CHƯƠNG 3. MỘT SỐ NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG 3.1. Quản trị thời gian
3.3. Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo
Đi công tác là một hoạt động cần thiết để thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan. Các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan nói chung là đa dạng, như đi dự hội nghị, hội thảo, kiểm tra, hướng dẫn cơ sở, đi công tác nước ngoài...Có thể nói, từ trung ương đến cơ sở, không có cơ quan nào mà các nhà lãnh đạo lại không đi công tác ngoài cơ quan. Thời gian đi công tác của lãnh đạo chiếm tỷ lệ khá lớn trong thời gian làm việc của họ và xu hướng này ngày càng tăng lên. Mỗi chuyến đi công tác của lãnh đạo có tác dụng trên nhiều phương diện và có những mục đích rõ ràng. Vì vậy các chuyến đi đó cần được tổ chức chu đáo.
Hoạt động của Văn phòng tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan bao gồm các công việc chính dưới đây:
3.3.1. Lập kế hoạch đi công tác
Để chủ động các chuyến đi công tác cũng cần được nhà quản trị Văn phòng hoạch định, cân đối, đưa vào chương trình kế hoạch cả năm và được cụ thể hoá trong chương trình công tác hàng quý, tháng. Văn phòng có trách nhiệm theo dõi và chủ động tổ chức việc thực hiện các chuyến đi công tác đó.
Đối với các chuyến đi không định trước thì cũng phải lập kế hoạch cụ thể, bao gồm:
- Nội dung công tác.
- Mục tiêu chuyến đi công tác, các tài liệu cần chuẩn bị, các tài liệu cần tham khảo nghiên cứu.
- Xác định ngày giờ lên đường, địa chỉ nơi đến và ngày trở về.
- Kế hoạch tại nơi đến: địa điểm, ăn ở, gặp gỡ, kế hoạch đưa đón.
- Lựa chọn cá nhân của người đi công tác: phương tiện giao thông, chỗ ở, thực đơn và các chi tiết khác cần nắm bắt để đưa vào bản kế hoạch và liên hệ đặt chỗ trước.
- Những chế độ của doanh nghiệp đối với đoàn đi công tác: chế độ ăn nghỉ, phương tiện đi lại, sinh hoạt phí…
- Những chi tiết khác: bản đồ, giấy giới thiệu, giấy đi đường, các bản hướng dẫn, thuốc men, thiết bị văn phòng và hồ sơ mang theo…
3.3.2. Chuẩn bị cụ thể cho chuyến đi công tác.
a. Liên hệ nơi đến công tác.
Các chuyến đi công tác đều phải thông báo cho nới đến công tác biết trước về nội dung công tác. Nếu nội dung chuyến đi công tác lớn và quan trọng, thời gian dài thì cần thông báo sớm để cơ quan tiếp nhận công tác đưa vào kế hoạch năm.Sau khi đã được thỏa thuận về chuyến đi công tác, cần phải thông báo cụ thể cho cơ quan tiếp nhận về ngày giờ đến công tác, danh sách người đến công tác. Việc thông báo có thể được thực hiện bằng văn bản, điện thoại, email hoặc fax.
b. Chuẩn bị nội dung công tác.
Đây là phần công việc cần chuẩn bị kỹ lưỡng, tùy theo mục đích của từng chuyến đi mà chuẩn bị nội dung cho phù hợp. Ví dụ:
- Nếu nhà lãnh đạo đi dự hội nghị quốc tế thì phải có những tư liệu thông tin về đối tác có liên quan đến công việc cần giải quyết như những thông tin về chính trị, khoa học, kinh tế…
- Nếu nhà lãnh đạo đi ký kết hợp đồng thì phải chuẩn bị bản dự thảo hợp đồng do các chuyên viên pháp chế chuẩn bị và thống nhất về nội dung bàn bạc, trao đổi.
- Nếu nhà lãnh đạo đi phổ biến nghị quyết với cơ quan cấp dưới thì phải chuẩn bị đề cương báo cáo, toàn văn nghị quyết và những tài liệu có liên quan.
- Nếu nhà lãnh đạo đi giải quyết những vấn đề về công tác tổ chức, kế hoạch, kinh phí thì cần chuẩn bị hồ sơ và các phương án, chỉ tiêu, biện pháp giải quyết đã được thảo luận và thống nhất giữa lãnh đạo và các bộ phận chức năng với các chuyên viên.
