CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƢỢC TRUNG ƢƠNG 3
2.3 THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƢỢC TRUNG ƢƠNG 3
2.3.4 Tổ chức đội ngũ bán hàng
Đặc điểm của đội ngũ bán hàng: Đội ngũ bán hàng của công ty gồm có:
Tổng Giám Đốc, Giám đốc kinh doanh, giám sát ở từng khu vực, Trình dƣợc viên, cộng tác viên bán hàng và thống kê. Đội ngũ bán hàng có đặc điểm sau:
Bảng 2.8 Đặc điểm đội ngũ bán hàng
Chức danh Thâm niên công tác Trình độ
< 5 năm > 5 năm Đại học Cao đẳng Trung cấp
Tổng giám đốc 1 1
Giám đốc kinh doanh 1 3 3 1
Giám sát khu vực 4 3 4 3
Trình dƣợc viên 53 32 16 40
Hỗ trợ kinh doanh 5 5
(Nguồn: từ phòng kinh doanh của công ty)
Bảng trên cho thấy, đội ngủ bán hàng của công ty là các nhân viên năng động, sáng tạo trong công việc, khả năng học hỏi cao. Thế mạnh đội ngủ bán hàng của công ty là hầu hết đều có kinh nghiệm. Thông qua bảng trên ta thấy trình độ của của các cấp quản trị trong đội ngủ bán hàng ở mức cao, đây là điểm thuận lợi cho việc lên các kế hoạch, chiến lược bán hàng và phương thức bán hàng thích hợp trong từng thời kỳ một cách hợp lý. Tuy nhiên, trình độ của các nhân viên bán hàng cấp dưới còn thấp, công ty cần tăng cường đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên trong bán hàng, đồng thời để công ty có thể phát triển trong lâu dài thì thực sự cần thiết phải quan tâm đến việc tuyển dụng nhân viên có trình độ cao hơn, đáp ứng nhu cầu công việc.
Quy mô lực lượng bán hàng:
Bảng 2.9 Quy mô đội ngũ bán hàng
Stt Chức danh Số lƣợng
1 Tổng giám đốc 1
2 Giám đốc kinh doanh 4
3 Giám sát khu vực 7
4 Trình dƣợc viên 85
5 Hỗ trợ kinh doanh 5
Tổng cộng 102
(Nguồn: Từ phòng kinh doanh của công ty)
Tổng giám đốc: Chịu trách nhiệu điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty, hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra và đánh giá toàn bộ hoạt động kinh doanh của cả công ty.
Giám đốc kinh doanh: Tham mưu cho Tổng giám đốc và chịu trách nhiệm về các hoạt động kinh doanh công ty về khu vực mình phụ trách và trực tiếp tổ chức kinh doanh trên thị trường để thực hiện kế hoạch của tổng công ty.
Giám sát khu vực: Quản lý, điều hành trình dƣợc viên trong khu vực quản lý. Xây dựng kế hoạch bán hàng mỗi tháng trong khu vực mình phụ trách dựa trên kế hoạch của phòng kinh doanh. Trực tiếp mở rộng tìm kiếm khách hàng mới trên địa bàn phụ trách để phát triển doanh số. Ngoài ra, còn trực tiếp triển khai theo dõi tiến độ kế hoạch bán hàng và còn phải đảm bảo việc thiết lập kế hoạch bán hàng phù hợp với chính sách công ty.
Trình dƣợc viên: Đảm bảo lịch trình viếng thăm và bán hàng đến các khách hàng là nhà thuốc, hiệu thuốc trong địa bàn hay khu vực mình phụ trách. Triển khai đến khách hàng các chương trình khuyến mãi cũng như các chính sách hỗ trợ bán hàng của công ty. Nắm bắt về tình hình thị trường cũng nhƣ đối thủ cạnh tranh và thông báo kịp thời cho giám.
Hỗ trợ kinh doanh: Hỗ trợ cho toàn bộ trình dƣợc viên, giám sát, cộng tác viên để kết nối hỗ trợ hoạt động kinh của công ty.
a. Tuyển dụng đội ngũ bán hàng
Sau khi thiết kế xong cơ cấu tổ chức và phân chia khu vực thì việc tiếp theo của các giám đốc bán hàng là tuyển dụng và đào tạo bán hàng.
Hiện nay, việc tuyển dụng nhân viên cho đội ngũ bán hàng ở công ty do phòng nhân sự kết hợp với các giám đốc bán hàng đảm nhiệm. Các giám đốc bán hàng đƣa ra các tiêu chuẩn và yêu cầu, sau đó Phòng nhân sự có trách nhiệm chiêu mộ và phỏng vấn lần đầu để chọn ra những ứng viên phù hợp.
