CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG THU VÀ CHI TẠI CÁC CƠ SỞ GIÁO DỤC ĐẠI HỌC CÔNG LẬP
2.4. ĐÁNH GIÁ VỀ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG THU VÀ
2.4.1. Những ƣu điểm - Về môi trường kiểm soát
BGH nhà trường luôn quan tâm đến việc ban hành các chế độ, chính sách, quy định về cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát tất cả các mặt hoạt động của Trường.
Cơ cấu tổ chức hợp lý, gọn nhẹ, khoa học phù hợp với đặc thù của Trường và thuận lợi trong quá trình chỉ đạo và điều hành của BGH. Trong cơ cấu tổ chức đã phân định rõ ràng các chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trực thuộc giúp cho các hoạt động trong trường được thông suốt và hiệu quả, không có sự chồng chéo giữa các bộ phận.
Nhà trường ban đầu đã thực hiện việc nhận diện các rủi ro liên quan đến hoạt động thu, chi.
- Về hoạt động kiểm soát
Các hoạt động kiểm soát đều có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng đối với từng bộ phận trong nhà trường; đều có các hoạt động kiểm soát gắn với từng rủi ro có thể xảy đối với từng hoạt động thu, chi; đều căn cứ theo các văn bản quy định Nhà nước. Nhà trường đã xây dựng Quy chế CTNB làm căn cứ để thực hiện thanh toán công khai, công bằng đến từng đối tƣợng và làm cơ sở cho việc kiểm tra, kiểm soát các hoạt động thu và chi tại Trường được thuận lợi hơn.
- Về thông tin và truyền thông
Nhà trường đã tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản và hệ thống sổ sách kế toán theo quy định của Luật Kế toán và Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Các chứng từ kế toán được lập đầy đủ, đƣợc phân loại, theo dõi theo từng nguồn thu và tuân theo các quy định hiện hành, thể hiện tốt vai trò kiểm soát và đáp ứng thông tin kịp thời cho lãnh đạo đơn vị.
Công tác kế toán của trường đã được tin học hóa bằng phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp DAS 10.0. Nhờ có phần mềm kế toán này mà giúp cho bộ phận kế toán tiết kiệm đƣợc thời gian, lên các báo cáo, lên sổ sách kế toán đƣợc dễ dàng, chính xác, kịp thời.
Nhà trường đã lập đầy đủ các báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán theo quy định tại Thông tư 107/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ tài chính.
- Về hoạt động giám sát
Nhà trường ban đầu đã thực hiện công tác giám sát thường xuyên và định kỳ các hoạt động thu, chi tại Trường.
Bên cạnh những mặt nhà trường đã làm được, vẫn còn tồn tại một số hạn chế sau:
- Về môi trường kiểm soát
Do lãnh đạo nhà trường xuất thân từ sư phạm nên khả năng chỉ đạo, điều hành công tác kiểm tra, kiểm soát thu, chi sẽ phần nào bị hạn chế và có thể đưa ra các quyết định không phù hợp với tình hình thu, chi thực tế tại Trường.
Tổ chức bộ máy kế toán của Trường chưa hợp lý khi không có kế toán TSCĐ. Ngoài ra, không bố trí Phó Phòng mà chỉ có 1 Trưởng Phòng kiêm KTT vì vậy KTT trong việc điều hành công tác tài chính sẽ đảm nhận nhiều công việc nên giải quyết công việc sẽ không hiệu quả và dễ xảy ra sai phạm.
Kỹ năng về phân tích các số liệu kế toán của đội ngũ kế toán còn hạn chế.
- Về đánh giá rủi ro
Công tác đánh giá rủi ro chỉ dừng lại ở bước nhận diện rủi ro chứ chưa đi sâu vào phân tích, đánh giá rủi ro nhằm đƣa ra các biện pháp để đối phó và giảm thiểu tác hại của rủi ro trong từng hoạt động thu, chi cụ thể.
- Về hoạt động kiểm soát
+ Về kiểm soát các hoạt động thu
* Kiểm soát nguồn thu học phí: Khi thu học phí Kế toán thu học phí vừa thu tiền vừa xuất hoá đơn thu học phí, và cập nhật số liệu vào phần mềm quản lý thu học phí điều này vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm và rất dễ xảy ra gian lận trong quá trình thu học phí của SV. Ngoài ra, cuối năm tài chính Kế toán thu học phí chƣa lập danh sách các SV chƣa nộp học phí để kế toán ghi nhận vào doanh thu và theo dõi số còn phải thu SV nhƣ vậy không đúng theo quy định kế toán theo cơ sở dồn tích của Thông tƣ 107/2017/TT-BTC.
* Kiểm soát nguồn thu dịch vụ: Tại Trường, khi ký kết các hợp đồng cho thuê cơ sở vật chất thì Hiệu trưởng nhà trường phân công cho Phòng HC-QT
hợp đồng cho thuê cơ sở vật chất. Công việc này giao hoàn toàn cho Phòng HC-QT thực hiện từ đầu đến cuối nhƣ vậy sẽ dễ thông đồng với bên thuê trong việc xác định mức giá cho thuê.
