CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TY TAM HIỆP
2.2. Phân tích thực trạng doanh nghiệp
2.2.4. Vấn đề thứ hai: Xử lý hàng tồn kho
Hàng tồn kho thuộc vào tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp nhƣng không có tính thanh khoản cao nhƣ tiền mặt hay các khoản phải thu. Hàng tồn kho theo bảng cân đối số phát sinh của Công ty Tam Hiệp bao gồm bốn khoản mục: hàng mua đang đi trên đường, nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ và hàng hóa nhập.
Bảng 2.12: Bảng tổng hợp hàng tồn kho
2014 2015 2016
Hàng mua đang đi trên đường
18,378,540 0 0
Nguyên liệu, vật liệu 172,334,754 628,361,522 341,754,828
Công cụ dụng cụ 5,619,048 0 0
Hàng hóa nhập 0 94,864,840 0
Hàng tồn kho 196,332,342 723,226,362 341,754,828 (Nguồn: Tổng hợp từ bảng cân đối số phát sinh của Công ty Tam Hiệp giai đoạn
2014-2016)
Chỉ tiêu kỳ chuyển đổi hàng tồn kho bình quân (Inventory Conversion Period – ICP)
Kỳ chuyển đổi hàng tồn kho bình quân thể hiện năng lực lưu chuyển hàng hóa nhanh hay chậm của doanh nghiệp. Số ngày càng thấp chứng tỏ doanh nghiệp quản trị hàng tồn kho tốt, nhập hàng vừa đủ, bán hàng nhanh nên hàng hóa ít bị tồn động.
Mặc dù tốc độ luân chuyển hàng hóa nhanh sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lưu trữ hàng hóa nhưng nếu chỉ số này quá thấp thì doanh nghiệp rất dễ bị ảnh hưởng bởi những thay đổi bất thường của thị trường. Không kịp thời đáp ứng nhu cầu của khách hàng có khả năng khiến doanh nghiệp đánh mất khách hàng, thị phần cũng nhƣ làm giảm lợi thế cạnh tranh.
Công thức tính:
32
Trong đó:
Bảng 2.13: Bảng chỉ tiêu kỳ chuyển đổi hàng tồn kho
2014 2015 2016
Giá vốn hàng bán 3,050,664,914 3,639,588,549 4,124,646,034 Hàng tồn kho trung
bình 194,911,441.5 459,779,352 532,490,595 Kỳ chuyển đổi hàng
tồn kho 23.3 46.1 47.1
(Nguồn: Tổng hợp từ bảng cân đối số phát sinh của Công ty Tam Hiệp giai đoạn 2014-2016)
Trong giai đoạn 2014-2016, hàng hóa được lưu trữ trung bình khoảng 39 ngày trước khi được sử dụng hoặc bán ra. Chỉ số này khá cao cho thấy Công ty Tam Hiệp thường không dự trữ nhiều hàng hóa tại một thời điểm mà lựa chọn phương thức khi có nhu cầu thì mới đặt hàng. Như vậy giúp giảm chi phí lưu trữ dành cho hàng tồn kho nhưng ngược lại khi thị trường biến động đột ngột thì Công ty dễ lâm vào tình trạng không có đủ nguyên vật liệu để thực hiện dịch vụ gây ảnh hưởng đến uy tín và có thể đánh mất khách hàng hoặc phải mua lại từ đối thủ cạnh tranh với mức giá cao hơn trên thị trường.
Nguyên liệu đầu vào phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Công ty Tam Hiệp là các loại thuốc và hóa chất mua vào từ các nhà cung cấp. Do đó, tài khoản chiếm tỷ trọng lớn nhất trong hàng tồn kho là nguyên liệu, vật liệu.
33
Bảng 2.14: Bảng biến động phát sinh nguyên liệu, vật liệu
(Nguồn: Tổng hợp từ bảng cân đối số phát sinh của Công ty Tam Hiệp giai đoạn 2014-2016)
Xét biến động phát sinh nguyên liệu, vật liệu thì biến động xảy ra rõ nhất là vào năm 2015 và 2016. Công ty Tam Hiệp dự đoán vào năm 2015, nhu cầu sử dụng dịch vụ kiểm soát dịch hại trong nước sẽ gia tăng đáng kể do dịch bệnh điển hình nhƣ Ebola và MERS-CoV đang bùng phát và lan rộng ở nhiều nơi trên thế giới.
Mặc dù Công ty đã dự đoán đúng nhu cầu và thực hiện tốt công tác chuẩn bị để ứng phó với dịch bệnh nhưng việc tăng gấp đôi lượng đặt hàng so với năm trước đã khiến cho hàng tồn kho của Công ty tăng đột biến (số dƣ nguyên vật liệu cuối kỳ năm 2014 là 172,334,754 đồng và số dƣ cuối kỳ năm 2015 là 628,361,522 đồng).
Rút kinh nghiệm nên Công ty đã cắt giảm lƣợng đặt hàng nhƣng số dƣ nguyên vật liệu cuối kỳ năm 2016 vẫn khá cao ở mức 341,754,828 đồng.
Khả năng quản lý nguyên liệu, vật liệu của Công ty Tam Hiệp còn chƣa hiệu quả vì năm 2015, biến động nguyên vật liệu là rất lớn cho thấy khả năng xác định lƣợng đặt hàng cần thiết của Công ty là vẫn chƣa phù hợp.
Vấn đề đặt ra là, khi lƣợng hàng nhập vào không hợp lý, không hợp lệ, không hợp thời thì sẽ gây ra lãng phí. Cụ thể:
2014 2015 2016
Phát sinh nợ 907,876,186 1,801,413,380 1,521,468,068 Phát sinh có 929,031,973 1,345,386,612 1,902,939,602
Biến động phát sinh nguyên liệu, vật liệu = Phát sinh nợ -
Phát sinh có
(21,155,787) 456,026,768 (381,471,534)
(500,000,000) (400,000,000) (300,000,000) (200,000,000) (100,000,000) 0
100,000,000 200,000,000 300,000,000 400,000,000 500,000,000
- 200,000,000 400,000,000 600,000,000 800,000,000 1,000,000,000 1,200,000,000 1,400,000,000 1,600,000,000 1,800,000,000 2,000,000,000
Bảng biến động phát sinh nguyên liệu, vật liệu
34
Thứ nhất, nếu việc dự báo lƣợng đặt hàng không chính xác sẽ dẫn đến lƣợng hàng tồn đọng ngày càng tăng. Đối với một số nguyên liệu nhƣ thuốc và các loại hóa chất thì lượng tồn kho cao sẽ tạo áp lực cho việc bảo quản và lưu trữ hóa chất độc hại, tăng nguy cơ xảy ra sự cố an toàn trong Công ty. Ngoài ra, thuốc và hóa chất là loại nguyên liệu có hạn sử dụng và độc hại, pháp luật yêu cầu có quy trình xử lý đặc biệt, vì vậy, trong trường hợp những loại nguyên liệu này bị hết hạn thì doanh nghiệp không những phải hủy số thuốc trên gây lãng phí mà còn phải tốn thêm chi phí để xử lý chất thải nguy hại.
Thứ hai, việc quyết định số lƣợng hàng tồn kho phải tính đến sự thay đổi trong quy định của pháp luật đối với danh mục hóa chất độc hại đƣợc phép và không đƣợc phép sử dụng tại Việt Nam trong từng thời kỳ.
Thứ ba, mùa sinh sản của côn trùng dịch hại cũng là một yếu tố quan trọng cần xem xét để xác định lượng đặt hàng phù hợp. Khi bước vào mùa sinh sản của côn trùng, hầu hết các công ty đều có cùng nhu cầu sử dụng một loại thuốc nên nếu không có sự chuẩn bị tốt, có khả năng công ty sẽ rơi vào tình trạng thiếu thuốc đặc trị hoặc phải mua lại từ các công ty đối thủ cạnh tranh với mức giá cao làm tăng giá thành cung cấp dịch vụ.
Để thực hiện dịch vụ, Công ty Tam Hiệp phải nhập thuốc, hóa chất và các công cụ, dụng cụ từ bên ngoài. Bên cạnh đó, Công ty Tam Hiệp cũng cung cấp một số vật dụng, thiết bị hỗ trợ thiết bị hỗ trợ nhƣ bẫy keo, đèn bẫy côn trùng, máy đuổi chim, máy dò và phát hiện mối, máy xua rắn… khi khách hàng có nhu cầu hoặc kỹ thuật viên xét thấy cần thiết phải sử dụng.
Đối với những sản phẩm nhƣ các loại đèn bẫy côn trùng và thiết bị phát hiện, xua đuổi côn trùng, động vật, nhân viên sẽ đặt hàng khi khách hàng có yêu cầu. Đối với hóa chất và các loại thuốc khác, nhân viên tiến hành đặt hàng khi hàng tồn kho còn khoảng 20%, mỗi lần đặt từ 01 đến 02 thùng (12 chai thuốc/thùng). Với cách đặt hàng này, lƣợng hàng tồn trong kho sẽ không nhiều, tránh rủi ro cháy nổ, tràn hóa chất, thuốc bị hƣ hỏng do thời tiết hoặc hết hạn sử dụng. Nhƣng ngƣợc lại, nếu có vấn đề phát sinh đột ngột nhƣ dịch bệnh, thay đổi chính sách xuất - nhập khẩu, Công ty Tam Hiệp sẽ gặp khó khăn trong việc cung cấp dịch vụ.