Kiểm soát nội bộ trong đơn vị hành chính công- 123docz.net

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG HOẠT ĐỘNG CHI BẢO HIỂM Y TẾ

1.2. TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.2.2. Kiểm soát nội bộ trong đơn vị hành chính công

a. Khái niệm và ý nghĩa KSNB trong đơn vị hành chính công

Hướng dẫn về Chuẩn mực kiểm soát nội bộ (KSNB) cho đơn vị khu vực công do Tổ chức quốc tế các Cơ quan Kiểm toán Tối cao (INTOSAI) ban hành. Theo đó, KSNB là một quá trình độc lập bị tác động bởi người quản lý và các cá nhân trong tổ chức và đƣợc thiết kế để nhận diện rủi ro và cung cấp giải pháp tin cậy nhằm đạt đƣợc sứ mạng của tổ chức, những mục tiêu chung

cần đạt đƣợc là: Vận hành có trật tự, đúng đắn, tính kinh tế, các hoạt động có hiệu lực và hiệu quả; Thực hiện tốt trách nhiệm giải trình; Tuân theo luật pháp và các quy tắc; Bảo đảm an toàn nguồn lực chống lại mất mát, lãng phí và thiệt hại.

KSNB bao gồm 5 thành phần có liên quan với nhau: Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm soát; Thông tin và truyền thông; Giám sát.

Môi trường kiểm soát là nền tảng cho toàn bộ hệ thống KSNB, cung cấp trật tự, cấu trúc cũng như điều kiện môi trường có hiệu quả của KSNB, ảnh hưởng đến tổng thể chiến lược và mục tiêu được thiết lập và hoạt động kiểm soát đƣợc cấu trúc trên nền tảng đó.

Sau khi có mục tiêu tổ chức một cách rõ ràng và đã thiết lập một môi trường kiểm soát hiệu quả, tiến hành đánh giá rủi ro phải đối mặt của tổ chức cũng nhƣ cung cấp một nền tảng để phát triển các hoạt động thích hợp để kiểm soát rủi ro.

Chiến lƣợc chính để làm giảm rủi ro là thông qua những hoạt động KSNB, để có thể ngăn ngừa hoặc phát hiện rủi ro. Các hoạt động điều chỉnh là sự bổ sung cần thiết cho hoạt động KSNB để đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức. Hoạt động kiểm soát và họat động điều chỉnh nên xác định đƣợc chi phí, do chi phí có thể không tương xứng với hiệu quả mang lại từ chúng (hiệu quả của chi phí).

Thông tin và truyền thông hiệu quả là điều thiết yếu cho một tổ chức trong điều hành và kiểm soát các hoạt động của nó. Quản lý thực thể cần cập nhật, thông tin có liên quan, đầy đủ, đáng tin cậy, chính xác và kịp thời các thông tin có liên quan đến nội bộ cũng nhƣ những sự kiện bên ngoài. Thông tin rất cần thiết trong suốt quá trình tổ chức đạt đƣợc mục tiêu của nó.

KSNB là một quá trình năng động có thể điều chỉnh liên tục trước

những rủi ro và thay đổi mà tổ chức phải đối mặt, giám sát để đảm bảo KSNB được tiếp tục trước những thay đổi mục tiêu, môi trường, nguồn lực và rủi ro.

Có mối quan hệ trực tiếp giữa mục tiêu tổ chức và các thành phần của KSNB. Các mục tiêu tổ chức là những gì tổ chức phấn đấu, nỗ lực để đạt đƣợc. Các thành phần của KSNB là những hoạt động cần thiết để đạt đƣợc mục tiêu chung.

Mối quan hệ đƣợc mô tả bởi ma trận 3 chiều trong 1 hình khối. Cho thấy, mỗi thành phần của KSNB là một lát cắt theo hàng và áp dụng cho tất cả 4 mục tiêu (trách nhiệm giải trình, sự tuân thủ, vận hành và đảm bảo an toàn nguồn lực).

Tương tự như vậy, nhìn vào những mục tiêu chung thì 5 thành phần của KSNB đều có liên quan đến mỗi một mục tiêu của tổ chức. Nhƣ đối với mục tiêu để tổ chức vận hành một cách hiệu lực và hiệu quả thì 5 thành phần của KSNB phải đƣợc thực hiện và rất quan trọng đối với những gì nó đạt đƣợc.

KSNB không chỉ liên quan đến tổng thể tổ chức mà còn đến từng bộ phận riêng lẻ. Mối quan hệ này đƣợc mô tả bởi chiều thứ 3 của ma trận đối với cả tổ chức và các bộ phận.

Trong khi khung KSNB có liên quan và thích hợp cho tất cả các tổ chức thì cách thức của việc quản lý khi ứng dụng sẽ rất đa dạng với đặc tính của tổ chức và phụ thuộc vào nhiều yếu tố của nó. Những yếu tố đó bao gồm cấu trúc tổ chức, hồ sơ về những rủi ro, môi trường hoạt động, quy mô, độ phức tạp, hoạt động và nhịp độ, những đặc tính khác.

Mục tiêu của tài liệu INTOSAI GOV 9100 nhằm thiết lập và duy trì KSNB hữu hiệu trong khu vực công. Vì vậy, các nhà lãnh đạo các tổ chức của Nhà nước xem tài liệu này là một nền tảng để thực hiện và giám sát KSNB trong tổ chức.

INTOSAI GOV 9100 định nghĩa: “KSNB là một quá trình xử lý toàn

bộ đƣợc thực hiện bởi nhà quản lý và các cá nhân trong tổ chức, quá trình này đƣợc thiết kế để phát hiện các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạt đƣợc nhiệm vụ của tổ chức.

Sau đây là những mục tiêu cần đạt đƣợc: Thực hiện các hoạt động một cách có kỷ cương, có đạo đức, có tính kinh tế và hiệu quả; Thực hiện đúng trách nhiệm; Tuân thủ theo luật pháp và quy định hiện hành; Bảo vệ các nguồn lực chống thất thoát, sử dụng sai mục đích và tổn thất”.

b. Khuôn khổ kiểm soát nội bộ trong đơn vị hành chính công

Theo INTOSAI, KSNB là một quá trình độc lập bị tác động bởi người quản lý và các cá nhân trong tổ chức và đƣợc thiết kế để nhận diện rủi ro và cung cấp giải pháp tin cậy nhằm đạt đƣợc sứ mạng của tổ chức, những mục tiêu chung cần đạt đƣợc là: Vận hành có trật tự, đúng đắn, tính kinh tế, các hoạt động có hiệu lực và hiệu quả; Thực hiện tốt trách nhiệm giải trình; Tuân theo luật pháp và các quy tắc; Bảo đảm an toàn nguồn lực chống lại mất mát, lãng phí và thiệt hại.

Kiểm soát nội bộ bao gồm 5 thành phần có liên quan với nhau: Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm soát; Thông tin và truyền thông; Giám sát.

Nhìn vào những mục tiêu chung thì 5 thành phần của KSNB đều có liên quan đến mỗi một mục tiêu của tổ chức. Nhƣ đối với mục tiêu để tổ chức vận hành một cách hiệu lực và hiệu quả thì 5 thành phần của KSNB phải đƣợc đồng thời thực hiện và rất quan trọng đối với những gì nó đạt đƣợc. KSNB không chỉ liên quan đến tổng thể tổ chức mà còn đến từng bộ phận riêng lẻ.

phức tạp, hoạt động và nhịp độ, những đặc tính khác.

 Môi trường kiểm soát

 Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo: Đƣợc thể hiện qua tính cách, tư duy và thái độ khi điều hành công việc của người lãnh đạo. Nhận thức về KSNB của các thành viên trong tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào sự quan tâm của nhà lãnh đạo về xây dựng hệ thống KSNB tốt. Nếu người lãnh đạo chƣa quan tâm đúng mức đến KSNB thì đồng nghĩa với việc các thành viên trong tổ chức cũng không coi trọng KSNB.

 Cơ cấu tổ chức: Bao gồm hệ thống báo cáo phù hợp với tổ chức, thiết lập quy trình báo cáo kịp thời và kết quả thực hiện để đạt mục tiêu đề ra;

Sự phân chia quyền và trách nhiệm báo cáo. Mỗi cấp quản lý ý thức đƣợc quyền hạn của mình tới đâu, ở mức độ nào. Trong cơ cấu của một tổ chức cũng bao gồm bộ phận kiểm toán nội bộ, đƣợc tổ chức độc lập đối với các đối tƣợng kiểm toán và báo cáo trực tiếp đến lãnh đạo cao nhất trong cơ quan.

 Chính sách nhân sự: Thể hiện ở sự tuyển dụng, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật các thành viên trong tổ chức. Mỗi một cá nhân trong một tổ chức đều có vai trò hết sức quan trọng trong KSNB. Do đó, việc thực hiện về chính sách nhân sự của một tổ chức có thể nói là một phần quan trọng trong môi trường kiểm soát. Theo đó, khi ra quyết định tuyển dụng đòi hỏi phải đảm bảo về tƣ cách đạo đức, kinh nghiệm thực tiễn để thực hiện công việc được giao. Như vậy, nhà lãnh đạo cần thực hiện chính sách khen thưởng kịp thời hay kỷ luật nghiêm minh để việc KSNB mang lại hiệu quả tốt.