Sau đó giám đốc bán hàng trực tiếp của vị trí cần tuyển sẽ phỏng vấn lần thứ hai và lựa chọn ứng viên phù hợp nhất với vị trí cần tuyển. Tình hình tuyển dụng của công ty trong 3 năm qua từ năm 2016 – 2018 là không ổn định, công ty tuyển thêm nhân viên khi có nhân viên bán hàng nào nghỉ việc. Trong quá trình tuyển dụng, công ty đặt ra các tiêu chí quan trọng nhất là: Kinh nghiệm, khả năng tạo mối quan hệ và các mối quan hệ trong ngành của các ứng viên (nhƣ: khả năng tiếp xúc với các nhà thuốc, phòng mạch và các bác sĩ…). Với
các tiêu chí đó công ty sẽ không phải mất nhiều thời gian và chi phí cho quá trình đào tạo nhân viên mới. Do các sản phẩm của công ty đa phần là dòng thuốc phổ thông nên các nhân viên đã có kinh nghiệm thì công ty không phải đào tạo về sản phẩm cho họ.
b. Đào tạo đội ngũ bán hàng
Để có đƣợc một nhân viên bán hàng giỏi và lực lƣợng bán hàng chuyên nghiệp, thì ngoài công tác tuyển dụng tốt, ngoài ra công tác đào tạo cũng là một phần quan trọng.
Tình hình hoạt động đào tào đội ngũ bán hàng của công ty trong những năm qua rất ít và cũng chỉ do nội bộ công ty đào tạo. Với mỗi một vị trí công việc, công ty hầu nhƣ chỉ đào tạo sơ qua khi nhân viên đó mới đƣợc tuyển dụng về chuyên môn, còn về sản phẩm mới thì cũng đào tạo theo nhóm sản phẩm hàng năm công ty đưa ra thị trường mà chưa có những hương trình đào tạo về các sản phẩm mới nói chung của ngành Dƣợc để nhân viên có thể tiếp cận được những thông tin mới nhất của thị trường. Với đội ngũ nhân viên bán hàng là bộ phận rất quan trọng trong quy trình bán hàng của Công ty, họ thường xuyên tiếp xúc và chăm sóc với khách hàng mới, khách hàng cũ.
Tuy nhiên trong chương trình đào tạo của công ty chưa có những chương trình đào tạo về kỹ năng bán hàng, chăm sóc khách hàng, những kỹ năng giao tiếp… Công ty cần xem xét đào tạo những kỹ năng cần thiết này cho đội ngũ nhân viên bán hàng một cách thường xuyên hơn để nâng cao hiệu quả công việc.
c. Chế độ lương thưởng dối với đội ngũ bán hàng
Hiện tại công ty áp dụng chế độ tiền lương trực tiếp và thưởng trên phần trăm doanh đạt được theo từng tháng. Việc áp dụng chế độ tiền lương như vậy sẽ giúp công ty có thể đoán trước được chi phí và nhân viên có thể biết được thu nhập của họ sẽ ra sao.
* Đối với trình dược viên thử việc: Thử việc 2 tháng, tháng đầu doanh số tối thiểu phải đạt 35.000.000 đồng và tổng doanh số 2 tháng thử việc phải lơn hơn 100 triệu đồng thì được xem xét ký hợp đồng chính thức. Lương và chi phí (Nếu doanh số lớn hơn 35.000.000 đồng/tháng thì áp dụng mức lương nhƣ trình dƣợc viên chính thức; Nếu doanh số đạt 35.000.000 đồng /tháng được hưởng mức lương 3.000.000 đồng/tháng; Còn nếu doanh số đạt dưới 35.000.000 đồng/tháng thì lương bằng 6% x doanh số thực tế).
* Đối với trình dược viên: Trình dƣợc viên chính thức phải đạt mức doanh số tối thiểu là 70.000.000 đồng/tháng, lương và thưởng được quy định nhƣ sau:
Bảng 2.10 Bảng lương trình dược viên
Đơn vị tính: Đồng Stt T(%) Lương cơ
bản Phụ cấp Thưởng Ghi chú 1 T< 70 2.500.000 500.000
2 70 ≤ T< 80 2.500.000 500.000 1.000.000 3 80 ≤ T< 100 2.500.000 500.000 1.500.000 4 T= 100 2.500.000 500.000 2.500.000
5 T > 100 2.500.000 500.000 2.500.000 + 10% doanh số vƣợt Trong đó T = (Doanh số thực tế/ Doanh số tối thiểu)
(Nguồn: Từ phòng hành chính của công ty)
Nếu trong 1 quý trình dƣợc viên đạt đƣợc mức doanh số tối thiếu là 210.000.000 đồng/ quý thì sẽ được thưởng thêm 0,5% doanh số bán ra trong quý. Nếu 3 tháng liên tiếp không đạt mức doanh số tối thiểu 70.000.000 đồng/tháng thì công ty xem xét đánh giá lại trình dƣợc viên. Ngoài ra nếu trình dƣợc viên đạt đƣợc doanh số lơn hơn hoặc bằng doanh số tối thiểu và thanh toán tiền hàng về công ty trong thời gian 15 về công ty (tính từ ngày xuất hóa đơn) thì trình dược viên còn được hưởng 2 % chiếc khấu thanh toán.
