CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NSNN TRONG CƠ
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NSNN TẠI SỞ VHTT THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
2.2.3. Kiểm soát các khoản chi NSNN ở Sở VHTT thành phố Đà Nẵng
a.1. Nội dung chi NSNN:
Chi thanh toán cho cá nhân: lương và các khoản theo lương, các khoản thanh toán trực tiếp cho các cá nhân.
- Các khoản chi được chi theo thực tế dựa trên sơ sở đã dự toán: chi lương và các khoản theo lương: Hệ số lương x Lương cơ bản x 1.24
- Định mức chi phí hành chính trong năm 2017: cơ quan Sở: 52 triệu đồng /người/năm; các ĐVTT Sở: 36 triệu đồng/người/năm.
Chi cho hoạt động chuyên môn: các khoản chi công tác chuyên môn, nhiệm vụ chính trị đƣợc giao về Văn hóa, Thể thao của ngành.
Chi đầu tƣ XDCB: thực hiện trùng tu, nâng cấp các di tích trong diện bảo vệ để trùng tu theo mức độ ƣu tiên, dựa trên đề án "Bảo tồn và phát huy giá trị di sản văn hóa thành phố Đà Nẵng, giai đoạn 2016-2020" đã đƣợc thành phố phê duyệt. Năm 2017, nhiều di tích, đình làng tiếp tục đƣợc trùng tu, sửa chữa, góp phần lưu giữ, phát huy giá trị văn hóa, lịch sử trên địa bàn thành phố, nhƣ trùng tu một số di tích Đình làng, Miếu, Lăng trên địa bàn
thành phố với tổng kinh phí hơn 12 tỷ đồng (Nhƣ: bảo tồn, tu bổ và phục hồi di tích đình làng Thanh Khê, đình làng Thanh Vinh, miếu Hàm Trung, lăng Ông Kim Liên...; đầu tƣ Nhà Truyền thống nghề cá làng An Hải Tây…)
Chi mua sắm: nội dung gồm: mua sắm TSCĐ và mua sắm nhỏ, CCDC.
- Mua sắm TSCĐ: theo hình thức mua sắm tập trung
+ Các đơn vị, bộ phận thực hiện rà soát, bố trí sắp xếp lại tài sản, trang thiết bị làm việc hiện có tại đơn vị theo tiêu chuẩn, định mức, bảo đảm sử dụng tài sản hiệu quả, tiết kiệm, đáp ứng yêu cầu công việc. Đối với tài sản mua sắm trang bị mới đƣợc theo dõi, hạch toán đầy đủ vào sổ kế toán cả về mặt hiện vật và giá trị; thực hiện việc lập thẻ tài sản cố định và quản lý sử dụng tài sản theo quy định.
+ Chứng từ quyết toán kinh phí mua sắm tài sản bao gồm:
Kế hoạch mua sắm tài sản đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt chi tiết theo từng loại tài sản mua sắm.
Hồ sơ đấu thầu (trong trường hợp phải đấu thầu).
Quyết định mua sắm tài sản trang thiết bị làm việc của thủ trưởng đơn vị hoặc của cấp có thẩm quyền theo phân cấp.
Hợp đồng, thanh lý hợp đồng mua sắm tài sản.
Hóa đơn bán hàng hóa của người bán.
- Mua sắm CCDC, văn phòng phẩm: Mua sắm CCDC, văn phòng phẩm đƣợc thực hiện theo nhu cầu thực tế. Các bộ phận có nhu cầu đề xuất và mua các loại văn phòng phẩm cần thiết để phục vụ cho công tác tại phòng. Hoặc tại một số ĐVTT thực hiện khoán văn phòng phẩm theo quý/tháng. Ngoài các văn phòng phẩm mua trong số tiền khoán thì cá nhân/bộ phân có nhu cầu văn phòng phẩm, CCDC lớn thì có đề xuất trình lãnh đạo duyệt.
Số kinh phí đƣợc sử dụng qua các năm 2015-2017 cho các khoản chi đƣợc thể hiện qua bảng tổng hợp sau:
Bảng 2.4 – Bảng tổng hợp chi NSNN tại Sở VHTT năm 2015-2017
(Đơn vị tính: Triệu đồng)
TT TT Nội dung Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
1 Chi thanh toán cho cá nhân 28,734 27,843 32,250 2 Chi nghiệp vụ chuyên môn 27,281 35,920 53,705
3 Chi mua sắm, sửa chữa 1,185 1,902 3,050
Tổng cộng 57,200 65,665 89,005
(Nguồn: Phòng KH-TC Sở VHTT thành phố Đà Nẵng) Từ bảng trên cho thấy, chi NSNN tại Sở VHTT đƣợc thực hiện chủ yếu chi cho con người và chi chuyên môn nghiệp vụ. Năm 2015, số chi cho chuyên môn thấp hơn so với số chi con người, nguyên nhân là do trong năm 2015, bộ máy hoạt động của Sở còn là chung của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch. Đến năm 2016, 2017 thì bộ máy con người được giảm xuống (do tách thành hai Sở: Sở VHTT, Sở Du lịch), đồng thời, các vấn đề về văn hóa đƣợc lãnh đạo thành phố chú ý, quan tâm hơn, nên kinh phí để thực hiện các công tác chuyên môn về văn hóa và thể thao đƣợc tăng lên đáng kể.
a.2. Mục tiêu kiểm soát chi NSNN ở Sở:
Đảm bảo chi đúng mục đích và nội dung: các khoản chi đƣợc căn cứ theo định mức trong Quy chế chi tiêu nội bộ và các mục dự toán chi đƣợc duyệt cho các khoản chi để thực hiện.
Đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm, tránh lãng phí, thất thoát: Thường xuyên có báo cáo về công tác thực hành tiết kiệm và chống lãng phí tại đơn vị, bộ phận thực hiện các khoản chi. Sử dụng có hiệu quả và triệt để các nguồn lực hiện có tại đơn vị.
Kiểm soát chi phải gắn chặt với bố trí các khoản chi, làm cơ sở cho việc xây dựng các quy chế kiểm tra, kiểm soát.
Phân cấp quản lý các khoản chi cho các ĐVTT phải dựa trên cơ sở phân biệt rõ nhiệm vụ chi của đơn vị cấp dưới theo luật NSNN để bố trí các khoản chi cho thích hợp.
Kiểm soát chi ngân sách kết hợp với kiểm soát các khoản chi thuộc vốn nhà nước và các khoản chi thuộc nguồn xã hội hóa, viện trợ để tạo ra sức mạnh tổng hợp, nâng cao hiệu quả chi.
Các khoản chi phải có nguồn đảm bảo; qua các năm phải tương đối ổn định.
Các khoản CTX phải gắn chặt với các hoạt động của đơn vị; các mức chi phải tuân thủ theo đúng chế độ, chính sách quy định hiện hành của Nhà nước;
các khoản chi đƣợc lập phải đạt hiệu quả cao với nguồn lực thấp nhất.
b. Thủ tục kiểm soát chi NSNN tại Sở VHTT thành phố Đà Nẵng
b.1. Chi thanh toán cho cá nhân: Đƣợc thanh toán trực tiếp vào tài khoản cá nhân từ tài khoản KBNN nơi giao dịch. Bộ phận kế toán thực hiện kiểm tra, đối chiếu các khoản chi, tiếp nhận phán ánh từ các cá nhân và ngân hàng nếu số tài khoản bị sai lệch, có điều chỉnh kịp thời.
Các khoản thanh toán cho cá nhân: Lương, các khoản theo lương như công tác phí, khoán văn phòng phẩm, làm thêm ngoài giờ.
Ngoài ra, còn có chi các khoản kèm theo lương như bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn,… cho các cơ quan tổ chức.
Thủ tục kiểm soát đƣợc thực hiện giữa kế toán nhận chứng từ của các đối tƣợng thanh toán, kiểm soát tính hợp lý và tính hợp pháp của các chứng từ gốc, nội dung kinh tế của nghiệp vụ, đơn giá và số lƣợng, chữ ký, đối chiếu với các định mức chi tiêu theo quy định của đơn vị và theo chế độ Nhà
nước, kiểm tra việc sử dụng các khoản chi có đúng mục đích, đúng đối tượng theo mục lục ngân sách nhà nước hay không?.
Sau khi kiểm soát ban đầu, chứng từ sẽ được chuyển đến Thủ trưởng đơn vị để kiểm tra, kiểm soát lại và ký chứng từ trước khi thực hiện hạch toán kế toán (ghi chép, phản ánh vào sổ sách kế toán).
