CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP
2.4. ĐÁNH GIÁ TỔNG HỢP VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA KHU VỰC NGỌC HỒI
2.4.2. Những hạn chế trong tổ chức kế toán
Về cơ bản kế toán tại Bệnh viện đã xây dựng hệ thống chứng từ áp dụng cho đơn vị hành chính sự nghiệp đƣợc Bộ Tài chính ban hành theo quyết định số 19/2006/QĐ-BTC, và áp dụng thông tƣ 107/207/TT-BTC từ
năm 2018. Việc luân chuyển chứng từ thực hiện khá nghiêm túc các quy định của Bộ Tài chính và đơn vị chủ quản là Sở Y tế tỉnh Kon Tum. Tuy nhiên các chứng từ bệnh viện đang sử dụng mới chỉ đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý ngân sách và chi tiêu theo dự toán, nhiều chứng từ chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu quản trị trong đơn vị, chƣa chi tiết theo từng nơi phát sinh, phục vụ cho việc hạch toán và lập các báo cáo bộ phận. Thời gian luân chuyển chứng từ đôi khi còn mất nhiều thời gian dẫn đến việc phản ánh các nghiệp vụ phát sinh chƣa kịp thời.Việc khai thác các nguồn ngoài ngân sách Nhà nước còn nhiều bất cập, chưa có kế hoạch định hướng về các nguồn khai thác và hướng sử dụng.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Có thể nhận thấy trong quá trình hoạt động, tổ chức kế toán ở đơn vị đã phần nào cung cấp thông tin tài chính trung thực về các hoạt động của bệnh viện và những tác động tích cực của hoạt động kế toán đến công tác quản lý tài chính của đơn vị. Tuy nhiên bên cạnh những ƣu điểm đạt đƣợc vẫn còn những hạn chế trong tổ chức kế toán cần phải khắc phục để phù hợp hơn với các cơ chế tự chủ tài chính tại đơn vị.
CHƯƠNG 3
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN
TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA KHU VỰC NGỌC HỒI 3.1. HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Chứng từ kế toán là căn cứ để kế toán ghi sổ nghiệp vụ phát sinh vào hệ thống kế toán của đơn vị, là bằng chứng chứng minh tính hợp pháp, hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị. Vì vậy, bệnh viện cần thực hiện tốt ngay từ công tác ghi chép ban đầu để có thể thu nhận, cung cấp đầy đủ, kịp thời chính xác và trung thực những thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh. Kiểm tra kỹ lƣỡng các thông tin thể hiện trên chứng từ kế toán, phân công trách nhiệm rõ ràng của người kiểm soát trên chứng từ kế toán, đảm bảo tính khách quan, xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý. Chứng từ cần đƣợc phân loại theo nội dung và trình tự thời gian diễn ra nghiệp vụ, đảm bảo đúng theo quy định.
Trong công tác kiểm tra chứng từ kế toán, đơn vị cần tăng cường nâng cao tinh thần trách nhiệm của bộ phận kế toán mà chủ yếu là kế toán trưởng trong khâu kiểm tra lần hai. Nếu nhƣ kiểm tra lần đầu đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ, thì kiểm tra lần hai có tác dụng góp phần ngăn chặn kịp thời các hiện tƣợng xâm phạm tài sản, vi phạm chính sách, chế độ về kinh tế tài chính của bệnh viện. Vì vậy, trong lần kiểm tra này, cần kiểm tra toàn bộ hồ sơ chứng từ liên quan bao gồm các chứng từ hướng dẫn và chứng từ mệnh lệnh kèm theo. Ngoài ra, đối với một số chứng từ quy mô lớn, cần kiểm soát đảm bảo tuân thủ các văn bản quy định cụ thể đã đƣợc xây dựng nhƣ quy chế chi tiêu nội bộ hay chế độ kế toán, luật kế toán.
