1.2. Cơ sở lý luận về hoạt động kiểm soát tài chính
1.2.3. Các nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động kiểm soát tài chính
Môi trường kiểm soát bao gồm các yếu tố sau đây:
- Tính trung thực và các giá trị đạo đức: tính trung thực của toàn thể nhân viên trong đơn vị và việc cƣ xử có đạo đức của họ là văn hóa của tổ chức. Đây là yếu tố quan trọng trong môi trường kiểm soát vì nó tác động đến việc thiết kế, thực hiện và giám sát các yếu tố khác của kiểm soát tài chính.
- Năng lực: Để thực hiện thành công một nhiệm vụ thì cần phải có năng lực, đó chính là kiến thức và kỹ năng. Khi nhà quản lý xét đoán về các mục tiêu của đơn vị và các kế hoạch chiến lƣợc để đạt đƣợc các mục tiêu đó, họ sẽ định hình về kiến thức và kỹ năng cần có đối với từng nhiệm vụ. Đối với mỗi công việc nhất định, nhà quản lý cần xác định rõ yêu cầu về năng lực và yêu cầu một cách cụ thể về kiến thức và kỹ năng.
- HĐQT và ủy ban về kiểm toán: HĐQT và ủy ban về kiểm toán có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát. HĐQT và ủy ban về kiểm toán càng độc lập, càng có kinh nghiệm, tham gia và giám sát nhiều vào các hoạt động của công ty thì tính hữu hiệu của môi trường kiểm soát càng tăng. Ngoài ra, môi trường kiểm soát càng hữu hiệu khi có sự phối hợp của HĐQT, ủy ban về kiểm toán với nhà quản lý để giải quyết khó khăn trong việc thực hiện các kế hoạch, khi có sự phối hợp giữa HĐQT, ủy ban về kiểm toán với kiểm toán độc lập và kiểm toán nội bộ.
- Cơ cấu của tổ chức: Mọi hoạt động trong doanh nghiệp bao gồm: lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch, kiểm tra và giám sát đều đƣợc xây dựng nên bởi cơ cấu tổ chức. Một cơ cấu tổ chức đƣợc coi là thích hợp khi nó xác định đƣợc quyền hạn và trách nhiệm đối với từng hoạt động, các cấp bậc để báo cáo trong đơn vị. Không có khuôn mẫu cơ cấu tổ chức chung cho tất cả các đơn vị vì nó còn tùy thuộc vào quy mô và đặc điểm của từng đơn vị.
13
- Phân chia quyền hạn và trách nhiệm: Để thực hiện tốt các nhiệm vụ cần phải xác định quyền hạn và trách nhiệm của các cá nhân hay từng nhóm. Để phân chia quyền hạn và trách nhiệm, nhà quản lý phải xây dựng chính sách thể hiện đƣợc kiến thức, kinh nghiệm của các nhân viên chủ chốt, nguồn lực để thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến các hoạt động. Nhà quản lý thường có xu hướng gia tăng quyền lực của nhân viên cấp dưới để thuận tiện trong công việc thông qua việc ủy quyền. Ƣu điểm của việc ủy quyền là làm cho cơ cấu của tổ chức của đơn vị trở nên đơn giản, thúc đẩy sự sáng tạo,tăng tính chủ động cho nhân viên, gia tăng sức cạnh tranh và thảo mãn các yêu cầu của các đối tác. Nhƣợc điểm của việc ủy quyền là đòi hỏi năng lực cá nhân và trách nhiệm của nhân viên phải gia tăng để có thể đáp ứng và vì vậy yêu cầu nhà quản lý phải gia tăng thêm sự giám sát đối với việc ủy quyền đó.
- Chính sách nhân sự: bao gồm chính sách của nhà quản lý về tuyển dụng, đào tạo, đánh giá xếp loại nhân viên, động viên, khen thưởng, kỷ luật. Đây là các yêu cầu của nhà quản lý đối với nhân viên về năng lực, đạo đức của họ.
1.2.3.2. Về hoạt động kiểm soát
Trong một đơn vị, nhà quản lý có thểthiết kế và áp dụng nhiều hoạt động kiểm soát khác nhau, chẳng hạn:
* Phân loại theo mục đích, hoạt động kiểm soát đƣợc chia thành 3 loại:
- Kiểm soát phòng ngừa: Đây là hoạt động kiểm soát nhằm phòng ngừa, giảm thiểu các sai phạm xảy ra làm ảnh hưởng các mục tiêu của doanh nghiệp cần đạt đƣợc.
- Kiểm soát phát hiện: Đây là hoạt động kiểm soát nhằm phát hiện kịp thời các sai phạm đã đƣợc thực hiện.
- Kiểm soát bù đắp: Đây là hoạt động kiểm soát nhằm tăng cường hoặc thay thế các hoạt động kiểm soát đã kém hiệu quả.
* Phân loại theo chức năng, hoạt động kiểm soát đƣợc chia thành:
- Soát xét của nhà quản lý cấp cao: là việc các lãnh đạo cao cấp trong đơn vị thực hiện các soát xét như: đối chiếu kết quả thực tế với kế hoạch, dự toán, hoặc kỳ trước.
14
- Quản trị hoạt động: là việc các nhà quản lý cấp trung gian soát xét hiệu quả so với dự toán hoặc kế hoạch của từng bộ phận mình quản lý.
- Phân chia trách nhiệm hợp lý: là cách thức để nhà quản lý sử dụng để làm giảm thiểu các cơ hội hoặc điều kiện để các sai phạm có thể xảy ra hoặc phát hiện ra các sai phạm trong quá trình tác nghiệp. Để đảm bảo việc phân chia trách nhiệm một cách hợp lý cần đáp ứng các yêu cầu sau đây:
+ Phân công trách nhiệm cụ thể ở từng giai đoạn khác nhau trong một quy trình công việc cho nhiều nhân viên khác nhau.
+ Đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa các chức năng nhƣ: chức năng phê duyệt nghiệp vụ, chức năng kế toán, chức năng bảo vệ tài sản.
- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: nhằm đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và đúng đắn cho các hoạt động của đơn vị.
- Phân tích rà soát: là việc so sánh giữa kết quả thực hiện với số liệu dự toán, giữa các thông tin tài chính và phi tài chính nhằm phát hiện ra các biến động bất thường, từ đó có các biện pháp sửa chữa kịp thời.
1.2.3.3. Về hệ thống thông tin
Để đảm bảo thực hiện các chức năng của mình, các tổ chức cầnphải có thông tin. Thông tin cần phải đảm bảo tính kịp thời và chính xác khi xác định, thu thập và truyền đạt tới những cá nhân, bộ phận có liên quan trong tổ chức. Nhiệm vụ của đơn vị là tạo ra các báo cáo chứa đựng những thông tin đảm bảo cho việc điều hành và kiểm soát đơn vị của nhà quản lý.
Một số yêu cầu về chất lƣợng thông tin: phù hợp với yêu cầu ra quyết định của nhà quản lý, đảm bảo tính kịp thời cho các quyết định và hành động của nhà quản lý, đƣợc cập nhật các số liệu đến thời điểm hiện tại, phải chính xác và dễ dàng truy cập.
1.2.3.4. Về giám sát
Giám sát đƣợc thực hiện ở mọi hoạt động trong doanh nghiệp, những đối tượng bên ngoài cũng có thể bị giám sát theo hai phương thức: Giám sát thường xuyên các hoạt động và giám sát định kỳ các hoạt động.
15 Thứ nhất, giám sát thường xuyên
Các hoạt động của doanh nghiệp cần phải được giám sát thường xuyên, ví dụ như:
- Báo cáo hoạt động và Báo cáo tài chính: những khác biệt so với dự toán hay kế hoạch sẽ đƣợc phát hiện một các nhanh chóng.
- Cách giám sát tốt nhất cho hệ thống kiểm soát tài chính và giúp xác định các khiếm khuyết của hệ thống là tạo ra bộ máy tổ chức hợp lý song hành với công tác giám sát thường xuyên.
- Đối chiếu giữa số liệu ghi chép trên sổ sách với số liệu thực tế.
- Các kiến nghị về các biện pháp cải tiến hoạt động kiểm soát tài chính của kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập.
Thứ hai, giám sát định kỳ
Bên cạnh giám sát thường xuyên, doanh nghiệp cần có cái nhìn khách quan, độc lập hơn về tính hữu hiệu của hệ thống thông qua đánh giá hệ thống định kỳ.
Giám sát định kỳ còn giúp đánh giá tính hữu hiệu của các hoạt động giám sát thường xuyên trong tổ chức. Khi thực hiện hoạt động giám sát định kỳ, cần lưu ý các nội dung sau:
- Quy mô và và mật độ của các hoạt động giám sát định kỳ: Quy mô đánh giá đánh giá tùy thuộc vào loại mục tiêu mà nhà quản lý cần quan tâm nhƣ: mục tiêu về hoạt động, mục tiêu về Báo cáo tài chính hay mục tiêu tuân thủ. Mật độ của các giám sát định kỳ dựa vào các rủi ro đƣợc đánh giá, phạm vi và mức độ của các hoạt động giám sát thường xuyên.
- Người thực hiện các hoạt động giám sát định kỳ: Thông thường, việc giám sát định kỳ diễn ra dưới hình thức tự đánh giá của nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị.
- Tài liệu hóa: Mức độ tài liệu hóa của hệ thống kiểm soát tài chính tùy thuộc vào đặc điểm của từng doanh nghiệp. Các doanh nghiệp lớn luôn có những sổ tay về chính sách của đơn vị, sơ đồ hệ thống cơ cấu tổ chức, các bảng mô tả và hướng dẫn công việc và lưu đồ về hệ thống thông tin. Các doanh nghiệp nhỏ thường ít quan
16
tâm đến việc tài liệu hóa các nội dung trên. Chính người đánh giá sẽ quyết định cần tài liệu hóa những gì khi họ đánh giá hệ thống kiểm soát tài chính.