Thực trạng hệ thống kiểm soát tài chính tại BHTGVN

CHƯƠNG 3. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TÀI CHÍNH TẠI BẢO HIỂM TIỀN GỬI VIỆT NAM

3.2. Thực trạng hệ thống kiểm soát tài chính tại BHTGVN

3.2.2. Thực trạng hệ thống kiểm soát tài chính tại BHTGVN

3.2.2.1. Môi trường pháp lý của hệ thống kiểm soát tài chính tại BHTGVN

Luật BHTG số 06/2012/QH13. Tại Điều 32 quy định “(i) Chế độ tài chính của tổ chức bảo hiểm tiền gửi do Bộ Tài chính chủ trì , phối hợp với Ngân hàng Nhà nước Việt Nam quy định.Năm tài chính của tổ chức bảo hiểm tiền gửi bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 năm dương lịch; (ii) Tổ chức bảo hiểm tiền gửi thực hiện hạch toán kế toán theo quy định của pháp luật; (iii) Báo cáo tài chính hằng năm của tổ chức bảo hiểm tiền gửi phải được Kiểm toán Nhà nước kiểm toán và xác nhận”.

Bộ Tài chính ban hành Thông tƣ số 312/2016/TT-BTC ngày 24/11/2016 Quy định chế độ tài chính đối với BHTGVN và Thông tƣ số 177/2015/TT-BTC ngày 12/11/2015 hướng dẫn chế độ kế toán áp dụng đối với BHTGVN.

BHTGVN đã ban hành các văn bản nội bộ nhằm cụ thể hóa và áp dụng thống nhất về hoạt động kiểm soát tài chính nhƣ: Quyết định số 92/QĐ-BHTG ngày 24/3/2017 của HĐQT ban hành Quy chế quản lý tài chính của BHTGVN; Quyết định số 1969/QĐ-BHTG ngày 30/8/2017 của HĐQT ban hành Quyết định chi tiêu nội bộ của BHTGVN; Quyết định số 2304/QĐ-BHTG ngày 29/12/2017 của HĐQT

40

ban hành Quy định về việc xây dựng mức vốn khả dụng của BHTGVN; Quyết định số 2305/QĐ-BHTG ngày 29/12/2017 của HĐQT ban hành Quy chế quản lý và sử dụng các quỹ của BHTGVN; Quyết định số 588/QĐ-BHTG ngày 5/9/2018 của HĐQT ban hành Quy định quản lý và sử dụng tài sản của BHTGVN; Quyết định số 848/QĐ-BHTG ngày 10/12/2018 của Tổng giám đốc về Quy trình tạm ứng, thanh toán tại Trụ sở chính; Quyết định số 849/QĐ-BHTG ngày 10/12/2018 của HĐQT ban hành Quy định lập và quản lý thực hiện kế hoạch tài chính của BHTGVN;

Quyết định số 800/QĐ-BHTG ngày 20/9/2019 của HĐQT ban hành Quy chế về lựa chọn nhà thầu cung cấp tài sản, hàng hóa, dịch vụ để bảo đảm tính liên tục phục vụ công tác chuyên môn nghiệp vụ và duy trì hoạt động thường xuyên của BHTGVN.

BHTGVN đã có đầy đủ hành lang pháp lý phục vụ cho hoạt động kiểm soát tài chính.

3.2.2.2. Thực trạng hệ thống kiểm soát tài chính tại BHTGVN

BHTGVN thực hiện hệ thống kiểm soát tài chính theo mô hình bốn tuyến phòng thủ gồm: Kiểm soát quản lý, kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ và kiểm soát từ bên ngoài. Trong phạm vi nghiên cứu của luận văn, tác giả đi sâu phân tích các tuyến phòng thủ trong hệ thống kiểm soát tài chính, bao gồm:

3.2.2.2.1. Tuyến phòng thủ thứ nhất

Tuyến phòng thủ này đƣợc thực hiện bởi các phòng, ban, chi nhánh liên quan trực tiếp đến hoạt động tài chính của BHTGVN, gồm:

- Phòng Quản lý thu phí: Thực hiện nghiệp vụ về tính và thu phí bảo hiểm tiền gửi đối với tổ chức tham gia bảo hiểm tiền gửi theo quy định; làm đầu mối chi trả tiền bảo hiểm cho người được bảo hiểm tiền gửi theo quy định của NHNN; thực hiện báo cáo theo quy định.

- Phòng Nguồn vốn: Thực hiện nghiệp vụ đầu tƣ nguồn vốn tạm thời nhàn rỗi; xây dựng kế hoạch đầu tƣ nguồn vốn tạm thời nhãn rỗi hàng năm và trong từng thời kỳ; xây dựng phương án đầu tư vốn định kỳ 6 tháng; Quản lý, sử dụng và bảo toàn nguồn vốn tạm thời nhàn rỗi của BHTGVN.

- Phòng Kiểm tra: Xây dựng kế hoạch kiểm tra đối với các tổ chức tham gia

41

BHTG; tham gia việc theo dõi, xử lý đối với các tổ chức tham gia BHTG hoạt động yếu kém.

- Các phòng ban đầu mối mua sắm: Thực hiện mua sắm tài sản, hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho hoạt động thường xuyên của BHTGVN. Cụ thể:

+ Văn phòng: Mua sắm tài sản cố định, lễ tân, khánh tiết.

+ Phòng Đào tạo: Triển khai hoạt động đào tạo, tập huấn, bồi dƣỡng nghiệp vụ.

+ Phòng CNTH: Mua sắm thiết bị tin học và đường truyền dữ liệu.

+ Phòng Thông tin tuyên truyền: Tuyên truyền chính sách, pháp luật về bảo hiểm tiền gửi theo quy định của pháp luật trên các phương tiện thông tin đại chúng.

+ Phòng Quản trị: Mua sắm công cụ dụng cụ, vật liệu, chi phí quản lý tòa nhà và sửa chữa, bảo dƣỡng tòa nhà làm việc.

+ Phòng Tổ chức cán bộ: Tiền lương, khám sức khỏe và các khoản liên quan đến thanh toán cho người lao động.

a) Lập và phân bổ kế hoạch tài chính

Hàng năm, để đảm bảo các kế hoạch có sự thống nhất, thuận tiện trong quá trình triển khai, tại thời điểm xây dựng kế hoạch mức trích, kế hoạch kinh doanh, kế hoạch hoạt động đầu tƣ xây dựng và mua sắm tài sản cố định, kế hoạch lao động, tiền lương, BHTGVN đồng thời xây dựng kế hoạch: Nguồn vốn, nguồn thu, thu nhập, chi phí, chênh lệch thu chi, xử lý chênh lệch thu chi, chỉ tiêu giám sát tài chính, chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động và xếp loại theo Quyết định số 849/QĐ- BHTG ngày 10/12/2018 kèm theo quy định lập và quản lý thực hiện kế hoạch tài chính của BHTGVN.

Việc lập kế hoạch tài chính của BHTGVN căn cứ vào:

- Kế hoạch nguồn vốn.

- Kế hoạch nguồn thu.

- Kế hoạch thu nhập.

- Kế hoạch chi phí.

- Kế hoạch chênh lệch thu chi.

- Kế hoạch xử lý chênh lệch thu chi.

42 Các bộ phận tham gia vào quy trình:

- Các phòng, ban tại TSC và CN BHTGVN.

- Phòng TC-KT tại TSC hoặc phòng Kế toán tại CN BHTGVN.

Quy trình Lập kế hoạch tài chính tại các đơn vị của BHTGVN nhƣ sau:

Bước 1: Trước ngày 15/9, các phòng, ban tại TSC và CN căn cứ chính sách, chế độ tài chính của nhà nước và BHTGVN, chức năng và nhiệm vụ của đơn vị, kế hoạch công tác năm kế hoạch của đơn vị đƣợc phê duyệt, dự kiến kết quả tài chính năm trước năm kế hoạch của đơn vị và dự báo các yếu tố tác động đến kế hoạch tài chính năm kế hoạch của đơn vị, các đơn vị xây dựng kế hoạch tài chính cho năm tài chính tiếp theo.

