3.2 Năng lực tư vấn của Trung tâm Tư vấn Kiến trúc và Đầu tư Xây dựng hiện
3.2.1 Năng lực quản trị
3.2.1.1 Cơ cấu tổ chức quản lý của Trung tâm
Hình 3.1: Cơ cấu tổ chức quản lý của TT Tư vấn Kiến trúc và Đầu tư Xây dựng (Nguồn: Hồ sơ năng lực TT Tư vấn Kiến trúc và Đầu tư Xây dựng 2015)
* Giám đốc Trung tâm.
Giám đốc là người đứng đầu Trung tâm, lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của Trung tâm theo chức năng, nhiệm vụ đã được Viện trưởng giao. Chịu trách nhiệm trước Viện trưởng và pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trung tâm; khi vắng mặt Giám đốc ủy quyền cho một Phó Giám đốc điều hành các hoạt động của Trung tâm và phải chịu trách nhiệm trước Viện trưởngvà pháp luật về việc ủy quyền của mình.
GIÁM ĐỐC
Phó Giám đốc Phó Giám đốc Hành chính – Kế toán
Hội đồng khoa học & QLKT
Xưởng Kiến trúc và
Kết Cấu
Xưởng điện nước, hạ tầng kỹ
thuật
Xưởng kiểm định, khảo sát địa
hình địa chất
Xưởng mô hình, thi công nội ngoại thất
58 Nhiệm vụ, quyền hạn của Giám đốc Trung tâm:
- Lập kế hoạch, xác định vị trí việc làm và số lượng người làm việc của Trung tâm cho từng giai đoạn; chỉ đạo thực hiện Quy chế Tổ chức và hoạt động của Trung tâm.
- Chịu trách nhiệm về công tác tổ chức, nhân sự, đào tạo, quản lý tài chính, tài sản…
việc thực hiện các quy định về lao động, tiền lương, các chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên chức của Trung tâm.
- Quyết định những chủ trương, phương hướng nhiệm vụ công tác của Trung tâm. Tổ chức, chỉ đạo, điều hành cán bộ, viên chức thực hiện các nhiệm vụ của Trung tâm theo đúng quy định của Pháp luật; trực tiếp phụ trách điều hành công tác tài chính, tổ chức, đốinội, đối ngoại của Trung tâm và Phòng Hành chính - Tổng hợp.
- Đại diện cho Trung tâm ký kết các hợp đồng tư vấn, các văn bản về chuyên môn nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm.
- Giám đốc thực hiện chế độ giao ban hàng tuần, tháng, quý với các Phó Giám đốc các Trưởng, Phó phòng và cán bộ có công việc có liên quan. Kiểm điểm đánh giá công việc đã thực hiện và triển khai kế hoạch nhiệm vụ tiếp theo.
* Phó Giám đốc Trung tâm
Là người giúp việc cho Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về lĩnh vực công tác được giao. Được Giám đốc phân công phụ trách các phòng ban và công tác thi đua khen thưởng. Được Giám đốc uỷ quyền ký hồ sơ khảo sát, thiết kế, dự án, dự toán xây dựng công trình thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
Thay mặtGiám đốc giải quyết công việc khi được Giám đốc uỷ quyền.
Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Giám đốc phân công.
* Trưởng, phó các phòng thuộc Trung tâm.
Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc, phó Giám đốc và pháp luật về phòng mình phụ trách theo chức năng, nhiệm vụ được giao. Có trách nhiệm lập và đăng ký với Giám đốc về nhiệm vụ và công tác hàng tháng cho phòng mình.
59
Xác định số lượng người làm việc của phòng mình theo từng giai đoạn trình Giám đốc, phân công nhiệm vụ cho từng cán bộ trong phòng, xác định trách nhiệm của mỗi cá nhân. Ban hành và chịu trách nhiệm về các quy định của phòng.
Phó phòng chịu trách nhiệm trưởng Trưởng phòng và pháp luật về các lĩnh vực công tác được phân công.
Các Trưởng phòng, phó phòng có trách nhiệm thực hiện các công việc khác theo sự phân công và ủy quyền của Giám đốc.
* Các phòng ban Trung tâm.
(1).Hội đồng khoa học và quản lý kỹ thuật.
Hội đồng KH và QLKT gồm các Kiến trúc sư và các kỹ sư có năng lực được thành lập theo quyết định của Giám đốc Trung tâm; HĐKH và QLKT có trách nhiệm tư vấn giúp Giám đốc lựa chọn các phương án thiết kế sơ bộ và hoạt động khoa học khác, quản lý chất lượng sản phẩm tư vấn của Trung tâm, đề xuất và xúc tiến nghiên cứu các đề tài KHKT; Chi phí hoạt động của Hội đồng KHKT theo các quy định hiện hành của Trung tâm.
(2).Phòng Hành chính kế toán.
Bao gồm: Tổ chức - Hành chính, tài vụ, kế hoạch. Thực hiện các nhiệm vụ:
- Tổ chức – Hành chính: Tham mưu cho lãnh đạo về công tác tổ chức nhân sự. Thực hiện các công việc và hoạt động hành chính của Trung tâm. Đề xuất với lãnh đạo về các công việc liên quan đến hoạt động hành chính. Trực cơ quan, vệ sinh, bảo vệ.
- Tài vụ: Thực hiện chức năng quản lý tài chính, hạch toán kinh tế của Trung tâm, giúp lãnh đạo thực hiện công tác đối chiếu thu hồicông nợ của khách hàng thông qua các hợp đồng kinh tế, thực hiện thanh quyết toán các chi phí theo quy chế của Trung tâm và chính sách, pháp luật của Nhà nước hiện hành.
Theo dõi tăng, giảm tài sản cố định của Trung tâm, trình lãnh đạo Trung tâm mua sắm, quản lý tài sản của Trung tâm một cách có hiệu quả.
60
- Kế hoạch: Thực hiện công tác điều hành sản xuất từ khâu thương thảo, dự thảo hợp đồng kinh tế, đôn đốc thực hiện sản xuất. Tham mưu cho lãnh đạo và chủ động công tác tiếp thị tìm việc. Hướng dẫn cá nhân và khách hàng thực hiện công việc đúng theo quy định về quản lý đầu tư và xây dựng, các quy định về quản lý chất lượng công trình xây dựng; Quản lý và lưu trữ hồ sơ, đồ án của Trung tâm. Tổng hợp báo cáo công việc của Trung tâm đang thực hiện trong tháng,quý khi có cuộc họp giao ban trung tâm.
(3).Các xưởng sản xuất
Các xưởng sản xuất là lực lượng trực tiếp sản xuất chính của Trung tâm được Trung tâm giao các công việc tư vấn xây dựng các công trình. Chịu sự điều hành của Ban giám đốc và các phòng ban nghiệp vụ.
Khi được Trung tâm giao công trình, đơn vị phải tiến hành:
- Lập biện pháp tổ chức công việc chi tiết trình lãnh đạo Trung tâm phê duyệt. Chuẩn bị lực lượng, bố trí đội hình như biện pháp được duyệt.
- Tự chủ động trong bố trí lực lượng triển khai theo biện pháp đã được duyệt. Nhất thiết mỗi công trình phải có cán bộ chủ trì chịu trách nhiệm chính và cán bộ kỹ thuật đủ khả năng hoàn thành được nhiệm vụ.
- Tự chủ động giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai cũng như giám sát tác giả. Phối hợp với Hội đồng khoa học và Quản lý kỹ thuật xử lý các vấn đề về kỹ thuật, kiểm duyệt chất lượng sản phẩm trước khi bàn giao cho Chủ đầu tư.
- Hàng tháng nghiệm thu đánh giá kết quả thực hiện của Xưởng sản xuất và phân chia tiền lương cho từng người.
- Mọi vướng mắc đều được kiến nghị lên các phòng ban nghiệp vụ và lãnh đạo Trung tâm. Giám đốc Trung tâm là người cuối cùng ra chỉ thị giải quyết.
* Xưởng Kiến trúc và kết cấu; Xưởng điện nước, hạ tầng kỹ thuật
Trực tiếp thực hiện việc lập, điều chỉnh các đồ án quy hoạch chung, quy hoạch chi tiết thông qua các hợp đồng kinh tế của Trung tâm.
61
Tổ chức nghiên cứu và ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật trong lĩnh vực quy hoạch, kiến trúc đô thị theo đề tài được duyệt;
Tư vấn lập dự án, lập báo cáo KTKT đầu tư xây dựng công trình.
Thiết kế công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp, các công trình giao thông, thuỷ lợi.
Tư vấn thiết kế các công trình khác khi có sự phân công công việc của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách phòng.
Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được lãnh đạo Trung tâm phân công.
Tư vấn thẩm tra hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công và dự toán xây dựng công trình.
Lập hồ sơ mời thầu, lựa chọn nhà thầu mua sắm thiết bị, thi công xây dựng công trình.
Tư vấn quản lý dự án XD công trình thông qua các hợp đồng kinh tế.
Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được lãnh đạo Trung tâm phân công.
*Xưởng kiểm định, Khảo sát địa hình, địa chất công trình.
Kiểm định chất lượng công trình, kiểm định đánh giá khả năng chịu lực của công trình.
Khảo sát địa hình, địa mạo thành lập bản đồ địa hình, địa chính bằng phương pháp bản đồ số phục vụ công tác lập quy hoạch, thiết kế công trình.
Thực hiện các dịch vụ về khảo sát như cắm mốc, quan trắc lún, võng; Quan trắc độ nghiêng công trình xây dựng.
Thẩm định công tác khảo sát lập bản đồ địa hình phục vụ quy hoạch và thiết kế xây dựng.
Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được lãnh đạo Trung tâm phân công.
* Xưởng mô hình, thi công nội, ngoại thất
Nhận thầu và tổ chức thi công xây dựng mới, sửa chữa, cải tạo; thi công nội, ngoại thất công trình xây dựng
62
Làm các mô hình phục vụ cho các đồ án quy hoạch, các mô hình công trình kiến trúc.
Tư vấn Giám sát thi công xây dựng công trình theo đúng các quy định hiện hành của Nhà nước về quản lý chất lượng công trình xây dựng.
Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được lãnh đạo Trung tâm phân công.
3.2.1.2 Hệ thống quản lý chất lượng
Trung tâm luôn tăng cường công tác quản lý chất lượng, tiến độ, đã quan tâm việc ứng dụng công nghệ và sáng kiến cải tiến
Các kết quả đạt được:
+ Quy định thể hiện Hồ sơ tư vấn đã được xây dựng và áp dụng cho toàn Trung tâm.
Nhìn chung, các sản phẩm tư vấn của đơn vị đã có một bước chuyển biến đáng kể về hình thức cũng như về nội dung: Hình thức Hồ sơ được cải thiện theo hướng chuẩn hóa, thống nhất đa dạng, chất lượng kỹ thuật và mỹ thuật ngày càng phù hợp với nhu cầu sử dụng.
+ Nhiều sản phẩm tư vấn của Trung tâm đã được các đơn vị sử dụng đánh giá cao, một số công trình được giải thưởng trong một số cuộc thi tuyển.
+ Tiến độ hồ sơ: Khả năng đáp ứng về mặt thời gian đối với yêu cầu của Chủ đầu tư về mặt hồ sơ và các giải pháp tư vấn. Trung tâm đã thực hiện nhiều biện pháp như tích cực đôn đốc cán bộ, công nhân viên, vì vậy hầu hết các công trình đều được hoàn thành đúng tiến độ đã ký kết với chủ đầu tư.
Các mặt còn tồn tại, yếu kém:
+ Chất lượng hồ sơ không đồng đều, vẫn còn có hồ sơ đạt chất lượng chưa cao. Hồ sơ tư vấn của nhiều hạng mục công trình chưa được đầu tư đúng mức, còn đơn điệu, thiếu tư duy sáng tạo, thậm chí dập khuôn, máy móc, đối phó, tắc trách dẫn đến chất lượng thấp, lãng phí.
+ Vẫn còn một số hồ sơ vi phạm quy chuẩn, quy trình quản lý chất lượng, quy chế quản lý kỹ thuật, quy định thể hiện hồ sơ tư vấn của Trung tâm.
63
+ Việc thể hiện hồ sơ trong nhiều trường hợp còn thiếu tính hệ thống, thiếu tính khoa học và thiếu tính chuyên nghiệp. Nhiều hồ sơ còn thiếu sự phối hợp tốt giữa các bộ môn.
+ Một số trường hợp vai trò của người làm tư vấn còn bị hạn chế, còn chạy theo yêu cầu đơn thuần, không hợp lý của chủ đầu tư.
+ Đối với một số công trình lớn, có yêu cầu chất lượng cao, đòi hỏi phải sử dụng và áp dụng các kỹ thuật mới, vật liệu mới còn nhiều lúng túng.
3.2.1.3 Năng lực quản lý và điều hành nhân sự
* Quản lý nhân sự
Trong thời gian qua, Trung tâm đã nghiên cứu cách sắp xếp, tổ chức sao cho việc điều hành có hiệu quả, phối hợp nhịp nhàng, phù hợp với quy mô dịch vụ được giao. Đã chú ý xây dựng các văn bản quản lý trong đơn vị, quy định rõ trách nhiệm của từng đơn vị, mối quan hệ giữa các bộ phận, các quản lý sao cho phát huy được tính sáng tạo cho cán bộ, nhân viên nhưng lại kiểm soát được công việc của các đơn vị, cá nhân. Trong quản lý nhân sự đã chú ý đến việc tuyển dụng một cách xác đáng công bằng để tìm được người có năng lực cho doanh nghiệp, thu hút các sinh viên giỏi sau khi tốt nghiệp đến tìm việc, thu hút cán bộ có năng lực, kinh nghiệm.
Tuy có nhiều cố gang, song vẫn còn tồn tại một số vấn đề sau:
Việc nắm tình hình cán bộ, nhân viên còn chưa chắc chắn dẫn đến việc bố trí các công việc nhiều khi không đúng người, đúng việc, gây chậm trễ, không hiệu quản.
Vấn đề tính toánlương và chế độ đãi ngộ tuy đã được quan tâm nhưng chưa thỏa đáng, nhất là đối với tầng lớp cán bộ trẻ. Mặt khác chưa chú ý đúng mức đến công tác giáo dục tư tưởng chính trị, đạo đức nghề nghiệp nên khá nhiều cán bộ, nhân viên quá chú ý đến cái lợi trước mắt, chạy theo kinh tế, bỏ chay đơn vị này sang đơn vị khác gây chảy máu chất xám.
Hiện tượng lấy người vào các vị trí vì các mối quan hệ cá nhân vẫn còn tồn tại làm cho bộ máy ngày càng cồng kềnh (nhất là khối gián tiếp), có nơi không có người làm được
64
việc nhưng vẫn được hưởng các chế độ đãi ngộ, đặc biệt trong bối cảnh nền kinh tế khó khăn hiện này, thì đây là một vấn đề nhức nhối.
* Công tác đào tạo
Trong xu thế hội nhập toàn cầu hiện nay, ranh giới giữa làm và học không còn tồn tại nữa, học để mà làm, làm cũng chính là học, mang những điều đã học ra áp dụng để nhận thức sâu sắc hơn, thực hiện nhuần nhuyễn hơn. Đây là khâu then chốt để nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp
Trung tâm đã thực hiện được một số việc sau:
- Áp dụng các hình thức đào tạo đa dạng, cử đi học nghiệp vụ, ngoại ngữ, văn bản pháp quy, tiêu chuẩn kỹ thuật, đào tạo sau đại học.
- Tham gia các lớp chuyên đề do các chuyên gia có kinh nghiệm tham gia đào tạo - Đặt mua tài liệu, tạp chí trong nước và ngoài nước (một số ít)
- Có kế hoạch kèm cặp, đào tạo, bồi dưỡng tại chỗ cho cán bộ, nhân viên trẻ Các mặt còn hạn chế tồn tại:
- Việc lập kế hoạch đào tạo lại tuy có nhưng chưa được thực hiện đầy đủ, thường bị công tác lấn áp. Mặt khác kinh phí cho công tác này ở đại bộ phần còn quá ít so với yêu cầu
- Vấn đề đào tạo lại được xem là một tiêu chuẩn cần thiết cho cán bộ, nhân viên nhưng ở Trung tâm còn làm một cách tự phát theo nhu cầu phát triển kinh doanh, thiếu một sự chỉ đạo thống nhất từ trên xuống về phương hướng
- Việc đào tạo nguồn nhân lực cán bộ đảm nhiệm công tác quản lý cũng chưa bài bản.
Phần lớn trưởng thành từ thực tế lên, chưa qua đào tạo về quản lý, nhất là đặc thù ngành tư vấn xây dựng.
65
3.2.1.4 Công tác marketing, xây dựng thương hiệu của Trung tâm
Trong thời gian qua, Trung tâm cũng đã có các hoạt động nhằm xây dựng hình ảnh của Trung tâm và thương hiệu. Công tác marketing đã có những hoạt động cụ thể, triển khai một số công việc, trong đó tập trung vào các mảng chính như sau:
+ Thực hiện công tác đối ngoại, giao lưu gặp gỡ các đối tác.
+ Tham gia các hội nghị, hội thảo, diễn đàn chuyên môn, triển khai các hoạt động tiếp thị.
+ Thường xuyên cập nhật tin bài, tuyên truyền về các hoạt động sự kiện của Trung tâm, quảng bá thương hiệu trên website.
Việc thực hiện quảng bá thương hiệu của Trung tâm đã có sự cố gắng, nhưng cũng chưa thật sự tích cực và hiệu quả. Tuy nhiên, Trung tâm vẫn luôn là một trung tâm dẫn đầu của Viện Kiến trúc Quốc gia, luôn là một đơn vị có uy tín trong lĩnh vực tư vấn xây dựng, nhất là mảng dân dụng và công nghiệp. Trung tâm đã khẳng định được vị trí của mình trên thị trường bằng những sản phẩm chất lượng cao.