Hoạch định nhu cầu nguồn nhân lực

Chương II: Lập kế hoạch nghiên cứu Marketing đề án khởi sự

Chương 4: KẾ HOẠCH NGUỒN NHÂN LỰC ĐỀ ÁN KDKD

I. Hoạch định nhu cầu nguồn nhân lực

Một tổ chức – dù lớn hay nhỏ cũng đều cần có một sự phân công nhất định đó là việc sắp xếp nhiệm vụ công tác cho các thành viên, các phòng, ban khác nhau làm thế nào để thực hiện sự điều hòa, phối hợp cần thiết nhằm bảo đảm thực hiện được mục tiêu tổng thể của tổ chức. Các vấn đề trên nói chung đều thuộc cơ cấu tổ chức. Vì vậy việc thiết lập một cơ cấu tổ chức hợp lí để quản lí nguồn tài nguyên quý giá và quan trọng nhất là con người thì vô cùng cần thiết, nó đảm bảo đưa doanh nghiệp đi đúng hướng và vượt qua những khó khăn.

Một doanh nghiệp lúc khởi nghiệp cũng vậy, nó cũng cần thiết có một cơ cấu thích hợp, phát huy được hiệu quả của tổ chức và đảm nhận được các công việc chính trong tổ chức, đó là việc phục vụ khách hàng, tiến hành mua sắm trang thiết bị sản xuất, tổ chức đội ngũ công nhân viên sản xuất và duy trì hoạt động; xúc tiến các hoạt động cổ động truyền thông quảng cáo nhằm thu hút sự quan tâm, chú ý của khách hàng. Để có thể thực hiện tốt những yêu cầu này, nhất thiết phải tổ chức công ty trong đó có các bộ phận chức năng chuyên trách đảm nhận . Nhưng do chi phí đầu tư ban đầu hạn chế, quy mô của doanh nghiệp còn nhỏ nên cách thức tổ chức còn đơn giản. Công ty sẽ được tổ chức với 1 giám đốc, 4 trưởng phòng bộ phận kiêm chịu trách nhiệm mảng chức năng đó,4 nhân viên bán hàng

Mô tả công việc của Giám đốc:

* Tên công việc: Giám đốc công ty

* Mô tả chung cho công việc: Người phụ trách chung, chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ họat động của Công ty, kiểm soát và theo dõi các hoạt động; cùng với Ban giám đốc quyết định các chiến lược mục tiêu của công ty.

* Các hoạt động:

 Điều hành hoạt động của Công ty thông qua các hoạt động hoạch định, tổ chức, hoạch định và kiểm tra.

 Truyền đạt ý chí, nguyện vọng và văn hóa tổ chức

 Quyết định các chính sách, chiến lược của công ty thông qua sự tham mưu của các trưởng bộ phận.

 Phối hợp với các phòng ban chức năng để thực hiện các hoạt động liên quan

 Phát triển chiến lược và mục tiêu công ty, thúc đẩy doanh thu, lợi nhuận và tăng trưởng trong tổ chức

 Chịu trách nhiệm hàng ngày trong việc quản lí, giám sát các hoạt động chung của công ty nhằm đạt đuợc tầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu hoạt động của công ty.

 Thực hiện việc tuyển dụng các vị trí chủ chốt của công ty.

* Những yêu cầu năng lực chung:

STT Tiêu chuẩn Yêu cầu

1 Bằng cấp, chứng chỉ - Trình độ Đại học trở lên chuyên ngành quản trị kinh doanh

- Vi tính trình độ B trở lên

- Trình độ Anh văn: TOEIC trên 600 hoặc các chứng chỉ tương dương

2 Kiến thức chuyên môn

- Có kiến thức về chuyên ngành quản trị

3 Kĩ năng - Lập kế hoạch và tổ chức

- Kĩ năng giao tiếp

- Giám sát công việc và giải quyết vấn đê

- Trình bày, xử lí, phân tích, đánh giá và xử lí vấn đề

4 Kinh nghiệm -Có kinh nghiệm về quản lí

5 Phẩm chất - Năng động, nhanh nhẹn

- Có khả năng chịu áp lực cao, - Có tầm nhìn xa

- Tinh thần trách nhiệm, nhiệt tình, trung thực, minh bạch

.

