CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG THU VÀ CHI TẠI CÁC CƠ SỞ GIÁO DỤC ĐẠI HỌC CÔNG LẬP
2.3. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG THU VÀ CHI TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG NAM
2.3.1. Môi trường kiểm soát tại Trường
- Triết lý và phong cách lãnh đạo của Ban giám hiệu (BGH) nhà trường Phong cách lãnh đạo của BGH theo hình thức dân chủ, không gây căng thẳng cho CBVC trong quá trình làm việc nhƣng vẫn đảm bảo tính nghiêm túc. Ban Giám hiệu luôn quan tâm đến việc ban hành các chế độ, chính sách,
của Trường. Trường Đại học Quảng Nam có tiền thân là Trường Cao đẳng sư phạm Quảng Nam nên hầu hết BGH đều xuất thân từ sƣ phạm vì vậy chuyên môn về quản lý tài chính một phần nào đó bị hạn chế trong quá trình kiểm tra, kiểm soát hoạt động tài chính của đơn vị. BGH sẽ không kiểm soát hết đƣợc tất cả các hoạt động thu, chi của nhà trường từ đó sẽ khó đưa ra sự chỉ đạo, cũng như những quyết định phù hợp trong công tác thu, chi của nhà trường.
Mặc dù Trường chưa có bộ phận kiểm soát nội bộ riêng nhưng BGH đánh giá cao vai trò của KSNB rất cần thiết đối với việc kiểm tra, kiểm soát các hoạt động của Trường. Hiện nay, nhà trường đã xây dựng quy chế CTNB làm căn cứ thực hiện và kiểm soát thu, chi tại Trường được dễ dàng hơn.
- Năng lực của đội ngũ CBVC
Năng lực của CBVC nhà trường không ngừng phát triển đáp ứng được nhu cầu đào tạo của Trường. Đội ngũ CBVC có năng lực không chỉ thực hiện tốt nhiệm vụ của mình mà còn có thể giám sát hoạt động lẫn nhau, giảm thiểu những sai sót và sai phạm trong các hoạt động nói chung và hoạt động thu và chi nói riêng, tạo điều kiện thực hiện tốt cơ chế kiểm soát trong Trường.
Hiện nay, đội ngũ nhân sự Phòng Kế hoạch – Tài chính (KH-TC) của Trường đều có phẩm chất đạo đức tốt, được đào tạo đúng chuyên ngành về Kế toán, có trình độ từ Đại học trở lên. Kế toán trưởng và các Kế toán viên đều có kinh nghiệm, nhiệt tình, thái độ làm việc nghiêm túc, tham gia các lớp nghiệp vụ kế toán, thường xuyên cập nhật các văn bản của Nhà nước liên quan yêu cầu công việc, đảm bảo hoàn thành tốt công việc đƣợc giao. Tuy nhiên, về kỹ năng phân tích số liệu kế toán của đội ngũ kế toán còn hạn chế.
- Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức hợp lý, gọn nhẹ, khoa học phù hợp với đặc thù của Trường và thuận lợi trong quá trình chỉ đạo và điều hành của BGH. Trong cơ
rất rõ ràng. Hiện nay, việc theo dõi hoạt động tài chính của Trường được phân công cho Phòng Kế hoạch – Tài chính phụ trách. Nhà trường đã giao các chức năng và nhiệm vụ rất cụ thể, rõ ràng phù hợp với chuyên môn nghiệp vụ của Phòng. Điều đó, sẽ giúp nhà trường kiểm soát hoạt động tài chính, nguồn lực một cách tập trung, chặt chẽ.
Tổ chức bộ máy kế toán tại Phòng Kế hoạch – Tài chính gồm có 1 Kế toán trưởng kiêm Trưởng Phòng, 1 Thủ quỹ và 5 Kế toán viên. Mỗi kế toán viên sẽ phụ trách các mảng hoạt động tài chính của nhà trường như: Học phí, Lương, Bảo hiểm, Thuế, chế độ học bổng cho SV,…KTT giao công việc rất cụ thể tránh chồng chéo công việc. Tuy nhiên, việc tổ chức bộ máy kế toán của Trường chưa hợp lý khi không có Kế toán theo dõi TSCĐ. Ngoài ra, không bố trí Phó Phòng mà chỉ có 1 Trưởng Phòng kiêm KTT vì vậy KTT trong việc điều hành công tác tài chính sẽ đảm nhận nhiều công việc nên giải quyết công việc sẽ không hiệu quả và dễ xảy ra sai phạm.
