CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ
1.3. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp thương mại - dịch vụ
1.3.2. Các tài khoản kế toán sử dụng trong kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
A) Kế toán tiền lương
Các chứng từ sử dụng
Các chứng từ thuộc chỉ tiêu lao động tiền lương được lập nhằm mục đích theo dõi tình hình sử dụng thời gian lao động; theo dõi các khoản phải thanh toán cho người lao động trong đơn vị như: Tiền lương, tiền công, các
khoản phụ cấp, tiền thưởng, tiền công tác phí, tiền làm thêm ngoài giờ, theo dõi các khoản thanh toán cho bên ngoài, cho các tổ chức khác, như: thanh toán tiền thuê ngoài, thanh toán các khoản phải trích nộp theo lương,… và một số nội dung khác có liên quan đến lao động tiền lương :
- Bảng chấm công số 01-LĐ-TL
- Bảng thanh toán tiền lương số 02-LĐ-TL
- Phiếu chi BHXH số 03-LĐ-TL
- Bảng thanh toán BHXH số 04-LĐ-TL
- Bảng thanh toán tiền thưởng số 05-LĐ-TL
- Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành số 06-LĐ-TL Ngoài các chứng từ theo quy định của nhà nước,các doanh nghiệp có thể sử dụng các chứng từ như hướng dẫn sau đây :
- Phiếu làm thêm giờ số 076-LĐ-TL
- Hợp đồng giao khoán số 08-LĐ-TL
- Biên bản điều tra tai nạn lao động số 09-LĐ-TL
Tài khoản sử dụng
TK 334: “ Phải trả công nhân viên”: tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả người lao động và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm
xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản như sau:
Bên Nợ :
Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc thu nhập của người lao động đã trả, đã chi, đã ứng trước cho người lao động.
Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của người lao động.
Bên có:
Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản khác phải trả, phải chi cho người lao động.
Số dư bên có :
Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác còn phải trả cho người lao động.
Tài khoản 334 có thể có số dư bên Nợ. Số dư bên Nợ tài khoản 334 (nếu có) phản ánh số tiền đã trả lớn hơn số phải trả về tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản phải trả cho người lao động.
Tài khoản 334 phải hạch toán chi tiết theo hai nội dung: thanh toán lương
và thanh toán các khoản phải trả khác thuộc thu nhập của người lao động. Tài khoản 334 phải hạch toán chi tiết theo 2 nội dung: Thanh toán lương
và thanh toán các khoản khác.
Tài khoản 334 – “ Phải trả người lao động” có 2 tài khoản cấp 2:
Tài khoản 3341 - Phải trả công nhân viên: phản ánh các khoản phải trả
và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động
Tài khoản 3348 - Phải trả người lao động khác: phản ánh các khoản phải trả
và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động khác ngoài công nhân viên của doanh nghiệp về tiền công, tiền thưởng (nếu có) có tính chất tiền công và các khoản phải trả khác thuộc thu nhập của người lao động.
B) Kế toán các khoản trích theo lương
Đối với công nhân viên trong danh sách của doanh nghiệp, các doanh nghiệp thực hiện trích bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), kinh phí công đoàn (KPCĐ). Việc tính toán chính xác, đúng, đủ các khoản trích theo lương đảm bảo quyền lợi cho người lao động và cũng khuyến khích,
động viên người lao động tích cực nâng cao năng suất lao động, tạo thêm sự gắn bó lâu dài và lòng trung thành của người lao động với công ty. Chính vì vậy, kế toán các khoản trích theo lương có vị trí quan trọng.
Chứng từ sử dụng
Kế toán các khoản trích theo lương tổ chức ghi chép, thu thập và tổng hợp các phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội, danh sách công nhân viên nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội, danh sách nhân viên tham gia BHXH, biên bản điều tra tai nạn lao động, quyết định nhận việc, nghỉ việc đối với các cán bộ công nhân viên tham gia bảo hiểm xã hội…
Tài khoản sử dụng
Tài khoản 338: “Phải trả, phải nộp khác”: để phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải trả, phải nộp khác liên quan đến hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, TK này dùng để phản ánh tình hình trích lập quỹ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ tại doanh nghiệp.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản như sau:
Bên Nợ :
Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ. Các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ đã trả cho công nhân viên.
Các khoản chi về KPCĐ.
Bên Có :
Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí kinh doanh, khấu trừ vào thu nhập của người lao động.
Kinh phí công đoàn vượt chi được cấp bù.
Số BHXH đã chi trả cho công nhân viên khi được cơ quan BHXH thanh toán.
Các khoản thanh toán với công nhân viên về tiền nhà, điện, nước ở tập thể
Số dư có : BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đã trích chưa nộp cho cơ quan quản lý hoặc kinh phí công đoàn được để lại cho đơn vị chưa chi hết.
Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ: Số dư bên nợ phản ánh số đã
trả, đã nộp nhiều hơn số phải trả, phải nộp hoặc số bảo hiểm xã hội đã chi trả công nhân viên chưa được thanh toán và kinh phí công đoàn vượt chi chưa được cấp bù.
Kế toán sử dụng 3 tài khoản cấp 2 của tài khoản 338 để hạch toán cho các khoản trích theo lương:
- Tài khoản 3382: Kinh phí công đoàn: phản ánh tình hình trích và thanh toán kinh phí công đoàn ở đơn vị.
- Tài khoản 3383: Bảo hiểm xã hội: phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm xã hội ở đơn vị.
- Tài khoản 3384: Bảo hiểm y tế: phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm y tế theo quy định.
- Tài khoản 3386: Bảo hiểm thất nghiệp: phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm thất nghiệp theo quy định