CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN
1.3. CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI ĐƠN VỊ HCSN28 1. Kiểm soát chi thanh toán cho cá nhân
Tại Điều 2 Quy chế về tự kiểm tra tài chính, kế toán tại các cơ quan, đơn vị có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước kèm theo Quyết định số 67/2004/QĐ-BTC
ngày 13/8/2004 của Bộ trưởng Bộ Tài chính đã quy định “Cơ quan hành chính Nhà nước, đơn vị sự nghiệp và các tổ chức khác có sử dụng toàn bộ hoặc một phần kinh phí NSNN đều phải thực hiện công tác tự kiểm tra tài chính, kế toán tại đơn vị mình” [4].
Tại Điều 6 Luật Kiểm toán Nhà nước quy định: “Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức quản lý, sử dụng ngân sách, tiền và tài sản nhà nước: Căn cứ vào các quy định của pháp luật, xây dựng và duy trì hoạt động hệ thống KSNB thích hợp và có hiệu quả” [10].
Chi và quy trình kiểm soát chi thường xuyên là một quá trình liên quan đến tất cả các cấp, các ngành và nhiều cơ quan đơn vị. Đồng thời nó cũng chịu tác động bởi nhiều yếu tố, trong đó có một số yếu tố chủ yếu sau:
Một là, yếu tố thể chế, pháp lý. Trong nhóm yếu tố này, Luật Ngân sách nhà nước được coi là yếu tố rất quan trọng, là một trong những căn cứ chủ yếu để kiểm soát chi thường xuyên.
Hai là, chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi thường xuyên. Là căn cứ quan trọng để xây dựng dự toán và là cơ sở không thể thiếu để kiểm soát các khoản chi thường xuyên. Để công tác kiểm soát chi có chất lượng cao thì hệ thống chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi phải đảm bảo tính chất sau: Tính đầy đủ, nghĩa là nó phải bao quát hết tất cả các nội dung chi phát sinh trong thực tế thuộc tất cả các cấp, các ngành, các lĩnh vực; tính chính xác, nghĩa là phải phù hợp với tình hình thực tế; tính thống nhất, nghĩa là phải thống nhất giữa các ngành, các địa phương và các đơn vị sử dụng NSNN.
Ba là, dự toán chi thường xuyên. Đây là một trong những căn cứ quan trọng để thực hiện quy trình kiểm soát chi thường xuyên. Chất lượng dự toán chi ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quy trình kiểm soát chi thường xuyên. Vì vậy để nâng cao chất lượng quy trình kiểm soát chi thường xuyên thì dự toán chi thường xuyên phải đảm bảo tính kịp thời, chính xác, đầy đủ và chi tiết để làm căn cứ kiểm tra, kiểm soát quá trình chi tiêu của đơn vị.
Bốn là, tổ chức bộ máy và thủ tục quy trình kiểm soát chi. Bộ máy kiểm soát chi phải được tổ chức gọn nhẹ, tránh trùng lắp chức năng, phù hợp quy mô và khối lượng các khoản chi phải qua kiểm soát. Thủ tục quy trình kiểm soát chi thường xuyên phải rõ ràng, đơn giản nhưng đảm bảo tính chặt chẽ trong trong quản lý chi tiêu, không tạo khe hở cho kẻ xấu lợi dụng gây thất thoát, lãng phí NSNN.
Năm là, năng lực, trình độ của đội ngũ cán bộ thực hiện quy trình kiểm soát chi. Trình độ và năng lực cán bộ kiểm soát chi thường xuyên là nhân tố quyết định chất lượng quy trình kiểm soát chi. Vì vậy, cán bộ kiểm soát chi phải có trình độ chuyên sâu về quản lý tài chính, am hiểu về các lĩnh vực chuyên ngành mình quản lý, có khả năng phân tích, xử lý thông tin được cung cấp và giám sát đối chiếu với các quy định hiện hành của Nhà nước, có phẩm chất đạo đức tốt để có thể vừa làm tốt công tác kiểm soát chi vừa đảm bảo tính trung thực, khách quan, không lợi dụng quyền hạn, trách nhiệm được giao để vụ lợi hay có thái độ hách dịch, sách nhiễu trong quá trình kiểm soát chi thường xuyên.
1.3.1. Kiểm soát chi thanh toán cho cá nhân
Kiểm tra sự tuân thủ, tính pháp lý, cơ sở thực tế của các khoản chi thường xuyên cho con người. Tổ chức kiểm soát chi thanh toán cá nhân bao gồm những vấn đề sau:
-Kiểm soát chi thông qua chính sách tiền lương, phương án chi trả lương của đơn vị đối với người lao động.
-Kiểm soát thông qua việc phân công, phân nhiệm giữa các chức năng theo dõi nhân sự, thời gian và khối lượng công việc, chức năng tính lương và ghi chép lương.
-Kiểm soát chi phí tiền lương thông qua việc đối chiếu số liệu trên sổ sách và chứng từ như đối chiếu tên và mức lương (hệ số lương, hệ số phụ cấp chức vụ...) trên bảng lương của từng bộ phận trong đơn vị với hồ sơ nhân viên tại bộ phận nhân sự. Kiểm tra việc tính toán trên bảng lương...
Ngoài ra, việc kiểm soát các khoản trích theo lương như Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp, Kinh phí công đoàn được thực hiện thông qua đối chiếu số liệu đã tính với các căn cứ, tỷ lệ trích quy định và với cơ quan Bảo hiểm xã hội.
Kiểm tra việc thanh toán phụ cấp làm thêm giờ thông qua việc đối chiếu bản chấm công, biên bản và kết quả đạt được.
Kiểm tra việc ghi chép, hạch toán đầy đủ, đúng đối tượng các nghiệp vụ liên quan đến các khoản trích theo lương.
1.3.2. Kiểm soát chi về hàng hóa, dịch vụ
Kiểm tra sự cần thiết, mức độ của các khoản chi này, cân nhắc mục tiêu đề ra với nhu cầu của đơn vị.
Gồm các khoản chi dịch vụ công cộng như tiền điện, tiền nước, tiền nhiên liệu, tiền vệ sinh môi trường...; khoản chi về vật tư văn phòng như văn phòng phẩm, dụng cụ văn phòng, khoán văn phòng phẩm; khoản chi về thông tin, tuyên truyền, liên lạc như cước phí điện thoại, cước phí bưu chính, tạp chí thư viện, thuê bao cáp truyền hình, cước phí internet, khoán điện thoại; khoản chi về hội nghị; khoản chi về công tác phí; khoản chi về thuê mướn; khoản chi về sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn; chi phí nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành.
Đối với các khoản chi dịch vụ công cộng, chi vật tư văn phòng...đây là các khoản chi phí chiếm tỷ trọng không lớn trong tổng số chi cho nhiệm vụ chuyên môn nhưng phát sinh thường xuyên nên công tác kiểm soát các khoản chi này cần tăng cường thường xuyên liên tục.
Kiểm soát các khoản chi phí này thể hiện ở kiểm soát sự tuân thủ các quy định hiện hành của Nhà nước, quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
1.3.3. Kiểm soát các khoản chi khác
Kiểm tra tính hợp lý, tính cần thiết của các khoản chi trên cơ sở quán triệt tiết kiệm và đảm bảo sát nhu cầu thực tế.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Trong chương 1, Luận văn đã hệ thống lý luận một số vấn đề cơ bản về công tác chi thường xuyên trong đơn vị HCSN. Luận văn đã nêu tổng quan về KSNB, những yếu tố cấu thành hệ thống KSNB và nội dung kiểm soát chi thường xuyên tại đơn vị HCSN.
Công tác kiểm soát chi thường xuyên được thực hiện một cách khoa học và nghiêm túc sẽ góp phần làm lành mạnh công tác tài chính trong các đợn vị HCSN, đảm bảo giảm thiểu các sai sót, ngăn chặn gian lận, tránh thất thoát tài sản, giảm thiểu chi phí, nâng cao thu nhập của công chức, người lao động, góp phần thúc đẩy đơn vị phát triển theo đúng mục tiêu đã đề ra. Đồng thời là cơ sở cho việc nghiên cứu tình hình chi thường xuyên tại Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh Kiên Giang.
CHƯƠNG 2