Chương 3. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
3.2. ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT, QUYỀN SỞ HỮU NHÀ Ở VÀ TÀI SẢN KHÁC GẮN LIỀN VỚI ĐẤT TẠI HUYỆN TƯ NGHĨA, TỈNH QUẢNG NGÃI
3.2.1. Thực trạng công tác đăng ký đất đai, lập và quản lý hồ sơ địa chính tại huyện Tư Nghĩa, tỉnh Quảng Ngãi
3.2.1. Thực trạng công tác đăng ký đất đai, lập và quản lý hồ sơ địa chính tại huyện Tư Nghĩa, tỉnh Quảng Ngãi
3.2.1.1. Thực trạng Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh Quảng Ngãi tại Chi nhánh huyện Tư Nghĩa
3.2.1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ a. Chức năng
Văn phòng Đăng ký Đất đai Quảng Ngãi tại Chi nhánh huyện Tư Nghĩa có con dấu để thực hiện nhiệm vụ được giao, thuộc Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh Quảng Ngãi, trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Quảng Ngãi, chịu sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp, toàn diện của Giám đốc Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh Quảng Ngãi và thực hiện chế độ hạch toán phụ thuộc theo qui định của pháp luật; có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh Quảng Ngãi tổ chức thực hiện đăng ký đất đai, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, xây dựng, quản lý, cập nhật, chỉnh lý thống nhất hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai; thống kê, kiểm kê đất đai và cung cấp thông tin về đất đai cho tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.
b. Nhiệm vụ
Văn phòng Đăng ký Đất đai Quảng Ngãi – Chi nhánh huyện Tư Nghĩa có chức năng, nhiệm vụ cụ thể sau:
- Thực hiện các thủ tục về đăng ký, cấp Giấy chứng nhận lần đầu trên địa bàn huyện Tư Nghĩa đối với hộ gia đình, cá nhân, người Việt Nam định cư ở nước ngoài được sở hữu nhà ở tại Việt Nam theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện các thủ tục về Đăng ký biến động quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất đối với hộ gia đình, cá nhân, người Việt Nam định cư ở nước ngoài được sở hữu nhà ở tại Việt Nam.
- Xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính, chỉnh lý biến động thường xuyên hồ sơ địa chính bao gồm bản đồ địa chính, sổ mục kê đất đai và các tài liệu nhà đất khác theo quy định đối với các đối tượng thuộc thẩm quyền giải quyết thủ tục đăng ký của Chi nhánh.
- Cung cấp bản sao bản đồ địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai (dạng số hoặc giấy) cho UBND cấp xã, thị trấn sử dụng.
- Cung cấp số liệu địa chính cho cơ quan chức năng để xác định mức thu tiền sử dụng đất, tiền thuê đất, các loại thuế có liên quan đến đất đai và tài sản gắn liền với đất
đối với các trường hợp thực hiện thủ tục đăng ký tại Chi nhánh.
- Lưu trữ, quản lý và chỉnh lý toàn bộ hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu thuộc tính địa chính đối với tất cả các thửa đất trên địa bàn huyện, gửi thông báo chỉnh lý biến động cho UBND các xã, thị trấn để chỉnh lý bản sao hồ sơ địa chính đối với những trường hợp thuộc thẩm quyền, kiểm tra việc cập nhật và chỉnh lý hồ sơ địa chính của UBND cấp xã, thị trấn.
- Cung cấp số liệu địa chính cho cơ quan chức năng để xác định mức thu tiền sử dụng đất, tiền thuê đất, các loại thuế có liên quan đến đất đai và tài sản khắc gắn liền với đất đối với các trường hợp thực hiện thủ tục đăng ký tại Chi nhánh.
- Lưu trữ, quản lý bản lưu, bản sao giấy chứng nhận và các giấy tờ khác trong quá trình thực hiện đăng ký theo quy định.
- Thực hiện trích đo địa chính thửa đất, khu đất và tài sản khác gắn liền với đất theo yêu cầu của hộ gia đình, cá nhân, tổ chức sử dụng đất trên địa bàn quản lý theo qui định chung của Sở Tài nguyên và Môi trường; trích đo địa chính thửa đất, khu đất và tài sản gắn liền với đất theo kế hoạch của Giám đốc Văn phòng đăng ký, kiểm tra chất lượng tài liệu trích đo địa chính thửa đất do người sử dụng đất cung cấp trước khi sử dụng, quản lý.
- Cung cấp trích lục bản đồ địa chính, trích sao hồ sơ địa chính và các thông tin khác về đất đai, tài sản khác gắn liền với đất phục vụ yêu cầu quản lý Nhà nước và các tổ chức, cá nhân có nhu cầu.
- Thực hiện các hoạt động dịch vụ phù hợp với lĩnh vực chuyên môn và khả năng của đơn vị.
- Thực hiện việc thu phí, lệ phí cấp giấy chứng nhận, đăng ký biến động, đăng ký giao dịch bảo đảm và các dịch vụ công về cung cấp thông tin đất đai, tài sản gắn liền với đất, trích đo địa chính thửa đất, khu đất, trích lục bản đồ địa chính, trích sao hồ sơ địa chính theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện quản lý cán bộ, viên chức, lao động hợp đồng làm việc tại Chi nhánh theo quy chế hoạt động và quy định hiện hành.
- Thực hiện quản lý chi tiêu tại Chi nhánh theo uỷ quyền trên cơ sở dự toán thu - chi được giao.
- Lập báo cáo tổng hợp trong công tác quản lý đất đai, tài sản gắn liền với đất định kỳ hàng tuần, tháng, quý, năm và theo yêu cầu.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh Quảng Ngãi giao.
3.2.1.1.2. Lực lượng nhân sự và tổ chức bộ máy
- Lực lượng nhân sự của Văn phòng Đăng ký Đất đai tỉnh Quảng Ngãi – Chi nhánh huyện Tư Nghĩa là 17 người (06 viên chức và 11 hợp đồng lao động). Trong đó, đại học là 13 người, cao đẳng là 04 người.
- Tổ chức bộ máy gồm 01 Giám đốc và 01 Phó Giám đốc. Các bộ phận tham mưu giúp việc gồm: Bộ phận tiếp nhận, văn thư, kế toán, thủ quỹ, luân chuyển hồ sơ đến cơ quan thuế, cung cấp thông tin đất đai, giao trả giấy chứng nhận QSD đất: 03 người; Bộ phận thẩm định hồ sơ trước khi trình lãnh đạo ký duyệt và làm báo cáo, văn bản cho Văn phòng: 01 người; Bộ phận Lưu trữ và Khai thác thông tin 02 người; Bộ phận thực hiện công việc chuyên môn (Thẩm định, cấp giấy, thực hiện các quyền, Phụ trách theo địa bàn xã): 09 người/15 xã, thị trấn.
3.2.1.1.3. Thực trạng cơ sở vật chất, trang thiết bị máy móc phục vụ công tác đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận
* Văn phòng Đăng ký Đất đai tỉnh Quảng Ngãi - Chi nhánh huyện Tư Nghĩa được đặt tại trụ sở làm việc của UBND huyện Tư Nghĩa, có 04 phòng làm việc, diện tích 104,0m2, 01 kho lưu trữ hồ sơ, diện tích 40m2 và 03 quầy tại 1 cửa của UBND huyện để tiếp nhận và trả kết quả cho công dân.
* Trang thiết bị làm việc: Máy vi tính: 17 cái; Máy in A4: 07 cái; Máy in A3:
02 cái; Máy Scan: 02 cái; Tủ đựng tài liệu: 03 cái; Kệ đựng tài liệu: 02 cái; Bàn ghế làm việc đầy đủ và ghế để người dân đến giao dịch công việc. Ngoài ra, còn một số công cụ dụng cụ khác như: quạt trần: 08 cái; máy lạnh 04 cái; quạt đứng: 01 cây; quạt treo tường: 05 cái.
* Các loại sổ văn thư lưu trữ: Gồm có sổ công văn đến, công văn đi và sổ họp cơ quan.
* 01 con dấu tròn mang tên Văn phòng ĐKĐĐ tỉnh Quảng Ngãi - Chi nhánh Tư Nghĩa.
3.2.1.2. Đánh giá thực trạng hồ sơ địa chính 3.2.1.2.1. Thực trạng công tác lập hồ sơ địa chính a. Thực trạng việc lập hệ thống bản đồ
Công tác đo đạc, lập bản đồ địa chính tại huyện Tư Nghĩa được thể hiện ở bảng 3.3.
