CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN
1.2. KHÁI QUÁT VỀ KSNB
1.2.5. Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB
Dù có sự khác biệt đáng kể về việc tổ chức và xây dựng hệ thống KSNB giữa các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất, hoạt động, mục tiêu… Tuy nhiên, bất kỳ một hệ thống KSNB nào cũng bao gồm 5 yếu tố:
- Môi trường kiểm soát - Đánh giá rủi ro
- Hoạt động kiểm soát - Thông tin và truyền thông - Hoạt động giám sát
1.2.5.1. Môi trường kiểm soát
Là những yếu tố của tổ chức ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống KSNB và là các yếu tố tạo ra môi trường mà trong đó toàn bộ thành viên của tổ chức nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống KSNB. Ví dụ, nhận thức của các nhà quản lý về liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, về việc cần thiết phải tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phân công, ủy nhiệm rõ ràng, về việc ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình... Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống KSNB... Các nhân tố chính:
Tính hữu hiệu của các kiểm soát không thể cao hơn các giá trị đạo đức và tính chính trực của những người tạo ra, quản lý và giám sát các kiểm soát đó. Tính chính trực và hành vi đạo đức là sản phẩm của chuẩn mực về hành vi và đạo đức của đơn vị cũng như việc truyền đạt và thực thi các chuẩn mực này trong thực tế.
Việc thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức bao gồm các nội dung như: Biện pháp của Thủ trưởng đơn vị để loại bỏ hoặc giảm thiểu các động cơ xúi giục nhân viên tham gia vào các hành động thiếu trung thực, bất hợp pháp, hoặc phi đạo đức.
Việc truyền đạt các chính sách của đơn vị về tính chính trực và các giá trị đạo đức có thể bao gồm truyền đạt tới nhân viên các chuẩn mực hành vi thông qua các chính sách của đơn vị, các quy tắc đạo đức và bằng tấm gương điển hình.
Cam kết về năng lực: Đây là công tác quan trọng nhất trong việc phát triển của đơn vị. Các đơn vị xây dựng các quy định về tuyển dụng nhân sự có trình độ chuyên môn và năng lực công tác phù hợp với nhu cầu của đơn vị
Sự tham gia của Ban quản trị: Quan điểm của thủ trưởng đơn vị có ảnh hưởng trực tiếp đến chế độ, chính sách, các quy định về quản lý của đơn vị
Triết lý và phong cách điều hành của Ban lãnh đạo: Triết lý và phong cách điều hành của Ban lãnh đạo có nhiều đặc điểm, như quan điểm, thái độ và hành động của Ban lãnh đạo đối với việc lập và trình bày BCTC có thể được thể hiện qua việc lựa chọn các nguyên tắc, chính sách kế toán có thận trọng hay không khi có nhiều lựa chọn khác nhau về nguyên tắc, chính sách kế toán, hoặc sự kín kẽ và thận trọng khi xây dựng các ước tính kế toán phụ thuộc rất nhiều vào quan điểm, thái độ phong cách điều hành của Ban lãnh đạo.
Cơ cấu tổ chức: Ban quản trị có trách nhiệm quan trọng và trách nhiệm đó được đề cập trong các chuẩn mực nghề nghiệp, pháp luật và quy định khác, hoặc trong các hướng dẫn do Ban quản trị ban hành. Ngoài ra, Ban quản trị còn có trách nhiệm giám sát việc thiết kế và hiệu quả hoạt động của các thủ tục báo cáo sai phạm và các thủ tục soát xét tính hiệu quả của KSNB của đơn vị. Hầu hết các đơn vị HCSN được tổ chức theo mô hình trực tuyến, nguyên tắc một thủ trưởng, cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, phù hợp với mô hình hoạt động của đơn vị
Phân công quyền hạn và trách nhiệm: Việc phân công quyền hạn và trách nhiệm có thể bao gồm các chính sách liên quan đến thông lệ phổ biến, hiểu biết và kinh nghiệm của các nhân sự chủ chốt, và các nguồn lực được cung cấp để thực hiện nhiệm vụ. Ngoài ra, việc phân công có thể bao gồm các chính sách và trao đổi
thông tin để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều hiểu được mục tiêu của đơn vị, hiểu được hành động của mỗi cá nhân có liên quan với nhau và đóng góp như thế nào vào các mục tiêu đó, và nhận thức được mỗi cá nhân sẽ chịu trách nhiệm như thế nào và chịu trách nhiệm về cái gì
Các chính sách nhân sự: Các chính sách về nhân sự thường cho thấy các vấn đề quan trọng liên quan tới nhận thức về kiểm soát của đơn vị. Là các chính sách và thủ tục của lãnh đạo về tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải… Lãnh đạo chọn những nhân viên có đủ năng lực, kinh nghiệm, đạo đức tốt thì góp phần lớn đến sự hữu hiệu và hiệu quả của môi trường kiểm soát.
1.2.5.2. Đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro là việc xác định và phân tích các rủi ro liên quan đến việc đạt được các mục tiêu hoạt động hiệu quả, báo áo tài chính đáng tin cậy và sự tuân thủ các quy định. Do đó, đánh giá rủi ro là một trong những trách nhiệm của nhà quản lý và cho phép họ hành động để giảm thiểu những biến cố bất ngờ, không mong đợi.
Các yếu tố đánh giá rủi ro:
Nhận diện rủi ro sau khi xác định mục tiêu:
Rủi ro là những gì có thể đe dọa việc đạt được một mục tiêu nào đó trong tiến trình của đơn vị. Do đó, các rủi ro nên được nhận diện với mỗi mục tiêu của từng phòng chuyên môn. Các nhà quản lý có thể đặt ra hàng loạt các câu hỏi để nhận diện rủi ro.
Nhận diện rủi ro là quá trình liên tục và có hệ thống các rủi ro trong hoạt động kinh doanh của đơn vị. Đó là việc theo dõi, nghiên cứu, thống kê và dự báo các rủi ro để từ đó đề xuất các biện pháp, giải pháp kịp thời.
Các phương pháp nhận diện rủi ro:
- Lập bảng câu hỏi: Gặp phải các loại rủi ro nào? Tổn thất bao nhiêu? Số lần xuất hiện rủi ro đó trong một khoảng thời gian nhất định? Biện pháp phòng ngừa, tài trợ rủi ro; Kết quả đạt được? Các rủi ro chưa xuất hiện nhưng có thể xuất hiện?
Từ đó đánh giá, đề xuất công tác quản trị các rủi ro.
- Phân tích BCTC, phân tích bảng tổng kết tài sản, báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh, tài liệu bổ trợ khác để có thể xác định được mọi nguy cơ rủi ro của tổ chức về tài sản, nguồn nhân lực và trách nhiệm pháp lý.
- Phương pháp lưu đồ: Là phương pháp quan trọng để nhận dạng rủi ro.
Để thực hiện phương pháp này cần xây dựng lưu đồ trình bày tất cả các hoạt động sản xuất.
- Nghiên cứu tại chỗ: là việc quan sát, theo dõi trực tiếp các hoạt động, phân tích và nhận dạng rủi ro từ đó đưa ra các biện pháp.
Phân tích rủi ro: Phân tích rủi ro là việc xác định các yếu tố rủi ro và đánh giá tầm quan trọng của chúng, phân tích xác suất xuất hiện của các sự kiện không thuận lợi có thể ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp. Phân tích rủi ro bao gồm đánh giá rủi ro và phương pháp hạn chế rủi ro hay giảm thiểu các hậu quả không mong muốn xảy ra.
Có rất nhiều phương pháp phân tích và đánh giá rủi ro, nhưng sau cùng là việc giải quyết được bài toán phức tạp là tối đa hóa lợi ích và thối thiểu hóa rủi ro.
Trước hết cần xem xét đến mức độ thường xuyên xảy ra của các rủi ro. Từ đó xác định hành động nào là cần thiết để quản lý rủi ro.
Rủi ro có thể tác động đến đơn vị ở mức độ toàn đơn vị hay ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể. Ở mức độ toàn đơn vị, các nhân tố phát sinh rủi ro lớn nhất là sự thay đổi của các chính sách của Nhà nước về các thông tư hướng dẫn các quyết định, nghị định… Trong phạm vi từng bộ phận, phòng ban, rủi ro thường phát sinh, tác động đến từng bộ phận phòng ban trước khi ảnh hưởng đến toàn đơn vị.
Để nhận dạng rủi ro đơn vị có thể sử dụng nhiều biện pháp khác nhau từ việc sử dụng các biểu đồ thống kê, lập dự toán, phân tích các dữ liệu trong quá khứ, thông qua các dự thảo đóng góp ý kiến cho đến việc rà soát các hoạt động thường xuyên hoặc các buổi họp giao ban hàng tuần trong nội bộ và toàn ngành.
Ngoài ra, còn có nhiều rủi ro liên quan đến sự an toàn hệ thống máy tính, chương trình và dữ liệu do nhiều nguyên nhân chủ quan và khách quan
1.2.5.3. Hoạt động kiểm soát a) Các chính sách và thủ tục
Hoạt động kiểm soát: Những chính sách và những thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của ban lãnh đạo được thực hiện
Phân chia trách nhiệm: Mục đích để cho các nhân viên kiểm soát lẫn nhau.
Ví dụ như thủ quỹ và kế toán phải tách biệt với nhau, kế toán kho và thủ kho phải tách biệt, người phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản…
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Để thông tin đáng tin cậy thì cần thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ. Quan trọng nhất đó là kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách và việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng đắn.
Bảo vệ tài sản (kiểm soát vật chất): Việc so sánh, đối chiều giữa số sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ. Điều tra nguyên nhân, qua đó phát hiện những yếu kém tồn tại trong đơn vị. Hoạt động này thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ đã được đánh số thứ tự trước nhưng chưa sử dụng, hạn chế các nhân viên không phận sự tiếp cận phần mềm, tài sản của đơn vị…
Phân tích rà soát: Xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số kế hoạch, dự toán, kỳ trước. Đơn vị thường xuyên rà soát thì có thể phát hiện những vấn đề bất thường, để có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch, điều chỉnh thích hợp.
b) Các nguyên tắc kiểm soát
Hoạt động kiểm soát được tổ chức dựa trên 03 nguyên tắc cơ bản:
Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận trong một tổ chức. Mục đích của nguyên tắc này là không cho một cá nhân hay một bộ phận nào được thực hiện một nghiệp vụ kinh tế từ khâu đầu đến khâu cuối. Cơ sở của nguyên tắc này là trong chế độ làm việc nhiều người thì các sai sót dễ bị phát hiện hơn và các gian lận khó xảy ra hơn. Việc phân công, phân nhiệm còn có tác
dụng tạo ra sự chuyên môn hóa, giúp cho việc kiểm tra chéo, thúc đẩy nhau trong công việc.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số công việc như trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ và trách nhiệm ghi chép sổ kế toán, trách nhiệm bảo quản tài sản, trách nhiệm xét duyệt và trách nhiệm ghi chép sổ sách, chức năng kế toán và chức năng tài chính, chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát ... Nguyên tắc này xuất phát từ mối quan hệ đặc biệt ở các nhiệm vụ mà nếu có sự kiêm nhiệm thì dễ dàng dẫn đến sự lạm dụng, và việc ngăn ngừa hay phát hiện gian lận sẽ rất khó khăn. Chẳng hạn nếu để kế toán kiêm thủ kho thì họ rất dễ điều chỉnh sổ sách để che dấu hành vi gian lận của mình.
Thông thường, chế độ kế toán các nước quy định các đơn vị không được bố trí cán bộ thủ kho kiêm nhiệm vào các công tác kế toán và quản lý khác.
Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của người quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định.
Các hoạt động kiểm soát bao gồm các chính sách thủ tục giúp cho việc chỉ đạo của ban lãnh đạo. Các hoạt động kiểm soát thông thường tại đơn vị là: Phân chia trách nhiệm, ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động, kiểm tra độc lập, phân tích, rà soát lại việc thực hiện.
Cụ thể kiểm soát các khoản chi tại đơn vị: Công tác kiểm soát chi NSNN luôn là một khâu quan trọng và cần thiết trong công tác quản lý chi tiêu NSNN ở các cơ quan chuyên môn thực hiện chức năng quản lý nhà nước. Việc tăng cường kiểm tra, kiểm soát chi NSNN sẽ giúp cho việc quản lý NSNN được hiệu quả hơn
Mục tiêu của công tác kiểm soát chi trong đơn vị: đánh giá tình hình chấp hành cơ chế chính sách và quản lý các khoản chi kinh phí, phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các sai phạm, đánh giá những tồn tại, tìm nguyên nhân và đưa ra biện pháp khắc phục nhằm tăng cường công tác quản lý tài chính, kế toán tại đơn vị.
Yêu cầu công tác kiểm soát chi trong cơ quan nhà nước: Các đơn vị có sử dụng NSNN phải thực hiện công tác kiểm soát chi ngay trong quá trình thực thi
nhiệm vụ, phải đảm bảo tính thận trọng, trung thực, khách quan và phải chấp hành theo quy định, chế độ, chính sách của Nhà nước. Công tác kiểm soát chi phải được tiến hành liên tục, thường xuyên, cần có biện pháp giáo dục, tuyên truyền để mọi người có trách nhiệm tham gia.
Các hình thức tổ chức thực hiện kiểm soát chi:
- Hình thức kiểm soát chi theo thời gian thực hiện: Hình thức này được tiến hành theo thời gian thực hiện công việc, có thể thường xuyên hoặc đột xuất.
- Hình thức kiểm soát chi theo phạm vi công việc: Hình thức này có thể được tiến hành dưới 2 hình thức: kiểm tra toàn diện và kiểm tra đặc biệt.
Nội dung công tác kiểm soát chi ngân sách trong cơ quan quản lý nhà nước.
Đối với nội dung chi thường xuyên, kiểm soát các nội dung sau:
- Kiểm soát các khoản chi thanh toán cá nhân: kiểm tra sự tuân thủ, tính pháp lý, cơ sở thực tế của các khoản chi thường xuyên cho con người.
- Kiểm soát các khoản chi về hàng hóa dịch vụ: Kiểm tra sự cần thiết, mức độ của các khoản chi này, cân nhắc mục tiêu đề ra với nhu cầu của đơn vị. Kiểm tra việc chấp hành đầy đủ các quy định về thủ tục, hồ sơ pháp lý của các khoản chi này.
- Kiểm soát các khoản chi khác: Kiểm tra tính hợp lý, tính cần thiết của các khoản chi này trên cơ sở quán triệt tiết kiệm và đảm bảo sát nhu cầu thực tế.
1.2.5.4. Thông tin và truyền thông
Hệ thống thông tin kế toán trong một tổ chức gồm có đầu vào là các sự kiện kinh tế được thể hiện dưới dạng các nghiệp vụ kế toán, đầu ra là các báo cáo kế toán. Thông tin kế toán phải bảo đảm là được kiểm soát chặt chẽ thông qua hệ thống chứng từ sổ sách và kiểm soát sự phê chuẩn đối với các nghiệp vụ. Quá trình vận hành của hệ thống là sự thu thập, phân loại, tính toán, ghi chép và tổng hợp báo cáo những nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của tổ chức đó, bảo đảm chức năng thông tin cho hoạt động quản lý đồng thời kiểm soát nhiều mặt hoạt động khác của đơn vị. Hệ thống thông tin kế toán phải đạt được các mục tiêu chủ yếu sau:
- Xác định, ghi chép những nghiệp vụ đã xảy ra là có thật, đúng thời gian.
- Diễn giải nghiệp vụ chi tiết, đầy đủ, phân loại nghiệp vụ đúng đắn.
- Đo lường, ghi chép đúng giá trị của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Trình bày chính xác, đầy đủ các thông tin cần thiết trên các báo cáo tài chính.
Thông tin được thu thập, xử lý và truyền đạt đến các cá nhân, bộ phận trong đơn vị để có thể hoàn thành nhiệm vụ của mình cung cấp đến cho các đối tượng bên ngoài về hoạt động, tài chính. Thông tin được cung cấp thông qua hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin tại đơn vị có thế thực hiện xử lý trên máy tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai để đạt được tính kịp thời, cập nhật và chính xác. Hệ thống thông tin kế toán tại đơn vị được thể hiện ở 3 phương diện.
a) Hệ thống chứng từ:
Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Chứng từ kế toán phải rõ ràng, chính xác và đầy đủ các yếu tố cấu thành chứng từ.
Chứng từ kế toán phải đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền và bộ phận thực hiện, không được ký bằng mực đỏ và bút chì. Việc sử dụng mẫu chứng từ phải theo đúng quy định của Bộ tài chính, các mẫu chứng từ đặc thù của đơn vị phải được lập một cách khoa học. Việc luân chuyển chứng từ từ bộ phận này sang bộ phận khác phải được tổ chức khoa học
b) Hệ thống tài khoản và sổ kế toán:
Hệ thống tài khoản kế toán: Đơn vị phải tuân thủ nghiêm túc các quy định của Bộ Tài chính về tên gọi, số hiệu, nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán của mỗi tài khoản kế toán
Hệ thống sổ kế toán: Đơn vị tuân thủ những quy định của Bộ Tài chính về việc mở sổ, ghi chép, sửa chữa, khóa sổ và lưu trữ sổ kế toán. Sổ kế toán được mở để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị. Số hiệu được ghi trong sổ phải chính xác và phản ánh đúng nội dung kinh tế phát sinh
c) Hệ thống báo cáo kế toán:
Gồm các Báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động theo quy định của Bộ Tài chính như Báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động (mẫu B01/BCQT); Báo cáo chi tiết chi tiết từ nguồn NSNN và nguồn phí được khấu trừ, để lại (F01-01/BCQT);