- Nếu nhà lãnh đạo đi dự hội nghị khoa học thì căn cứ theo yêu cầu của hội nghị mà chuẩn bị các tham luận, báo cáo khoa học, bài phát biểu hoặc diễn văn…
Các tài liệu này phải được chuẩn bị cụ thể và đầy đủ cho từng buổi làm việc hoặc hẹn gặp. Trong những chuyến đi công tác nước ngoài, nên cẩn thận in sao thành 2 bộ, để ở vị trí khác nhau phòng khi mất mát.
c. Chuẩn bị tư liệu nghiên cứu, tham khảo
Để đảm bảo thành công cho các chuyến đi công tác quan trọng, những tài liệu pháp quy, các văn bản pháp luật hiện hành thuộc các lĩnh vực chuyên môn của Việt Nam cũng như của các nước có quan hệ giao dịch là những tài liệu cần thiết không thể không nghiên cứu. Ngoài ra, cũng cần chuẩn bị những tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, các sách tham khảo có liên quan. Những tài liệu này có thể của Việt Nam hoặc của nước ngoài. Trong thời kỳ hội nhập và toàn cầu hóa, nhà lãnh đạo không chỉ cần có kinh nghiệm về quản lý mà còn phải nắm vững kiến thức về pháp luật, về khoa học trong phạm vi quốc gia và quốc tế.
Tùy theo mức độ liên quan đến công việc cần giải quyết của chuyến đi công tác mà thư ký cần chuẩn bị danh mục và tài liệu tham khảo cho lãnh đạo. Thư ký cần tra cứu, ghi lại số liệu cụ thể hoặc trích dẫn phần liên quan, hoặc chỉ cần mang theo thư mục khi đi công tác, không cần mang theo nhiều sách tham khảo nặng nề, lỉnh kỉnh. Thư ký cần phải chuẩn bị những tài liệu tra cứu này thành dạng văn bản và chuyển thành dữ liệu trong máy tính của lãnh đạo.
d. Chuẩn bị phương tiện giao thông, ăn ở, đi lại.
Tùy theo địa điểm và thời gian công tác mà lựa chọn phương tiện giao thông cho phù hợp và tiết kiệm. Có thể sử dụng các phương tiện đi lại như xe ô tô cơ quan, máy bay, các phương tiện vận tải công cộng khác.
Người tổ chức chuyến đi cần nắm được đầy đủ và chính xác các thông tin của từng loại phương tiện, giá vé, độ dài quãng đường, giờ giấc đi đến…Cũng phải lưu ý đến tiêu chuẩn và chế độ của cơ quan đã quy định cho các đối tượng đi công tác cũng như tính chất của chuyến đi công tác mà có sự lựa chọn thích hợp.
Tùy theo điều kiện của nơi đến công tác mà liên hệ đặt phòng, chế độ ăn uống, xếp lịch làm việc…Cần lưu ý người đi công tác mang theo các loại thuốc chữa bênh thông thường, đồ dùng cá nhân cần thiết
e. Chuẩn bị giấy tờ cần thiết.
Các loại giấy tờ cần thiết bao gồm: giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy phép xuất cảnh và nhập cảnh, chứng minh nhân dân, các giấy tờ chứng minh các chức danh chính trị, khoa học.
f. Chuẩn bị kinh phí.
Thư ký phối hợp với Phòng Hành chính để chuẩn bị tiền tạm ứng cho chuyến đi công tác căn cứ vào chế độ chung của Nhà nước và quy định của cơ quan. Đối với các chuyến đi công tác nước ngoài, để an toàn, cần hạn chế mang theo tiền mặt, tốt nhất là dùng thẻ tín dụng. Thư ký liên hệ đổi ngoại tệ để đoàn đi công tác mang theo một số tiền của nước sở tại tiện cho việc chi dùng.
3.3.3. Trách nhiệm của thư ký
a. Trường hợp thư ký đi cùng đoàn công tác.
Khi Giám đốc đi công tác có thư ký tháp tùng, thường công việc của thư ký là tiếp khách, phiên dịch, chuẩn bị hồ sơ cho các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp thông tin.
Người thư ký cần chuẩn bị cho đợt đi công tác xa theo các bước như sau:
- Lập một danh sách những việc phải làm và đánh dấu vào những việc đã thực hiện xong.
- Lên một danh sách các vật dụng cần phải mang theo, đánh dấu sau khi đã kiểm tra.
Tùy theo mục đích và tính chất của chuyến đi mà có thể kiểm tra những giấy tờ, vật dụng cần thiết theo danh sách sau đây:
GIẤY TỜ, VẬT DỤNG CẦN THIẾT - Nhật ký hành trình.
- Vé phương tiện giao thông.
- Xác nhận khách sạn.
- Passport, Visa.
- Chi phí công tác.
- Thẻ tín dụng.
- Thư giới thiệu.
- Danh sách những người cần làm việc.
- Bảo hiểm
- Sổ ghi địa chỉ cá nhân - Bằng lái xe quốc tế
- Thông tin các điểm dừng và thay đổi phương tiện giao thông.
- Các địa chỉ email, số điện thoại liên lạc.
- Toa thuốc, mắt kính.
- Tài liệu, hồ sơ.
- Bản đồ địa phương.
- Hướng dẫn khách sạn.
- Tự điển, tài liệu tham khảo thêm.
- Hành lý thích hợp.
Hình 3. Các giấy tờ, vật dụng cần thiết khi đi công tác
- Nắm rõ ngày giờ khởi hành, nơi đến và ngày giờ trở về.
- Liên hệ trước ở nơi đến để chuẩn bị địa điểm ăn ở, kế hoạch xe đưa đón. Người thư ký cần hiểu được sở thích riêng của Giám đốc về chỗ ở, về các món ăn và cân đối thích hợp với chế độ sinh hoạt phí.
- Chuẩn bị đầy đủ giấy giới thiệu, thuốc men, các bản hướng dẫn, bản đồ, các thiết bị văn phòng, hồ sơ liên quan.
- Sẽ tiện ích nếu sử dụng loại điện thoại di động có kết nối mạng qua máy vi tính xách tay để có thể gửi fax, email, truy cập internet, trò chuyện (chat), hội thoại với các bộ phận cần liên hệ hoặc nhận và xử lý thông tin từ đơn vị chuyển đến.
- Nếu có máy chụp hình kỹ thuật số có giao tiếp với máy vi tính xách tay thì có thể chụp ngay những hình ảnh cần thiết nhập vào máy vi tính và có thể gửi hình qua email về ngay đơn vị hoặc trình diễn ngay trên màn hình thông qua projector.
- Lên kế hoạch hợp lý và chi tiết cho từng ngày làm việc ở bên ngoài cơ quan.
- Chuẩn bị danh thiếp, thiệp mời, thẻ tín dụng.
- Chuẩn bị danh sách địa chỉ và điện thoại các nơi cần liên hệ công tác. Lập ngay một danh sách các địa chỉ cần liên hệ để nhanh chóng có số điện thoại khi cần.
- Chuẩn bị quà tặng lưu niệm cho đối tác (nếu cần). Những loại quà tặng được đánh giá cao thường phải thể hiện được bản sắc văn hóa dân tộc và độc đáo như tranh sơn mài, tranh thêu
b. Trường hợp thư ký không đi cùng đoàn công tác.
* Trước khi lãnh đạo đi công tác:
- Thư ký cần dự buổi họp bàn giao công việc của lãnh đạo với các cấp phó, nắm vững nội dung công việc của lãnh đạo giao lại cho cấp phó giải quyết.
- Ghi nhận những công việc thủ trưởng ủy quyền cho thư ký giải quyết cũng như mức độ thẩm quyền giải quyết, những công việc thủ trưởng ủy quyền cho người được thay thế; những việc cần chờ thủ trưởng về giải quyết cũng như những công việc thủ trưởng yêu cầu các đơn vị chức năng hoặc các chuyên viên giải quyết trong thời gian lãnh đạo đi công tác.
- Sau đó thư ký soạn thảo giấy ủy nhiệm và trình lãnh đạo ký.
* Trong khi lãnh đạo đi công tác:
- Thư ký phải duy trì công việc của mình theo đúng quy định. Quyền hạn và trách nhiệm của thủ trưởng sẽ được chuyển cho các cấp phó, vì vậy hãy giúp cấp phó thực hiện nhiệm vụ do thủ trưởng bàn giao.
- Thư ký cần ghi chép lại tất cả những tin nhắn, các cuộc điện thoại, thăm viếng, tổng hợp với những tin tức quan trọng để có thể kịp thời báo cáo với lãnh đạo bằng điện thoại, chat hoặc email để xin ý kiến chỉ đạo; hoặc để khi lãnh đạo trở về có thể nắm tình hình một cách nhanh chóng.
* Sau khi lãnh đạo đi công tác về:
- Thư ký cần báo cáo tóm tắt diễn biến công tác của cơ quan trong thời gian thủ trưởng vắng mặt, lưu ý những sự kiện quan trọng.
- Trình những văn bản, thư từ, sách báo đã nhận cho thủ trưởng, trình nhật ký công tác.
- Thư ký nhận các tài liệu từ chuyến đi công tác để giúp thủ trưởng chỉnh lý, lập hồ sơ, chuẩn bị đề cương cho thủ trưởng báo cáo, đánh máy và nhân bản các tài liệu.
- Thư ký cũng đừng quên giúp thủ trưởng soạn thảo thư cảm ơn và gửi tới những người đã tiếp xúc gặp gỡ trong chuyến đi.
- Nhận giấy tờ, chứng từ chi phí công tác để làm thủ tục thanh toán với tài vụ.
- Trên cơ sở kết quả chuyến đi công tác, Văn phòng tổ chức việc bổ sung kịp thời những việc mới nảy sinh vào chương trình công tác của cơ quan./.