PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 2: NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH NỘI THẤT ZIP TẠI THÀNH PHỐ HUẾ
2.1. CÔNG TY TNHH NỘI THẤT ZIP
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty
Sơ đồ2.2: Cơ cấu tổchức của Công ty TNHH Nội thất ZIP
(Nguồn: Phòng kếtoán - Công ty TNHH Nội thất ZIP) Chức năng của các bộphận Cụthể như sau:
GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
KHỐI VĂN PHÒNG KHỐI KINH DOANH
Phòng kinh doanh
Support Phòng nhân
sự
Phòng Kế toán
Giám sát/
QA ASM
Showroom Thiết
kế
Cơ sở vật chất
Kiểm soát
nội bộ
Kếtoán sản xuất - tổng
hợp
Kếtoán vật tư
hàng hóa
Quản lý Nhân
viên bán hàng NHÀ MÁY
Tổ mộc
Cơ khí
Sơn nhám
Tổ đệm
Thi Trợ lý giám đốc công
Trường Đại học Kinh tế Huế
Giám đốc: Là người có quyền lực cao nhất, giữchức năng quản lý, tổchức điều hành mọi hoạt động của công ty, là người đại diện trước pháp luật, người trực tiếp ký hợp đồng, có quyền tuyển dụng, quyền khen thưởng nhân viên và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty, đảm bảo các chỉ tiêu doanh thu, chiến lược marketing và kếhoạch kinh doanh đãđềra.
Phó giám đốc: Làm công việc là giúp việc cho Giám đốc trong quản lý điều hành các hoạt động của công ty theo sự phân công của Giám đốc, chủ động tích cực triển khai, thực hiện nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hiệu quảcác hoạt động.
Trợ lý giám đốc: Kiểm soát, giám sát các công việc về vận hành của Công ty cho Giám đốc. Triển khai các công việc được giao. Báo cáo định kỳ, xử lý các công việc bất thường của công ty, thay mặt Giám đốc làm việc với các bộphận khi cần, sắp xếp lịch làm việc, lịch họp của Giám đốc và một sốcông việc khác.
Phòng kinh doanh: Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc điều hành sản xuất kinh doanh đúng ngành nghề, đúng pháp luật, mang lại hiệu quảcao. Xây dựng chiến lược kinh doanh chung của Công ty theo từng giai đoạn: ngắn hạn - trung hạn - dài hạn. Có quyền nghiên cứu, đề xuất với lãnh đạo các chiến lược kinh doanh, đề xuất lựa chọn đối tác đầu tư liên doanh, liên kết. Nghiên cứu vềthị trường và đối thủcạnh tranh.
Phòng thiết kế:Tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc mẫu mã sản phẩm theo nhu cầu và thị hiếu khách hàng. Đàm phán, tư vấn cho khách hàng vềviệc bố trí sản phẩm nội thất. Thiết kế sản phẩm theo sựchỉ đạo của Ban Giám đốc và khách hàng.
Cùng với Giám đốc tham gia tư vấn thiết kế tại các dựán lớn. Thiết kế, lên ý tưởng , triển khai các dự án từ thiết kế sơ phác đến thiết kế kỹ thuật thi công các công trình:
chung cư, biệt thư, nhà mặt phố, văn phòng, nhà hàng, khách sạn,... Phối hợp các phòng banđể thực hiện hợp đồng thiết kếthi công, kiểm soát chất lượng, tiến độ bản vẽcủa các dự án được giao.
Cơ sở vật chất: Lập kế hoạc duy tu, sửa chữa các hạng mục, công trình lớn;
quản lý phần mềm quản lý công việc tại công ty; quản lý tài sản - trang thiết bịTrường Đại học Kinh tế Huếtoàn bộ
của công ty; xây dựng chiến lược, mục tiêu, kế hoạch hoạt động hằng năm của công ty; quản lý thuê baođường truyền internet của các showroom, kiểm kê tài sản định kỳ.
Kiểm soát nội bộ: Tham mưu cho Ban Giám đốc về các vấn dề liên quan đến quản trị rủi ro trong việc xây dựng, thực hiện các quy chế, quy trình của Công ty; tham mưu đềxuất các biện pháp quản trị rủi ro trong các hoạt động đầu tư tài chính, cho vay và thực hiện các nhiệm vụ khác mà Công ty được giao trong tưng thời kỳ hoạt động;
thực hiện công tác kiểm soát nội bộcủa Công ty.
Phòng nhân sự: Lập kếhoạch, tổchức tuyển dụng nhân sự định kỳcho Công ty;
quản lý, lưu trữthông tinứng viên; đánh giá và lựa chọn các kênh tuyển dụng phù hợp với từng vị trí công việc; quản lý chấm công, tính lương và chấp hành nội quy của cán bộcác phòng ban; lên kếhoạc và triển khai tuyển dụng; xây dựng kếhoạch và tổchức giám sát việc thực hiện; hỗtrợcác bộphận khác trong việc quản lý đào tạo nhân viên;
giám sát quy trình sản xuất tại nhà máy, giải quyết các công việc phát sinh và thực hiện một sốcông việc được ban lãnhđạo công ty yêu cầu.
Phòng kếtoán: Có chức năng quyết toán sổ sách, tính các chi phí và lợi nhuận, doanh thu của công ty; ghi chép, quản lý sổ sách, chứng từkế toán, lập báo caoso tài chính và báo cáo quản trịkinh doanh theo yêu cầu của cơ quan Nhà nước và Giám đốc công ty.
Kếtoán tổng hợp: Thực hiện công việc kế toán theo sự phân công của cấp trên, hoạch toán các nghiệp vụ phát sinh (hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra, xuất nhập kho);
cập nhật, kiểm tra hóa đơn, chứng từ; kiểm soát thu - chi, chi phí; phối hợp với các đồng nghiệp kịp thời các sai sót, phồi hợp đồng nghiệp xử lý và báo cáo quản lý cấp trên.