- Chính sách nhân sự
Trong công tác nhân sự, nhà trường đã thực hiện tốt quy trình tuyển dụng, miễn nhiệm, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại CBVC đảm bảo đúng nguyên tắc, đúng quy định hiện hành và theo kế hoạch đƣợc giao hằng năm.
* Ngoài ra, môi trường kiểm soát liên quan hoạt động thu và chi tại Trường còn phụ thuộc vào chính sách của Nhà nước, chịu sự kiểm soát của các đơn vị chủ quản nhƣ UBND Tỉnh Quảng Nam, Sở Tài chính, KBNN Tỉnh Quảng Nam về thời gian cấp kinh phí, về thời gian đƣợc thanh toán kinh phí,…Bên cạnh đó, Trường còn chịu sự giám sát của Bộ Tài chính, Bộ Giáo dục và đào tạo, Bộ Xây dựng, Kiểm toán nhà nước, Chi cục Thuế Tỉnh,…nhằm phát hiện những tồn tại và đề xuất cho đơn vị hướng khắc phục trong công tác kiểm tra, kiểm soát thu, chi đƣợc tốt hơn.
Công tác đánh giá rủi ro tại Trường chỉ dừng lại ở bước nhận diện rủi ro có thể xảy ra đối với các hoạt động thu, chi chứ chƣa đi sâu vào phân tích, đánh giá rủi ro trong từng hoạt động thu, chi cụ thể.
* Nhận diện các rủi ro đối với hoạt động thu tại Trường - Rủi ro đối với nguồn thu từ nguồn NSNN cấp
Khi lập dự toán, xác định không chính xác số lƣợng sinh viên thuộc diện NSNN cấp dẫn đến kinh phí ngân sách cấp sẽ không đúng với số lƣợng SV thực tế của nhà trường; xác định sai định mức ngân sách cấp đối với các ngành đào tạo tại Trường dẫn đến làm dự toán ngân sách cấp thực tế chênh lệch so với dự toán ban đầu.
- Rủi ro đối với nguồn thu học phí
+ Xác định mức thu học phí, mức miễn giảm học phí không đúng theo quy định.
+ Sai sót trong khâu cập nhật dữ liệu vào phần mềm thu học phí nên có những SV đã nộp nhƣng vẫn báo nợ học phí.
+ Không đôn đốc thu học phí và để SV nợ học phí nhiều nên dễ xảy ra tình trạng thất thu khi SV nghỉ học.
+ Số tiền thu học phí bằng tiền mặt không nộp ngay vào sổ sách kế toán của đơn vị mà dùng cho mục đích cá nhân và dẫn đến tình trạng nguồn thu không đƣợc cập nhật kịp thời, phản ánh đầy đủ trên sổ sách kế toán.
+ Số tiền thu học phí qua hệ thống ngân hàng không phản ánh kịp thời vào sổ sách kế toán.
- Rủi ro đối với nguồn thu dịch vụ và thu khác
Rủi ro khi không theo dõi chặt chẽ các nguồn thu nên xảy ra tình trạng gian lận, che giấu nguồn thu gây thất thu cho nhà trường.
- Rủi ro đối với chi thanh toán cá nhân
+ Rủi ro đối với chi thanh toán tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp lương: các quyết định về hệ số lương, phụ cấp chức vụ,… không được cập nhật kịp thời, đầy đủ phục vụ cho việc tính lương; các khoản đóng góp theo lương cho CBVC không chính xác và thanh toán lương không đúng đối tƣợng, không kịp thời.
+ Rủi ro đối với chi thanh toán giảng dạy vƣợt giờ cho GV: Việc giám sát giờ giảng dạy của GV không được thực hiện thường xuyên dẫn đến xác định không chính xác số giờ giảng dạy của GV; việc tính toán trên bảng thanh toán không chính xác và xảy ra gian lận trên bảng tính.
+ Rủi ro đối với chi thanh toán học bổng khuyến khích học bổng cho SV: Xảy ra sai sót trong quá trình nhập điểm học tập và điểm rèn luyện dẫn đến xác định sai đối tƣợng SV nhận học bổng; xác định không chính xác số lƣợng SV từng lớp trong kỳ tính học bổng dẫn đến xác định sai số học bổng trích trong kỳ gây tổn thất cho nhà trường.
