CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG THU VÀ CHI TẠI CÁC CƠ SỞ GIÁO DỤC ĐẠI HỌC CÔNG LẬP
2.3. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG THU VÀ CHI TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG NAM
2.3.4. Thông tin và truyền thông tại Trường
Thông tin liên quan đến hoạt động thu và chi tại Trường chủ yếu là các thông tin kế toán, bao gồm các thông tin sau:
- Về tổ chức thông tin ban đầu thông qua các chứng từ kế toán
Các chứng từ kế toán áp dụng tại Trường được thực hiện đúng theo các nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định Luật Kế toán và Thông tƣ 107/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính. Các CTKT đƣợc tổ chức khá chặt chẽ, nghiêm túc, khoa học, đầy đủ giúp cho việc quản lý đƣợc dễ dàng và các chứng từ ban đầu đã tham gia tích cực vào việc kiểm tra, kiểm soát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động thu, chi giúp nhà trường ngăn ngừa và phát hiện kịp thời các gian lận đối với hoạt động thu, chi tại Trường.
+ Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tại Trường:
Hình 2.3. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tại Trường Phân loại, sắp xếp chứng từ và
ghi sổ kế toán
Lập, tiếp nhận và xử lý chứng từ kế toán
Kiểm tra chứng từ kế toán
Lưu trữ và bảo quản chứng từ
soát lẫn nhau trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Các CTKT đƣợc lập, phân loại, đánh số liên tục, đƣợc hạch toán thu, chi theo từng hoạt động .
Chứng từ kế toán phục vụ các khoản thu tại Trường gồm: Hóa đơn thu học phí, Phiếu thu, Bảng kê thu học phí, Giấy nộp tiền, Bảng kê nộp tiền, Hợp đồng cho thuê, …
Chứng từ kế toán phục vụ các khoản chi tại Trường gồm: Bảng tính lương hàng tháng, Bảng tính tiền vượt giờ của GV, Bảng tính học bổng KKHT của SV, Giấy đi đường, Phiếu chi, Hóa đơn thanh toán tiền điện, nước, xăng, internet, các hóa đơn chi tiếp khách, các hợp đồng mua sắm, xây lắp, sửa chữa,….
Các chứng từ sử dụng phục vụ công tác kiểm tra, kiểm soát thu và chi tại Trường được lập tương đối rõ ràng, đầy đủ, kịp thời phù hợp với đặc thù hoạt động của Trường và tuân thủ theo chế độ kế toán hiện hành. Tuy nhiên, hiện nay trong quá trình ghi sổ kế toán và bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán chỉ do kế toán thanh toán thực hiện mà không có sự kiểm tra lại của các kế toán khác trong Phòng nhƣ vậy sẽ dễ xảy ra sai sót trong quá trình hạch toán và hiện nay tại Trường chứng từ kế toán nhiều nên nếu lưu trữ, bảo quản không cẩn thận sẽ dễ thất lạc chứng từ. Ngoài ra, việc thanh toán các chứng từ của CBVC nhà trường còn chậm do CBVC không nắm bắt được thủ tục thanh toán nên kế toán phải tốn nhiều thời gian để hướng dẫn.
- Về tổ chức tài khoản kế toán
Hiện nay, đơn vị đang áp dụng tài khoản kế toán đƣợc quy định tại Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
+ Để theo dõi các hoạt động thu hiện nay nhà trường sử dụng các tài khoản sau:
TK 511 : Thu hoạt động do NSNN cấp.
TK 531 : Doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ (dùng tài khoản này để theo dõi các nguồn thu học phí, các nguồn thu từ hoạt động dịch vụ như các hợp đồng cho thuê cơ sở vật chất, thu từ nguồn trường Mầm non thực hành, từ Trung tâm Ngoại ngữ -Tin học…).
TK 711 : Thu nhập khác.
+ Để theo dõi các hoạt động chi nhà trường sử dụng các tài khoản sau:
TK 611 : Chi phí hoạt động do NSNN cấp.
TK 615 : Chi phí hoạt động tài chính.
TK 642 : Chi phí từ hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ (dùng tài khoản này để theo dõi các hoạt động chi từ nguồn học phí, từ các hoạt động dịch vụ,…Tuỳ thuộc vào đặc điểm từng hoạt động chi mà nhà trường sẽ theo dõi riêng từng chi phí theo từng hoạt động.
TK 821 : Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp.
Ngoài ra, đơn vị sử dụng thêm các TK trong bảng khác nhƣ TK 111, 112, 141, 131, 211, 214, 331, 336, 337, 338, 421, 431, 468, 911…và TK ngoài bảng là TK 008 để theo dõi nguồn thu, chi từ NSNN cấp.
Tùy thuộc vào từng hoạt động thu, chi cụ thể kế toán sẽ theo dõi chi tiết cho từng hoạt động thu, chi và mở chi tiết thêm các TK cấp 2, 3 cho phù hợp.
Qua thực tế các tài khoản đang áp dụng tại Trường có thể thấy về cơ bản nhà trường đã sử dụng TK kế toán theo quy định kế toán hiện hành, đáp ứng yêu cầu quản lý giúp cho việc theo dõi, kiểm tra, kiểm soát các hoạt động thu, chi tại Trường dễ dàng hơn.
- Về tổ chức hệ thống sổ sách kế toán
Để kiểm soát tốt hoạt động thu, chi tại Trường thì hệ thống sổ sách kế toán đóng vai trò rất quan trọng. Hiện nay, nhà trường ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán thanh
vào phần mềm kế toán, phần mềm sẽ tự động kết xuất số liệu vào các sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp có liên quan.
Bảng tổng hợp hệ thống số sách kế toán áp dụng tại Trường. (Phụ lục 08) - Về tổ chức hệ thống hóa thông tin kế toán
Công tác kế toán của Trường đã được tin học hóa bằng phần mềm kế toán DAS 10.0. Nhờ có phần mềm kế toán này mà giúp cho bộ phận kế toán tiết kiệm đƣợc thời gian, lên các báo cáo, lên sổ sách kế toán đƣợc dễ dàng, chính xác, kịp thời. Tuy nhiên, hiện nay việc bảo mật thông tin kế toán và quản lý cơ sở dữ liệu kế toán từ phần mềm kế toán này nhà trường thực hiện chƣa tốt nên dễ xảy ra rủi ro khi các dữ liệu về kế toán bị mất, bị sửa đổi.
- Về tổ chức hệ thống các báo cáo kế toán
Nhà trường thực hiện các báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán theo Thông tư 107/2017/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Các báo cáo này đƣợc lập theo đúng thời hạn quy định và đƣợc báo cáo, gửi lên các cơ quan có thẩm quyền theo đúng thời gian quy định hàng năm.
Ngoài hệ thống báo cáo trên còn có các báo cáo khác theo yêu cầu quản lý, phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm soát của đơn vị thì hàng tháng nhà trường lập thêm các báo cáo nội bộ như: báo cáo kiểm kê quỹ hàng tháng, Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ của nhà trường theo từng hoạt động, báo cáo thu học phí,…Tuy nhiên, nhà trường chưa quan tâm đến việc lập các báo cáo kế toán phân tích tình hình doanh thu, chi phí thực tế so với dự toán hằng năm để giúp lãnh đạo đơn vị nắm bắt đƣợc thông tin và ra các quyết định thích hợp.
Bảng tổng hợp các báo cáo quyết toán ngân sách và báo cáo tài chính tại Trường. (Phụ lục 09)
Hiện nay, việc trao đổi các thông tin liên quan đến tình hình thu, chi của nhà trường thực hiện như sau:
- Từ cấp trên xuống cấp dưới: Lãnh đạo nhà trường sẽ trao đổi các thông tin liên quan đến tình hình thu, chi thông qua các cuộc họp giao ban, các văn bản thông báo để gửi đến các Phòng ban, thông báo rộng rãi trên Bảng công tác của Trường hoặc gửi các văn bản để yêu cầu các Phòng ban báo cáo lên Web nội bộ của Trường.
- Từ cấp dưới lên cấp trên và giữa các bộ phận: KTT sẽ báo cáo tình hình tài chính nhƣ tình hình thu học phí, tình hình thu chi các hoạt động của Trường trong tuần qua cho Hiệu trưởng và các Phòng, Trung tâm qua các cuộc giao ban hàng tuần để có thể nắm rõ tình hình thu, chi của nhà trường.
- Giữa nhà trường với các tổ chức bên ngoài: Hàng tháng, quý và năm nhà trường thường xuyên có sự trao đổi, đối chiếu thông tin về hoạt động thu chi giữa Nhà trường với các tổ chức bên ngoài như đối chiếu số liệu các tài khoản tại Ngân hàng, Kho bạc. Ngoài ra, nhà trường còn báo cáo các số liệu liên quan đến hoạt động thu, chi cho Sở Tài chính, Thanh tra Tỉnh, Kiểm toán nhà nước khi có yêu cầu.