Bước 2: Trước ngày 20/9, các đơn vị đầu mối tổng hợp, rà soát lập kế hoạch tài chính trên cơ sở làm việc, thống nhất với đơn vị liên quan.

Bước 3: Trước ngày 24/9, lãnh đạo đơn vị/đơn vị đầu mối xem xét, ký trên cơ sở kế hoạch tài chính của đơn vị, đơn vị đầu mối trình.

Bước 4: Trước ngày 27/9, đơn vị đầu mối gửi kế hoạch tài chính về phòng TC-KT để tổng hợp.

Quy trình lập và gửi kế hoạch tài chính của BHTGVN nhƣ sau:

Bước 1: Trước ngày 30/9, căn cứ kế hoạch tài chính của các đơn vị, đơn vị đầu mối dự kiến kế hoạch chi cho năm kế hoạch. Phòng TC-KT xây dựng kế hoạch tài chính cho toàn hệ thống năm kế hoạch.

Bước 2: Trước ngày 02/10, phòng TC-KT thông báo kế hoạch chi cho phòng Nguồn vốn và Đầu tƣ để làm cơ sở xây dựng kế hoạch đầu tƣ và kế hoạch doanh thu hoạt động đầu tư; phòng Tổ chức cán bộ để xây dựng kế hoạch lao động, tiền lương.

Bước 3: Trước ngày 10/10, phòng TC-KT tổng hợp và rà soát kế hoạch tài chính của các đơn vị. Đơn vị hoặc cá nhân đƣợc giao thẩm tra tiến hành thẩm tra kế hoạch tài chính theo quyết định của TGĐ. Trên cơ sở đó phòng TC-KT thống nhất với các đơn vị liên quan.

Bước 4: Trước ngày 15/10, phòng TC-KT phối hợp với phòng Nguồn vốn và Đầu tƣ, phòng Tổ chức cán bộ, phòng KSNB xây dựng kế hoạch mức trích, kế

43

hoạch lao động, tiền lương, chỉ tiêu giám sát tài chính, chỉ tiêu đánh giá xếp loại kết quả hoạt động và xếp loại.

Bước 5: Trước ngày 20/10, trình kế hoạch tài chính, kế hoạch kinh doanh và doanh thu hoạt động đầu tư, kế hoạch lao động, tiền lương

Phòng Nguồn vốn và Đầu tƣ trình Lãnh đạo đơn vị phê duyệt kế hoạch kinh doanh, doanh thu hoạt động đầu tƣ và trình HĐQT phê duyệt và gửi về phòng TC- KT kèm theo bản thuyết minh.

Phòng Tổ chức cán bộ trình Lãnh đạo đơn vị phê duyệt kế hoạch lao động, tiền lương và trình HĐQT phê duyệt và gửi về phòng TC-KT kèm theo bản thuyết minh.

Phòng TC-KT trình TGĐ/Phó TGĐ phụ trách TC-KTphê duyệt kế hoạch tài chính.

Bước 6: Trước ngày 25/10, TGĐ trình HĐQT, Chủ tịch HĐQT thông qua kế hoạch tài chính.

Bước 7: Trước ngày 30/10, BHTGVN gửi Bộ Tài chính phê duyệt mức trích và gửi NHNN để báo cáo.

Bước 8: Trong vòng 05 ngày sau khi Bộ Tài chính phê duyệt mức trích, trong trường hợp phải điều chỉnh kế hoạch tài chính, phòng TC-KT rà soát, làm việc và thống nhất với các đơn vị để điều chỉnh trình Lãnh đạo đơn vị, đơn vị đầu mối ký. Trước ngày 20/2 năm kế hoạch, TGĐ trình HĐQT, Chủ tịch HĐQT thông qua điều chỉnh kế hoạch tài chính sau khi có mức trích.

Bước 9: Trước ngày 01/3 năm kế hoạch, BHTGVN gửi NHNN thẩm định kế hoạch tài chính theo quy định.

Quy trình thực hiện phê duyệt và phân bổ kế hoạch tài chính

Bước 1: Trong vòng 10 ngày kể từ ngày NHNN giao, phòng TC-KT đề xuất phê duyệt kế hoạch tài chính và phương án phân bổ trên cơ sở làm việc, thống nhất với các đơn vị.

Bước 2: Trong vòng 12 ngày kể từ ngày NHNN giao, TGĐ và Phó TGĐ phụ trách TC-KT xem xét, phê duyệt kế hoạch tài chính và phương án phân bổ kế hoạch tài chính.

44

Bước 3: Trong vòng 15 ngày kể từ ngày NHNN giao, TGĐ trình HĐQT, Chủ tịch HĐQT thông qua và phê duyệt kế hoạch tài chính.

Bước 4: Trong vòng 05 ngày kể từ ngày HĐQT, Chủ tịch HĐQT thông qua và phê duyệt, TGĐ thực hiện phân bổ kế hoạch tài chính cho các đơn vị.

Bước 5: Trong vòng 05 ngày kể từ ngày TGĐ thực hiện phân bổ kế hoạch tài chính, Đơn vị đầu mối (trường hợp qua đơn vị đầu mối) đề xuất phương án phân bổ chi tiết cho các đơn vị thuộc TSC, trình Lãnh đạo Đơn vị đầu mối ký và thông báo cho các đơn vị liên quan. Phòng TC-KT (trường hợp không qua đơn vị đầu mối) gửi kế hoạch tài chính đƣợc phân bổ cho các đơn vị.

b) Sổ sách kế toán

BHTGVN ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung và thực hiện trên phần mềm kế toán ERP của FSMIMS theo Hướng dẫn số 231/BHTG-TCKT ngày 28/4/2017 Cẩm nang hướng dẫn quy trình sử dụng vận hành hệ thống ERP. Việc ghi sổ đƣợc thực hiện hàng ngày và phân loại các nghiệp vụ phát sinh ngay khi nhập số liệu, nhƣ: Theo dõi các khoản thu chi có đối tƣợng khách hàng trên phân hệ AP, không có đối tƣợng khách hàng trên phân hệ AR, theo dõi xuất nhập kho trên phân hệ IN, tài sản cố định trên phân hệ FA và báo cáo kế toán, báo cáo quản trị trên phân hệ GL.

Hàng tháng, chứng từ và sổ sách kế toán được in và đóng quyển đầy đủ, lưu trữ tại kho lưu trữ của phòng TC-KT.

c) Giám sát và lập báo cáo tài chính

Theo quy định tại Điều 25 - Chế độ báo cáo của Thông tƣ số 312/2016/TT- BTC ngày 24/11/2016, BHTGVN phải lập và gửi báo cào tài chính theo tháng, quý năm Bộ Tài chính, NHNN và Tổng cục thống kế (báo cáo năm).

Báo cáo tài chính tháng: Căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cuối tháng BHTGVN lập báo cáo tài chính tháng và Phó TGĐ phụ trách tài chính phê duyệt, gửi NHNN chậm nhất trong vòng 10 ngày kể từ ngày kết thúc tháng.

45

Báo cáo tài chính quý: BHTGVN lập báo cáo tài chính quý, phòng KSNB kiểm tra và giám sát, Phó TGĐ phụ trách tài chính phê duyệt, gửi NHNN chậm nhất trong vòng 30 ngày kể từ ngày kết thúc quý.

Báo cáo tài chính năm: Cuối niên độ kế toán (31/12) BHTGVN lập báo cáo tài chính năm, phòng KSNB kiểm tra và giám sát, Ban KTNB kiểm tra và gửi báo cáo HĐQT Báo cáo tài chính năm phải đƣợc HĐQT thông qua và gửi Bộ Tài chính, NHNN và Tổng cục thống kế chậm nhất trong vòng 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm.

Ngoài ra, BHTGVN còn phải lập các báo cáo gửi các đơn vị cấp trên có liên quan, nhƣ: Báo cáo tình hình thực hiện Tài sản có - Tài sản nợ; Báo cáo một số chỉ tiêu tài chính, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh; Báo cáo đánh giá hiệu quả hoạt động, báo cáo giám sát tài chính 6 tháng, năm (kèm 8 mẫu biểu); Báo cáo giám sát tài chính; Báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh và sắp xếp, đổi mới DNNN;

Chương trình thực hành tiết kiệm chống lãng phí năm hoặc theo giai đoạn; Báo cáo thống kê thu thập thông tin năm của BHTGVN; Báo cáo giải trình thanh tra, kiểm toán, kiểm tra cơ chế.

Lập các báo cáo nội bộ theo yêu cầu của lãnh đạo, gồm: Báo cáo theo chế độ kế toán; Báo cáo hoạt động tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng, năm; Báo cáo tiền gửi ngân hàng và tiền mặt tại Quỹ; Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tài chính của BHTGVN; Báo cáo đối chiếu tình hình đầu tƣ với phòng nguồn vốn; Báo cáo tình hình đầu tƣ vốn tạm thời nhàn rỗi định kỳ; Báo cáo tình hình trích lập và sử dụng các quỹ (tiền lương, khen thưởng, phúc lợi); Báo cáo tổng hợp kế hoạch tài chính và điều chỉnh kế hoạch tài chính sau khi đƣợc HĐQT phê duyệt; Báo cáo phân bổ tạm ứng kế hoạch tài chính sau khi đƣợc HĐQT phê duyệt; Báo cáo tình hình phân bổ kế hoạch tài chính sau khi đƣợc HĐQT phê duyệt.

Báo cáo tài chính năm 2018 của BHTGVN thể hiện ở Bảng 3.2, Bảng 3.3

46

Bảng 3.2. Bảng cân đối kế toán năm 2018

Đơn vị tính: triệu đồng

Chỉ tiêu Mã

số

Thuyết

minh Số cuối năm Số đầu năm

A-TÀI SẢN A

I.Tiền và khoản tương đương tiền 110 207.784 259.964

1. Tiền mặt 111 668 580

2. Tiền gửi ngân hàng 112 207.116 259.384

3. Tiền đang chuyển 113 0 0

4. Các khoản tương đương tiền 114 0 0

II.Đầu tƣ nắm giữ đến ngày đáo hạn 120 46.674.531 38.076.112

III.Các khoản phải thu 130 1.863.401 1.690.570

IV.Hàng tồn kho 140 1.147 626

V.Tài sản cố định 210 397.135 461.695

1. Tài sản cố định hữu hình 211 175.040 205.521

- Nguyên giá 212 294.356 295.584

- Giá trị hao mòn lũy kế (*) 213 (119.316) (90.063)

2. Tài sản cố định vô hình 217 222.095 256.173

- Nguyên giá 218 271.185 271.186

- Giá trị hao mòn lũy kế (*) 219 (49.090) (15.013) VI.Chi phí xây dựng cơ bản dở dang 220 351.512 288.931