Kế toán vật tư hàng hóa: Theo dõi tình hình xuất - nhập - tồn kho vật tư, sản phẩm, hàng hóa về mặt số lượng và giá trị tại các kho của Công ty; kiểm tra chứng từ hàng nhập phải có đủ hồ sơ nhập, hàng xuất phải đủ thủ tục xuất; định kỳ phải đối chiếu số lượng với thủkho và lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho sản phẩm, vật tư hàng hóa vào cuối tháng; theo dõi tình hình tăng, giảm, tồn kho các loại vật tư; phânTrường Đại học Kinh tế Huế
loại hàng hóa phải rõ ràng, mã hàng hóa phải thống nhất cách theo dõi với phòng kinh doanh; đối chiếu số dư hàng tháng với phòng kinh doanh kịp thời giải quyết ngay những trường hợp chênh lệch.
Bộphận giám sát, Q/A (Question and ask): Hằng ngày check camera kiểm tra, giám sát các Bộphận tuân thủquy trình, quyđịnh làm việc; thông báo các lỗi vi phạm cho Trưởng bộphận và nhân viên vi phạm quy trình/ quyđịnh làm việc; thực hiện các báo cáo liên quan công việc hằng ngày cho quản lý cấp trên.
ASM (Area sale manager): Chịu trách nhiệm doanh sốkhu vực của mình, setup showroom mới trong thời gian ngắn theo tiêu chuẩn của Công ty, tuyển dụng và đào tạo Quản lý và nhân viên showroom dự phòng cho biến động nhân sự tại vùng mình phụ trách; giám sát, kiểm tra để đảm bảo tình trạng showroom và nhân sự đạt chuẩn của Công ty, nắm bắt đặc thù khách hàng và thị trường trong vùng, hiểu được đối thủ cạnh tranh và thếmạnh của Công ty, nắm bắt và hỗtrợ kịp thời cho Showroom để đạt mục tiêu doanh số Công ty đưa ra.
Quản lý Showroom: Theo dõi, giám sát tình hình bán hàng, hoàn thành chủtiêu doanh số; trực tiếp giải quyết và chịu trách nhiệm các công việc phát sinh liên quan đến khách hàng, nhân viên, trung tâm thương mại; quản lý nhân viên bán hàng; quản lý cửa hàng, hoàn thành các báo cáo công việc theo yêu cầu của Công ty; có trách nhiệm và chủ dộng trong việc phát triển của hàng, nhân viên và Công ty; Xây dựng hìnhảnh thương hiệu ZIP chuyên nghiệp, cao cấp và uy tín đối với khách hàng, nhân viên.
Nhân viên bán hàng:Tươi cười, thân thiện chào đón khách thăm quan đến mua hàng. Tư vấn về sản phẩm, thực hiện các thủ tục bán hàng cho khách hàng. Tư vấn thực hiện các hợp đồng cho khách. Chăm sóc khách hàng thăm quan. Giải quyết các yêu cầu của khách hàng. Quản lý hàng hóa trong gian hàng, vệsinh sạch sẽ, gọn gàng.
Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên giao phó.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Nhà máy: Sau khi nhận được Lệnh sản xuất, Kỹ thuật nhà máy tiến hành: bóc tách bản vẽ, ước tính lượng vật tư định mức, kiểm tra lượng vật tư; tách khối lượng công việc cho từng tổtheo chức năng của mỗi tổsản xuất.
Cơ khí: Công nhân đứng máy CNC: mài, đánh bóng ản phẩm cơ khí, các công việc liên quan đến sản xuất tại bộphận cơ khí của nhà máy.
Kỹ sư cơ khí: vẽ 3D chi tiết các sản phẩm cơ khí; tham gia nhóm thiết kế, gai công khuôn nhựa, khuôn đọt dập; lắp đặt, chạy thử, nghiệm thu máy cơ khí; thiết kếvà giám sát, gia công các thiết bị cơ khí; bóc tách khối lượng vật tư cơ khí; lập bản vẽkỹ thuật, đọc và triển khai bản vẽkỹthuật.
Tổmộc: Gia công gỗ, tạo hình gỗthành các sản phẩm dựa trên bản thiết kế; thực hiện tính toán, đo đạc trên các vật liệu đểcó các thông sốchính xác; kiểm tra, thay thế các vật liệu gỗ; cập nhật mẫu mã mới, đảm bảo nguồn nguyên liệu.
Sơn nhám: Theo dõi, xúc tiến xử lý về chất lượng sơn; cải tiến nâng cao chất lượng công đoạn; tư vấn phối màu cho các dự án, tiếp nhận công nghệmới về sơn và hóa chất xử lý bề mặt, tham gia đào tạo nhân công về sơn khi có yêu cầu, viết tài liệu hướng dẫn và sửdụng sản phẩm sơn, hỗtrợ kỹthuật cho bộphận kinh doanh và khách hàng khi có yêu cần, giải đáp cho khách hàng các vấn dề kỹ thuật liên quan tới sử dụng sơn.
Tổ đệm: Sản xuất đệm theo dây chuyền của Công ty, hỗtrợkỹthuật cho bộphận kinh doanh và khách hàng khi có yêu cần, giải đáp cho khách hàng các vấn dềkỹthuật liên quan tới sửdụng đệm.
Thi công: lắp ráp giường, tủ và các sản phẩm nội thất; bảo hành sản phẩm cho khách hàng; thực hiện các công việc khác theo yêu cầu cấp trên.
Trường Đại học Kinh tế Huế