CHƯƠNG 3. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN DOANH THU, THU
3.4. Kế toán chi phí tại Công ty TNHH Kỹ Thuật Tự Động Tiến Phát
3.4.1. Kế toán chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng của công ty bao gồm: Chi phí vận chuyển, đóng gói hàng hóa, bảo hành, lương nhân viên bộ phận bán hàng.
3.4.1.2. Chứng từ và tài khoản sử dụng 3.4.1.2.1 Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn GTGT, Bảng lương, phiếu chi, Séc, Ủy nhiệm chi,…
Trình tự lưu chuyển chứng từ:
- Khi phát sinh nghiệp vụ liên quan đến bộ phận bán hàng mà công ty không biết trước được số tiền, không nhận trước hóa đơn hoặc chứng từ xác định chi phí. Bộ phận bán hàng sẽ ước tính chi phí cho nghiệp vụ, rồi lập Giấy đề nghị tạm ứng chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc xem xét.
- Bộ phận bán hàng dùng số tiền ứng được chi cho các hoạt động bán hàng, nhận Hóa đơn GTGT của người bán, hoặc công ty sẽ nhận thông báo nghiệp vụ giảm TK tiền gửi từ ngân hàng phục vụ.
- Đối với chi phí tiền lương, kế toán lập Bảng lương nêu rõ lương của từng nhân viên, các khoản trích theo lương được hưởng, các ngày nghỉ không tính lương,… chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc kí duyệt.
- Căn cứ vào các chứng từ: Hóa đơn của người bán, Bảng lương, thông báo của ngân hàng,… về chi phí bán hàng, kế toán lập chứng từ để thanh toán.
Thanh toán bằng tiền mặt: Lập Phiếu chi trình Kế toán trưởng, Giám đốc kí, đóng dấu. Liên 1 kế toán lưu làm chứng từ ghi sổ. Liên 2 giao cho thủ quỹ chi tiền. Thủ quỹ sẽ đối chiếu Giấy tạm ứng với Phiếu chi, nếu tạm ứng ít hơn chi phí bỏ ra, thủ quỹ xuất số tiền chênh lệch chi lại cho bộ
SVTH: TRẦN THỊ MỸ DUNG TRANG 56
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
phận bán hàng, nếu tạm ứng nhiều hơn thì bộ phận bán hàng sẽ trả lại số tiền cho thủ quỹ. Thủ quỹ ghi sổ căn cứ vào Liên 2 Phiếu chi.Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng: Lập Séc hoặc Ủy nhiệm chi chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc kí duyệt, sau đó chuyển ngân hàng. Ngân hàng sẽ thực hiện lệnh chi và gửi thông báo về công ty.
Bộ phận BH
Lập giấy đề nghị tạm ứng
Chi cho bộ phận bán hàng nhận Hóa đơn GTGT
Thanh toán bằng TM
Thanh toán bằng
TGNH
Sơ đồ 3.5: Trình tự luân chuyển chứng từ của kế toán CPBH
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ĐÀO THỊ KIM YẾN 3.4.1.2.2 Tài khoản sử dụng:
TK 641 - Chi phí bán hàng
- TK 6411- Chi phí nhân viên
- TK 6415 - Chi phí bảo hành sản phẩm
- TK 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài
- TK 6418 - Chi phí khác bằng tiền 3.4.1.3. Quy trình ghi sổ
tính
Chứng từ gốc: P. Chi,
máy
GB Nợ,
vào
Bảng lương,
Hóa đơn ậpN h
In ra Nhập, xử lý hàng ngày
Xử lý cuối kỳ
Sơ đồ 3.6: Trình tự ghi sổ của kế toán CPBH
- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc: Phiếu chi, Bảng lương,… kế toán viên sẽ nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán, phần mềm sẽ xử lý những dữ liệu liên quan đến chi phí bán hàng vào sổ chi tiết TK 641 như: tiền lương cho nhân viên bán hàng phản ánh vào sổ Cái TK 6411, chi phí bảo hành sản phẩm đưa vào sổ Cái TK 6415,… tất cả số liệu của sổ chi tiết được tổng hợp vào sổ Cái TK 641.
- Cuối kỳ, kế toán viên thực hiện thao tác xử lý số liệu số dư và tổng số phát sinh Nợ, Có trên sổ Cái vào bảng Cân đối số phát sinh. Từ dữ liệu trên
SVTH: TRẦN THỊ MỸ DUNG TRANG 58
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ĐÀO THỊ KIM YẾN bảng Cân đối số phát sinh, Kế toán trưởng tính toán, xử lý đưa vào các
mục có liên quan đến chi phí bán hàng trên Báo cáo tài chính.
- In Báo cáo tài chính, sổ tổng hợp, sổ chi tiết và đóng thành quyển. Kiểm tra, đối chiếu số liệu trên sổ với trên máy đã trùng khớp chưa, sau đó ký duyệt và trình lên Giám đốc và Ban cổ đông.
3.4.1.4. Một số nghiệp vụ phát sinh
1. Ngày 15/10/2015, chi tiền thanh toán cước dịch vụ gửi chuyển phát nhanh hàng hóa cho Công ty TNHH Thiên Hùng theo HĐ 0001502 số tiền 550.000 đồng (đã bao gồm thuế GTGT 10%). Căn cứ vào PC 28/10 kế toán hạch toán:
Nợ TK 6417:
Nợ TK 1331:
Có TK 1111:
2. Ngày 12/11/2015, chi tiền thuê xe chở hàng hóa cho Công ty Thiết Bị Điện Phương Đông theo PC 39/11, kế toán hạch
toán: Nợ TK 6418: 1.000.000 Có TK 1111: 1.000.000
3. Ngày 30/11/2015, chi tiền trả cước điện thoại cho Tập Đoàn Viễn Thông Quân Đội số tiền là 110.909 đồng, thuế VAT 10% theo HĐ 4908585, kế toán hạch toán:
Nợ TK 6417:
Nợ TK 1331:
Có TK 1111:
4. Ngày 10/12/2015, chi tiền thuê xe chở hàng hóa cho khách hàng với số tiền là 300.000 đồng, kế toán hạch toán:
Nợ TK 6418:300.000 Có TK 1111: 300.000
SVTH: TRẦN THỊ MỸ DUNG TRANG 59
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ĐÀO THỊ KIM YẾN
5. Ngày 20/12/2015, phiếu chi số 20/12 với số tiền 1.103.636 đồng cho ông Lê Tiến đi tiếp khách bằng tiền mặt, kế toán hạch toán: