CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG CÔNG TY
2.4 CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ NHÂN SỰ
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH Plasticolors
Nguồn: Công ty TNHH Plasticolors
Nhiệm vụ của từng phòng ban
Hội đồng giám đốc: Quyết định kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh,
xác định mục tiêu chiến lược được Hội đồng cổ đông thông qua. Quyết định cơ cấu tổ chức của công ty. Đề xuất việc tái cơ cấu lại hoặc giải thể công ty.
Giám đốc quốc gia: Là người đại diện theo pháp luật của công ty
1. Chỉ đạo mọi hoạt động của doanh nghiệp theo đúng phương hướng sản xuất kinh doanh theo điều lệ thành lập doanh nghiệp. Chấp hành đầy đủ các chế độ chính sách của Nhà nước.
2. Tổ chức thực hiện các quyết định, kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của doanh nghiệp.
3. Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong doanh nghiệp, trừ các chức danh do hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức. Quyết định mức lương và phụ cấp với người lao động.
5. Phê duyệt và công bố chính sách chất lượng, mục tiêu của chất lượng.
6. Phê duyệt hệ thống quản lý chất lượng, cung cấp nguồn lực để duy trì
hệ thống quản lý chất lượng hoạt động có hiệu quả.
7. Chủ trì các cuộc họp xem xét của lãnh đạo về hệ thống chất lượng.
11
Phòng Sales và Maketing
1. Tìm kiếm và tiếp nhận yêu cầu của khách hàng.
2. Làm sản phẩm mẫu.
3. Báo giá cho khách hàng.
4. Thương thảo và ký hợp đồng.
5. Chuyển thông tin sản xuất cho Phòng sản xuất.
6. Kiểm tra hàng hóa trước khi giao cho khách hàng.
7. Giao hàng cho khách hàng.
8. Theo dõi thanh toán.
Phòng Color Matching
Kiểm tra nguyên liệu đầu vào, đầu ra, làm mẫu, phối màu....
Phòng sản xuất
1. Điều hành, quản lý toàn bộ các hoạt động sản xuất tại Phân xưởng .
2. Thiết lập các mục tiêu và kế hoạch thực hiện của mảng công việc do mình phụ trách.
3. Tổng hợp tình hình sản xuất, khối lượng thực hiện trong tháng, quý, năm để báo cáo cho lãnh đạo công ty.
4. Tham mưu cho PTGĐ trong lĩnh vực kỹ thuật sản xuất nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao và an toàn trong kinh doanh.
5. Hỗ trợ phòng công nghệ nghiên cứu ứng dụng công nghệ mới vào trong sản xuất, những biện pháp quản lý và điều hành sản xuất nhằm nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm.
Ngoài trách nhiệm được quy định trong tài liệu này trách nhiệm của giám đốc sản xuất còn được quy định cụ thể trong các quy trình, hướng dẫn, kế hoạch chất lượng khác theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001-2008.
Phòng Logistic
Nhập nguyên liệu từ nhà cung cấp:
- Kiểm tra nguyên liệu:
+ Số lượng và tên nguyên liệu phải đúng với chứng từ: hóa đơn, phiếu giao hàng, hợp đồng, . . .
12
+ Nếu số lượng chênh lệch giữa thực tế và chứng từ thì ghi nhận số liệu thực nhập và liên hệ trực tiếp với khách hàng gia công để giải quyết.
- Ghi phiếu nhập kho theo mẫu nhập kho và cập nhật số liệu vào bảng theo dõi
- Nhập kho thành phẩm sau khi sản xuất.
- Thành phẩm sau khi sản xuất đã kiểm tra đạt chất lượng được để vào khu vực thành phẩm và thủ kho ghi phiếu nhập kho thành phẩm và cập nhật số liệu vào bảng theo dõi NXT.
- Sắp xếp nguyên liệu theo từng chủng loại, từng lô theo sơ đồ kho.
- Xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất
+ Số lượng xuất không được vượt quá số lượng đã được duyệt, nếu vượt phải báo.
+ Phiếu yêu cầu vật tư
- Xuất kho thành phẩm và cập nhật số liệu xuất kho.
Phòng thiết bị bảo dưỡng và kỹ thuật
1. Thực hiện các nhiệm vụ với tinh thần trách nhiệm cao trong thời gian ngắn nhất, đảm bảo chất lượng công việc.
2. Theo dõi và thực hiện lịch bảo trì, bảo hành thiết bị.
3. Phối hợp với các phòng ban để tiến hành các thủ tục, kiểm tra thiết bị.
4. Cập nhật kịp thời các thông tin liên quan đến công việc mình phụ trách.
5. Đảm bảo sự hoạt động liên tục và ổn định của máy móc, thiết bị.
6. Hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá công nhân vận hành máy sao cho an toàn.
7. Phối hợp với phụ trách xưởng xây dựng qui trình sản xuất, vận hành, bảo trì thiết bị.
8. Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
9. Thực hiện việc ghi chép các sổ sách, mẫu biểu trong quá trình sản xuất theo đúng qui trình.
Phòng cung ứng
1. Thực hiện hoạch định và giám sát các hoạt động kinh doanh của toàn
bộ chuỗi và báo giá với giám đốc chuỗi cung ứng
2. Thực hiện công tác thương lượng hợp đồng và mức giá với các đơn vị vận chuyển, hải quan, người quản lý kho hàng.
3. Đảm bảo thủ tục xuất nhập khẩu phù hợp theo hợp đồng.
