CHƯƠNG 3. MỘT SỐ NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG 3.1. Quản trị thời gian
3.2. Tổ chức các cuộc hội họp
a, Khái niệm hội họp:
Hội họp (hội nghị, hội thảo, các cuộc họp) là hình thức hoạt động của cơ quan hoặc tiếp xúc có tổ chức và mục tiêu của 1 tập thể nhằm quyết định một vấn đề thuộc thẩm quyền hoặc thảo luận lấy ý kiến để tư vấn kiến nghị
b, Ý nghĩa của hội họp:
- Tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc , nâng cao tinh thần tập thể và tạo ra năng suất lao động cao
- Phát huy sự tham gia rộng rãi vào các công việc của cơ quan đơn vị.
- Khai thác trí tuệ tập thể, tạo cơ hội cho mọi người đóng góp ý kiến sáng tạo của bản thân để XD tổ chức vững mạnh
- Phổ biến những quan điểm tư tưởng mới , bàn bạc tháo gỡ những khó khăn, sửa chửa những lệch lạc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ
3.2.2. Những yêu cầu khi tổ chức hội họp
- Chỉ tiến hành khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của các cấp quản lý trong việc thực hiện các nhiệm vụ công tác quan trọng. Không dùng cuộc họp để thay cho việc ra các quyết định quản lý, điều hành.
- Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao và thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trong phân công và xử lý công việc; bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành tập trung thống nhất; thông suốt của quản lý các bộ phận.
- Phải có chương trình kế hoạch, thực hiện cải tiến đơn giản hóa quy định thủ tục tiến hành; được bố trí hợp lý, bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, không hình thức phô trương.
- Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp các loại cuộc họp với nhau trong việc tổ chức họp một cách hợp lý.
- Phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, phù hợp với tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của từng loại cơ quan, đơn vị.
- Tất cả các quản lý phải có sổ ghi chép những nội dung quan trọng trong cuộc họp để tiến hành thực hiện. Mỗi lần tổ chức hay tham gia cuộc họp quản lý cần phải ghi rõ các nội dung bao gồm ngày giờ, thành phần tham gia, nội dung triển khai, ý kiến của người tham gia.
3.2.3. Phân loại các cuộc hội họp
Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của cơ quan mà cơ quan có những cuộc hội họp khác nhau.
a, Căn cứ vào quy mô:
*, Hội nghị:
Thuộc loại này gồm có:
- Hội nghị của một ngành do cơ quan đầu ngành triệu tập.
- Hội nghị của cơ quan do thủ trưởng cơ quan triệu tập.
- Hội nghị chuyên đề do cơ quan làm chủ đề án triệu tập.
- Hội nghị khoa học do cơ quan chủ đề tài triệu tập - Hội nghị khách hàng
- Hội nghị tổng kết năm…vv….
Các hội nghị thường có quy mô lớn, đông người dự, nội dung vừa nhiều về khối lượng vừa khái quát tổng hợp hoặc chuyên sâu về nội dung, đầu tư nhiều về kinh phí, việc tổ chức có khó khăn hơn rất nhiều so với các cuộc hội họp thông thường khác.
*, Cuộc họp.
Thuộc loại này thường có:
- Các cuộc họp thường kỳ của các đồng chí lãnh đạo cơ quan, - Các cuộc họp của các lãnh đạo cơ quan với đơn vị trong cơ quan, - Các cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan với khách ngoài cơ quan - Họp giao ban
- Họp giữa lãnh đạo và các quản lý hoặc nhân viên cấp dưới - Họp giữa giám đốc và toàn thể nhân viên
- Họp tham mưu, tư vấn
- Họp chuyên môn… v.v...
Đặc điểm chung của cuộc họp là: Số lượng người dự không nhiều, thời gian họp không dài, quy mô nhỏ, thường mang tính nội bộ cơ quan. Vì vậy, việc đầu tư thời gian chuẩn bị và kinh phí không lớn. Nội dung các cuộc họp thường là bàn biện pháp công tác hoặc giải quyết các vụ việc cụ thể.
b,Căn cứ vào quy trình quản trị:
- Hội họp bàn bạc, ra quyết định
- Hội họp phổ biến triển khai nhằm mục đích quán triệt những tư tưởng quan điểm, chủ trương, giải pháp đã đề ra, xây dựng kế hoạch, chương trình hành động để triển khai những quyết định đã thông qua,
- Hội họp đôn đốc, kiểm tra: nhằm đánh giá kịp thời việc triển khai chương trình, kế hoạch công tác và chỉ đạo, uốn nắm kịp thời những lệch lạc, nếu có.
- Hội họp sơ, tổng kết nhằm đánh giá, rút kinh nghiệm đối với những hoạt động vừa qua và đưa ra những phương hướng cho hoạt động tiếp theo.
c, Căn cứ vào tính chất và mục đích của cuộc họp:
- Hội họp trao đổi thông tin - Hội họp triển khai công việc - Hội họp mở rộng dân chủ - Hội họp giải quyết vấn đề d, Căn cứ vào hình thức hội họp:
- Hội họp chính thức: được tổ chức công khai, theo quyết định của lãnh đạo
- Hội họp không chính thức: được tổ chức trong diện hẹp, không công khai hoặc mang tính nội bộ nhằm bàn bạc những vấn đề quan trọng có nội dung bí mật hoặc chưa cần phổ biến rộng rãi.
3.2.4. Quy trình tổ chức hội họp.
a. Chuẩn bị hội họp:
- Xác định mục đích, tính chất và nội dung cuộc họp: xác định nội dung chương trình nghị sự, bố trí thời gian cần thiết thực hiện nội dung chương trình , xác định cụ thể từng người chịu trách nhiệm báo cáo hay tham luận.Việc hội họp cần phải được đưa vào lịch và chương trình làm việc để có sự chuẩn bị nội dung chu đáo. Trong bản kế hoạch hội họp cần nêu rõ những vấn đề sau:
+ Tên buổi hội họp + Thời gian hội họp
+ Thành phần tham dự hội họp + Địa điểm hội họp
+ Phương tiện kỹ thuật vật chất phục vụ buổi họp + Nội dung hội họp
+ các chương trình khác (tham quan, văn nghệ, chiêu đãi…)
- Quy định thành phần hội họp: Lập bản danh sách cụ thể để căn cứ vào đó gửi giấy triệu tập hoặc thư mời. Khi cần thiết phải gửi trước nội dung họp và yêu cầu người được mời tham dự trả lời trong thời hạn nhất định có đến tham dự họp hay không.
- Xác định thời gian hội họp : ngày giờ khai mạc cuộc họp, thời gian tiến hành - Lựa chọn và trang trí phòng hội họp : chuẩn bị phòng họp, bảo đảm đủ bàn ghế , ánh sáng, âm thanh , bục báo cáo viên, bảng (nếu có sử dụng), khẩu hiệu, cờ hoa…
- Chuẩn bị các phương tiện làm việc: tổ chức ấn loát các tài liệu phục vụ cuộc họp, các trang thiết bị như máy ghi âm, loa đài, tăng âm và các phương tiện khác.
- Làm và kịp thời gửi thư mời : Giấy mời cần có nội dung như người được mời, nội dung, thời gian họp, địa điểm, thành phần họp, các giấy tờ cần mang theo ….
- Chuẩn bị việc ghi biên bản và làm các văn kiện cho hội nghị.
b. Tiến hành cuộc hội họp : - Đón tiếp đại biểu và phát tài liệu
- Khai mạc, triển khai, phát biểu và thảo luận: Trước lúc khai mạc, đối với những cuộc họp lớn, hội nghị, hội thảo cần tiến hành những nghi thức nhà nước nhất định như làm lễ chào cờ …
- Giới thiệu chủ tọa buổi họp, thư ký, các đại biểu tham dự…
- Trình bày các báo cáo và tham luận
- Tiến hành thảo luận những vấn đề đặt ra. Việc tiến hành phát biểu và thảo luận cần tiến hành ngắn gọn, có chuẩn bị trước, thời gian phát biểu tối đa từ 10 đến 15 phút.
Giữa các báo cáo, tham luận có thể giải lao và ăn nhẹ.
- Ghi biên bản: biên bản có thể phải trình ngay sau khi kết thúc cuộc họp hoặc một thời gian nhất định sau đó.
- Bế mạc: báo cáo tổng kết, đưa ra kết luận. Có thể có diễn văn bế mạc.
c. Công việc sau hội họp:
- Hoàn thiện các văn kiện;
- Thông báo cho các cơ quan hữu quan nội dung kết quả cuộc hội họp;
- Lập hồ sơ cuộc hội họp. Đối với những cuộc họp thông thường chỉ cần lưu giữ biên bản, còn đối với những hội nghị lớn, quan trọng cần lập hồ sơ hội nghị. Hổ sơ này thông thường bao gồm: Thư mời, thư triệu tập; Danh sách đại biểu, những người mời tham dự; Lồi khai mạc; các báo cáo tham luận, bài phát biểu; Nghị quyết cuộc họp; Biên bản; Lời bế mạc.
- Thanh, quyết toán chi phí những chi phí cho hội họp;
- Triển khai nội dung đã được thông qua, rút kinh nghiệm việc tổ chức hội họp.
3.2.5. Trách nhiệm của những người tham gia cuộc họp.
a. Trách nhiệm của người chủ trì cuộc họp.
Người chủ trì cuộc họp cần quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung chương trình, thời gian và lịch trình của cuộc họp; xác định thời gian tối đa cho mỗi người tham dự cuộc họp được trình bày ý kiến của mình một cách hợp lý. Người chủ trì có trách nhiệm điều khiển cuộc họp theo đúng mục đích, yêu cầu đặt ra; có ý kiến kết luận cho tất cả các vấn đề đã được thảo luận tại cuộc họp trước khi kết thúc cuộc họp; giao trách nhiệm cho cơ quan, đơn vị có thẩm quyền ra văn bản thông báo kết quả cuộc họp đến những đơn vị cá nhân có liên quan.
b. Trách nhiệm của người tham dự cuộc họp.
Những người tham dự cuộc họp có trách nhiệm nghiên cứu tài liệu, văn bản cuộc họp nhận được trước khi đến dự cuộc họp; chuẩn bị trước ý kiến phát biểu tại cuộc họp.
Phải đi dự họp đúng thành phần, đến họp đúng giờ và tham dự hết thời gian cuộc họp, trường hợp đến trễ thì phải thông báo cho chủ tọa cuộc họp hoặc quản lý cấp trên.
Trong khi ngồi họp không được làm việc riêng hoặc xử lý công việc không liên quan đến nội dung cuộc họp, không gọi và nghe điện thoại trong phòng họp. Trình bày ý kiến tham gia hoặc tranh luận tại cuộc họp phải ngắn gọn, đi thẳng vào nội dung vấn đề và không vượt quá thời gian mà người chủ trì cuộc họp cho phép.
c. Trách nhiệm của người ghi biên bản.
Thư ký ghi biên bản cuộc họp cần ghi chép đầy đủ và chính xác các nội dung đã được thảo luận cùng với những quyết định của cuộc họp, kết quả biểu quyết…Với những cuộc họp quan trọng thư ký cần đọc thông qua nội dung biên bản trước khi kết thúc cuộc họp.