* Đối với giám sát khu vực: Lương 8.000.000 đồng/tháng, nếu doanh số khu vực phụ trách lơn hơn chỉ tiêu đưa ra thì được hưởng 1% doanh số vượt.
Mức lương cơ bản và phụ cấp của trình dược viên công ty là 3 triệu đồng là khá thấp so với các công ty kinh doanh cùng lĩnh vực. Ta phân tích một cách kỹ càng về bản chất công việc mà lực lƣợng bán hàng phụ trách thì nó chƣa hợp lý. Trình dƣợc viên là một bộ phận nòng cốt của công ty, là lực lƣợng tạo ra doanh thu và lợi nhuận cho công ty, nuôi sống bộ máy công ty.
Họ là bộ phận tạo ra sản phẩm trực tiếp là doanh số và lợi nhuận, vì vậy có thể đánh giá đƣợc cụ thể mỗi một cá nhân tạo ra khoản doanh thu lợi nhuận nào một cách rõ ràng. Nếu như áp dụng cách tính lương như trên sẽ tạo ra mức lương bằng nhau giữa các nhân viên, giữa nhân viên có thâm niên công tác lâu với nhân viên mới vào. Do vậy việc tính lương cơ bản như trên là chưa hợp lý, chƣa khuyến khích đƣợc nhân viên.
Ngoài khoản lương cơ bản như trên, công ty còn có chính sách thưởng cho nhân viên dựa trên doanh số vƣợt mức chỉ tiêu hàng tháng. Cách tính thưởng cho nhân viên bán hàng trên doanh số vượt. Và mức thưởng của nhân viên bán hàng sẽ được thông báo và trả thưởng vào trước ngày cuối cùng của tháng tiếp theo. Việc áp dụng tiêu chuẩn tính thưởng còn chưa được hợp lý, chƣa tính đến yếu tố khu vực, bởi vì với mỗi một khu vực bán hàng có mức độ tiềm năng hay khả năng cạnh tranh khác nhau. Không thể quy định chung một tiêu chuẩn đánh giá cho mọi khu vực bán hàng nhƣ hiện nay. Điều đó làm cho nhân viên cảm thấy sự bất bình đẳng khi họ phải quản lý ở những khu vực địa lý có ít tiềm năng hơn.
d. Động viên khuyến khích đối với đội ngũ bán hàng
Trong những năm vừa qua, ngoài việc phát huy động viên nhân viên làm việc có hiệu quả, công ty cũng tích cực chăm lo động viên khuyến khích tạo
động lực cho nhân viên nói chung và nguồn nhân lực cho bán hàng nói riêng về tài chính cũng nhƣ về cả tinh thần:
Về tài chính: Hàng năm ngoài việc thưởng thành tích hàng quý cho nhân viên thì đến cuối mỗi năm công ty xét thành tích của nhân viên bán hàng suất sắc. Mỗi một nhân viên bán hàng suất sắc của năm sẽ được mức thưởng tuỳ theo mức độ hoàn thành của công việc suất sắc đến mức nào. Đây là một hình thức khuyến khích nhân viên bán hàng rất hiệu quả, tạo cho họ động lực để hoàn thành tốt và suất sắc công việc đƣợc giao;
Về tinh thần: Để thực hiện tốt mục tiêu động viên khuyến khích người lao động, công ty thành lập tổ chức công đoàn. Tổ chức này do nhân viên trong công ty bầu ra nhằm bảo vệ quyền lợi cho họ. Công đoàn công ty tổ chức đƣợc nhiều hoạt động chăm lo đến đời sống, bảo vệ quyền lợi chính đáng của cán bộ nhân viên, tạo ra một không khí làm việc lành mạnh, chan hòa tình thân ái và tương trợ. Công đoàn công ty đạt được một số kết quả quan trọng, là động lực để thúc đẩy các hoạt động kinh doanh của công ty phát triển nhƣ:
- Tổ chức cho cán bộ nhân viên đi tham quan du lịch hàng năm;
- Tổ chức sinh nhật các nhân viên, thăm hỏi, động viên hỗ trợ các gia đình lúc vui buồn, khó khăn hoặc ốm đau, tặng hoa, quà chúc mừng sinh nhật nhân viên và thường xuyên tổ chức tham dự và tặng quà cưới cho các nhân viên kịp thời, đúng ngày;
- Tổ chức lễ kỷ niệm, tặng quà chúc mừng chị em nhân ngày 20/10; Kỷ niệm Ngày quốc tế phụ nữ 8/3, ngoài tổ chức lễ kỷ niệm, tặng quà cho chị em;
- Tổ chức các hoạt động vui chơi giải trí, thể dục thể thao, giao lưu bóng đá…
Nhƣ vậy, chính những hoạt động mà công ty tạo ra thông qua tổ chức công đoàn cũng phần nào góp phần tạo động lực về mặt tinh thần cho nhân
viên nói chung và cho lực lƣợng bán hàng nói riêng hoàn thành tốt công việc của mình.