Các loại hình tổ chức tư vấn và quy trình hoạt động của tư vấn xây dựng

2.4 Thực trạng năng lực tư vấn của các tổ chức Tư vấn xây dựng Việt Nam

2.4.1 Các loại hình tổ chức tư vấn và quy trình hoạt động của tư vấn xây dựng

2.4.1.1 Các loại hình tổ chức tư vấn

Công cuộc đổi mới kinh tế đã đưa nước ta bước vào một giai đoạn phát triển mới, có nền kinh tế nhiều thành phần. Các tổ chức tư vấn cũng được thành lập dưới nhiều dạng hình thức khác nhau, về hình thức hoạt động, hình thức sở hữu, lĩnh vực,v.v... Có thể tóm tắt các loại hình tổ chức tư vấn hiện tại như sau:

(1) Các doanh nghiệp nhà nước cổ phần hóa - Doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Bộ

- Doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc các Tổng công ty - Doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc các Sở địa phương (2) Các doanh nghiệp ngoài quốc doanh

- Công ty trách nhiệm hữu hạn - Công ty tư nhân

- Công ty liên doanh với nước ngoài - Công ty liên danh

- Văn phòng tư vấn nước ngoài tại Việt nam (3) Các tổ chức tư vấn khác

- Viện nghiên cứu và Trung tâm tư vấn thuộc Viện nghiên cứu - Trung tâm tư vấn trực thuộc trường đại học

33 2.4.1.2 Cơ cấu tổ chức của đơn vị tư vấn xây dựng (1) Cơ cấu tổ chức quản lý chức năng:

Là kiểu cơ cấu tổ chức quản lý theo chức năng với những nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các đơn vị riêng biệt thực hiện dưới dạng các phòng chức năng, hình thành nên các phân hệ chuyên môn hóa và những người lãnh đạo chức năng. Đặc điểm cơ bản này là chức năng quản lý phân chia thành từng đơn vị chuyên môn đảm nhận.

Lãnh đạo cao nhất của tổ chức làm nhiệm vụ phối hợp điều hòa các chức năng.

(2) Cơ cấu trực tuyến:

Là dạng cơ cấu tổ chức quản lý chỉ có một cấp trên chỉ huy và một số cấp dưới thực hiện. Toàn bộ vấn đề quản lý được giải quyết theo một kênh liên hệ đường thẳng. Đặc điểm của cơ cấu này là người lãnh đạo của hệ thống một mình phải thực hiện tất cả các chức năng quản lý và chịu hoàn toàn trách nhiệm về mọi kết quả của đơn vị mình.

(3) Cơ cấu tổ chức quản lý hỗn hợp:

Trong đó các nhiệm vụ quản lý giao cho những đơn vị chức năng riêng biệt (các phòng chức năng) làm tham mưu tư vấn cho lãnh đạo cao nhất của tổ chức. Đặc điểm của cơ cấu tổ chức quản lý theo kiểu kết hợp là lãnh đạo các phòng chức năng tư vấn, chuẩn bị các quyết định quản lý và đưa tới cấp thực hiện (các văn phòng, xưởng, xí nghiệp trực thuộc công ty) theo chỉ đạo của lãnh đạo Công ty. Việc điều hành quản lý vẫn theo trực tuyến.

2.4.1.3 Mô hình tổ chức sản xuất sản phẩm tư vấn (1) Mô hình sản xuất theo chuyên môn hóa:

Phạm vi áp dụng loại mô hình này được áp dụng cho các Công ty tư vấn lớn. Cơ cấu tổ chức sản xuất này cho thấy những ưu điểm và nhược điểm sau:

* Ưu điểm:

- Đây là mô hình có tính hiện đại, được áp dụng ở nhiều nước tiên tiến, mang tính chuyên môn hóa theo các bộ môn.

- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc hợp tác, hội nhập với tư vấn nước ngoài.

- Tập trung nguồn lực, chuyên gia giỏi để thực thi dự án cùng một lúc với nhiều dự án và những dự án lớn để đáp ứng yêu cầu tiến độ của khách hàng.

34

- Tạo ra môi trường thuận lợi cho việc học hỏi, trao đổi chuyên môn, đào tạo cán bộ trẻ cho các bộ môn kỹ thuật.

- Thúc đẩy sự cạnh tranh lành mạnh giữa các đơn vị có cùng chuyên ngành. Tích lũy lớn, lợi nhuận cao, tạo điều kiện cho phát triển doanh nghiệp.

* Nhược điểm:

- Đơn vị Chủ trì đồ án và Chủ nhiệm đồ án khó điều hành trực tiếp công việc mà phải qua các đơn vị bộ môn chuyên ngành, do vậy tăng thêm đầu mối xử lý công việc, kéo dài thời gian thực hiện.

- Việc trao đổi thông tin để phối hợp giữa các Chủ trì thiết kế với Chủ nhiệm đồ án và giữa các Chủ trì thiết kế với nhau chưa được kịp thời

- Việc hình thành các đơn vị chuyên ngành, làm tăng đầu mối quản lý và tăng chi phí hành chính

Sơ đồ thể hiện loại mô hình này như sau:

Hình 2.2: Mô hình sản xuất theo chuyên môn hóa

CÁC DỰ ÁN CÁC VĂN PHÒNG

KIẾN TRÚC CÁC VĂN PHÒNG

KẾT CẤU CÁC VĂN PHÒNG KỸ THUẬT, ME, NƯỚC, DỰ TOÁN…

QUẢN LÝ KỸ THUẬT PHÒNG

TÀI VỤ

PHÒNG TỔ PHÒNG

KẾHOẠCH

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

KIẾN TRÚC PHÓ GIÁM ĐỐC

KẾT CẤU PHÓ GIÁM ĐỐC

KỸ THUẬT

35

(2) Mô hình sản xuất theo hình thức tổng hợp các bộ môn:

Sơ đồ mô hình này được thể hiện ở hình 2.3

Hình 2.3 Mô hình sản xuất theo hình thức tổng hợp các bộ môn

Phạm vi áp dụng: mô hình sản xuất này cũng được áp dụng ở đa số các tổ chức tư vấn (các công ty, tổng công ty và doanh nghiệp tư nhân). Đặc điểm:

* Ưu điểm:

- Chu trình sản xuất được khép kín, đơn vị Chủ trì đồ án và Chủ nhiệm đồ án hoàn toàn có thể chủ động, trực tiếp tổ chức triển khai công việc. Việc trao đổi thông tin giữa các bộ môn diễn ra nhanh chóng, kịp thời. Tiến độ thực hiện dự án được rút ngắn đáng kể.

- Chất lượng sản phẩm được Chủ nhiệm dự án kiểm soát chặt chẽ trong quá trình thiết kế. Hồ sơ thiết kế kiểm soát tốt và dễ dàng được điều chỉnh khi có yêu cầu.

- Tiết kiệm chi phí hành chính nhờ giảm bớt đầu mối. Khá thích ứng với việc triển khai công việc hiện nay.

- Việc thanh toán lương sản phẩm được nhanh chóng do quy về một đơn vị chủ trì.

* Nhược điểm:

VĂN PHÒNG 1

DỰ ÁN

VĂN PHÒNG 2

DỰ ÁN GIÁM ĐỐC

CÁC PHÓ GIÁM ĐỐC KỸ THUẬT

QUẢN LÝ KỸ THUẬT TÀI VỤ, KẾ HOẠCH,

TỔ CHỨC

VĂN PHÒNG 3

DỰ ÁN

36

- Lực lượng cán bộ chuyên ngành bị dàn mỏng ra các đơn vị thiết kế nên khó đáp ứng được các yêu cầu của những dự án lớn.

- Hạn chế việc trao đổi học hỏi kinh nghiệm chuyên môn của các bộ môn ngay trong quá trình thiết kế.

