CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG THU VÀ CHI TẠI CÁC CƠ SỞ GIÁO DỤC ĐẠI HỌC CÔNG LẬP
1.2. KIỂM SOÁT CÁC HOẠT ĐỘNG THU VÀ CHI TẠI CÁC CƠ SỞ GIÁO DỤC ĐẠI HỌC CÔNG LẬP
1.2.4. Các hoạt động kiểm soát hoạt động thu và chi tại các cơ sở giáo dục Đại học công lập
a. Hoạt động kiểm soát các khoản thu - Mục tiêu kiểm soát :
+ Các khoản thu đƣợc thực hiện phải đảm bảo các yêu cầu nhƣ: đầy đủ, kịp thời, hiệu quả, đúng đối tượng, đúng quy định của Nhà nước và phù hợp với các nguyên tắc, quy trình, quy định nội bộ của đơn vị.
+ Ngăn chặn và kịp thời phát hiện những rủi ro, sai sót, gian lận đối với các khoản thu tại đơn vị.
+ Đảm bảo các thông tin về các khoản thu thể hiện trên chứng từ, sổ sách, báo cáo tại đơn vị phải đầy đủ, rõ ràng, trung thực và cung cấp thông tin kịp thời cho Ban lãnh đạo.
- Các rủi ro đối với các khoản thu:
+ Thu không đúng theo mức thu quy định của Nhà nước.
+ Chƣa đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm: chƣa tách rời nhiệm vụ trực tiếp thu và theo dõi các khoản thu.
+ Khi thu không đôn đốc thu nên dẫn đến tình trạng thu không kịp thời,
thậm chí thất thu.
+ Các khoản thu không tập trung tại bộ phận kế toán tại đơn vị.
+ Các khoản thu không phản ánh đầy đủ vào sổ sách kế toán, bỏ ngoài sổ sách kế toán, số tiền thu đƣợc không nộp ngay vào quỹ đơn vị.
+ Sử dụng chứng từ thu không đúng theo quy định.
+ Không hạch toán, mở sổ sách theo dõi chi tiết cho từng hoạt động thu.
- Thủ tục kiểm soát các khoản thu:
Từ những rủi ro trên để kiểm soát tốt các khoản thu tại các Trường Đại học công lập thì các Trường ĐHCL cần có các thủ tục kiểm soát sau:
+ Tất cả các khoản thu tại Trường khi thu cần có văn bản cụ thể quy định mức thu, mức miễn giảm (nếu có) từng loại hoạt động trong đơn vị trên cơ sở các quy định của Nhà nước. Đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh và dịch vụ, cần xây dựng đơn giá chính xác.
+ Tất cả các hoạt động của Nhà trường phải phân chia trách nhiệm rõ ràng cho các cá nhân, các bộ phận tránh tình trạng chồng chéo khi giải quyết công việc. Bên cạnh đó, khi phân công công việc phải đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm nhƣ thủ quỹ không đƣợc vừa viết phiếu thu vừa thu tiền; tránh tính trạng phân công công việc cho một cá nhân hay một bộ phận xử lý công việc từ đầu đến cuối.
+ Để quản lý chặt chẽ nguồn thu trong các Trường ĐHCL thì mọi hoạt động liên quan đến công tác thu phải tập trung tại Phòng Kế toán để dễ theo dõi, kiểm tra và báo cáo về tình hình thực hiện các nguồn thu đƣợc kịp thời.
Qua đó, sẽ giúp các Trường đôn đốc các khoản thu được đầy đủ, kịp thời và kiểm soát các khoản thu đƣợc dễ dàng hơn.
+ Các đơn vị khi thu phải sử dụng các chứng từ thu đúng theo quy định hiện hành, các chứng từ thu phải đƣợc đánh số liên tục, phải đƣợc lập rõ ràng,
đầy đủ, chính xác theo các nội dung trên mẫu và phải có đầy đủ chữ ký của cá nhân có liên quan đến chứng từ. Trong quá trình hạch toán các khoản thu, Nhà trường cần mở sổ theo dõi chi tiết cho từng hoạt động thu và trên báo cáo phải thể hiện đầy đủ số thu, số còn phải thu. Ngoài ra, các chứng từ thu sau khi hạch toán, ghi sổ kế toán phải có cơ chế giám sát, phải lưu trữ và bảo quản cẩn thận tránh thất lạc chứng từ và phải gắn trách nhiệm của kế toán với việc quản lý chứng từ.
+ Định kỳ, hàng tháng, quý, năm phải lập báo cáo về tình hình thu và thường xuyên, thực hiện đối chiếu số liệu thường xuyên giữa kế toán theo dõi các khoản thu và thủ quỹ. Định kỳ đối chiếu giữa số liệu của đơn vị với kho bạc, ngân hàng.