Hơn nữa, để giúp cho việc kiểm tra chứng từ kế toán nói chung đƣợc
thuận lợi và đảm bảo tính chính xác, cần phải xây dựng phương pháp phân loại và sắp xếp chứng từ một cách hợp lý. Hiện nay bệnh viện đang sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính, việc ghi chép kế toán cũng gần nhƣ đồng nghĩa với việc nhập thông tin kinh tế tài chính vào phần mềm. Việc nhập thông tin từ chứng từ kế toán vào máy vi tính cần một yêu cầu là tuyệt đối phải đảm bảo sự chính xác, trung thực và chi tiết. Do đó, cần phân loại và mã hoá chứng từ kế toán nhằm tổ chức theo các loại chứng từ, đáp ứng việc thu nhận số liệu của mỗi phần hành kế toán. Đồng thời với việc mã hoá hệ thống chứng từ sẽ giúp cho việc quản lý và kiểm tra thông tin và giúp cho việc bảo vệ và lưu trữ chứng từ trên máy vi tính. Căn cứ vào các thông tin trên chứng từ và yêu cầu từ màn hình, sau khi chứng từ đã đƣợc chuẩn hoá, kế toán viên tiến hành nhập vào máy. Đối với những chứng từ phải in ngay sau khi nhập, kế toán cần in các bảng kê các chứng từ cùng loại để đối chiếu với các bộ phận có liên quan. Chẳng hạn nhƣ với các phiếu thu, phiếu chi, cuối ngày, phải in bảng kê chứng từ loại tiền mặt để đối chiếu với số quỹ của thủ quỹ để kịp thời phát hiện nhầm lẫn, sai sót.
Để hạn chế tình trạng một số chứng từ kế toán khi đƣợc chuyển đến phòng kế toán không đảm bảo tính kịp thời và khách quan, bệnh viện cần phân nhiệm rõ ràng và xây dựng một quy trình luân chuyển chứng từ khoa học, phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt động và tổ chức của đơn vị nhằm rút ngắn thời gian luân chuyển của chứng từ qua các khâu và đảm bảo thực hiện tốt các chức năng của kế toán là thu nhận, xử lý và cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính diễn ra trong quá trình hoạt động của đơn vị. Cụ thể như trong trường hợp xuất dùng vật tư thuốc, kết hợp đồng bộ giải pháp về thiết kế tài khoản chi tiết, các phiếu xuất kho sẽ đƣợc
chuyển cho bộ phận kế toán để ghi sổ ngay sau khi nghiệp vụ xuất dùng phát sinh.
Việc lưu trữ và bảo quản chứng từ ở các bệnh viên cần thực hiện nghiêm chỉnh theo các quy định hiện hành. Bên cạnh đó, việc lưu trữ chứng từ ở các bệnh viện hiện nay vẫn chƣa đƣợc khoa học và việc bảo quản vẫn chưa được đảm bảo cho chất lượng của chứng từ, số lượng chứng từ được lưu trữ đến nay đã quá lớn. Vậy các bệnh viện cần phải tiến hành thanh lọc chứng từ kế toán xác định những chứng từ nào đã đủ thời hạn và theo quy định cần phải huỷ bỏ. Từ đó sắp xếp lại chứng từ hợp lý theo thời gian vào từng khu vực riêng của kho để thuận tiện cho việc kiểm tra, tiến hành sửa lại các kho bảo quản chứng từ nhằm đảm bảo các điều kiện tối thiểu nhƣ nhiệt độ, không khí, ánh sáng để giữ cho chất lƣợng chứng từ đƣợc bảo quản.
Để đảm bảo công tác lưu trữ chứng từ thực hiện thuận lợi, kế toán cần đánh số hiệu chứng từ có quản lý theo từng nguồn kinh phí trên đó liệt kê các số chừng từ được lưu trong tập chứng từ đồng thời mở sổ theo dõi các chứng từ đưa vào lưu trữ