2.1 Năng lực tư vấn xây dựng
2.1.2 Thành tố năng lực tư vấn xây dựng
2.1.2.1 Năng lực của cá nhân trong tư vấn xây dựng
Đối với các cá nhân hành nghề tư vấn, năng lực được biểu hiện ở những yếu tố sau:
(1) Năng lực chuyên môn
Năng lực chuyên môn hay năng lực nghề nghiệp của cá nhân là khả năng làm việc tốt, nhờ có phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn. Cũng có thể định nghĩa năng lực nghề nghiệp là sự tương ứng giữa những thuộc tính tâm lý, sinh lý của con người với những yêu cầu do nghề nghiệp đặt ra. Nếu không có sự tương ứng này thì con người không thể theo đuổi nghề nghiệp được.
15
Có thể nói tư vấn là một loại hình dịch vụ chất xám điển hình, trong đó đề cao vai trò của các nhà tư vấn như là một yếu tố quan trọng và tiên quyết trong việc tạo nên chất lượng hoạt động của tổ chức tư vấn.
Trong lĩnh vực xây dựng, năng lực tư vấn xây dựng của một cá nhân là khả năng làm tốt các công tác tư vấn xây dựng bằng phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn của mỗi cá nhân đó.
Trong từng trường hợp cụ thể, nhà tư vấn thường phải thực hiện nhiều vai trò: vai trò người đảm bảo thông tin, tri thức; vai trò người hỗ trợ quản lý (chẳng hạn lập kế hoạch, giúp kiểm soát đối với một dự án); vai trò người hỗ trợ nghiên cứu (khảo sát, thu thập, xử lý thông tin, giúp đề xuất giải pháp…); vai trò người gợi ý, phản biện khách quan; vai trò người đào tạo bổ sung, giúp hoàn thiện kỹ năng; vai trò người dàn xếp trong các mối quan hệ hợp tác, liên kết, liên doanh, v.v…
Vì thế yêu cầu đối với một người hành nghề tư vấn xây dựng là rất rộng, bao quát nhiều lĩnh vực về kiến thức và kỹ năng.
Kỹ sư tư vấn phải có quá trình học tập tốt và có kiến thức sâu rộng về nghề nghiệp, bởi vì các dự án xây dựng ngày nay tương đối lớn, quy tụ nhiều chức năng, yêu cầu ứng dụng khoa học kỹ thuật phức tạp. Nếu kỹ sư tư vấn không có đủ kiến thức khoa học kỹ thuật, kiến thức quản lý kinh tế và kiến thức pháp luật làm cơ sở thì không thể hoàn thành nhiệm vụ tư vấn. Do vậy, thành phần đầu tiên trong năng lực của cá nhân là trình độ học vấn, sự đào tạo bài bản và được trang bị kiến thức một cách hệ thống.
(2) Kỹ năng giải quyết vấn đề chuyên môn
Chỉ mỗi tích lũy kiến thức là chưa đủ. Biết được vấn đề đã khó, vận dụng vấn đề cũng không phải là dễ. Nhà tư vấn thường đối mặt với các sự vật và sự việc mới lạ, ngẫu nhiên. Vì thế, kỹ năng chuyển dịch một vấn đề từ lý luận sang thực tiễn, từ lĩnh vực này sang lĩnh vực khác, từđiều kiện xác định, đã xảy ra sang điều kiện ngẫu nhiên, dự đoán là cần thiết. Những kỹ năng này là thành phần tích cực trong năng lực của nhà tư vấn.
(3) Kinh nghiệm trong nghề nghiệp
16
Kinh nghiệm của một nhà tư vấn đến từ các công việc đã làm trước đó. Nhà tư vấn đóng vai trò là người đưa ra lời khuyên chuyên nghiệp, cho nên kinh nghiệm về lĩnh vực mình tư vấn là một vũ khí rất mạnh của nhà tư vấn. Người không có kinh nghiệm thì không thể đưa ra lời khuyên có tính tin cậy cao. Thực tế cho thấy những sai sót thường xảy ra trong xây dựng là do trình độ kỹ thuật và kinh nghiệm của nhà tư vấn còn non trẻ, thiếu kinh nghiệm thực tế.
(4) Khả năng nhạy bén với những thay đổi
Tố chất này có thể coi là sự “đáp ứng nhanh” của ngành tư vấn, có thể được phản ánh ở những điểm sau:
- Khả năng nắm bắt dây chuyền công nghệ, vật liệu mới
Dây chuyền công nghệ có tầm quan trọng đặc biệt trong kỹ năng của nhà tư vấn thiết kế, là yếu tố đầu tiên để nhà thiết kế bắt tay vào công việc từ khâu lập quy hoạch tổng mặt bằng, sơ phác công trình đến các bước sau này. Với sự tiến bộ vượt bậc của khoa học công nghệ, dây chuyền công nghệ ngày càng hiện đại, việc bắt kịp tiến độ khoa học công nghệ là công việc không hề dễ dàng.
- Hiểu biết và nhạy cảm với môi trường kinh tế xã hội, nắm bắt nhanh các thay đổi trên thị trường, xu thế vận động của thị trường, của khách hàng v.v…
- Nắm bắt thông lệ quốc tế
Trong điều kiện của nền kinh tế hiện nay có màu sắc đa văn hóa trong các doanh nghiệp trở nên phổ biến, quá trình sản xuất trở nên đa dạng hơn về phương pháp, mục tiêu, về nguồn đầu vào và thị trường tiêu thụ. Nhiều tiêu chí của nền sản xuất đã trở thành “cách chung” của mọi nền kinh tế tại các nước khác nhau, nó trở thành trụ cột cho các hoạt động sản xuất – kinh doanh của các doanh nghiệp. Ở điều kiện đó, sự thấu hiểu thông lệ quốc tế của các nhà tư vấn là cần thiết.
(5) Kỹ năng giao tiếp và làm việc theo nhóm:
Biết lắng nghe ý kiến người khác, có khả năng làm việc độc lập và theo nhóm, dễ dàng giao tiếp bằng lời nói và bằng cách viết văn bản, có khả năng thuyết phục và cảm hóa.
17
Có khả năng chịu đựng các sức ép về tâm lý và công việc, linh hoạt và thích nghi với mọi sự thay đổi, có khả năng bình tĩnh, tự chủ trong mọi tình huống.
(6) Khả năng sử dụng thành thạo ngôn ngữ - Ngôn ngữ mẹ đẻ (tiếngViệt)
Khi đưa ra yêu cầu tuyển dụng thì các nhà tư vấn thường bỏ qua yêu cầu về loại năng lực này, mà không để ý rằng đây cũng là một yếu tố khá quan trọng trong công việc của một nhà tư vấn.
Khả năng sử dụng ngôn ngữ tiếng mẹ đẻ được thể hiện trong các công việc rất đặc thù của nhà tư vấn như: trình bày thuyết minh thiết kế, trình bày các bản thuyết trình, viết các văn bản (báo cáo, tờ trình, hồ sơ mời thầu, viết email, …).
Ngoài ra khả năng sử dụng linh hoạt tiếng Việt còn giúp cho các nhà tư vấn trong các vấn đề về hiệu đính hoặc chỉnh sửa văn bản.
- Ngôn ngữ nước ngoài
Trong xu hướng hội nhập và toàn cầu hóa thì khả năng sử dụng thành thạo một ngoại ngữ (đặc biệt là tiếng Anh) trở thành một yếu tố thời sự, là một điểm cộng rất lớn vào năng lực của nhà tư vấn.
Có ngoại ngữ sẽ tăng khả năng thu thập thông tin, khả năng khai thác các tiến bộ khoa học kỹ thuật, khả năng trao đổi, phản biện vấn đề ở diện rộng. chỉ có biết ngoại ngữ mới có khả năng làm việc nhóm trong bối cảnh giao lưu văn hóa kinh doanh như hiện nay.
(7) Có sức khỏe tốt, có khả năng chịu đựng các áp lực của công việc tư vấn xây dựng Công việc tư vấn là một công việc áp lực lớn, thông thường hay phải di chuyển (đi ông tác, kiểm tra công trường…), trực đêm (giám sát hiện trường), nhiều khi phải làm liên tục để kịp tiến độ (thẩm tra, thiết kế, thanh quyết toán…). Do đó yêu cầu người tư vấn:
- Phải có sức khỏe tốt về thể lực và minh mẫn về tinh thần - Chịu đựng được các điều kiện khắc nghiệt của thiên nhiên
18
- Chịu đựng được các điều kiện sống và lao đông đặc biệt (8) Đạo đức nghề nghiệp
- Trung thực, công bằng
- Luôn luôn là người bảo vệ cho quyền lợi hợp pháp của chủ đầu tư - Biết giữ bí mật về các thông tin của khách hàng
- Độc lập, khách quan trong xử lý công việc và trong quan hệ với các bên liên quan đến dự án. Không để quyền lợi cá nhân làm lu mờ đạo đức nghề nghiệp.
- Phải biết thừa nhận sai sót của mình trước khách hàng khi công việc tư vấn thực hiện sai. Tránh bóp méo sự thật, giấu diếm, bào chữa cho quyết định hay hành động sai lầm của mình.
2.1.2.2 Năng lực tư vấn của đơn vị
(1) Tính rõ ràng và hợp lý của bộ máy tổ chức quản lý doanh nghiệp và cơ chế hoạt động
* Cơ cấu tổ chức hợp lý
Bộ máy tổ chức quản lý doanh nghiệp tinh giảm, ít thang bậc, tạo điều kiện để sự truyền đạt thông tin được thực hiện càng trực tiếp càng tốt.
Tối ưu về tổ chức, logic về sơ đồ và hệ thống thông tin, chặt chẽ về hệ thống.
Tính tối ưu của tổ chức được thể hiện ở số cấptrung gian, sự phân công, trao quyền rõ ràng. Có cơ chế đảm bảo đủ người, đúng người, đúng việc.
* Quy trình hoạt động rõ ràng
Tính logic về sơ đồ và thông tin là sự rõ ràng, nhịp nhàng trong phối hợp công việc, có sự quy trình hóa, văn bản hóa chủ trương, chính sách, quy định của đơn vị.
* Bộ máy tổ chức là thể thống nhất
19
Tính chặt chẽ trong hệ thống nghĩa là các bộ phận trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của đơn vị đều có liên đới trong mọi hoạt động của đơn vị, gắn bó chặt chẽ với nhau, tác động lẫn nhau tạo nên những mắt xích quan trọng của đơn vị.
(2) Năng lực điều hành và quản lý doanh nghiệp
* Năng lực bộ máy quản lý
Con người là chìa khóa của mọi thành công, năng lực của một doanh nghiệp nói chung và của doanh nghiệp tư vấn nói riêng mạnh hay yếu thể hiện qua năng lực lãnh đạo và trình độ, tinh thần tập thể đoàn kết của đội ngũ nhân viên. Năng lực lãnh đạo của một doanh nghiệp tư vấn, ngoài những yếu tố chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp là bắt buộc, còn thể hiện qua các năng lực cụ thể như:
- Đề ra chiến lược kinh doanh và kế hoạch kinh doanh rõ ràng, đúng đắn, đáng tin cậy.
Vấn đề đầu tiên trong điều hành kế hoạch là phải xác định chiến lược phát triển trong đó phải ấn định các mục tiêu, các nhiệm vụ và các biện pháp để thực hiện trên từng giai đoạn và phù hợp thực lực của doanh nghiệp. Chiến lược xác định điều hướng phát triển đúng đắn, huy động và khai thác nguồn lực tốt, tận dụng được các cơ hội, phát huy được thế mạnh của doanh nghiệp.
- Năng lực ra quyết định.
Ra quyết định là công việc thường xuyên của nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Sự đúng đắn của quyết định đưa ra ảnh hưởng đến sự thành côngcủa tổ chức/doanh nghiệp. Đối với các nhà lãnh đạo, ra quyết định cũng như năng lực ra quyết định đóng một vai trò to lớn trong công tác lãnh đạo. Để có thể có được quyết định nhanh chóng, chính xác, người lãnh đạo không chỉ có kiến thức vững chắc , mà còn phải có cả kinh nghiệm trong công tác lãnh đạo nói chung và ra quyết định nói riêng.
- Khả năng động viên khuyến khích.
Một nhà lãnh đạo thực sự có năng lực động viên, khuyến khích là một nhà lãnh đạo phải thực sự hiểu được rằng trong công tác lãnh đạo, yếu tố con người là yếu tố quan
20
trọng nhất. Do vậy, khai thác yếu tố con người, khai thác yếu tố tâm lý trong lãnh đạo, quản lý là tất yếu khách quan, là điều kiện sống còn. Chính vì thế lãnh đạo cần phải nắm chắc các triết lý, các học thuyết, các cách tiếp cận đang thịnh hành trong lãnh đạo, quản lý con người.
Có ba cách thức động viên, khuyến khích chủ yếu là: vật chất và tinh thần, trực tiếp và gián tiếp, chính thống và phi chính thống. Với tư cách là nhà lãnh đạo thực thụ, phải nắm rõ ba cách tiếp cận này và phải thấy ưu nhược điểm của từng phương pháp để có sự linh hoạt trong việc áp dụng.
* Có cơ chế quản lý linh động, chắc chắn trong điều hành kế hoạch sản xuất kinh doanh:
- Quản lý theo quy trình chuẩn bị trước
- Có các phương án phối hợp với từng trường hợp để có những quyết định thay đổi (chuyển hướng) mau lẹ và đúng đắn.
- Giải quyết nhanh gọn từng vụ việc hay giai đoạn.
- Có đánh giá công việc, con người sau từng việc, từng thời kỳ.
* Có khả năng xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Văn hóa doanh nghiệp giúp nhân viên thấy rõ mục tiêu, định hướng và bản chất công việc mình làm. Văn hóa doanh nghiệp còn tạo ra các mối quan hệ tốt đẹp giữa các nhân viên và môi trường làm việc thoải mái, lành mạnh. Văn hóa doanh nghiệp phù hợp giúp nhân viên có cảm giác mình làm công việc có ý nghĩa hãnh diện vì là một thành viên của doanh nghiệp. Điều này càng có ý nghĩa khi tình trạng “chảy máu chất xám” đang phổ biến. Lương và thu nhập chỉ là một phần của động lực làm việc. Khi thu nhập đạt đến một mức độ nào đó, người ta lại nghĩ đến một môi trường hòa đồng, thoải mái hay được đồng nghiệp tôn trọng.
(3) Khả năng về nguồn nhân lực
Có đội ngũ nhân lực đủ năng lực tư vấn.
21
Đơn vị có đội ngũ tư vấn “chắc chắn” sẽ có khả năng giải quyết các hoạt động mới, khó, một cách tin cậy và nhanh chóng.
Tư vấn sẽ được gọi là “chắc chắn” khi đáp ứng được các yêu cầu về hoạt động tư vấn.
Các biểu hiện cụ thể là:
- Số lượng người đủ, có tố chất tư vấn tốt.
- Có lực lượng cán bộ trẻ và lực lượng cán bộ kinh nghiệm.
- Cơ cấu ngành nghề, bậc đào tạo, v.v…
(4) Năng lực tài chính
* Tài sản cố định
Tài sản hữu hình là cơ sở vật chất bao gồm trụ sở văn phòng, phòng thí nghiệm và các trang thiết bị máy móc phục vụ cho công việc. Quy mô trụ sở văn phòng, phòng thí nghiệm là bộ mặt của doanh nghiệp, nó cũng thể hiện nguồn lực tài chính cũng như hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có quy mô văn phòng lớn thì chắc chắn nguồn lực tài chính dồi dào cũng như đạt hiệu quả kinh doanh cao. Ngoài ra số lương và chủng loại các trang thiết bị phục vụ cho công tác tư vấn cũng thể hiện nguồn lực tài chính của doanh nghiệp.
Tài sản cố định vô hình là những tài sản mà không có hình thái vật chất, thể hiện một lượng giá trị đã được đầu tư thỏa mãn các tiêu chuẩn của tài sản cố định vô hình, tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh như: một số chi phí liên quan trực tiếp tới đất sử dụng, bằng phát minh, bằng sáng chế, các phần mềm nghiệp vụ, quản lý và bản quyền tác giả, đặc biệt là thương hiệu.
* Tài sản lưu động
Tài sản lưu động của đơn vị tư vấn là những tài sản ngắn hạn và thường xuyên luân chuyển trong quá trình kinh doanh. Trong bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp, tài sản lưu động được thể hiện ở các bộ phận tiền mặt. Giá trị các loại tài sản lưu động của doanh nghiệp tư vấn thường chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng giá trị tài sản của chúng.
Tài sản lưu động trong đơn vị tư vấn thể hiện ở các mặt sau:
22
- Tiền: Tất cả tiền mặt tại quỹ, tiền trên các tài khoản ngân hàng và tiền đang chuyên.
Khi các doanh nghiệp thanh toán bằng séc hoặc chuyển khoản thì được gọi là “thanh toán không dùng tiền mặt”.
- Các tài sản tương đương tiền: Nhóm này gồm các tài sản tài chính có khả năng chuyển đổi cao, tức là dễ bán, dễ chuyển đổi thành tiền khi cần thiết. Tuy nhiên, không phải tất cả các loại chứng khoán đều thuộc nhóm này. Chỉ có các chứng khoán ngắn hạn dễ bán mới được coi là tài sản lưu động thuộc nhóm này. Ngoài ra, các giấy tờ thương mại ngắn hạn, được đảm bảo có độ an toàn cao cũng thuộc nhóm này. Ví dụ:
hối phiếu ngân hàng, kỳ phiếu thương mại, bộ chứng từ hoàn chỉnh….
- Các khoản phải thu: Là một tài sản rất quan trọng của doanh nghiệp. Các khoản nợ của đối tác phải thu phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng. Thực ra, các khoản phải thu gồm nhiều khoản mục khác nhau tùy theo tính chất của quan hệhợp đồng.
- Tiền đặt cọc và bảo lãnh hợp đồng
Trong nhiều trường hợp, các bên liên quan đến hợp đồng phải đặt cọc một số tiền nhất định. Phần lớn các điều khoản về tiền đặt cọc quy định theo pháp luật và thỏa mãn giữa các bên hợp đồng.
(5) Năng lực trang thiết bị
Cơ sở vật chất của một công ty tư vấn xây dựng bao gồm: nhà xưởng, máy móc, thiết bị thí nghiệm, máy tính, phần mềm,…Năng lực quản lý nguồn lực cơ sở vật chất của doanh nghiệp thể hiện ở khả năng tiếp cận và khai thác có hiệu quả các nguồn lực phục vụ quá trình thực hiện dịch vụ tư vấn, bao gồm:
Khả năng sử dụng trang thiết bị để tiếp cận và xử lý các nguồn thông tin hữu ích phục vụ quá trình thực hiện dịch vụ tư vấn. Các thông tin này bao gồm: thông tin về công nghệ mới, thích hợp; thông tin về hệ thống luật lệ, chính sách trong lĩnh vực kinh tế của Việt Nam và của các nước mà doanh nghiệp tham gia kinh doanh…
Trang thiết bị còn được dùng để thực hiện công tác giám sát, đánh giá sự vật và sự việc, là hoạt động thường xuyên của hoạt động tư vấn. Doanh nghiệp được trang bị