CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG THU VÀ CHI TẠI CÁC CƠ SỞ GIÁO DỤC ĐẠI HỌC CÔNG LẬP
1.2. KIỂM SOÁT CÁC HOẠT ĐỘNG THU VÀ CHI TẠI CÁC CƠ SỞ GIÁO DỤC ĐẠI HỌC CÔNG LẬP
1.2.3. Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát hoạt động thu và chi tại các cơ sở giáo dục Đại học công lập
- Hệ thống chứng từ kế toán
Một trong những nội dung kiểm soát quan trọng của kế toán là kiểm tra tài liệu, chứng từ kế toán, kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán, kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan, kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
Luật kế toán số 88/2015/QH13 cho rằng: “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán”.
Đối với mỗi nghiệp vụ thu và chi chỉ đƣợc lập một lần chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán phải được tập trung tại bộ phận kế toán. Trước khi, tiến hành thanh toán và ghi sổ kế toán thì Phòng Kế toán phải kiểm tra chứng từ có đầy đủ hồ sơ, các chứng từ kèm theo có liên quan, có tuân thủ theo mức thu, chi quy định của Nhà nước và Quy chế CTNB tại đơn vị. Tại các cơ sở giáo dục ĐHCL hiện nay đều sử dụng các biểu mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính về hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp. Các chứng từ kế toán đƣợc lập rõ ràng, chính xác, đảm bảo các yêu cầu của một bảng chứng từ, có đầy đủ chữ ký, phải đƣợc đánh số liên tục để có thể kiểm soát và truy cập khi cần thiết.
Trình tự luân chuyển chứng từ nhƣ sau:
Một là: Lập, tiếp nhận, xử lý CTKT.
Hai là: Kế toán viên kiểm tra CTKT, trình Kế toán trưởng (KTT) soát xét, ký duyệt.
Ba là: Kế toán trình các CTKT lên thủ trưởng đơn vị soát xét, ký duyệt.
Bốn là: Phân loại, sắp xếp, sử dụng CTKT để ghi sổ kế toán và thông tin kinh tế; Lưu trữ chứng từ.
- Hệ thống tài khoản
Trong hệ thống kiểm soát, hệ thống tài khoản có tác dụng kiểm soát luồng đi của các thông tin theo các nội dung đã đƣợc phân loại. Một hệ thống tài khoản đƣợc thiết lập đúng đắn giúp cho số liệu các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính phản ánh đúng quy mô và bản chất của chúng.
Theo điều 4 tại Thông tƣ 107/2017/TT-BTC quy định về tài khoản kế
toán thì “Tài khoản kế toán phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí do ngân sách nhà nước cấp và các nguồn kinh phí khác; tình hình thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác ở các đơn vị hành chính sự nghiệp”.
Danh mục tài khoản kế toán sử dụng tại các cơ sở giáo dục Đại học công lập áp dụng theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp. Hiện nay, tại các cơ sở giáo dục ĐHCL sử dụng 10 loại tài khoản (TK) gồm các TK trong bảng từ TK loại 1 - 9 đƣợc hạch toán kép và TK ngoài bảng gồm TK loại 0 đƣợc hạch toán đơn.
Các cơ sở giáo dục ĐHCL căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán ban hành tại Thông tƣ 107/2017/TT-BTC để lựa chọn tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị. Tùy theo nhu cầu quản lý tại các cơ sở giáo dục ĐHCL đƣợc mở bổ sung các tài khoản chi tiết theo danh mục hệ thống tài khoản kế toán để phù hợp với từng đặc điểm của đơn vị.
- Hệ thống sổ sách kế toán
Theo điều 5 tại Thông tƣ 107/2017/TT-BTC quy định về sổ kế toán thì
“Mỗi đơn vị kế toán chỉ sử dụng một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm, bao gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Tùy theo hình thức kế toán đơn vị áp dụng, đơn vị phải mở đầy đủ các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và thực hiện đầy đủ, đúng nội dung, trình tự và phương pháp ghi chép đối với từng mẫu sổ kế toán”.
Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào các chứng từ kế toán đã đƣợc kiểm tra chặt chẽ đảm bảo tuân thủ theo các quy định về chứng từ kế toán.
Hiện nay, tại các cơ sở giáo dục ĐHCL thường áp dụng hai hình thức tổ chức ghi sổ kế toán đó là theo hình thức Sổ Nhật ký chung và hình thức Chứng từ ghi sổ. Đối với hình thức Sổ Nhật ký chung là hình thức ghi chép
vào sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian và mở riêng sổ cái cho từng tài khoản. Đối với hình thức ghi sổ theo Chứng từ ghi sổ là hình thức mà các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh ở Chứng từ gốc trước hết phải đƣợc phân loại, tổng hợp, lập Chứng từ ghi sổ, sau đó mới sử dụng Chứng từ ghi sổ để ghi Sổ cái các tài khoản. Các chứng từ ghi sổ sẽ đƣợc hệ thống hóa trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
- Hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán tại các cơ sở giáo dục ĐHCL gồm Báo cáo tài chính và Báo cáo quyết toán đƣợc lập tuân thủ theo Thông tƣ 107/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Theo điều 6 tại Thông tƣ 107/2017/TT-BTC thì Báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước dùng để tổng hợp tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí ngân sách nhà nước của đơn vị hành chính, sự nghiệp, được trình bày chi tiết theo mục lục ngân sách nhà nước để cung cấp cho cơ quan cấp trên, cơ quan tài chính và cơ quan có thẩm quyền khác. Thông tin trên Báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước phục vụ cho việc đánh giá tình hình tuân thủ, chấp hành quy định của pháp luật về ngân sách nhà nước và các cơ chế tài chính khác mà đơn vị chịu trách nhiệm thực hiện, là căn cứ quan trọng giúp cơ quan nhà nước, đơn vị cấp trên và lãnh đạo đơn vị kiểm tra, đánh giá, giám sát và điều hành hoạt động tài chính, ngân sách của đơn vị.
+ Báo cáo quyết toán tại các cơ sở giáo dục ĐHCL gồm:
Báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động; Báo cáo chi tiết từ nguồn ngân sách nhà nước và nguồn phí được khấu trừ để lại; Báo cáo chi tiết chương trình dự án, Báo cáo thực hiện xử lý kiến nghị của kiểm toán, thanh tra, tài chính; Thuyết minh báo cáo quyết toán.
Theo điều 7 tại Thông tƣ 107/2017/TT-BTC thì Báo cáo tài chính dùng
để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, kết quả hoạt động tài chính và các luồng tiền từ hoạt động của đơn vị, cung cấp cho những người có liên quan để xem xét và đƣa ra các quyết định về các hoạt động tài chính, ngân sách của đơn vị. Thông tin báo cáo tài chính giúp cho việc nâng cao trách nhiệm giải trình của đơn vị về việc tiếp nhận và sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật.
+ Báo cáo tài chính tại các cơ sở giáo dục ĐHCL gồm:
Báo cáo tình hình tài chính; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dịch vụ; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính.