CHƯƠNG 5. QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT HỒ SƠ, TÀI LIỆU
5.4. Tổ chức quản lý và giải quyết tài liệu
5.4.1. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
a,Khái niệm văn bản Đến :Văn bản, tài liệu, thư từ do cơ quan tiếp nhận được của các nơi khác được gọi là văn bản Đến. Bao gồm: các đơn hàng, đề án, thư mời, công văn, hồ sơ, tài liệu, báo cáo…được gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện.
b, Lưu đồ xử lý văn bản đến.
Trách nhiệm thực hiện
Trình tự thực hiện Tài liệu tham chiếu, biểu
mẫu Văn thư
P.Hành chính Đóng dấu đến
và vào sổ văn bản Đến
Văn thư P.Hành chính
Trưởng P.HC Văn thư P.HC
Phiếu yêu cầu xử lý văn bản
Lãnh đạo cơ quan
Văn thư P.HC
Lãnh đạo cơ quan
Bộ phận/nhân viên được phân công
Phiếu trình giải quyết công việc
Bộ phận/nhân viên được phân công
Theo yêu cầu quản lý hồ sơ công việc Tiếp nhận
văn bản đến
Phân chuyển sơ bộ văn bản
Gửi trả
Phận, chuyển văn bản đến
Chỉ đạo giải quyết
Lưu ý kiến chỉ đạo
Phân công xử lý văn bản
Xử lý văn bản
Lập hồ sơ công việc
Hình 5.1. Lưu đồ xử lý văn bản đến.
c, Thủ tục tiếp nhận văn bản Đến như sau:
B1. Kiểm tra và phân loại văn bản:
- Khi tiếp nhận văn bản nhân viên văn thư phải sơ bộ kiểm tra về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có); đối với văn bản mật phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
- Nếu phát hiện thiếu mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với văn bản có đóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ) phải báo cáo ngay với người được giao trách nhiệm; trong trường hợp cần thiết phải lập biên bản với người đưa văn bản.
- Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, nhân viên văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản…;
trường hợp phát hiện có sai sót phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo cho người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
B2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản Đến
Sau khi tiếp nhận, các văn bản Đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:
- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, Trưởng các bộ phận và các bì văn bản gửi đích danh người nhận; văn bản mật; văn bản gửi cấp ủy và các đoàn thể trong cơ quan. Với những văn bản này, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.
- Loại do nhân viên văn thư bóc bì, vào sổ chi tiết: gồm những văn bản ngoài bì đề tên cơ quan; văn bản không đóng dấu mật, không ghi rõ tên người nhận, những văn bản gửi các đơn vị chức năng của cơ quan.
* Chú ý:
- Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời.
- Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện.
- Đối với đơn, thư khiếu nại và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
B3. Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến.
- Văn bản Đến của tất cả các đơn vị đều được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của cơ quan như hoá đơn, chứng từ kế toán.
- Tất cả văn bản Đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”, ghi số đến và ngày đến. Những văn bản không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi giải quyết.
- Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (với văn bản có tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
B4. Vào số đăng ký văn bản Đến
- Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính. Nhân viên văn thư sử dụng máy vi tính để quản lý văn bản đến nhưng vẫn có sổ theo dõi văn bản đến để phòng ngừa xử lý khi cần thiết. Đối với các bộ phận khác chỉ cần sử dụng sổ theo dõi văn bản đến.
- Khi đăng ký văn bản, cần đảm bảo rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
- Văn bản đến ngày nào cần phải vào sổ và chuyển giao ngay ngày hôm đó. Tùy theo lượng công văn của cơ quan mà dùng một hay nhiều sổ.
Hình 5.2. M u s v n b n ẫu ghi chép các cuộc hẹn hoặc các việc cần giải quyết ổ văn bản Đến ăn bản Đến ải quyết Đếtn
Ngày đến
Số đến
Đơn vị hoặc người
gửi
Số, ký hiệu
Ngày tháng
Tên loại và trích yếu nội dung
Đơn vị hoặc người nhận
Ký
nhận Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
Lưu ý ở cột 9: Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao v.v...).
B5. Phân chuyển văn bản Đến
- Văn bản phải giao đúng cho người có trách nhiệm giải quyết, không nhờ người khác và đơn vị khác nhận thay. Không để cho người không có trách nhiệm xem giấy tờ văn bản của người khác
- Sau khi vào sổ công văn đến, văn thư phải xếp từng loại để trình thủ trưởng cơ quan hoặc trưởng Phòng Hành chính xem và phân phối.
- Công văn nhận được ngày nào phải phân phối ngay trong ngày đó, chậm nhất là sáng hôm sau. Đối với công văn khẩn, thượng khẩn, hoả tốc, mời họp phải phân phối ngay sau khi nhận được.
B6. Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản Đến
- Lãnh đạo cơ quan sau khi nghiên cứu văn bản, ghi ý kiến chỉ đạo, đơn vị và thời hạn giải quyết, chuyển thư ký hoặc văn thư ghi và theo dõi việc triển khai ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan.
- Thư ký của lãnh đạo hoặc phụ trách văn thư ghi nhận vào sổ theo dõi các thông tin: đơn vị giải quyết, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, thời hạn giải quyết và chuyển văn bản đến các đơn vị được phân công xử lý văn bản.
- Các nhân viên được phân công giải quyết tiến hành nghiên cứu văn bản; thu thập các tài liệu, văn bản tham khảo và tiến hành các biện pháp xử lý thích hợp, báo cáo kết quả xử lý cho lãnh đạo đơn vị.
- Tất cả các văn bản đều phải được giải quyết khẩn trương và kịp thời. Người được giao giải quyết văn bản phải nghiên cứu kỹ nội dung của văn bản, căn cứ vào ý kiến của lãnh đạo ghi ở lề văn bản để giải quyết những sự việc trong nội dung văn bản.
- Đối với những văn bản Đến cần phải theo dõi giải quyết thì văn thư phải ghi vào cột ghi chú ở sổ đăng ký công văn Đến để nhắc nhở. Khi văn bản đã được giải quyết thì ghi “Đã giải quyết” để không phải theo dõi nữa.