CHƯƠNG 3. MỘT SỐ NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG 3.1. Quản trị thời gian
3.1.3. Các biện pháp quản trị thời gian
Muốn quản lý thời gian hiệu quả phải sử dụng hiệu quả các công cụ hoạch định thời gian biểu và lập trật tự ưu tiên cho các công việc.
*, Lịch thời gian biểu công tác hàng ngày
Theo luật 20-80: chúng ta thường sử dụng 80% thời gian cho các công việc tương đối không quan trọng hoặc không cần thiết và chỉ có 20% cho các công việc thực sự là quan trọng hoặc có năng suất cao.
Bảng 3.1. Thời gian thường được sử dụng và nên được sử dụng.
Thời gian Hoạt động
80% thời gian dành cho các hoạt động kém hiệu quả
20% các công việc kém hiệu quả
20% các công việc có hiệu quả 80% thời gian dành cho các công việc có hiệu quả, những công việc quan trọng có mục tiêu dài hạn
Thường làm Nên làm
Theo nghiên cứu của các nhà quản lý, các cấp quản trị sử dụng thời gian như sau:
- 50% thời gian được sử dụng trong các cuộc họp đối mặt - 20% thời gian được sử dụng để đọc và viết
- 6% thời gian được sử dụng để gọi điện.
- 24% thời gian còn lại được sử dụng để phân tích, lên lịch thời gian biểu và làm các công việc hành chính văn phòng và các công việc khác.
*, Sổ tay, nhật ký và lịch để bàn.
Sổ tay, nhật ký, lịch để bàn là công cụ giúp ích cho các bạn ghi nhớ các công việc phải làm.
Có 4 lời khuyên:
+ Phải cập nhật hoá kế hoạch làm việc của mình.
+ Xếp những vấn đề quan trọng nhất lên hàng đầu và đánh số nó không phải theo thứ tự quan trọng hay ưu tiên, mà theo lúc nào thực hiện nó tốt nhất.
+ Dùng lúc nào cũng để bị lôi cuốn theo ý muốn giải quyết những việc nhỏ trước, đó là con đường đã dọn sẵn để đi đến thất vọng.
+ Loại khỏi kế hoạch của bạn tất cả mọi việc có thể phân công cho người khác.
*, Bìa hồ sơ và thẻ hồ sơ nhật ký
Bìa hồ sơ và thẻ hồ sơ nhật ký là các công cụ rất hữu ích cho các nhà quản trị và thư ký ghi chép những việc cần phải làm từng ngày trong tháng
Hình 3.2. Mẫu thẻ hồ sơ nhật ký Kỳ hạn 27 tháng mười hai Lập ngân sách cho năm tài khóa 2013
( Dự kiến tăng 10% doanh thu)
Lê Xuân Thành
Hình 3.3. M u ghi chép các cu c h n ho c các vi c c n gi i quy tẫu ghi chép các cuộc hẹn hoặc các việc cần giải quyết ộc hẹn hoặc các việc cần giải quyết ẹn hoặc các việc cần giải quyết ặc các việc cần giải quyết ệc cần giải quyết ần giải quyết ải quyết ết Thứ Hai Ngày……../…../……..
8 giờ 9 giờ 10 giờ 11 giờ 12giờ 13giờ 14giờ 15giờ 16 giờ
*, Lập trật tự ưu tiên cho các công việc.
Công việc kiểm soát được: Hãy tự hỏi mình có thể tự kiểm soát được bao nhiêu công việc. Hãy xem lại khung thời gian biểu của mình và chọn ra những công việc mình phải thực hiện thay vì do người khác đề nghị.
Công việc quan trọng: Hãy sắp xếp công việc theo mức độ quan trọng “Có” và
“Không”. Nghĩa là phải nghĩ đến hậu quả của các quyết định và hành động. Sẽ phí thời gian nếu bị mắc kẹt vào những điều không quan trọng so với mục tiêu đề ra và trách nhiệm chính. Khi thật quan trọng nhưng chưa thật khẩn trương thì vẫn còn thời gian sắp xếp và giao phó cho người khác một phần để bắt đầu công việc. Cũng đừng để lâu quá bởi vì đó là công việc quan trọng liên quan đến kết quả. Ví dụ: Phải báo cáo về tình hình nhân sự của công ty cho Giám đốc vào tháng tới, việc này phải làm nghiêm túc vì nó ảnh hưởng đến vị trí công tác và các phòng ban trong cơ quan.
Công việc khẩn cấp: Công việc có khẩn cấp và cần làm ngay không ? Liệu có thể để lúc khác được không ? Hãy phân biệt rõ việc “khẩn” và việc “quan trọng”, việc “khẩn”
nhiều khi không quan trọng nhưng lại chiếm chỗ trước, việc “khẩn” thường do người khác tác động. Hãy kiểm soát lượng thời gian dành cho việc “khẩn”. Ví dụ: Giám đốc cần danh sách nhân viên đang nghỉ phép trong 1 giờ tới, đậy là việc cần phải làm cho xong nhưng tính chất công việc không quan trọng mà chỉ mang tính thống kê.
Công việc quan trọng và khẩn cấp: Khi công việc thật quan trọng và khẩn cấp hãy làm ngay không thể do dự. Ví dụ: không quyết định giá nhanh trong sáng nay sẽ bị đối thủ cạnh tranh giành mất hợp đồng; không thanh toán cho khách hàng ngay trong tuần này sẽ bị cắt hợp đồng mua vật liệu cho công trình sắp thi công…
Công việc không quan trọng cũng không khẩn cấp: Loại việc này có thể bỏ qua hoặc giao cho ai khác. Ví dụ: người trợ lý hỏi màu xanh hay màu đỏ thích hợp cho bìa bản báo cáo – vấn đề này hãy để tùy người trợ lý đó lựa chọn.
Khẩn cấp
II I
Quan trọng
IV III
b. Lên lịch làm việc
Lên lịch làm việc là một quá trình bạn sắp xếp thời gian thích hợp cho từng công việc, là việc lên kế hoạch cho hoạt động của văn phòng để đạt được mục tiêu trong
khoảng thời gian hoạch định. Việc lên lịch làm việc dựa trên những mẫu kế hoạch của cả năm, quý, tháng, tuần và ngày làm việc.
*, Yêu cầu của lên lịch làm việc +, Phải cân nhắc cái gì cần làm
+, Tận dụng hết mọi nguồn thời gian sẵn có +, Dành đủ thời gian cho những điều quan trọng.
+, Luôn có những khoảng thời gian dự trù cho những việc bất ngờ cần giải quyết gấp.
Kế hoạch chỉ đem lại hiệu quả nếu đấy là một kế hoạch linh hoạt.
+, Giảm khả năng bị stress cho các nhân viên trong văn phòng.
*, Lên lịch làm việc cho từng người
Cách sắp xếp lịch trình làm việc của từng nhân viên được tóm gọn như sau + Vạch ra khoảng thời gian trống của cá nhân.
+ Điền vào từng khoảng thời gian những công việc cụ thể: đầu tiên là những việc quan trọng nhất tiến hành trước, những việc còn lại theo sau.
+ Luôn dành thời gian cho những sự việc bất ngờ.
+ Kế hoạch có thể thay đổi khi cần thiết nhưng bình thường thì nên cố gắng làm được những gì đã đề ra