2. Lý luận cơ bản về tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
TK 627, 641, 621 Giá trị thực tế nguyên vật
Giá trị thực tế nguyên vật
2.4. Hình thức kế toán áp dụng
Tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của mỗi doanh nghiệp mà các doanh nghiệp lựa chọn hình thức sổ sách kế toán sao cho phù hợp với doanh nghiệp mình, nhằm cung cấp thông tin kế toán kịp thời, đầy đủ, chính xác và nâng cao hiệu quả công tác kế toán.
Hiện nay có 5 hình thức sổ kế toán mà doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng cho doanh nghiệp mình.
- Hình thức sổ kế toán nhật ký chung - Hình thức sổ kế toán nhật ký sổ cái - Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ - Hình thức sổ cái nhật ký chứng từ - Hình thức kế toán trên máy vi tính
2.4.1. Theo hình thức Nhật ký chung.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký, trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo thứ tự thời gian phát sinh và định khoản nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để chuyển ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán nhật ký chung sử dụng các loại sổ kế toán chủ yếu: sổ nhật ký chung (hoặc sổ nhật ký đặc biệt), sổ cái, thẻ kế toán chi tiết
Sơ đồ 3-4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung:
Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra: -Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc, đối tượng cần theo dõi chi tiết, kế toán ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan, đồng thời ghi vào sổ nhật ký chung, sau đó chuyển ghi vào các sổ cái có liên quan. Trường hợp đơn vị mở sổ nhật ký đặc biệt (nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, nhật ký mua hàng, nhật ký bán hàng) thì căn cứ chứng từ gốc ghi vào sổ nhật ký đặc biệt, định kỳ hoặc cuối tháng lấy số liệu liên quan chuyển ghi vào các sổ cái.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái lập bảng cân đối phát sinh, đồng thời lập bảng tổng hợp chi tiết, sau khi đối chiếu số liệu tổng hợp trên sổ cái và số liệu chi tiết sẽ lập báo cáo tài chính.
Chứng từ gốc
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ cái Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết
- Ưu, nhược điểm:
+ Ưu điểm: Hình thức ghi sổ này thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra chi
tiết từng chứng từ gốc, thích hợp với việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán.
+ Nhược điểm: Sổ nhật ký và sổ cái sử dụng riêng nên khối lượng ghi
chép còn trùng lặp nhiều.
2.4.2.Theo hình thức nhật ký – Chứng từ.
Đặc trưng cơ bản của hình thức này là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được tập hợp và hệ thống hoá theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế theo các tài khoản đối ứng nó, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi theo thứ tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kết toán) trên cùng 1 quyển sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.
Hình thức kế toán nhật ký –chứng từ sử dụng các loại sổ kế toán chủ yếu sau: nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái, bảng phân bổ, thẻ kế toán chi tiết.
Sơ đồ 3-4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký- chứng từ:
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
- Trình tự ghi sổ:
Hàng tháng khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán ghi vào các chứng từ có liên quan. Đối với các nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào các bảng kê hoặc sổ (thẻ) kế toán chi tiết thì căn cứ vào các bảng kế hoặc sổ (thẻ) kế toán chi tiết để ghi vào nhật ký chứng từ.
Cuối kỳ, tổng hợp số liệu trên các sổ nhật ký để ghi vào sổ cái các tài khoản. Căn cứ vào số liệu tổng hợp trên các sổ cái, trên bảng tổng hợp chi tiết và trên các sổ nhật ký chứng từ để lập các báo cáo tài chính.
- Ưu, nhược điểm:
+ Ưu điểm: Giảm đáng kể khối lượng ghi chép hàng ngày, thuận tiện cho việc lập báo cáo tài chính, cung cấp số liệu kịp thời cho quản lý, tạo điều kiện chuyên môn hoá cán bộ kế toán.
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Bảng kê Nhật ký chứng từ
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính
Thẻ và sổ kế toán chi tiết
+ Nhược điểm: Kết cấu phức tạp đòi hỏi trình độ nhân viên kế toán phải
cao, không thuận tiện cho việc áp dụng máy tính vào công tác kế toán, không phù hợp với đơn vị có quy mô nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh 2.4.3.Theo hình thức chứng từ-ghi sổ.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ – ghi sổ”.
Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ sử dụng các loại sổ kế toán chủ yếu sau: sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Sơ đồ 3-5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết
- Trình tự ghi sổ:
Căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc để lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ chứng từ ghi sổ ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái. Những đối tượng cần theo dõi chi tiết sẽ căn cứ vào từng chứng từ gỗc để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết, cuối tháng lập bảng tổng hợp chi tiết
Cuối kỳ căn cứ vào sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh, sau khi đối chiếu số liệu trên bảng cân đối số phát sinh với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, đối chiếu số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết với số liệu tổng hợp trên sổ cái, kế toán sẽ lập bảng báo cáo tài chính.
- Ưu, nhược điểm:
+ Ưu điểm: Dễ làm, dễ kiểm tra, công việc kế toán được phân công đều trong tháng, phù hợp vói mọi DN, thuận tiện cho việc áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán.
+ Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp, làm tăng khối lượng ghi chép chung,
nhiều sổ kế toán, nếu có sai sót thì phải sửa trên nhiều sổ.
2.4.4.Theo hình thức nhật ký- sổ cái.
Đặc trưng cơ bản của hình thức này là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi theo thứ tự thời gian và nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng 1 quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ nhật ký-sổ cái. Căn cứ vào sổ nhật ký-sổ cái là các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc.
Hình thức kế toán nhật ký-sổ cái sử dụng các loại sổ kế toán chủ yếu sau: sổ nhật ký-sổ cái, sổ quỹ, sổ cái và các sổ (thẻ) kế toán chi tiết.
Sơ đồ 3-6: Trình tự kế toán theo hình thức nhật ký-sổ cái.
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra - Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày, căn cứ vào những chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp, lập định khoản kế toán rồi ghi vào sổ nhật ký-sổ cái, đồng thời ghi vào các sổ chi tiết cần thiết.
Cuối tháng phải khoá sổ và tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa nhật ký-sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết, sau đó lập báo cáo tài chính.
- Ưu nhược, điểm
+ Ưu điểm: Khối lượng công việc ít, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu, không trùng
lặp.
+ Nhược điểm: chỉ phù hợp với những DN có quy mô nhỏ, số lượng tài
khoản ít, số lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ít Chứng từ gốc
Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Nhật ký-sổ cái
Báo cáo tài chính
Sổ (thẻ) kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
II.THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN NGỌC KHÁNH NĂM 2013