 Sự liêm chính và giá trị đạo đức cá nhân, chuyên môn của nhà lãnh đạo và của đội ngũ nhân viên: Đạo đức và cung cách điều hành, thái độ của người quản lý sẽ quyết định toàn bộ tổ chức trong việc thiết lập tât cả các chính sách của một đơn vị. Đồng thời, phải cho nhân viên thấy đƣợc tinh thần này trong sứ mệnh, trong tiêu chuẩn đạo đức của tổ chức thông qua hình thức bằng các văn bản chính thức. Sự liêm chính, tôn trọng giá trị đạo đức của nhà lãnh đạo và của đội ngũ nhân viên trong công việc đƣợc thể hiện qua thái độ cƣ xử chuẩn mực của họ. Việc chấp hành các điều lệ, quy định và đạo đức về cách ứng xử của họ thể hiện qua tinh thần đạo đức trong công việc.

 Năng lực nhân viên: Năng lực nhân viên thể hiện ở trình độ hiểu biết, kỹ năng làm việc để đảm bảo cho công việc đƣợc thực hiện một cách trôi chảy. Một nhân viên có năng lực sẽ góp phần xây dựng nên một hệ thống KSNB vững chắc. Lãnh đạo và nhân viên cần có những kỹ năng cần thiết để đánh giá, phân tích những rủi ro nảy sinh trong quá trình thực hiện công việc vì vậy việc đào tạo để nâng cao trình độ nên đƣợc chú trọng. Mỗi cá nhân trong tổ chức đều giữ một vai trò trong hệ thống KSNB, vì đó là trách nhiệm của họ và các cá nhân phải luôn duy trì phát triển trình độ để đảm bảo việc xây dựng, thực hiện và duy trì hệ thống KSNB.

 Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro, không lệ thuộc vào qui mô, cấu trúc loại hình của bất kỳ tổ chức nào, tất các loại hình tổ chức khi hoạt động đều phải đối mặt với các rủi ro, để hạn chế những thiệt hại do rủi ro gây ra, các nhà quản lý cần tuân thủ qui trình đánh giá rủi ro được thể hiện theo từng bước như sau: Nhận

dạng rủi ro; Đánh giá rủi ro và Các biện pháp đối phó.

 Nhận dạng rủi ro

Nhận dạng rủi ro bao gồm rủi ro từ bên ngoài và bên trong, rủi ro ở cấp toàn đơn vị và từng hoạt động, rủi ro đƣợc xem xét liên tục trong suốt quá trình hoạt động của đơn vị. Liên quan đến khu vực công, các cơ quan Nhà nước phải quản trị rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu giao phó, bao gồm cả các chỉ tiêu đƣợc xây dựng trong kế hoạch của đơn vị.

 Đánh giá rủi ro

Để kiểm soát đƣợc rủi ro, vấn đề quan trọng không chỉ là nhận diện các rủi ro tồn tại, mà còn là đánh giá tầm quan trọng, tác hại mà rủi ro gây ra và khả năng xảy ra rủi ro. Có nhiều phương pháp đánh giá rủi ro tùy theo mỗi loại rủi ro, tuy nhiên phải đánh giá rủi ro một cách có hệ thống. Thí dụ phải xây dựng các tiêu chí đánh giá rủi ro, sau đó sắp xếp thứ tự các rủi ro, dựa vào đó nhà lãnh đạo sẽ phân bổ nguồn lực đối phó rủi ro.

 Phát triển các biện pháp đối phó

Có bốn biện pháp đối phó với rủi ro: Phân tán rủi ro, chấp nhận rủi ro, tránh né rủi ro và xử lý hạn chế rủi ro. Trong phần lớn các trường hợp rủi ro phải đƣợc xử lý hạn chế và đơn vị duy trì hệ thống KSNB để có biện pháp thích hợp. Các biện pháp xử lý hạn chế rủi ro ở mức độ hợp lý vì mối liên hệ giữa lợi ích và chi phí nhƣng nếu nhận dạng đƣợc và đánh giá đƣợc rủi ro thì có sự chuẩn bị tốt hơn.

Khi môi trường thay đổi như các điều kiện về kinh tế, chế độ của Nhà nước, công nghệ, luật pháp sẽ làm rủi ro thay đổi thì việc đánh giá rủi ro cũng nên thường xuyên xem xét lại, điều chỉnh theo từng thời kỳ.

Các biện pháp xử lý hạn chế rủi ro ở mức độ hợp lý vì mối liên hệ giữa lợi ích và chi phí nhƣng nếu nhận dạng đƣợc và đánh giá đƣợc rủi ro thì có sự chuẩn bị tốt hơn.

 Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là những chính sách, những thủ tục nhằm hạn chế rủi ro và đảm bảo đạt đƣợc mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị. Để đạt đƣợc hiệu quả cao đòi hỏi hoạt động kiểm soát phải phù hợp, dể hiểu, nhất quán giữa các thời kỳ, có hiệu quả, đáng tin cậy và có liên hệ trực tiếp đến mục tiêu kiểm soát. Các hoạt động điều chỉnh là sự bổ sung cần thiết cho hoạt động KSNB để đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức. Hoạt động kiểm soát và hoạt động điều chỉnh nên xác định được chi phí, do chi phí có thể không tương xứng với hiệu quả mang lại từ chúng (hiệu quả của chi phí).

Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do Ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt đƣợc mục tiêu quản lý cụ thể. Khi thủ tục này đƣợc vận hành một cách hữu hiệu thông qua việc thực hiện một cách nghiêm ngặt các cơ chế quản lý thì các rủi ro của đơn vị cũng sẽ đƣợc phát hiện một cách đầy đủ, chính xác để ngăn chặn kịp thời, hiệu quả.

Các nguyên tắc xây dựng thủ tục kiểm soát:

 Nguyên tắc phân công, phân nhiệm

 Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

 Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn Một số thủ tục kiểm soát căn bản:

- Thủ tục t u ệt và ph chu n: x t duyệt và phê chuẩn có nghĩa là việc một nhà quản lý trong phạm vi quyền hạn của mình quyết định cho ph p

“ai” đƣợc làm một việc gì đó hoặc cho ph p một nghiệp vụ đƣợc thực hiện.

Việc phê duyệt phải phù hợp với quy chế và chính sách đƣợc xây dựng sẵn của đơn vị do người đúng thẩm quyền phê duyệt. Phê duyệt cần phải tuân thủ các quy định: Quy định về cấp phê duyệt, quy định về cơ sở của phê duyệt, quy định về dấu hiệu của phê duyệt, quy định về cấp ủy quyền. Đối với thủ tục phê duyệt cần chú ý: Phê duyệt phải nặng về nội dung hơn hình thức, nếu

không cơ chế kiểm soát sẽ không đƣợc thiết lập chặt chẽ; Phê duyệt phải tránh chồng ch o làm tăng phiền phức, tốn thời gian và ảnh hưởng đến tiến độ công việc; Cấp phê duyệt, việc ủy quyền phê duyệt phải đƣợc phân định một cách rõ ràng.

- Thủ tục t i m nhiệm và ph n c ng ph n nhiệm

Bất kiêm nhiệm và phân công, phân nhiệm nhằm góp phần ngăn chặn và hạn chế việc cá nhân có thể thực hiện và che dấu hành vi gian lận. Thực hiện nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức phải có đủ nguồn lực thì mới thực hiện triệt để và hiệu quả.

Bất kiêm nhiệm là việc các chức năng nếu kết hợp với nhau dễ tạo điều kiện cho sai phạm xảy ra, vì vậy không nên kết hợp với nhau để giao cho cùng một người. Vì vậy phải bất kiêm nhiệm tách biệt 4 chức năng: phê duyệt, thực hiện, ghi nhận và giữ tài sản.

Phân công, phân nhiệm là việc chia tách một nghiệp vụ hay chu trình nghiệp vụ ra thành các bước, các giai đoạn khác nhau và giao cho các cá nhân, bộ phận tham gia đảm trách mỗi bước.

- Thủ tục kiểm tra, đối chiếu: Kiểm tra là việc xem x t một đối tƣợng có phản ánh đúng thực tế hoặc có tuân thủ các quy định đã ban hành hay không. Đối chiếu là việc so sánh giữa hai hay nhiều đối tƣợng với nhau để xem x t sự khớp đúng giữa các đối tƣợng về một hay nhiều thông tin nhất định. Kiểm tra, đối chiếu có thể được thực hiện dưới hình thức tự thực hiện hoặc thực hiện độc lập với người chịu trách nhiệm với đối tượng được kiểm tra, có thể đƣợc thực hiện định kỳ hoặc đột xuất.

- Thủ tục kiểm soát vật chất: là tập hợp tất cả các hoạt động nhằm bảo đảm sự an toàn, toàn vẹn, giảm thiểu tài sản, chứng từ, sổ sách và các phương tiện lưu trữ dữ liệu của tổ chức bị mất mát, lãng phí, lạm dụng, hư hỏng, phá hoại nhƣ kiểm kê tài sản, hạn chế tiếp cận tài sản, bảo quản tài sản