CHƯƠNG 5. QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT HỒ SƠ, TÀI LIỆU
5.4. Tổ chức quản lý và giải quyết tài liệu
5.4.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản Đi
Tất cả những văn bản, giấy tờ, tài liệu do cơ quan gửi đi gọi chung là văn bản Đi;
bao gồm các hồ sơ, tài liệu, công văn trả lời, giấy báo, giấy mời…do cơ quan chuyển đi cho các đơn vị, cá nhân theo con đường trực tiếp hoặc qua đường bưu điện.
b. Lưu đồ xử lý văn bản đi.
Trách nhiệm thực hiện
Trình tự thực hiện Tài liệu
tham chiếu, biểu mẫu Đơn vị có văn
bản
Lập hồ sơ công việc
Chuyên viên được phân công
Lãnh đạo đơn vị
Phòng Hành chính/Thư ký
Lãnh đạo cơ quan
Thư ký của LĐ/P.HC
Tiếp nhận Yêu cầu
Nghiên cứu và soạn thảo VB
Kiểm tra trước khi trình LĐ ký
Ban hành văn bản
Lưu hồ sơ công việc Duyệt
Ký VB
Kiểm tra trước khi ban hành
P.HC/Đơn vị có văn bản
Nhân viên được phân công giải quyết công việc.
Hình 5.3. Lưu đồ xử lý văn bản Đi c, Thủ tục xử lý văn bản Đi
B1. Tiếp nhận yêu cầu, nghiên cứu và soạn thảo văn bản
- Nhân viên được phân công giải quyết công việc tiếp nhận yêu cầu của lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo đơn vị và nếu cần thiết phải mở hồ sơ công việc
- Nghiên cứu các tài liệu liên quan đến vụ việc cần giải quyết.
- Soạn thảo văn bản trên máy tính theo các quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
B2.Duyệt văn bản
- Thông thường đối với văn bản do lãnh đạo đơn vị ký ban hành thì lãnh đạo đơn vị kiểm tra về nội dung và thể thức trước khi ký, chuyên viên được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải ký nháy vào sau chữ cuối cùng của văn bản.
- Đối với các văn bản trình lãnh đạo cơ quan ký, lãnh đạo đơn vị ghi ý kiến và ký vào phiếu trình giải quyết công việc, đồng thời ký nháy vào bên phải chức danh của người ký văn bản trên văn bản trước khi trình lãnh đạo cơ quan.
- Kiểm tra hồ sơ
Phòng Hành chính kiểm tra hồ sơ trình ký, gồm phiếu trình giải quyết công việc, văn bản Đi, các văn bản liên quan. Trong trường hợp dự thảo văn bản có sai sót về thể thức, Phòng Hành chính gửi lại đơn vị để chỉnh, sửa theo đúng quy định. Phòng Hành chính trình lãnh đạo khi hồ sơ đã hoàn chỉnh.
- Kiểm tra thể thức của văn bản:
Mọi văn bản trước khi vào sổ và ban hành đều phải kiểm tra lại thể thức, nội dung kiểm tra gồm: Xem văn bản đã có ý kiến của lãnh đạo đơn vị và đã đúng mẫu quy định của Nhà nước cho từng loại văn bản chưa.
-Văn bản sau khi thảo xong phải có ý kiến duyệt hoặc thông qua lần cuối cùng của người có trách nhiệm ký, có chức danh người ký, dấu của cơ quan rồi mới vào sổ đăng ký.
- Xem xét lại thể thức văn bản, nếu thấy sai sót thì yêu cầu cán bộ chuyên môn sửa lại; hoặc cán bộ văn thư sửa lại những chỗ mà văn thư được phép sửa; nhân bản bản đã trình ký.
B3. Vào sổ đăng ký văn bản Đi
Phần đăng ký văn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau:
Hình 5.4. Mẫu vào sổ văn bản Đi Số, ký
hiệu văn bản
Ngày tháng văn
bản
Tên loại và trích yếu nội dung văn
bản
Người ký
Nơi nhận văn bản
Đơn vị, người nhận
bản lưu
Số lượng
bản
Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
B4. Ban hành văn bản
- Văn bản sau khi đã kiểm tra được trình cho người có trách nhiệm ký duyệt.
- Đóng dấu vào những công văn có chữ ký hợp lệ, không đóng dấu khống chỉ. Dấu đóng đúng quy cách rõ ràng, không đóng ngược, chồng lên nhau. Bên dưới con dấu có tên và chức vụ người ký công văn.
- Ghi số công văn đi, đề ngày tháng và trích yếu công văn vào sổ văn đi.
- Khi gửi công văn phải kiểm tra cẩn thận số tờ, số trang tránh nhầm lẫn thừa thiếu làm ảnh hưởng đến kết quả công tác của cơ quan nhận; đóng đầy đủ các dấu hiệu chỉ mức độ mật khẩn lên công văn theo yêu cầu của thủ trưởng cơ quan.
- Bì làm bằng giấy có tráng nhựa bên trong hoặc giấy không để lộ chữ của công văn ra bên ngoài. Trên bì ghi rõ tên, địa chỉ cơ quan gửi, tên và địa chỉ cơ quan nhận công văn.
- Giao công văn qua bưu điện, phải có sổ riêng để theo dõi đề phòng thất lạc.
B5. Sắp xếp lưu văn bản
Văn bản gửi đi phải lưu tại cơ quan 2 bản, 1 bản để bộ phận văn thư và 1 bản để tại đơn vị thảo ra văn bản đó. Những văn bản lưu ở văn thư phải sắp xếp theo từng loại, văn bản năm nào để riêng năm ấy. Những văn bản lưu phải là bản chính, thời gian lưu tuỳ thuộc vào nội dung, tính chất của văn bản và theo quy định của Nhà nước, của ngành hoặc của cơ quan.