+ Về kiểm soát hoạt động chi
* Kiểm soát các khoản chi lương, tiền công, các khoản phụ cấp lương thì hiện nay trước khi chuyển các khoản chi này cho CBVC thì KTT sẽ kiểm tra lại các thông tin trên bảng tính tuy nhiên do KTT đảm nhiệm nhiều công việc nên KTT chưa kiểm soát chặt chẽ việc tính toán của Kế toán lương đối với khoản thanh toán này. Chƣa thực hiện chấm công đối với CBVC các Phòng ban trong việc chi lương hàng tháng.
* Đối với các khoản chi nhƣ mua sắm vật tƣ, trang thiết bị, mua sắm TSCĐ việc kiểm soát khoản chi này thực hiện chƣa đƣợc tốt và công việc này giao Phòng HC-QT thực hiện tất cả các khâu từ lập kế hoạch, lựa chọn nhà cung cấp, ký kết hợp đồng, nghiệm thu và thanh lý vật tƣ, trang thiết bị, TSCĐ nên sẽ không khách quan, dễ thông đồng với nhà cung cấp trong việc lựa chọn nhà cung cấp có báo giá cao hơn thực tế, thông đồng về chất lƣợng chủng loại hàng hoá…
Đối với các khoản chi khác nhƣ chi tiếp khách, chi hỗ trợ bồi dƣỡng khác,… nhà trường không quy định cụ thể mức chi trong quy chế CTNB của Trường mà khi có chứng từ phát sinh thì các Phòng, Khoa chỉ xin ý kiến Hiệu trưởng do đó việc kiểm soát chi sẽ rất khó khăn.
- Về thông tin và truyền thông + Về tổ chức chứng từ kế toán
Hiện nay, chứng từ kế toán tại Trường được phân loại, sắp xếp lưu trữ rất khoa học và bảo quản cẩn thận tuy nhiên tại Trường với số lượng chứng từ rất lớn nhƣng chỉ có một Kế toán thanh toán phụ trách khâu ghi sổ, hạch toán
quản các chứng từ kế toán mà không có sự kiểm tra, kiểm soát lại việc thực hiện này của các kế toán phần hành do đó dễ xảy ra sai sót trong việc xử lý, hạch toán chứng từ và lưu trữ, bảo quản chứng từ.
Các quy trình, thủ tục thanh toán chƣa đƣợc phổ biến rộng rãi đến CBVC dẫn đến việc CBVC không nắm đƣợc trình tự và các thủ tục thanh toán cần thiết vì vậy Phòng KH-TC phải tốn nhiều thời gian để hướng dẫn.
+ Về hệ thống hóa thông tin kế toán
Hiện nay việc bảo mật thông tin kế toán và quản lý cơ sở dữ liệu kế toán trên phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp DAS 10.0 tại Trường chưa được thực hiện tốt nên dễ xảy ra rủi ro khi các dữ liệu về kế toán bị mất, bị sửa đổi.
+ Về tổ chức báo cáo kế toán
Hằng năm, nhà trường chưa thực hiện các báo cáo phân tích thông tin biến động về doanh thu, chi phí so với dự toán để tìm ra nguyên nhân ảnh hưởng đến biến động thu, chi trên cơ sở đó giúp lãnh đạo đơn vị nắm bắt thông tin, đƣa ra các biện pháp kiểm soát và các quyết định kịp thời.
- Về hoạt động giám sát
Việc giám sát hoạt động thu, chi của nhà trường được phân công cho Ban TTND đều là GV, CBVC ở các Phòng nên không am hiểu nhiều về tài chính. Do đó, việc kiểm tra, giám sát về thu, chi của Trường chỉ mang tính hình thức.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Ở chương 2, tác giả đã trình bày tổng quan về Trường Đại học Quảng Nam; nội dung các hoạt động thu và chi tại Trường. Thông qua việc đi sâu vào nghiên cứu thực trạng kiểm soát hoạt động thu và chi tại Trường về môi trường kiểm soát; về đánh giá rủi ro; về hoạt động kiểm soát thu, chi; về thông tin và truyền thông và về hoạt động giám sát về thu, chi. Tác giả nhận thấy rằng thực trạng kiểm soát hoạt động thu, chi tại Trường bên cạnh những ƣu điểm thì vẫn tồn tại những hạn chế cần phải khắc phục để ngày càng hoàn thiện hơn giúp cho việc kiểm soát hoạt động thu, chi đƣợc dễ dàng, hạn chế các rủi ro xảy ra đối với hoạt động thu, chi và đem lại hiệu quả kinh tế cho nhà trường.
Qua nghiên cứu tình hình thực tế, tác giả đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện kiểm soát hoạt động thu và chi tại Trường Đại học Quảng Nam ở chương 3.