- Tuy có nhiều ưu điểm hơn so với mô hình chuyên môn hóa nhưng đây vẫn chưa phải là mô hình tối ưu, chưa đáp ứng được tất cả các đòi hỏi của các thể loại và quy mô dự án.

(3) Mô hình sản xuất kết hợp chuyên môn hóa và tổng hợp Phạm vi áp dụng thích hợp với các công ty lớn.

Áp dụng mô hình này giúp khắc phục những hạn chế đã nêu ở hai mô hình nói trên.

Các đơn vị thiết kế tổng hợp có nhiệm vụ thực hiện các dự án vừa và nhỏ (mà tỷ trọng loại này chiếm từ 50 - 70% khối lượng công việc) để đáp ứng yêu cầu của đại đa số các Chủ đầu tư. Với những dự án lớn có yêu cầu kỹ, mỹ thuật cao thì sử dụng các đơn vị chuyên ngành để thực hiện. Tùy điều kiện cụ thể của từng nơi mà quy mô nhân lực của các đơn vị chuyên ngành nhiều ít khác nhau

(4) Mô hình sản xuất theo sơ đồ đầu mối:

Sơ đồ mô hình này được thể hiện ở hình 2.4.

Hình 2.4: Mô hình sản xuất theo sơ đồ đầu mối

CÁC CỘNG TÁC VIÊN VĂN PHÒNG TƯ VẤN TRỰC THUỘC KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG KẾ HOẠCH HỢP ĐỒNG

GIÁM ĐỐC

37

Phạm vi áp dụng dạng mô hình này thường áp dụng ở các Công ty tư vấn trực thuộc các Hội nghề nghiệp.

* Ưu điểm:

- Bộ máy quản lý hết sức gọn nhẹ, khoảng từ 4-6 người, chi phí hành chính nhỏ. Sản lượng thực hiện có thể lớn do cơ chế kinh tế "thoáng", thủ tục thanh toán đơn giản, nhanh chóng.

- Việc tư vấn do các cộng tác viên khai thác được mang danh nghĩa Công ty để triển khai thực hiện. Lực lượng kỹ thuật kiểm hồ sơ phần lớn do các chuyên gia có uy tín bên ngoài Công ty đảm nhận.

* Nhược điểm:

- Công ty không quản lý được lực lượng cộng tác viên nên dễ lúng túng khi phải sửa đổi hồ sơ hoặc xử lý các sự cố xảy ra.

- Khó nhận được các dự án lớn, quan trọng, gặp khó khăn trong quá trình triển khai xây dựng.

- Lợi nhuận và tích luỹ không cao, ít có điều kiện đào tạo nâng cao trình độ cho nhân viên.

(5) Mô hình sản xuất theo sơ đồ một chuyên ngành:

Hình 2.5: Mô hình sản xuất theo sơ đồ một chuyên ngành

Phạm vi áp dụng mô hình này thích hợp với dạng Văn phòng Kiến trúc, công ty tư nhân.

CHUYÊN GIA, CÔNG TÁC VIÊN KỸ THUẬT BỘ PHẬN TK

KIẾN TRÚC

BỘ PHẬN HỢP ĐỒNG

BỘ PHẬN TÀI CHÍNH GIÁM ĐỐC

38

* Ưu điểm:

- Bộ máy tổ chức gọn nhẹ

- Thuê chuyên gia các bộ môn kỹ thuật chuyên ngành bên ngoài để thực hiện dự án.

Nhân viên có trình độ chuyên môn tốt, được trả lương cao.

- Chỉ có một tổ chức nhỏ làm đầu mối công việc giao dịch và chịu trách nhiệm pháp nhân, từ đó thuê lại các cá nhân bên ngoài để thực hiện công việc.

* Nhược điểm:

- Không chủ động về nhân lực trong việc triển khai công việc và xử lý những phát sinh.

- Khó có điều kiện thực hiện các dự án lớn, phức tạp về kỹ thuật.

- Không có tích lũy hoặc tích luỹ rất nhỏ để tăng trưởng và dành cho đào tạo.