Thủ tục kiểm soát các khoản thu cụ thể hay gặp tại các Trường ĐHCL:
Kiểm soát khoản thu do ngân sách nhà nước (NSNN) cấp: Các Trường ĐHCL kiểm soát nguồn NSNN cấp thông qua dự toán đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt, thông qua việc đối chiếu nguồn kinh phí cấp thực tế và dự toán của đơn vị đầu năm. Trên cơ sở nguồn thu từ NSNN cấp các Trường ĐHCL sẽ căn cứ vào dự toán cấp tiến hành thanh quyết toán các khoản chi theo mã nguồn NSNN, theo mã chương, mã ngành kinh tế,…cho từng hoạt động được cấp. Định kỳ, hàng quý, năm các trường sẽ đối chiếu với KBNN về nguồn kinh phí ngân sách cấp, nguồn kinh phí đã sử dụng, nguồn kinh phí còn lại và đối chiếu từng mã nguồn NSNN, mã chương, mã ngành kinh tế cho các hoạt động đƣợc cấp xem có khớp đúng không?
Kiểm soát đối với các khoản thu học phí, lệ phí
Việc kiểm soát thu, chi quỹ học phí ở các Trường ĐHCL được tập trung thực hiện tại bộ phận kế toán. Căn cứ trên các văn bản quy định của Nhà nước các Trường ĐHCL sẽ ban hành quy định cụ thể các mức thu
học phí, mức miễn giảm học phí. Các Trường sẽ căn cứ trên mức thu đã quy định để tiến hành thu học phí của sinh viên (SV). Bên cạnh đó, các trường sẽ mở sổ sách kế toán để theo dõi tình hình thu học phí và có biện pháp kiểm soát chặt chẽ nguồn thu học phí tránh tình trạng bỏ ngoài sổ sách kế toán. Hàng năm, các Trường thực hiện các báo cáo quyết toán thu, chi nguồn học phí và thực hiện các báo cáo tài chính khác theo quy định.
Thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ
Các Trường sẽ căn cứ vào các hợp đồng đã được ký kết sẽ theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ từ đơn vị mình.
Đối với nguồn thu này các Trường sẽ theo dõi chi tiết theo từng hoạt động thu. Đồng thời thường xuyên đôn đốc hạch toán các khoản thu trên đầy đủ, rõ ràng và chính xác, báo cáo và mở sổ sách theo dõi đầy đủ khi có yêu cầu của các cấp có thẩm quyền.
b. Hoạt động kiểm soát các khoản chi - Mục tiêu kiểm soát:
+ Các khoản chi phải đầy đủ, kịp thời, chi đúng đối tƣợng, đúng mục đích, đúng quy định của Nhà nước và phù hợp với các nguyên tắc, quy trình, quy định nội bộ của đơn vị.
+ Ngăn chặn và kịp thời phát hiện những rủi ro, sai sót, gian lận đối với các khoản chi tại đơn vị.
+ Đảm bảo cho thông tin về các khoản chi thể hiện trên các chứng từ, sổ sách, báo cáo phải đầy đủ, rõ ràng, trung thực, cung cấp kịp thời cho quản lý đơn vị và cơ quan Nhà nước khi cần.
- Rủi ro đối với các khoản chi:
+ Chi vượt dự toán, vượt các định mức quy định của Nhà nước, của quy chế CTNB tại đơn vị.
+ Chi sai số tiền đƣợc duyệt.
+ Chi không đúng biểu mẫu quy định của chế độ kế toán hiện hành.
+ Chi không đúng nội dung, sai mục đích, sai đối tƣợng.
+ Các khoản chi chứng từ chƣa đảm bảo chứng từ theo quy định nhƣng vẫn thanh toán.
+ Các khoản chi không kịp thời.
+ Các khoản chi không đúng niên độ kế toán.
- Thủ tục kiểm soát các khoản chi:
Từ những rủi ro trên để kiểm soát tốt các khoản chi tại các Trường Đại học công lập thì các Trường cần có các hoạt động kiểm soát sau:
+ Để kiểm soát tốt các khoản chi thì trước khi chi đơn vị phải xây dựng kế hoạch và phải lập dự toán chi để trình lãnh đạo đơn vị ký duyệt trước khi thực hiện.
+ Khi chi thì kế toán cần kiểm tra thật kỹ chứng từ kế toán xem đã đảm bảo chƣa, số tiền đƣợc duyệt có khớp với số đề nghị thanh toán không và khi lập chứng từ chi phải kiểm tra số tiền trên Phiếu chi với số tiền đƣợc lãnh đạo đơn vị ký duyệt.
+ Khi lập chứng từ kế toán thì các đơn vị phải sử dụng các chứng từ kế toán theo quy định hiện hành, mọi thông tin trên chứng từ kế toán phải rõ ràng, không tẩy xóa.
+ Các Trường phải xây dựng Quy chế CTNB cho phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị, phải xây dựng định mức chi tiêu cho hợp lý và trong quá trình xây dựng quy chế và định mức phải tuân thủ theo các quy định của Nhà nước.
+ Khi chi phải đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm nhƣ phải tách rời nhiệm vụ chi tiền với nhiệm vụ kế toán theo dõi các khoản chi phải tách bạch
rõ ràng, độc lập giữa hai nhiệm vụ này.
+ Các Trường cần xây dựng quy trình kiểm duyệt, phê chuẩn đúng quyền hạn, có cơ chế kiểm tra, giám sát chặt chẽ.
+ Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn, chứng từ liên quan đến các khoản chi. Phải có hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết liên quan đến các khoản chi rõ ràng, đầy đủ. Thường xuyên có sự kiểm tra đối chiếu giữa các bộ phận có liên quan.
Thủ tục kiểm soát các khoản chi cụ thể hay gặp tại các Trường ĐHCL:
Kiểm soát chi thanh toán cá nhân
+ Kiểm soát thông qua chính sách tiền lương, thanh toán lương đối với người lao động.
+ Kiểm soát thông qua việc phân công, phân nhiệm giữa các chức năng theo dõi nhân sự, theo dõi thời gian làm việc và theo dõi giờ giảng dạy, chức năng tính lương và ghi chép lương.
+ Kiểm soát chi phí tiền lương thông qua việc đối chiếu thông qua việc đối chiếu số liệu trên sổ sách và chứng từ: Đối chiếu tên và mức lương (hệ số lương, hệ số phụ cấp chức vụ, hệ số phụ cấp thâm niên nghề,...) trên bảng lương của từng bộ phận trong đơn vị với hồ sơ nhân viên tại bộ phận nhân sự.
+ Kiểm soát thông qua việc đối chiếu bảng kê khai giờ giảng dạy và bảng theo dõi giờ giảng dạy của bộ phận thanh tra.
+ Kiểm tra việc tính toán trên bảng lương, bảng thanh toán dạy vượt giờ, bảng thanh toán học bổng khuyến khích học tập cho SV…
+ Kiểm soát việc tính toán các khoản trích đóng theo lương Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn. Hàng tháng, tiến hành đối chiếu với BHXH nhằm phát hiện các sai sót để điều chỉnh kịp thời.
Kiểm soát chi hành chính và chuyên môn
- Kiểm soát chi dịch vụ công cộng, vật tƣ văn phòng, thông tin liên lạc, hội nghị, công tác phí; chi vật tƣ và trang thiết bị phục vụ chuyên môn…đây là các khoản chi thường xuyên gặp ở các Trường Đại học công lập do đó cần tăng cường công tác kiểm soát đối với các khoản chi này. Gồm có các hoạt động kiểm soát sau:
+ Kiểm soát sự tuân thủ Quy chế Chi tiêu nội bộ của đơn vị.
+ Kiểm soát chi phí bằng cách kiểm tra giữa dự toán so với thực hiện, kiểm tra các khoản chi có nằm trong dự toán đƣợc duyệt ban đầu, có thực hiện đúng theo mức khoán đã quy định.
+ Kiểm soát quá trình thực hiện nghiệp vụ mua và sự phối hợp kiểm tra, kiểm soát nghiệp vụ này giữa các bộ phận liên quan (bộ phận sử dụng, Phòng Tổ chức Hành chính, Phòng Kế toán).
+ Các chứng từ kế toán liên quan đến những khoản chi này đều phải được kiểm tra bởi bộ phận kế toán trước khi người có thẩm quyền duyệt chi.
+ Kiểm soát qua việc đối chiếu số liệu thực tế với số liệu sổ kế toán...
Kiểm soát các khoản chi mua sắm và sửa chữa tài sản: bao gồm chi mua sắm và sửa chữa tài sản, chi sửa chữa các công trình kiến trúc …
+ Kiểm soát thông qua việc phân công, phân nhiệm giữa bộ phận mua hàng và bộ phận kế toán.
+ Kiểm soát thông qua công tác ghi chép sổ sách kế toán tài sản cố định (TSCĐ); kiểm soát thông qua việc kiểm kê TSCĐ định kỳ.
Kiểm soát các khoản chi khác: chi tiếp khách, chi nghiên cứu khoa học, các khoản chi đột xuất…Các khoản chi này phải có dự toán được Thủ trưởng đơn vị phê duyệt trước khi thực hiện, định mức chi được quy định cụ thể trong Quy chế Chi tiêu nội bộ của đơn vị.
Kiểm soát nhằm đánh giá tình hình sử dụng các khoản thu, chi tại đơn vị có đúng quy định của Nhà nước, có phù hợp với nguyên tắc, quy trình, quy chế CTNB xây dựng tại đơn vị, giúp đơn vị đánh giá tình hình sử dụng tài sản và nguồn lực.
Qua nội dung trình bày trong chương 1, luận văn đã khái quát những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát hoạt động thu và chi tại các cơ sở giáo dục Đại học công lập. Bên cạnh đó, luận văn cũng đã nêu đƣợc nội dung các hoạt động thu, chi; tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát hoạt động thu, chi và các hoạt động kiểm soát các hoạt động thu, chi tại các cơ sở giáo dục Đại học công lập.
Những lý luận được trình bày ở chương 1 sẽ là cơ sở cho việc nghiên cứu thực trạng kiểm soát các hoạt động thu và chi tại Trường Đại học Quảng Nam.
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG THU VÀ CHI TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG NAM