầu vào từ những tour du lịch của công ty. Theo dõi, ghi chép những mức chi phí của từng khách du lịch trong tour của công ty. Kế toán viên cần phải tách biệt cả hai tour du lịch là trong nước và ở nước ngoài.

Các nhân tố tác động từ bên ngoài

Chiến lược xúc tiến hỗn hợp