13
4. Phát triển và duy trì các kế hoạch, chiến lược chuỗi cung ứng, dự báo đơn hàng đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng.
5. Kiểm soát hàng tồn kho.
Phòng Tài chính và Kế toán
1. Thu thập, cập nhật các chứng từ, hồ sơ phát sinh kịp thời và hạch toán vào các tài khoản theo quy định pháp luật
2. Hướng dẫn các phòng ban ghi chép và giao các chứng từ liên quan theo quy định.
3. Kiểm soát và thu hồi công nợ.
4. Lưu trữ, sắp xếp hồ sơ, tài liệu, chứng từ ngăn nắp, gọn gàng.
5. Phân tích và báo cáo tài chính lên Ban Giám đốc.
6. Bảo quản tiền an toàn tại công ty
7. Thu, chi chính xác kịp thời.
8. Biên soạn và cập nhật chỉnh sửa các quy trình hướng dẫn công việc và các tiêu chuẩn và phạm vi công việc.
9. Lập kế hoạch nhân sự và yêu cầu tuyển dụng hàng quý.
10. Đề xuất, kỷ luật và khen thưởng.
11. Chấm công hàng ngày, chấm phiếu công tác, tính lương, tính các loại trợ cấp, chế độ cho các CB-CNV.
12. Hoàn thành các nhiệm vụ khác do Tổng Giám Đốc phân công.
Phòng nhân sự
1. Lên kế hoạch, tổ chức, thực hiện, theo dõi giám sát công tác hành chính văn phòng, tạp vụ.
2. Kết hợp với phòng tài chính và kế toán lên kế hoạch, tổ chức và thực hiện, hoàn tất thủ tục thanh toán các cuộc hội họp, sự kiện trong công ty.
3. Lên kế hoạch, tổ chức, thực hiện, theo dõi giám sát việc kiểm tra sức khỏe, định mức nước uống, công tác bảo vệ, an toàn lao động, vệ sinh môi trường, cây xanh trong toàn công ty.
4. Biên soạn và cập nhật chỉnh sửa các quy chế, nội quy, quy trình, hướng dẫn công việc và các tiêu chuẩn cần thiết khác thuộc phạm vi công việc.
5. Dự báo nhu cầu tuyển dụng hàng năm.
6. Lập kế hoạch nhân sự dài hạn và ngắn hạn.
14
7. Chịu trách nhiệm chính trong việc tuyển dụng nhân sự: tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ, chọn ứng viên phù hợp và phỏng vấn.
8. Theo dõi và đánh giá biến động nhân sự trong công ty.
9. Phối hợp với các phòng ban có nhu cầu tuyển dụng để phỏng vấn và tuyển chọn.
10. Trình kết quả phỏng vấn lên Ban giám đốc.
11. Đề xuất thực hiện các chính sách tuyển dụng.
12. Kiểm soát quy trình tuyển dụng.
13. Đánh giá năng lực CB-CNV hàng năm
14. Đào tạo, bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng nhân sự trong phòng đáp ứng được nhu cầu công việc.
15. Kết hợp với phòng tài chính và kế toán để kiểm tra, báo cáo tài sản, công cụ dụng cụ định kỳ.
16. Đề xuất, kỷ luật và khen thưởng.
17. Truyền đạt thông tin, chỉ thị kịp thời, đầy đủ, chính xác đến các nhân viên.
18. Tham mưu cho Giám đốc về chiến lược phát triển nguồn nhân lực: tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu quả, khen thưởng – kỷ luật.
19. Hoàn thành các nhiệm vụ khác do Tổng Giám Đốc phân công.
Nhân sự hiện tại của công ty
Ban đầu khi thành lập công tác tuyển dụng nguồn nhân lực tại Việt Nam của công ty gặp nhiều khó khăn chỉ khoảng 52 người. Tình hình nhân sự của công ty có sự tăng dần qua các năm đến nay có 107 người. Công ty hoạt động với số lượng người trực tiếp sản xuất ít hơn gián tiếp là do vì nhân lực chủ yếu
ở công xưởng chỉ đứng máy và điều khiển các hoạt động còn số nhân lực gián tiếp làm các nhiệm vụ hành chính bên trong và ngoài công ty đề góp phần giúp công ty phát triển ổn định.
15
Bảng 2.1: Cơ cấu nhân sự của công ty TNHH Plasticolors tại Việt Nam
Cơ cấu nhân sự trong công ty Số lượng
Hội đồng giám đốc 4
Giám đốc quốc gia 2
Phòng Sale và Marketing 10
Phòng Color Matching 8
Phòng QC 7
Phòng sản xuất 59
Phòng thiết bị bảo dưỡng và kỹ thuật 4
Phòng chuỗi cung ứng 6
Phòng tài chính và kế toán 3
Phòng nhân sự 4
Tổng cộng 107
Nguồn: Phòng nhân sự công ty TNHH Plasticolors Việt Nam