- Rủi ro đối với chi hành chính và chuyên môn
+ Đối với chi hành chính rủi ro khi các khoản chi không tuân thủ theo quy định của Nhà nước và mức khoán chi quy định trong quy chế CTNB.
+ Đối với các khoản chi chuyên môn rủi ro khi chi mua sắm vật tƣ, trang thiết bị phục vụ chuyên môn không xuất phát từ nhu cầu thực tế gây lãng phí cho nhà trường, không tuân thủ theo các quy định của Nhà nước về các thủ tục khi thanh toán mua sắm vật tƣ, trang thiết bị; các khoản chi công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học vƣợt định mức chi quy định trong quy chế CTNB.
- Rủi ro đối với chi mua sắm và sửa chữa TSCĐ
+ Rủi ro khi mua sắm và sửa chữa TSCĐ không xuất phát từ nhu cầu thực tế gây lãng phí cho nhà trường; không tuân thủ theo quy định của Nhà
- Rủi ro đối với nguồn chi khác:
+ Dễ xảy ra tình trạng gian lận khai khống các khoản chi.
- Rủi ro đối với chi từ nguồn NSNN cấp không thường xuyên
+ Xác định sai đối tượng SV được hưởng học bổng và xác định sai mức học bổng đối với từng chế độ.
2.3.3. Hoạt động kiểm soát thu, chi tại Trường a. Hoạt động kiểm soát các khoản thu
Kiểm soát nguồn thu từ nguồn NSNN cấp - Mục tiêu kiểm soát
Mục tiêu kiểm soát nguồn thu từ nguồn NSNN cấp bao gồm việc đảm bảo lập dự toán nguồn NSNN đúng, đủ theo số lƣợng sinh viên thuộc chỉ tiêu Ngân sách cấp hằng năm, theo đúng định mức quy định đối với từng đối tượng sinh viên thuộc từng ngành đào tạo của Trường. Bên cạnh đó, việc kiểm soát nguồn thu từ NSNN cấp nhằm đảm bảo việc theo dõi và báo cáo nguồn kinh phí cấp theo đúng mã nguồn NSNN; mã chương; mã nội dung kinh tế…theo từng hoạt động đƣợc cấp. Việc kiểm soát tốt nguồn thu từ NSNN cấp cũng tạo điều kiện trong quá trình kiểm soát các hoạt động chi từ nguồn này.
- Các hoạt động kiểm soát nguồn thu từ nguồn NSNN cấp
Nguồn thu từ nguồn NSNN cấp chiếm tỉ trọng rất cao trong tổng nguồn thu của nhà trường. Do đó, nó đóng vai trò rất quan trọng giúp nhà trường đảm bảo các hoạt động chi hàng năm.
Dựa vào các rủi ro có thể xảy ra đối với nguồn thu từ nguồn NSNN cấp thì hiện nay nhà trường đã thực hiện các hoạt động kiểm soát sau:
Rủi ro Hoạt động kiểm soát - Khi lập dự toán, xác
định không chính xác số lƣợng sinh viên thuộc diện NSNN cấp dẫn đến kinh phí ngân sách cấp sẽ không đúng với số lƣợng SV thực tế của nhà trường.
- Vào khoảng tháng 8 hàng năm khi lập dự toán nguồn thu từ NSNN cấp thì Hiệu trưởng nhà trường phân công cho Phòng Đào tạo và Phòng CTSV có trách nhiệm phối hợp, đối chiếu với nhau để báo cáo về số lƣợng SV thuộc diện NSNN cấp. Phòng CTSV và Phòng ĐT sẽ căn cứ vào thông tin của SV trên phần mềm quản lý SV để báo cáo về số lƣợng SV thuộc NSNN cấp đang theo học, đã ra trường và căn cứ chỉ tiêu Bộ Giáo dục giao trong năm tới để báo cáo số lƣợng SV đƣợc tuyển mới trong năm tới.
Sau khi đã xác định đƣợc tổng số lƣợng SV thuộc diện NSNN cấp trong năm tới sẽ lập báo cáo về số lƣợng SV thuộc NSNN cấp có đầy đủ chữ ký của Phòng ĐT và Phòng CTSV sau đó sẽ gửi cho Phòng Kế hoạch - Tài chính để làm căn cứ lập dự toán.
- Xác định sai định mức ngân sách cấp đối với các ngành đào tạo tại Trường dẫn đến làm nguồn kinh phí ngân sách cấp thực tế chênh lệch so với dự toán ban đầu.
- Hiệu trưởng nhà trường phân công cho Phòng KH-TC thực hiện công tác lập dự toán đối với nguồn thu từ NSNN cấp. Tại Phòng KH-TC, KTT sẽ căn cứ vào lưu lượng SV thuộc diện ngân sách cấp đã đƣợc Phòng ĐT và Phòng CTSV báo cáo và căn cứ theo quy định của UBND Tỉnh về định mức Ngân sách cấp đối với từng ngành đào tạo tại Trường, trên cơ sở đó KTT sẽ tiến hành lập dự toán. Trước khi gửi dự toán cho Sở Tài chính và UBND Tỉnh xem xét cấp kinh phí thì KTT sẽ kiểm
tạo; về lưu lượng SV; về định mức ngân sách cấp đối với từng ngành đào tạo tại Trường đã đúng chƣa? Sau đó, KTT sẽ gửi bảng dự toán cho Phòng CTSV; Phòng Đào tạo để kiểm tra lại và xác nhận số lƣợng SV thuộc diện ngân sách cấp một lần nữa và trình cho Hiệu trưởng kiểm tra các thông tin trên bảng dự toán để đảm bảo tính chính xác về số lƣợng và định mức cấp đối với từng sinh viên thuộc diện NSNN cấp kinh phí này.
- Hằng năm, khi UBND Tỉnh cấp kinh phí, Phòng KH-TC sẽ đối chiếu lại KP cấp có đúng với dự toán của nhà trường lập ban đầu. KTT phân công Kế toán thanh toán theo dõi, kiểm tra, đối chiếu nguồn kinh phí NSNN cấp có khớp đúng với từng nguồn NS cấp, từng nội dung cấp mà nhà trường đã đề xuất chƣa? Ngoài ra, Kế toán thanh toán còn thực hiện đối chiếu nguồn thu NSNN cấp tại KBNN xem Sở Tài chính đã nhập đúng mã nguồn NSNN cấp, mã chương, loại khoản, số KP cấp có khớp đúng với dự toán của UBND Tỉnh cấp không?
Định mức Ngân sách cấp đối với các ngành đào tạo thuộc diện NSNN cấp tại Trường. (Phụ lục 01)
Kiểm soát đối với nguồn thu học phí
Hiện nay, nhà trường thu học phí căn cứ vào các văn bản hướng dẫn sau:
- Nghị định số 86/2015/NĐ-CP quy định về cơ chế thu, quản lý học phí
giảm học phí, hỗ trợ chi phí học tập từ năm học 2015 -2016 đến năm học 2020 -2021.
- Thông tư 09/2016/TTLT-BGDĐT-BTC-BLĐTBXH ngày 30 tháng 03 năm 2016 hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 86/2015/NĐ-CP ngày 02 tháng 10 năm 2015 của Chính phủ quy định về cơ chế thu, quản lý học phí đối với cơ sở giáo dục thuộc hệ giáo dục quốc dân và chính sách miễn, giảm học phí, hỗ trợ chi phí học tập từ năm học 2015 -2016 đến năm học 2020 – 2021.
- Quyết định số 3074/QĐ-UBND ngày 30/8/2016 của Uỷ ban Nhân dân tỉnh Quảng Nam về việc qui định mức thu học phí đối với cơ sở giáo dục thuộc hệ thống giáo dục quốc dân trên địa bàn tỉnh Quảng Nam.
- Quyết định số 530/QĐ-ĐHQN ngày 16/9/2016 về việc qui định mức thu học phí trong nhà trường về năm học 2016 - 2017 đến năm học 2020 – 2021.
- Mục tiêu kiểm soát
Mục tiêu kiểm soát nguồn thu từ học phí bao gồm đảm bảo thu đúng theo mức thu quy định của Nhà nước; thu đủ số tiền học phí phải thu sinh viên từng học kỳ, từng năm học không để thất thu học phí và thu kịp thời số tiền học phí của sinh viên. Bên cạnh đó, việc kiểm soát nguồn thu từ học phí nhằm đảm bảo các thông tin thể hiện trên các chứng từ, sổ sách và báo cáo thu học phí đƣợc đầy đủ, trung thực, chính xác và kịp thời.
- Các hoạt động kiểm soát nguồn thu học phí
Hiện nay, nhà trường thực hiện thu học phí bằng 2 hình thức đó là thu học phí bằng tiền mặt và thu học phí qua hệ thống ngân hàng. Đối với hệ liên thông vừa làm vừa học thì thu học phí bằng tiền mặt. Đối với hệ chính quy thì thu học phí qua hệ thống ngân hàng. Dựa vào các rủi ro có thể xảy ra đối với nguồn thu học phí thì nhà trường đã có các hoạt động kiểm soát sau:
Rủi ro Hoạt động kiểm soát - Xác định mức thu học
phí không đúng theo quy định.
- Tại Trường, Hiệu trưởng phân công cho Phòng Đào tạo xây dựng chương trình đào tạo từng ngành học. Trên cơ sở nhiệm vụ đƣợc phân công, Phòng Đào tạo sẽ nghiên cứu để xây dựng chương trình đào tạo cho các ngành đào tạo theo từng kỳ học, từng năm học và từng khóa học.
Qua đó sẽ xác định đƣợc số tín chỉ mà mỗi SV phải học trong mỗi học kỳ.
- Căn cứ vào chương trình đào tạo đối với từng ngành mà Phòng Đào tạo xây dựng. Căn cứ theo Nghị định 86/2015/NĐ-CP ngày 02/10/2015 của Thủ tướng Chính phủ và căn cứ theo Quyết định số 3074/QĐ-UBND ngày 30/8/2016 của Uỷ ban Nhân dân tỉnh Quảng Nam về việc qui định mức thu học phí đối với cơ sở giáo dục thuộc hệ thống giáo dục quốc dân trên địa bàn tỉnh Quảng Nam thì Hiệu trưởng nhà trường phân công cho Phòng KH-TC xác định mức học phí đối với từng ngành đào tạo tại Trường. Trên cơ sở khung chương trình đào tạo năm học và các văn bản quy định mức thu học phí của Nhà nước thì tại Phòng KH- TC, KTT sẽ tính toán, tham mưu để trình Hiệu trưởng xem xét, ký duyệt và ban hành quyết định về việc quy định mức thu học phí từng năm học cho phù hợp với Trường. ( Phụ lục 02)
- Sau khi có quyết định về mức thu học phí thì vào đầu các năm học, Kế toán trưởng sẽ phân công Kế toán thu học phí làm thông báo các mức thu học phí từng lớp, từng ngành học và thời gian nộp học phí để SV đƣợc nắm rõ. Kế toán thu học phí sẽ gửi thông báo này cho các Giáo vụ khoa để các Giáo vụ khoa gửi thông báo cho các lớp và đăng trên Website của nhà trường để cho SV biết đƣợc mức học phí và thời gian nộp học phí.
-Xác định mức miễn giảm học phí không đúng theo quy định.
- Hiện nay, nhà trường phân công Phòng CTSV sẽ chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ đầu vào của sinh viên; khai báo thông tin của SV các lớp trên phần mềm quản lý và đầu các năm học sẽ hướng dẫn sinh viên thuộc các đối tƣợng miễn, giảm học phí nộp hồ sơ để Phòng CTSV kiểm tra hồ sơ có đầy đủ và đúng theo quy định không? Phòng CTSV căn cứ hướng dẫn Nghị định 86/2015/NĐ- CP ngày 02/10/2015 của Chính phủ và Thông tư số 09/2016/TTLT-BGDĐT-BTC-BLĐTBXH quy định về miễn, giảm học phí đối với cơ sở giáo dục thuộc hệ thống giáo dục quốc dân để tổng hợp danh sách các SV đƣợc miễn, giảm và xác định phần trăm học phí đƣợc miễn, giảm. Tùy vào từng đối tƣợng chính sách mà Phòng CTSV sẽ lập danh sách mức miễn giảm khác nhau nhƣ SV là con liệt sĩ mức giảm 100%; SV là người DTTS ở vùng khó khăn mức giảm 70%,…