Bảng 3.3. Kết quả đo đạc bản đồ địa chính huyện Tư Nghĩa, tỉnh Quảng Ngãi
STT Đơn vị hành chính
Loại
bản đồ Tổng số tờ
Tỷ lệ
1:1000 1:2000
1 Nghĩa Điền BĐĐC 15 15
2 Nghĩa Hiệp BĐĐC 20 20
3 Nghĩa Hòa BĐĐC 15 15
4 Nghĩa Kỳ BĐĐC 36 36
5 Nghĩa Lâm BĐĐC 24 24
6 Nghĩa Mỹ BĐĐC 12 12
7 Nghĩa Phương BĐĐC 10 10
8 Nghĩa Sơn BĐĐC 14 14
9 Nghĩa Thắng BĐĐC 30 30
10 Nghĩa Thọ BĐĐC 7 7
11 Nghĩa Thuận BĐĐC 21 21
12 Nghĩa Thương BĐĐC 28 28
13 Nghĩa Trung BĐĐC 21 21
14 Thị trấn La Hà BĐĐC 27 27 27
15 Thị trấn Sông Vệ BĐĐC 21 21
Tổng số toàn huyện 301 48 253
(Nguồn: Văn phòng ĐKĐĐ tỉnh Quảng Ngãi – Chi nhánh huyện Tư Nghĩa, năm 2016) Từ năm 2009 triển khai Dự án Vlap do Ngân hàng Thế giới và Đại sứ quán Newzealand tài trợ đến cuối năm 2011 các xã, thị trấn trên địa bàn huyện Tư Nghĩa đã hoàn thành công tác đo đạc và lập bản đồ địa chính theo hệ tọa độ VN2000; hiện nay Chi nhánh Văn phòng đăng ký QSDĐ đã tiếp nhận và đưa vào quản lý, sử dụng với số lượng 301 tờ bản đồ, trong đó có 48 tờ bản đồ có tỉ lệ 1/1000; 253 tờ bản đồ có tỉ lệ 1/2000.
b. Thực trạng việc lập hệ thống sổ sách
Hệ thống sổ sách địa chính gồm 4 loại: Sổ Mục kê; Sổ Địa chính; Sổ cấp giấy chứng nhận; Sổ theo dõi biến động đất đai của 15 xã, thị trấn thuộc huyện đã được lập ở
dạng giấy và cập nhật biến động vào hồ sơ địa chính chưa đảm bảo theo đúng qui định.
Sự thay đổi cán bộ trong công tác quản lý làm ảnh hưởng nhiều đến hệ thống sổ sách.
Ngoài ra tại Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai huyện Tư Nghĩa còn lập hệ thống sổ phục vụ công tác chuyên môn như: Sổ tiếp nhận hồ sơ đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận lần đầu, sổ luân chuyển thông tin địa chính với cơ quan thuế.
Bảng 3.4. Hệ thống sổ sách địa chính
Số
TT Tên xã, thị trấn
Hồ sơ địa chính lưu trữ tại Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai huyện Tư Nghĩa
Sổ địa chính
Sổ mục kê
Sổ theo dõi biến động
đất đai
Sổ cấp giấy chứng nhận quyền
sử dụng đất
1 Nghĩa Điền 13 12 2 3
2 Nghĩa Hiệp 14 11 2 3
3 Nghĩa Hòa 13 12 2 3
4 Nghĩa Kỳ 24 23 5 8
5 Nghĩa Lâm 11 9 3 4
6 Nghĩa Mỹ 6 4 2 2
7 Nghĩa Phương 7 5 1 2
8 Nghĩa Sơn 1 1 1 1
9 Nghĩa Thắng 14 14 3 5
10 Nghĩa Thọ 2 2 1 2
11 Nghĩa Thuận 14 12 4 5
12 Nghĩa Thương 19 17 3 5
13 Nghĩa Trung 18 17 6 6
14 Thị trấn La Hà 14 13 5 6
15 Thị trấn Sông Vệ 11 10 3 4
Tổng cộng 181 162 43 59
(Nguồn: Văn phòng ĐKĐĐ tỉnh Quảng Ngãi – Chi nhánh huyện Tư Nghĩa, năm 2016)
3.2.1.2.2. Thực trạng công tác chỉnh lý hồ sơ địa chính
Công tác chỉnh lý hồ sơ địa chính dạng giấy được Văn phòng đăng ký thường xuyên cập nhật, chỉnh lý biến động theo qui định của Bộ Tài nguyên và Môi trường tại Thông tư số 09/2007/TT-BTNMT ngày 02/8/2007 về hướng dẫn việc lập, chỉnh lý, quản lý hồ sơ địa chính và Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 quy định về hồ sơ địa chính, gồm các công việc sau:
+ Cập nhật, chỉnh lý bản đồ địa chínhvà dữ liệu thuộc tính địa chính đối với các trường hợp thuộc thẩm quyền cấp mới Giấy chứng nhận do UBND huyện cấp;
+ Đã thực hiện được quy trình thủ tục hồ sơ trên hệ thống VILIS2.0, cập nhật bản đồ dạng số (.*dgn) dùng chung do VPDDKĐĐ tỉnh quản lý trên hệ thống máy chủ, hệ thống bản đồ VILIS, biến động hồ sơ trên hệ thống. Song song với việc cập nhật, chỉnh lý trên cơ sở dữ liệu địa chính điện tử thì việc thực hiện cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính trên giấy theo quy định của các thông tư này.
+ Khi nhận được thông báo chỉnh lý biến động hồ sơ địa chính hoặc quyết định của cấp có thẩm quyền có nội dung cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính, Uỷ ban nhân dân cấp xã, thị trấn chịu trách nhiệm cập nhật, chỉnh lý vào hồ sơ địa chính trên giấy đang quản lý đối với tất cả các trường hợp đủ điều kiện chỉnh lý biến động về sử dụng đất theo qui định.
Tuy nhiên công tác chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính trên địa bàn huyện hiện tại thực hiện trên hồ sơ dạng giấy và hồ sơ địa chính điện tử, và chỉ cập nhật biến động, chỉnh lý được đối với các trường hợp đủ điều kiện đăng ký biến động do người dân thực hiện quyền của người sử dụng đất như: tách thửa, cấp đổi, chuyển đổi, chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất ở. Thực tế công tác thu hồi đất, chuyển mục đích sử dụng từ đất nông nghiệp sang đất công nghiệp, đất công trình công cộng, giao thông có rất nhiều thiếu sót và không đạt yêu cầu do hầu hết chưa cập nhật, chỉnh lý bản đồ địa chính, sổ mục kê, sổ đăng ký biến động đất đai. Công tác luân chuyển cán bộ, trình độ cán bộ phụ trách công tác trên còn hạn chế nên công tác chỉnh lý hồ sơ địa chính đối với đất nông nghiệp tại huyện Tư Nghĩa không được cập nhật thường xuyên, liên tục, nhiều khi chỉnh lý chưa đúng quy phạm mà theo ý chủ quan của từng cán bộ.
3.2.1.2.3. Thực trạng công tác quản lý hồ sơ địa chính
Trước đây, hồ sơ địa chính được lập theo mẫu cũ và theo Thông tư 29/2004/TT- BTNMT ngày 01/11/2004 của Bộ tài nguyên và Môi trường gồm: Bản đồ đo đạc năm 1995 - 1997; Sổ mục kê kiêm thống kê ruộng đất lập theo đơn vị xã giai đoạn 1995- 1997; Sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; Sổ địa chính; Sổ theo dõi biến động đất đai. Thực hiện các Thông tư của Bộ Tài nguyên và Môi trường: số 17/2009/TT-
BTNMT ngày 21/10/2009, số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 quy định về hồ sơ địa chính. Văn phòng đăng ký đã xây dựng hồ sơ địa chính theo mẫu mới và hướng dẫn các xã cập nhật hệ thống sổ theo các Thông tư này để vệc quản lý được đồng bộ, đầy đủ, đúng qui định.
Công tác chỉnh lý hồ sơ địa chính: Cán bộ Văn phòng đăng ký được phân công thụ lý hồ sơ thực hiện đồng thời nhiệm vụ chỉnh lý hồ sơ địa chính đối với hồ sơ được giao thụ lý theo đúng quy định và soạn thảo thông báo biến động trình lãnh đạo ký ban hành, gửi về UBND cấp xã, thị trấn nơi có đất để kịp thời chỉnh lý. Năm 2012, Văn phòng đăng ký đã tiếp nhận sổ mục kê, sổ địa chính số do Dự án VLAP bàn giao của của 15 xã, thị trấn trên địa bàn huyện nên thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thông tin, đăng ký đất đai. Tuy nhiên do công tác quản lý đất đai của các cấp chính quyền trong giai đoạn trước còn buông lỏng, thiếu đồng bộ, nên việc lưu trữ, chỉnh lý và quản lý hồ sơ địa chính chưa được quan tâm đúng mức. Lực lượng cán bộ còn mỏng, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ địa chính xã, thị trấn trên địa bàn huyện còn hạn chế, cán bộ địa chính phải kiêm nhiệm nhiều việc khác như giải phóng mặt bằng, xây dựng, giao thông, môi trường... dẫn đến việc lập sổ sách, cập nhật chỉnh lý biến động chưa thường xuyên. Hệ thống văn bản quy định của việc chỉnh lý hồ sơ địa chính còn thay đổi nhiều lần về mẫu sổ sách. Chính vì vậy, việc theo dõi biến động về sử dụng đất gặp nhiều khó khăn.
3.2.1.3. Đánh giá thực trạng việc đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận
Việc đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận được chia làm 2 loại: Đăng ký lần đầu và đăng ký biến động.
3.2.1.3.1. Trình tự, thủ tục đăng ký cấp giấy chứng nhận lần đầu cho hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất
a. Trình tự thực hiện:
Đăng ký quyền sử dụng đất lần đầu là việc đăng ký quyền sử dụng đất thực hiện đối với thửa đất của những người đang sử dụng tại huyện Tư Nghĩa, chưa đăng ký kê khai và chưa được cấp một loại Giấy chứng nhận nào (Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất) hoặc Nhà nước giao đất, cho thuê đất để sử dụng. Quy trình đăng ký quyền sử dụng đất lần đầu được thể hiện ở hình 3.3.
Kết quả nghiên cứu theo hình 3.3 cho thấy, quy trình đăng ký cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu, trước tiên người sử dụng đất phải nộp hộ sơ tại bộ phận tiếp nhận và giao trả hồ sơ một cửa. Sau khi kiểm tra, nếu hồ sơ đầy đủ thì tiếp nhận và viết phiếu hẹn thời gian trả kết quả. Tiếp theo bộ phận luân chuyển hồ sơ cho
bộ phận theo dõi để phân công cho cán bộ chuyên môn phụ trách để kiểm tra, đo đạc và chuyển cho xã, phường xác nhận hồ sơ cho công dân. Sau khi xã, phường xác nhận hồ sơ thì cán bộ chuyên môn phụ trách chuyển hồ sơ cho bộ phận thẩm định hồ sơ (qua bộ phận theo dõi hồ sơ). Nếu đủ điều kiện thì xác nhận vào đơn và lập tờ trình về việc cấp Giấy và trình Lãnh đạo Văn phòng đăng ký ký đơn cấp Giấy chứng nhận QSD đất cho công dân và chuyển cho Phòng Tài nguyên và Môi trường kiểm tra để trình UBND huyện Tư Nghĩa ký Giấy chứng nhận QSD đất (thông qua Văn phòng HĐND&UBND). Cuối cùng bộ phận trả kết quả trao GCN cho công dân sau khi họ đã thực hiện xong nghĩa vụ tài chính theo kết quả của cơ quan thuế xác định trên cơ sở thông tin địa chính mà Văn phòng đăng ký chuyển đến cơ quan thuế.
Hình 3.3. Sơ đồ quy trình đăng ký quyền sử dụng đất lần đầu
b. Cách thức thực hiện: Trực tiếp tại UBND xã nơi có đất hoặc Chi nhánh Văn phòng Đăng ký Đất đai.
c. Thành phần hồ sơ:
1. Đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận (theo mẫu 4a/ĐK kèm theo Thông tư 24/2014/TT-BTNMT);
2. Bản photocopy sổ hộ khẩu, giấy chứng minh nhân dân.
3. Bản sao chứng thực giấy tờ về quyền sử dụng đất (nếu có);
4. Bản sao chứng thực giấy tờ về tài sản gắn liền với đất theo quy định tại các