VII.Tài sản khác 230 50.076 9.437

Tổng cộng tài sản 240 49.545.587 40.787.337

B-NGUỒN VỐN B

I.Nợ phải trả 310 43.559.330 34.893.822

1. Phải trả người bán 311 21.442 46.825

2. Người mua trả tiền trước 312 54 83

3. Thuế và các khoản phải nộp NN 313 1.531 1.443

4. Phải tra người lao động 314 55.504 37.230

5. Phải trả khác 318 52.904 51.569

6. Quỹ dự phòng nghiệp vụ 323 43.427.895 34.756.672

II.Vốn chủ sở hữu 410 5.844.195 5.751.426

III. Nguồn vốn kinh phí và quỹ khác 430 142.062 142.088 Tổng cộng nguồn vốn 440 49.545.587 40.787.337 Nguồn: BHTGVN

47

Bảng 3.3. Báo cáo kết quả hoạt động Năm 2018

Đơn vị tính: triệu đồng

Chỉ tiêu Mã

số

Thuyết

minh Năm nay Năm trước

1. Thu hoạt động BHTG 10 551.855 480.968

2. Chi hoạt động BHTG 11 11.127 9.592

3. Lợi nhuận gộp từ hoạt động BHTG

20 540.727 471.375

4. Doanh thu hoạt động tài chính 21 2.559 2.421

5. Chi phí tài chính 22 0 0

- Trong đó: Chi phí lãi vay 23 0 0

6. Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 421.502 349.132 7. Lợi nhuận thuần từ hoạt động

BHTG

30 121.785 124.665

8. Thu nhập khác 31 66 739

9. Chi phí khác 32 131 6

10. Lợi nhuận khác 40 (64) 733

11. Tổng lợi nhuận 50 121.719 125.398

Nguồn: BHTGVN d) Quy trình tính và thu phí BHTG

Phí BHTG là số tiền tổ chức tham gia BHTG phải nộp cho BHTGVN, đƣợc hạch toán vào chi phí hoạt động của BHTGVN. Phương thức thu phí BHTG hiện nay đang theo cách tính đồng hạng với tỷ lệ 0,15%/năm tính trên số dƣ tiền gửi đƣợc bảo hiểm bình quân tại tổ chức tham gia BHTG theo quy định tại Điều 20 Luật BHTG số 06/2012/QH13 ngày 18/6/2012 của Quốc hội và Điều 7 Thông tƣ số 24/2014/TT-NHNN ngày 06/9/2014 Hướng dẫn một số nội dung về hoạt động BHTG.

Quy trình tính và thu phí BHTG gồm các bộ phận:

- Các tổ chức tham gia BHTG

- Phòng Quản lý thu phí và Chi trả BHTG tại TSC hoặc phòng Giám sát tại CN.

- Phòng TC-KT tại TSC hoặc phòng Kế toán tại CN.

Quy trình tính và thu phí BHTG tại BHTGVN nhƣ sau:

48

Bước 1: Trong vòng 20 ngày của tháng đầu tiên mỗi quý, tổ chức tham gia BHTG lập Bảng tính phí BHTG gửi về phòng Quản lý thu phí và Chi trả BHTG/phòng Giám sát. Nội dung Bảng tính phí BHTG gồm: số dƣ các loại tiền gửi được bảo hiểm quý trước, số dư tiền gửi bình quân quý trước, số phí bảo hiểm phải nộp, thừa thiếu phí bảo hiểm từ quý trước chuyển sang và kết luận kiểm tra chưa được xử lý, số tiền phạt vi phạm thời hạn nộp phí các quý trước chưa nộp, tổng số phí BHTG phải nộp.

Bước 2: Phòng Quản lý thu phí và Chi trả BHTG/phòng Giám sát căn cứ vào Bảng tính phí của tổ chức tham gia BHTG thực hiện tính toán lại phí BHTG. Sau đó chuyển dữ liệu sang cho phòng TC-KT/phòng Kế toán;

Bước 3: Phòng TC-KT/phòng Kế toán hạch toán dự thu tiền phí BHTG theo số liệu phòng Quản lý thu phí và Chi trả BHTG/phòng Giám sát chuyển sang

Bước 4: Tổ chức tham gia BHTG nộp phí BHTG.

Bước 5: Khi nhận được tiền phí BHTG của tổ chức tham gia BHTG, phòng TC- KT/phòng Kế toán ghi giảm khoản công nợ phải thu và lưu chứng từ. Định kỳ hàng quý, phòng TC-KT/phòng Kế toán đều so sánh, đối chiếu số liệu với phòng Quản lý thu phí và Chi trả BHTG/phòng Giám sát. Kết thúc quy trình tính và thu phí BHTG.

Quy trình quy trình tính và thu phí BHTG đƣợc mô tả tóm tắt theo sơ đồ sau: