CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỈNH KIÊN GIANG
3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỈNH KIÊN GIANG
3.2.1. Hoàn thiện công tác đánh giá rủi ro trong chi thường xuyên
Hiện nay công tác quản lý, kiểm soát rủi ro tại Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh Kiên Giang chưa thật sự rõ nét. Công tác nhận diện đánh giá rủi ro mang tính chất tổng thể, toàn đơn vị. Chưa có cơ chế nhận diện, đánh giá, đối phó rủi ro. Để phòng tránh và hạn chế rủi ro thấp nhất có thể, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh Kiên Giang cần thực hiện đúng quy trình kiểm soát rủi ro cụ thể:
3.2.1.1. Nhận diện rủi ro
Rủi ro xảy ra có rất nhiều nguyên nhân từ bên trong lẫn bên ngoài nó làm cho mục tiêu của đơn vị không thể thực hiện được. Các yếu tố bên trong như: sự quản lý thiếu minh bạch, không xem trọng đạo đức nghề nghiệp, năng lực cán bộ công chức hạn chế, thiếu sự giám sát của Ban lãnh đạo, Ban Thanh tra nhân dân, lãnh đạo các phòng... Các yếu tố bên ngoài như sự thay đổi về chế độ, chính sách, pháp luật, sự tiến bộ về khoa học - công nghệ… Nhận diện rủi ro là sự nhận thức về
thời điểm, mức độ một sự kiện, hay hoạt động sẽ xảy ra gây ảnh hưởng tiêu cực đến đơn vị. Do vậy, Ban lãnh đạo cần có các biện pháp để nhận diện các rủi ro, phân tích khả năng xảy ra và các thiệt hại phát sinh để quản lý, kiểm soát chúng. Để làm được điều này thì trước tiên, cơ quan phải xác định được mục tiêu của mình là gì?
Thông qua việc xác định mục tiêu đơn vị có thể nhận diện và phân tích được rủi ro bởi vì những sự kiện có thể xảy ra và đe dọa đến mục tiêu đơn vị chính là rủi ro.
Mỗi khi đơn vị nhận diện được các rủi ro trong hoạt động của mình thì nguy cơ không đạt được mục tiêu giảm đi đáng kể. Do đó, nhận dạng rủi ro phải được thực hiện liên tục, lặp đi, lặp lại để tránh bị thiệt hại do những tác động bên trong lẫn bên ngoài gây ra.
Nhận diện rủi ro về nhân lực, rủi ro về ngân sách: Có nhiều phương pháp nhận dạng rủi ro, tuy nhiên các phương pháp dễ thực hiện và phù hợp với cơ quan hiện nay bao gồm:
Phân tích báo cáo tài chính: Bằng cách phân tích bảng tổng kết tài sản, báo cáo hoạt động kinh doanh và các tài liệu hỗ trợ ta có thể xác định được mọi nguy cơ của cơ quan về chi thường xuyên. Bằng cách kết hợp báo cáo này với các dự báo về tài chính, dự báo về ngân sách theo từng tài khoản ta có thể phát hiện rủi ro trong tương lai.
Phương pháp lưu đồ: Phương pháp này sẽ giúp chúng ta liệt kê trình tự các bước đối với quy trình kiểm soát chi thường xuyên.
Ta có lưu đồ về quy trình chung về kiểm soát chi tại Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh Kiên Giang như sau:
Sơ đồ 3.1. Lưu đồ quy trình kiểm soát chi
3 4
5 2 3
1
Kế toán Văn phòng tổng
hợp Trình thủ trưởng
đơn vị duyệt Các phòng ban
xác định nhu cầu
Nhìn vào lưu đồ ta có thể thấy được những rủi ro thường gặp khi thực hiện các bước.
Đặc biệt rủi ro từ bên trong nội bộ xảy ra do thiếu phối hợp trong công tác kiểm soát chi thanh toán tại đơn vị thì lãnh đạo phải thật tâm lý trong vấn đề nhận diện và có biện pháp khắc phục vì đây là vấn đề khá tâm lý.
Nhận diện rủi ro về tư lợi cá nhân thông qua việc kiểm tra đối chiếu đột xuất một đơn vị bán hàng, cung cấp dịch vụ với phòng chuyên môn làm công tác giao dịch, tập hợp chứng từ.
3.2.1.2. Đánh giá rủi ro
Xác định những ảnh hưởng có thể có của sự kiện hay hoạt động đối với hoạt động của đơn vị. Trên thực tế không thể loại bỏ hết tất cả rủi ro, mà giới hạn rủi ro xảy ra ở mức độ chấp nhận được. Để làm được điều này, Ban lãnh đạo cần đánh giá:
- Khả năng rủi ro có thể xảy ra.
- Mức độ ảnh hưởng đến mục tiêu của đơn vị
- Nếu rủi ro ảnh hưởng không đáng kể đến đơn vị, và ít có khả năng xảy ra thì không cần phải quan tâm nhiều, ngược lại một rủi ro có ảnh hưởng trọng yếu với khả năng xảy ra cao thì đơn vị cần tập trung chú ý.
Để biết được mức độ, khả năng của rủi ro, trước hết lãnh đạo cần họp phòng chuyên môn qua các cuộc họp giao ban hoặc các buổi họp định kỳ để các bộ phận có thể tham mưu đề xuất biện pháp đánh giá thích hợp.
3.2.1.3. Đối phó rủi ro
Lãnh đạo phòng, ban, thanh tra, thanh tra nhân dân, Ban lãnh đạo thực hiện quản trị rủi ro. Phòng ban thông tin, báo cáo với Ban lãnh đạo về rủi ro được nhận diện và đánh giá rồi đề xuất các biện pháp đối phó thích hợp như:
Đối với các rủi ro từ các yếu tố bên trong : - Rủi ro về ngân sách:
Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh Kiên Giang phải tăng cường nâng cao chất lượng công tác lập dự toán. Dự toán phải được lập dựa trên định mức được quy định của Viện Kiểm sát nhân dân tối cao qua hàng năm, tình hình phát triển kinh tế xã
hội, phương hướng hoạt động, nhiệm vụ đặc thù của ngành. Thường xuyên rà soát, cập nhật quy chế chi tiêu nội bộ, trong đó điều chỉnh, bổ sung các định mức chi, định mức sử dụng văn phòng phẩm, định mức sử dụng điện thoại,... vừa tiết kiệm, vừa nâng cao hiệu quả sử dụng ngân sách và phù hợp với sự thay đổi của các chế độ, chính sách mới ban hành.
- Rủi ro về nhân lực hạn chế:
Vấn đề rủi ro về nhân lực có thể xảy ra trong trường hợp thay đổi nhanh chóng về các quy định, nghị định, thông tư hướng dẫn, kèm theo sự đa dạng phức tạp các nội dung chi thường xuyên thì hai cán bộ làm công tác kế toán tại Viện Kie63ms át nhân dân tỉnh Kiên Giang cần thường xuyên được bồi dưỡng nâng cao kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ. Đổi mới và cải tiến công tác quản lý tài chính, quan tâm đến việc đầu tư, khai thác tiến bộ về khoa học công nghệ. Khuyến khích kế toán cải tiến trong việc quản lý và kiểm soát tài chính hiệu quả; hướng dẫn kế toán tiếp cận với công việc KSNB.
- Rủi ro về mối quan hệ tập thể nội bộ và rủi ro về tư lợi cá nhân;
Ban lãnh đạo Viện tổ chức họp (phối hợp với Công đoàn, đoàn thanh niên, Ban Thanh tra nhân dân) và đề xuất giải quyết các trường hợp rủi ro này sao cho vừa hạn chế, chấm dứt rủi ro vừa giữ được mối quan hệ tốt đẹp trong tập thể vừa khuyến khích cán bộ làm việc tốt hơn tùy từng mức độ nghiêm trọng của rủi ro.
- Đối với các rủi ro từ các yếu tố bên ngoài:
+ Trước tình hình thay đổi, cập nhật chính sách một cách nhanh chóng như hiện nay như Luật NSNN năm 2015 áp dụng từ năm ngân sách 2017 và các Nghị định, thông tư hướng dẫn Luật, chế độ kế toán HCSN được ban hành theo Thông tư 107/2017/TT-BTC,... thì cán bộ kế toán Viện tỉnh cần phải tham gia các khóa tập huấn cập nhật; cập nhật liên tục và thường xuyên các hướng dẫn của Viện Kiểm sát nhân dân tối cao hủy bỏ, thay thế, bổ sung, điều chỉnh chế độ, chính sách, định mức chi.
+ Hiện nay thực hiện chính sách tinh giản biên chế, và cơ cấu lại đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức theo Kết luật số 17-KL/TW ngày 11/9/2017 của Bộ Chính trị đây cũng là yếu tố ảnh hưởng đến KSNB như kinh phí hoạt động, sử dụng cán
bộ, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, sắp xếp bố trí, cơ cấu lại tổ chức.
3.2.1.4. Xây dựng bộ phận KSNB tại đơn vị
Xây dựng bộ phận kiểm soát độc lập, trong bối cảnh đang thực hiện chính sách giảm biên chế, việc tổ chức một tổ chức kiểm soát độc lập là rất khó khăn. Do đó, tác giả đề xuất tăng cường chức năng KSNB cho Ban Thanh tra nhân dân và bộ phận này chịu sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo, nhằm thực hiện chức năng kiểm soát chi thường xuyên tại đơn vị. Định kỳ từng quý, bộ phận này sẽ tiến hành kiểm tra, kiểm soát công tác chi tiêu ngân sách theo quy chế kiểm tra, kiểm soát được xây dựng và ban hành. Qua đó kịp thời phát hiện những nội dung chi không phù hợp để kịp thời sửa chữa, rút kinh nghiệm và kết quả kiểm tra sẽ được báo cáo cho lãnh đạo cơ quan;
đồng thời kiến nghị các thay đổi nhằm hiệu chỉnh quy trình nội dung kiểm soát nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý và sử dụng hiệu quả dự toán ngân sách.
Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng