CHƯƠNG 2 CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH
2.4 Các tiêu chí đánh giá năng lực Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng
Yếu tố quan trọng nhất quyết định hiệu quả QLDA là con người vì vậy để quản lý hiệu quả, đòi hỏi đội ngũ cán bộ của Ban QLDA phải có năng lực cao, thể hiện ở kiến thức, kỹ năng và thái độ tốt.
Đội ngũ nhân sự dự án phải đảm bảo việc tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát nguồn lực để đảm bảo tiến độ, cũng như yêu cầu kỹ thuật và chất lượng của dự án. Để nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ quản lý dự án, cần bắt đầu từ khâu lựa chọn, tuyển dụng, thuyên chuyển cán bộ của CĐT, tiếp đến là việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực bằng các chương trình, hình thức đa dạng, tiện lợi, hiệu quả. Bên cạnh đó cần tăng tinh thần đoàn kết, giao lưu làm việc nhóm để ngoài phát huy năng lực của từng cá nhân, có thể phát huy được toàn bộ sức mạnh to lớn của ban dự án. [30]
Năng lực lập kế hoạch dự án
Lập kế hoạch dự án là toàn bộ các công việc được sắp xếp theo trình tự về thời gian và không gian để giúp dự án đạt tiến độ đề ra, đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật, yêu cầu về chất lượng trong nguồn chi phí cho phép của dự án.
Việc lập kế hoạch dự án có bản chất là tổ chức dự án theo một trình tự logic, khoa học, chi tiết hóa mục tiêu của dự án bằng các công việc cụ thể và cách thực hiện các công việc đó.
Các loại kế hoạch mà ban QLDA ĐTXD cần phải lập được là kế hoạch phạm vi, kế hoạch thời gian (tiến độ), kế hoạch chi phí, kế hoạch nhân lực và kế hoạch quản lý chất lượng.
Năng lực quản lý đấu thầu và thực hiện hợp đồng
Khi dự án được phê duyệt, ban QLDA sẽ có các hạng mục và nội dung công việc cần thực hiện của dự án. Dựa vào các hạng mục và nội dung công việc, ban QLDA sẽ đại diện cho CĐT tổ chức đấu thầu từng hạng mục cho các nhà thầu thi công có đủ năng lực triển khai.
Đối với mỗi dự án riêng, tùy vào tính chất, mức độ quan trọng, tổng mức đầu tư mà ban QLDA có thể áp dụng hình thức đấu thầu công khai hoặc chỉ định thầu theo yêu cầu của CĐT cũng như tuân thủ các quy định của pháp luật. Công tác đấu thầu phải đảm bảo công khai, minh bạch, lựa chọn được nhà thầu có đủ năng lực để thực hiện dự án.
Nếu ban QLDA hạn chế về mặt trình độ, chuyên môn và nguồn lực thì có thể thuê đơn vị tư vấn đấu thầu thực hiện tổ chức đấu thầu dưới sự giám sát của CĐT và ban QLDA.
Hợp đồng là tài liệu pháp lý quan trọng quy định trách nhiệm và quyền hạn của các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng và các bên bắt buộc phải thực hiện đúng các điều khoản trong hợp đồng. Nếu một trong các bên vi phạm điều khoản đã được quy định trong hợp đồng thì bên kia sẽ được pháp luật bảo hộ quyền lợi.
Năng lực quản lý thời gian dự án
Quản lý thời gian dự án là công tác quản lý nhằm đảm bảo dự án được hoàn thành theo đúng tiến độ đề ra, bao gồm xác định chi tiết các công việc cụ thể, sắp xếp trình tự, bố trí và khống chế thời gian hoàn thành các công việc để hoàn thành đúng tiến độ. Trong quá trình triển khai thực hiện các công việc cụ thể cần tiến hành kiểm tra, theo dõi và đánh giá thời gian, tiến độ hoàn thành các công việc.
Trước khi triển khai thì công xây dựng, một dự án đều được khống chế hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định, dựa vào yêu cầu đó, các nhà thầu thi công cần
lập tiến độ thi công chi tiết cho từng công việc, bố trí thi công tuần tự hoặc song song, xen kẽ các công việc để đạt hiệu quả cao nhất và vẫn phải đảm bảo với tổng tiến độ của toàn dự án. Nhà thầu thi công cùng các bên liên quan như CĐT, TVGS.... có trách nhiệm theo dõi, giám sát tiến độ thi công các công việc và có biện pháp điều chỉnh kịp thời khi có vấn đề xảy ra.