Mô tả công việc của trưởng phòng Nhân sự

* Tên công việc: Trưởng phòng nhân sự

* Mô tả chung về công việc: quản lí các hoạt động nguồn nhân lực của tổ chức. Công việc bao gồm trách nhiệm cho việc hoạch định và quản lí nguồn nhân lực: tuyển mộ, thẩm tra, lựa chọn, đánh giá, bổ nhiệm, thăng tiến, luân chuyển, thay đổi nhân viên. Hệ thống, tham mưu thông tin của bộ phận chức năng cho Giám đốc.

* Các hoạt động:

 Tham gia việc hoạch định và đề ra chính sách tổng quát nhằm cung cấp các dịch vụ nhân sự hữu hiệu và đồng nhất

 Truyền đạt các chính sách xuyên suốt tổ chức thông qua các cuộc họp, bản tin…

 Phỏng vấn ứng viên, đánh giá năng lực, phân loại đơn xin việc

 Chiêu mộ, lựa chọn ứng viên để có được nguồn nhân lực phù hợp

 Đề xướng và thực hiện các đào tạo, giám sát hoạt động nhân sự.

 Thiết lập hệ thống đánh giá, hệ thông các chính sách liên quan: lương, thưởng, nghỉ phép…

 Duy trì, bảo quản hồ sơ nhân viên

 Tham mưu cho Giám đốc về các quyết định về nhân sự

* Những yêu cầu năng lực chung

1 Bằng cấp, chứng chỉ - Trình độ Đại học trở lên chuyên ngành quản trị nguồn kinh doanh, quản trị nguồn nhân lực, tâm lí công nghiệp

- Vi tính trình độ B trở lên

- Trình độ Anh văn: TOEIC trên 600 hoặc các chứng chỉ tương dương

2 Kiến thức chuyên môn, năng lực

- Có kiến thức và khả năng thực hiện các hoạt động nguồn nhân lực

3 Kinh nghiệm - Có kinh nghiệm trong quản lí nguồn nhân lực 4 Phẩm chất - Có khả năng làm việc trong môi trường nhiều áp

lực

- Năng động, có khả năng thấu hiểu người khác Mô tả công việc của trưởng phòng Kế toán – Tài chính.

* Tên công việc: Trưởng phòng Kế toán – Tài chính

* Mô tả chung về công việc: Đảm nhiệm việc tính toán, kiểm soát dòng tiền trong doanh nghiệp, xử lí các giao dịch với các bên hữu quan( Nhà nước, chính quyền...).

Trưởng phòng này lo về sổ sách, các chứng từ, lập các báo cáo tài chính, báo cáo cho Ban giám đốc và theo quy định của Nhà nước.

* Các hoạt động:

 Xử lí các chứng từ, hóa đơn kế toán

 Thiết lập các chính sách tài chính phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp

 Tham mưu cho Giám đốc về các quyết định liên quan

 Lập các loại báo cáo kế toán, tài chính cho Ban giám đốc và các giới hữu quan

 Đảm bảo sự bảo mật trong các thông tin tài chính kế toán cảu công ty ở mức cần thiết

* Những yêu cầu năng lực chung:

1 Bằng cấp, chứng chỉ - Trình độ Đại học trở lên chuyên ngành quản trị nguồn kinh doanh, kế toán, tài chính.

- Vi tính trình độ B trở lên

- Trình độ Anh văn: TOEIC trên 600 hoặc các chứng chỉ tương đương

- Sử dụng thành thạo các phần mềm kế toán hiện nay

2 Kiến thức chuyên môn, năng lực

- Có kiến thức và khả năng thực hiện các hoạt động liên quan tới tài chính- kế toán

3 Kinh nghiệm - Có kinh nghiệm trong quảnt rị tài chính và kế toán.

4 Phẩm chất - Trung thực, minh bạch

- Chăm chỉ, cần cù, cẩn thận, tỉ mỉ

Mô tả công việc trưởng phòng Sản xuất – đào tạo

* Tên công việc: Trưởng phòng sản xuất

* Mô tả chung về công việc:

- Điều hành hoạt động của nhân viên trong bộ phận nhằm thỏa mãn khách hàng, tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp; thực hiện sản xuất theo kế hoạch; biết hoạch định các nhu cầu thiết yếu trong sản xuất

- Tổ chức các lớp đào tạo, dạy nghề cho học viên

* Các hoạt động:

 Thực hiện kế hoạch sản xuất đã đề ra

 Tham mưu chính sách, quyết định cho Giám đốc về các vấn đề liên quan

 Phối hợp chức năng với các bộ phận khác nhằm đạt mục tiêu chung của công ty

 Quản lí máy móc, thiết bị trong bộ phận

 Quản lí, đều hành đội ngũ nhân viên; giám sát hoạt động

 Lập kế hoạch Sản xuất và tổ chức công việc theo quy trình công nghệ, đơn đặt hàng, kế hoạch được giao.

 Hoạch định các nhu cầu nguyên vật liệu, tài chính cho bộ phận

 Tổ chức các lớp đào tạo, dạy nghề cho học viên

 Tham gia vào công tác tuyển chọn nhân viên sản xuất

* Những yêu cầu năng lực chung:

1 Bằng cấp, chứng chỉ

- Trình độ Đại học trở lên chuyên ngành quản trị nguồn kinh doanh, quản trị sản xuất

- Vi tính trình độ B trở lên

- Trình độ Anh văn: TOEIC trên 500 hoặc các chứng chỉ tương đương

2 Kiến thức chuyên môn, năng lực

- Có kiến thức và khả năng thực hiện các hoạt động liên quan tới kế hoạch sản xuất

- Nắm vững nghiệp vụ quản lí, tổ chức điều hành trong tổ chức

3 Kinh nghiệm - Có 01 kinh nghiệm trong vị trí tương đương 4 Phẩm chất - Khả năng quản lí nhân lực

- Linh hoạt

- Nhiệt tình, năng động - Khả năng xử lí tình huống

- Làm việc trong môi trường nhiều áp lực Mô tả công việc của trưởng phòng marketing, bán hàng

*Tên công việc: Trưởng phòng marketing, bán hàng

* Mô tả chung về công việc: Đưa ra các chính sách kinh doanh, marketing (chiến dịch quảng cáo, PR...phù hợp) nhằm mang khách hang tới cho doanh nghiệp; phát triển sản phẩm phù hợp nhu cầu khách hàng; nghiên cứu thị truờng đưa ra thông tin hữu ích cho việc ra quyết định của Ban giám đốc.

* Các hoạt động:

 Lập và tổ chức triển khai kế hoạch kinh doanh, kế hoạch marketing của Công ty

 Tổ chức thu thập, phân tích, đánh giá thông tin thị trường và đưa ra đề xuất, kiến nghị

 Thực hiện chính sách kinh doanh, chính sách marketing của Công ty

 Phê duyệt và kiểm soát các hợp đồng bán hàng cấp Công ty theo quy định của Công ty

 Triển khai các hoạt động hỗ trợ khách hàng, chăm sóc khách hàng

 Chịu trách nhiệm trong hoạt động SXKD trước Ban Tổng Giám đốc và các cơ quan quản lý Nhà Nước khác

 Quản lý các hoạt động kinh doanh của Công ty đảm bảo tuân thủ đúng theo quy định của Công ty và Luật pháp Việt Nam

 Phê duyệt phương án kinh doanh

 Xây dựng và phát triển dịch vụ khách hàng

 Đảm bảo sự phù hợp các hoạt động của Công ty với hệ thống chất lượng

 Tổ chức việc Xác định và triển khai các hành động KPPN

 Tổ chức xử lý khiếu nại khách hàng cấp Công ty

 Đánh giá nhân viên dưới quyền

 Thu thập, phê duyệt các chỉ tiêu chất lượng liên quan

 Báo cáo về hoạt động kinh doanh của Công ty cho Ban Tổng Giám đốc

*Những yêu cầu năng lực chung 1 Kiến thức văn

hóa, chuyên môn

- Trình độ Đại học trở lên chuyên ngành quản trị kinh doanh, quản trị marketing

- Vi tính trình độ B trở lên

- Trình độ Anh văn: TOEIC trên 600 hoặc các chứng chỉ tương đương

2 Các kĩ năng - Có kiến thức và khả năng thực hiện các hoạt động liên quan tới bán hàng

- Hiểu biết các chiến lược kinh doanh của công ty - Có kinh nghiệm trong bán hàng, quản lí bán hàng.

- Có mối quan hệ và kinh nghiệm làm việc với các cơ quan liên quan

3 Kinh nghiệm Có 03 năm kinh nghiệm trong vị trí tương đương

4 Phẩm chất - Trung thực, cẩn thận, năng động, sáng tạo, chuyên nghiệp, nắm bắt vấn đề và giải quyết vấn đề.

- Chịu được áp lực công việc cao.

Mô tả công việc của nhân viên bán hàng

* Tên công việc: Nhân viên bán hàng

* Mô tả chung về công việc: thực hiện việc bán hàng tại shop, phục vụ, đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng đồng thời có thể giới thiệu các xu hướng hand make mới, các thông tin mà khách hàng quan tâm

* Các hoạt động:

 Đảm bảo hàng hoá tại shop phải đầy đủ: mã, loại, quy cách...

 Thuộc tất cả các mã hàng đang bán (cũ lẩn mới).

 Nắm tốt các kỷ năng về sản phẩm: chất liệu, màu sắc sản phẩm, kiểu dáng, tính năng,công dụng, bao bì, dịch vụ chăm sóc khách hàng.,

 Nhập hàng: Căn cứ vào lượng hàng tồn và tốc độ tiêu thụ của từng mã hàng, nhân viên sẽ lên bảng kê đặt hàng, sau đó chuyển cho trưởng bộ phận bán hàng xem và báo với công ty để đặt hằng. Phải luôn chủ động trong việc đặt hàng.

 Kiểm hàng tồn: Đếm số lượng theo mã, mod tại từng bộ phận và tổng kết cho ra số tổng tồn. Phải luôn đảm bảo độ chính xác và tính trung thực trong việc kiểm hàng.

 Xuất Bán: Thường xuyên có mặt tại khu vực trưng bày để giúp khách hàng lựa chọn sản phẩm. Theo dõi tốc độ tiêu thụ của mỗi mã hàng và báo cáo chi tiết số lượng hàng cách 2 ngày/ lần.

 Xuất Trả: Căn cứ vào mức độ tiêu thụ và ý kiến khách hàng cũng như thời gian tồn hàng , nhân viên bán hàng sẽ lên bảng kê xuất trả hàng về kho đối với những sản phẩm không còn phù hợp ( tứ sản phẩm bị lỗi, hỏng hóc, dơ, không còn được ưa chuộng, bán chậm……). Sau đó nhân viên sẽ làm việc trực tiếp với giám sát bán hàng siêu thị về bảng kê xuất trả và báo cáo về công ty. Mỗi lô hàng xuất trả sẽ được quản lý kênh và bộ phận kỹ thuật sẽ kiểm tra lại trước khi nhập kho, khi đó các lỗi hỏng hóc quá nặng (không thể sửa) nếu do bảo quản không cẩn thẩn thì nhân viên sẽ bị trừ vào tiền trách nhiệm vào mỗi tháng. Thời gian xuất trả không được quá 2 lần/ tháng.

 Bảo Quản Hàng Hoá: Các nhân viên có nhiệm vụ luôn chăm chút hàng hoá, giữ

gìn vệ sinh sản phẩm, hướng dẫn khách hàng xem, kiểm tra sản phẩm đúng cách. Báo cáo ngay với giám sát bán hàng siêu thị, quản lý siêu thị khi phát hiện ra các hiện tượng mất mát, cố ý phá hoại sản phẩm.

 Khi phát hiện trường hợp hàng hoá không đảm bảo chất lượng thì phải xếp lại (lập danh sách báo cáo tổng số lượng của từng loại và lý do xuất trả) và xuất trả về kho công ty.

 Trưng Bày hàng hoá: Luôn luôn đảm bảo sào kệ luôn gọn gàng và tươm tất (dựa vào bảng hướng dẫn trưng bày).

 Vệ sinh hàng hoá: vệ sinh sản phẩm, sào, kệ, hằng ngày.

 Giao Tiếp Khách Hàng Và Kỷ Năng Về Sản Phẩm: Nắm tất cả các kỷ năng về sản phẩm như: chất liệu, màu sắc, kiểu dáng, tính năng...Giao tiếp khách hàng theo tài liệu đã huấn luyện.

 Các Thông Tin Khác: Cập nhật thông tin về thông tin sản phẩm mới: from sản phẩm, chất liệu, màu, sắc, kiểu dáng… Thống kê về lượng khách hàng tại shop và (khách xem , thử, mua) đối với hàng công ty.Báo cáo được nguyên nhân tăng giảm tại shop. Cập nhật được các thông tin: hàng hoá, doanh thu và tỉ lệ tăng giảm của các sản phẩm

 Họp bàn giao:Từ 8h - 9h hàng ngày (Chủ nhật nghỉ) tại VP công ty. Báo cáo công việc ngày hôm trước về: khách hàng, ý kiến về hàng hóa, gặp khó khăn gì về cuộc hẹn, tiến hành như thế nào? Báo cáo danh sách khách hàng tiềm năng mới. Báo cáo các cuộc hẹn đã thực hiện được. Báo cáo công việc của ngày hôm nay.

 Kiểm kê hàng hoá: Nộp hóa đơn bán hàng. Kiểm kê hàng hoá, cân đối sổ sách – nộp tiền. Bổ sung mặt hàng thiếu. Kiểm kê dụng cụ hổ trợ kinh doanh.

 Huấn luyện sản phẩm mới: Nhận sản phẩm mới và tư liệu. Nghe hướng dẫn về sản phảm mới và học thuộc lòng.

 Tư vấn và bán hàng: Phải thuộc lòng, nắm rõ các bước làm việc như trong tài liệu huấn luyện. Thường xuyên tìm khách hàng tiềm năng và thiết lập cuộc hẹn.

Tiếp cận tư vấn và bán sản phẩm.

 Làm báo cáo tuần về doanh thu, hàng hoá, số lượng khách hàng và tình hình tại siêu thị (nộp vào thứ 2 hằng tuần).

 Nộp báo cáo hàng tồn tổng hợp về hàng hoá nộp vào thứ 2 hằng tuần.

 Báo cáo ngày: hai ngày báo cáo 1 lần về hàng hoá và doanh thu.

 Báo cáo hàng tổng hợp và doanh thu vào mỗi cuối tháng.

* Những yêu cầu năng lực chung:

1 Kiến thức văn hóa, chuyên môn

- Trình 10/12 trở lên.

2 Các kĩ năng - Kĩ năng bán hàng, giao tiếp

3 Kinh nghiệm - Ưu tiên những người có kinh nghiệm trong bán hàng

4 Phẩm chất - Chịu được áp lực công việc cao.

- Nhanh nhẹn, trung thực, không ngại khó khăn, có trách nhiệm.

Qua bảng mô tả công việc và yêu cầu của công việc, nhu cầu nhân lực của công ty sẽ là 1 giám đốc, 4 trưởng phòng bộ phận kiêm chịu trách nhiệm mảng chức năng đó và các nhân viên bán hàng