Việc kiểm soát các khâu nhƣ vậy nhằm đảm bảo cho các khoản thanh toán cá nhân đƣợc thực hiện đúng đối tƣợng, hạn chế đƣợc các khoản chiếm dụng và sai sót.
b.2. Chi cho hoạt động chuyên môn: Kế toán các ĐVTT phối hợp với phòng KH-TC Sở kiểm soát các khoản chi theo dự toán chuyên môn đƣợc cấp trên duyệt hàng năm. Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu quá trình thực hiện công việc với kinh phí thực hiện, đảm bảo chi đúng mục đích, đúng nội dung công việc. Các chương trình trước khi thực hiện đều phải lập dự toán chi tiết, với số tiền và mục chi cụ thể, dựa vào đó các phòng chuyên môn trực tiếp thực hiện công tác liên quan, tạo cơ sở hợp lý để bộ phận tài chính và lãnh đạo có thể kiểm tra và giám sát quá trình để công việc đƣợc diễn ra nhanh chóng, hỗ trợ tối đa cho việc quyết toán ngân sách vào cuối năm và báo cáo cấp trên khi có yêu cầu.
b.3. Chi đầu tư XDCB: Các công trình XDCB đƣợc UBND thành phố giao thì Sở VHTT là chủ đầu tư. Phòng KH-TC là bộ phận tham mưu chính.
Phòng KH-TC phối hợp với các phòng chuyên môn tại Sở, xây dựng kế hoạch, tiến độ công trình gửi cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Tiến hành theo kế hoạch đƣợc UBND thành phố duyệt trong năm. Phối hợp với KBNN, Sở Tài chính thường xuyên kiểm tra, kiểm soát tiến độ hoàn thành công trình và tiến độ thanh toán của chủ đầu tƣ với bên nhận thầu, đánh giá công việc đảm bảo đúng tiến độ và chất lƣợng công trình khi hoàn thành.
Đối với các công trình sửa chữa, bảo trì, cải tạo, nâng cấp, mở rộng: khi dự toán còn phải gửi kèm thuyết minh chi tiết về tên công trình, mục tiêu sửa chữa, bảo trì, nâng cấp, cải tạo, mở rộng; sự cần thiết, lý do thực hiện; văn bản phê duyệt của cấp có thẩm quyền, khối lƣợng công việc dự kiến, thời gian bắt đầu, kết thúc, dự toán kinh phí theo các nguồn vốn và phân kỳ thực hiện.
Quy trình kiểm soát chi đầu tƣ XDCB:
- Một là: Kiểm soát hồ sơ ban đầu: Sau khi đƣợc phân bổ kế hoạch vốn đầu tƣ hàng năm, Sở VHTT đến mở tài khoản giao dịch và gửi hồ sơ, tài liệu của dự án đến KBNN để kiểm soát ban đầu.
- Hai là: Kiểm soát chi từng lần tạm ứng, thanh toán giá trị khối lƣợng hoàn thành. Tùy từng nội dung tạm ứng hoặc thanh toán mà nội dung kiểm soát khác nhau.
- Ba là: Kiểm soát chi quyết toán dự án, công trình hoàn thành đƣợc phê duyệt.
b.4. Chi cho CTMTQG: Trong năm 2017, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch không giao CTMTQG về Sở VHTT Đà Nẵng.
b.5. Chi mua sắm:
Đối với tài sản đƣợc mua sắm tập trung:
- Thực hiện mua sắm theo tiêu chuẩn, định mức quy định, kế hoạch và dự toán đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt, đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả.
Trình tự mua sắm đƣợc thực hiện theo quy định của pháp luật về đấu thầu.
- Nguồn kinh phí mua sắm: được cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao trong dự toán ngân sách hàng năm của cơ quan, đơn vị. Nguồn kinh phí từ quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp của ĐVSN công lập tự đảm bảo một phần CTX và ĐVSN công lập do NSNN đảm bảo CTX.
- Các bộ phận: Cơ quan Sở, ĐVTT, nơi nhu cầu mua sắm tài sản: thực hiện khảo sát, đánh giá hiện trạng về quản lý, sử dụng và tình trạng các tài sản
tại bộ phận, đơn vị để xác định nhu cầu mua sắm tài sản. Dựa trên kết quả khảo sát, kế toán các ĐVTT lập kế hoạch mua sắm tại đơn vị, gửi phòng KH- TC Sở để tổng hợp nhu cầu mua sắm. Giám đốc Sở kiểm tra và phê duyệt kế hoạch mua sắm.
- Mua sắm tập trung đƣợc thực hiện theo cách thức ký thỏa thuận khung.
Theo đó, đơn vị mua sắm tập trung tổng hợp nhu cầu mua sắm, tiến hành lựa chọn nhà thầu theo quy định của pháp luật về đấu thầu hoặc thuê tổ chức đấu thầu chuyên nghiệp lựa chọn nhà thầu, ký thỏa thuận khung với nhà thầu đƣợc lựa chọn. Việc mua sắm tài sản tập trung đƣợc thực hiện theo cách thức ký thỏa thuận khung với các tiêu chuẩn và điều kiện chung cho từng loại tài sản đƣợc mua, đƣợc ký kết giữa đơn vị mua sắm tập trung và nhà thầu cung cấp tài sản đƣợc lựa chọn.
- Đơn vị sử dụng tài sản đề xuất nhu cầu mua sắm, lập dự toán mua sắm trình cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định của pháp luật về NSNN, trực tiếp ký hợp đồng mua sắm với nhà thầu đƣợc lựa chọn, trực tiếp thanh toán cho nhà thầu đƣợc lựa chọn, tiếp nhận tài sản, hồ sơ về tài sản và thực hiện nghĩa vụ hợp đồng, chế độ bảo hành, bảo trì từ nhà thầu đƣợc lựa chọn.
- Trên cơ sở đó, Sở Tài chính tiến hành chọn nhà cung cấp tài sản thuộc danh mục tài sản mua sắm tập trung theo quy định của pháp luật về đấu thầu.
Ký thỏa thuận khung với nhà thầu đƣợc lựa chọn cung cấp tài sản, phát hành tài liệu mô tả chi tiết các tài sản đƣợc lựa chọn; quy định mẫu hợp đồng mua sắm làm cơ sở cho các đơn vị trực tiếp sử dụng tài sản ký hợp đồng mua sắm với nhà cung cấp trong trường hợp áp dụng mua sắm tập trung theo cách thức ký thỏa thuận khung; trực tiếp ký hợp đồng với nhà thầu đƣợc lựa chọn cung cấp tài sản trong trường hợp áp dụng mua sắm tập trung theo cách thức ký hợp đồng trực tiếp.
Đối với mua sắm CCDC, văn phòng phẩm:
- Hồ sơ mua sắm CCDC, văn phòng phẩm, bao gồm: Giấy đề xuất mua sắm được Trưởng phòng phụ trách xác nhận và Thủ trưởng đơn vị duyệt, đề nghị dựa trên kế hoạch mua sắm trong năm đƣợc duyệt, 3 báo giá của 3 nhà cung cấp khác nhau, Biên bản chọn xét nhà cung cấp (giá trị hợp đồng từ 20 triệu đồng trở lên), Quyết định phê duyệt, lựa chọn nhà cung cấp, Hợp đồng (giá trị từ 5 triệu đồng trở lên), Phiếu đề xuất tạm ứng của nhà cung cấp (nếu hợp đồng có điều khoản tạm ứng), Biên bản giao hàng; Phiếu giao hàng nguyên vật liệu; công cụ, dụng cụ của nhà cung cấp và đƣợc 2 bên ký giao nhận (do bên cung cấp trực tiếp giao hàng), Biên bản giao nhận nội bộ, Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng, Hóa đơn, Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, những chứng từ cần thiết khác: phụ lục hợp đồng, giấy ủy quyền.
- Bộ phận Văn phòng Sở tập hợp nhu cầu văn phòng phẩm của mỗi phòng ban, bộ phận rồi lên danh sách những thứ cần mua. Kiểm soát số lƣợng, chủng loại các đồ dùng cần đặt mua, tránh việc mua vật dụng văn phòng phẩm này quá nhiều hay quá ít gây lãng phí và kiểm soát đƣợc tình hình sử dụng văn phòng phẩm của Cơ quan Sở.
- Bộ phận kế toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ liên quan đến mua sắm CCDC, văn phòng phẩm. Nếu phát hiện sai sót, thông báo và phối hợp với bộ phận thực hiện mua sắm để chỉnh sửa bổ sung.