Dựa vào tiến độ thi công, ban QLDA cần tiến hành kiểm tra, giám sát, theo dõi sát sao các công việc. Nếu tiến độ thi công của hạng mục nào đó bị chậm trễ, ban QLDA cần tìm hiểu nguyên nhân để có biện pháp khắc phục hiệu quả, có trách nhiệm đôn đốc, nhắc nhở kịp thời để đảm bảo dự án hoàn thành đúng kế hoạch đề ra. Bên cạnh đó, ban QLDA cũng cần nghiên cứu đề ra các biện pháp mới, áp dụng khoa học kỹ thuật để có thể rút ngắn thời gian hoàn thành các công việc nhất có thể mà vẫn đảm bảo thực hiện đúng, đủ các bước và dự án cũng vẫn đảm bảo các yêu cầu về kỹ thuật, chất lượng.
Năng lực quản lý chi phí dự án
Quản lý chi phí dự án là việc bố trí nguồn lực, dự tính giá thành và khống chế chi phí bao gồm quản lý định mức dự toán, đơn giá xây dựng, thanh quyết toán chi phí.... để đảm bảo dự án không bị vượt quá hạn mức cho phép (tổng mức đầu tư).
Ban QLDA cần nắm rõ chi phí dự toán cho từng công việc, hạng mục cụ thể của dự án. Nếu các hạng mục này được đưa ra đấu thầu công khai thì cần so sánh giữa giá dự thầu và giá dự toán. Từ đó lựa chọn được nhà thầu có giá dự thầu thấp nhất và thấp hơn giá dự toán nhưng vẫn đảm bảo đủ năng lực về tài chính cũng như kỹ thuật để thực hiện dự án, không để dự án bị đình trệ, chậm tiến độ.
Trong suốt quá trình thực hiện triển khai dự án, ban QLDA cần đảm bảo chi phí của các hạng mục công việc được thực hiện đúng, không gây lãng phí, thất thoát. Nếu trong quá trình thi công, chi phí thực tế bị vượt dự toán, thì ban QLDA cần tìm hiểu nguyên nhân và có giải trình hợp lý với CĐT.
Năng lực quản lý chất lượng
Quản lý chất lượng dự án bao gồm các công việc quy hoạch, khống chế và đảm bảo chất lượng để QLDA một cách có hệ thống, đạt được yêu cầu về chất lượng đã đề ra.
Chất lượng của dự án có ảnh hưởng rất quan trọng đến việc sử dụng sau này, liên quan đến an toàn tài sản và tính mạng, ổn định của xã hội vì vậy ban QLDA cần đảm bảo và tuân thủ các quy định về quản lý chất lượng của Nhà nước đề ra.
Năng lực của ban QLDA được thể hiện ở việc tổ chức giám sát chất lượng dự án từ giai đoạn khảo sát, thiết kế, giai đoạn thực hiện dự án cho đến giai đoạn thanh quyết toán, bàn giao đưa công trình vào sử dụng.
Trong giai đoạn thiết kế, cần giám sát chất lượng thiết kế kỹ thuật, đảm bảo độ bền vững của công trình, phù hợp với yêu cầu, mục đích sử dụng. Trong giai đoạn thi công, luôn luôn theo dõi, giám sát tại hiện trường để đảm bảo việc thi công các kết cấu, hạng mục theo đúng bản thiết kế. Nếu chất lượng thi công không đảm bảo, không được như thiết kế thì cần có biện pháp điều chỉnh, xử lý kịp thời, tránh gây thiệt hại lớn. Khi nghiệm thu công trình cần kiểm tra chất lượng của tổng thể toàn bộ công trình cũng như của từng kết cấu hạng mục trước khi tiến hành bàn giao và đưa công trình vào sử dụng.
Năng lực về cơ sở vật chất và trang thiết bị
Để có thể thực hiện tốt được chức năng QLDA, ban QLDA cần đảm bảo có đầy đủ các thiết bị, máy móc, phần mềm quản lý.... cần thiết. Trong từng giai đoạn của dự án đều yêu cầu những thiết bị, máy móc, phần mềm quản lý cụ thể riêng để phục vụ cho quá trình theo dõi, giám sát, kiểm tra, giúp dự án đạt yêu cầu về kỹ thuật, chất lượng, đảm bảo yêu cầu về tiến độ và chi phí thực hiện trong giới hạn cho phép.
Năng lực về cơ sở vật chất và trang thiết bị phụ thuộc vào sự đầu tư, quan tâm của CĐT, kinh phí cho quản lý dự án. Điều này phụ thuộc vào quy mô, tính chất của từng dự án cụ thể. Nếu không có đủ trang thiết bị phục vụ việc QLDA thì ban QLDA có thể thuê của đơn vị, tổ chức bên ngoài để phục vụ cho các hoạt động quản lý của mình.