CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾP THỊ VÀ TRUYỀN THÔNG UNIQUE
2.1. Tổng quan chung về Công ty Cổ phần Tiếp thị và Truyền thông Unique
2.1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Tiếp thị và Truyền thông Unique
A) Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán trong công ty
Nhiệm vụ bộ máy kế toán trong Công ty
Phòng Tài chính - Kế toán là đơn vị tham mưu cho Ban Giám đốc về công tác tài chính kế toán và trực tiếp thực hiện hạch toán kế toán. Cụ thể phòng Tài chính-Kế toán có nhiệm vụ sau:
- Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị một cách kịp thời, đầy đủ đảm bảo phục vụ tốt cho hoạt động kinh doanh, chủ yếu là các nghiệp
vụ liên quan đến kế toán vốn bằng tiền, công nợ doanh thu, chi phí và một số hoạt động khác.
- Lập báo cáo tài chính riêng và báo cáo tài chính hợp nhất theo quy định của Bộ Tài chính và lập các báo cáo quản trị theo yêu cầu của Ban Giám đốc
và Hội đồng quản trị.
- Chủ trì, phối hợp với các phòng ban khác để lập kế hoạch kinh doanh,
kế hoạch tài chính hàng năm, dài hạn của Công ty. Thực hiện kịp thời, đầy đủ công tác thống kê, kế hoạch tài chính theo quy định của Công ty,
- Xây dựng các quy định nội bộ về quản lý tài chính: quy trình thu, chi kinh doanh; quản lý vốn, công nợ; áp dụng trong đơn vị và kiểm tra việc chấp hành các quy định nội bộ này.
- Nghiên cứu đề xuất với Ban Giám đốc các biện pháp quản lý hoạt động kinh doanh đảm bảo chấp hành tốt đúng chế độ hiện hành và phù hợp với đặc điểm, tình hình kinh doanh của đơn vị để đạt hiệu quả cao nhất.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán trước hết phải xác định số lượng nhân viên kế toán, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán, mối quan hệ giữa phòng kế toán với các phòng ban có liên quan khác trong công ty.
Tổ chức hạch toán phải đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, phân công trách nhiệm hợp lý, khoa học. Áp dụng phương pháp hạch toán phù hợp, nhằm quản lý chặt chẽ các hoạt động kinh doanh của công ty.
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức kinh doanh, tổ chức quản lý cũng như đặc điểm của kế toán phù hợp với điều kiện và trình độ quản lý Công ty Cổ phần Tiếp thị và Truyền thông Unique tổ chức công tác kế toán theo mô hình tập trung.
Theo mô hình này toàn bộ công tác kế toán đều được thực hiện tại phòng kế toán của công ty.
1. Trưởng phòng kế toán
- Chịu trách nhiệm quản lý mọi hoạt động về kế toán của phòng Kế toán;
có trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác kế toán và báo cáo kế toán ở phòng
Kế toán theo đúng qui định hiện hành và điều lệ của công ty.
- Chịu sự chỉ đạo, kiểm tra của ban giám đốc về chuyên môn, nghiệp vụ; kiểm tra báo cáo tài chính, báo cáo quản trị; đưa ra những tham mưu về tình hình tài chính của công ty.
- Tham gia ý kiến với ban giám đốc về việc tuyển dụng, thuyên chuyển, tăng lương, khen thưởng , kỷ luật nhân viên kế toán trong công ty; báo cáo bằng văn bản cho cấp trên khi phát hiện các vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán trong công ty.
2. Kế toán tổng hợp
- Tổ chức ghi chép về các loại vốn, các loại quỹ của công ty, xác định kết quả lãi lỗ, các khoản thanh toán với ngân sách nhà nước với ngân hàng, với khách hàng và nội bộ công ty.
- Tổ chức công tác thông tin trong nội bộ công ty và phân tích hoạt động kinh tế. Hướng dẫn các phòng ban phân xưởng áp dụng các chế độ ghi chép ban đầu. Giúp trưởng phòng kế toán dự thảo các văn bản về công tác kế toán trình giám đốc ban hành áp dụng trong doanh nghiệp như: quy định việc luân
chuyển chứng từ, phân công lập báo cáo, quan hệ cung cấp số liệu giữa các phòng ban.
- Kiểm tra thường xuyên và có hệ thống việc thực hiện các chế độ quản
lý kinh tế – tài chính trong đơn vị. Kiến nghị các biện pháp xử lý những trường hợp vi phạm.
- Ghi chép vào sổ tổng hợp, lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo thuộc phần việc do mình phụ trách và một số báo cáo chung không thuộc nhiệm vụ của các bộ phận trên kể cả báo cáo điều tra, ước tính. Kiểm tra lại tính chính xác, trung thực của các báo cáo của công ty trước khi giám đốc ký duyệt.
- Giúp trưởng phòng kế toán làm báo cáo phân tích hoạt động kinh tế của đơn vị.
- Bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, số liệu kế toán – thống kê, thông tin kinh tế và cung cấp tài liệu cho các bộ phận, cơ quan có liên quan.
3. Kế toán thuế
- Theo dõi, kê khai Thuế trên phần mềm: Thuế GTGT đầu vào, Thuế GTGT đầu ra, Thuế TNDN, Thuế TNCN ( nếu có).
- Lập báo cáo thuế (tờ khai và quyết toán thuế), làm việc trực tiếp với cơ quan thuế.
4. Kế toán công nợ
- Thực hiện quản lý các khoản phải thu, các khoản phải chi, theo dõi tiền gửi ngân hàng, công nợ của khách hàng, nhân viên, đôn đốc thu hồi công nợ, lập kế hoạch thanh toán với nhà cung cấp hàng tuần, hàng tháng, trực tiếp nhận các chứng từ liên quan từ bộ phận thu ngân, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ.
5. Kế toán tiền lương
- Tổ chức hạch toán đúng thời gian, số lượng, chất lượng kết quả lao động của CBCNV trong công ty, thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản trích theo lương, phân tích tình hình sử dụng quỹ lương.
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần tiếp thị và truyền
thông Unique
Kế toán
thuế Kế toán
công nợ
Kế toán lươngtiền
Kế toán
tổng hợp
Mối quan hệ của phòng Tài chính - Kế toán với các bộ phận khác
Bộ phận kế toán của Công ty đã hoàn thành tương đối tốt vai trò của mình trong mối quan hệ với Ban Tổng Giám đốc, các bộ phận khác trong công ty cũng như với các đối tượng bên ngoài công ty:
- Với Ban Giám đốc;
+ Trình các chứng từ cần thiết để lãnh đạo xem xét và kí duyệt.
+ Kịp thời thông báo và giải trình các vấn đề phát sinh liên quan tới các nghiệp vụ kinh tế tài chính của công ty.
Trưởng phòng kế toán
+ Tư vấn cho ban Tổng Giám đốc phương hướng giải quyết các vấn đề liên quan tới tài chính, đầu tư vốn sao cho có hiệu quả, tuy nhiên chức năng này của bộ phận kế toán tương đối mờ nhạt.
+ Lập báo cáo tài chính trình lãnh đạo kí duyệt.
- Với phòng Nhân sự:
Phối hợp chặt chẽ với phòng Nhân sự theo dõi tình hình lao động, thực hiện các chính sách lao động – tiền lương phù hợp với quy định của Nhà nước
và quy chế nội bộ của Công ty.
- Với Cơ quan Thuế:
+ Lập tờ khai quyết toán thuế và bảng cân đối tài khoản nộp cho cơ quan thuế đúng thời hạn quy định.
+ Thanh quyết toán thuế với cơ quan thuế đúng thời hạn quy định.
+ Hợp tác tích cực với cơ quan thuế khi có hoạt động thanh kiểm tra tại đơn vị.
- Với Ngân hàng:
+ Bộ phận kế toán của doanh nghiệp có quan hệ giao dịch thường xuyên với nhiều ngân hàng khác nhau.
+ Việc so sánh đối chiếu số dư tiền gửi giữa bộ phận kế toán của công ty với ngân hàng được diễn ra tương đối chặt chẽ và thường xuyên.
B) Chính sách kế toán áp dụng tại công ty
Tổ chức hạch toán kế toán
Chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng chế độ kế toán theo thông tư
200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 năm
dương lịch.
Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng
Phương pháp tính thuế: Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp
khấu trừ.
Công ty ghi sổ theo hình thức: Nhật ký chung với sự hỗ trợ của phần
mềm kế toán Misa.
Phương pháp khấu hao TSCĐ: Phương pháp khấu hao đường thẳng.
Sơ đồ tổ chức hạch toán kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung
Chứng từ gốc
Nhật ký chung Sổ chi tiết
Sổ cái TK
Bảng tổng hợp sổ chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Sổ quỹ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Kiểm tra đối chiếu, kết chuyển
Trình tự ghi sổ được tiến hành như sau:
Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ. Trước hết ghi nghiệp vụ đã phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau
đó căn cứ vào số liệu trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái các tài khoản
632, 641,... Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì sau khi ghi vào nhật
ký chung kế toán ghi vào các sổ chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ hoặc cuối tháng, tùy từng khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối phát sinh. Sau khi kiểm tra đối chiếu phát sinh khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.
Đặc điểm của hình thức kế toán nhật ký chung:
- Mở 1 sổ Nhật ký chung để ghi các bút toán hạch toán các nghiệp vụ phát sinh theo thứ tự thời gian;
- Số liệu ghi vào sổ cái là căn cứ vào Nhật ký chung để ghi, chứ không phải từ chứng từ gốc.
Hình thức sổ Nhật ký chung có các loại sổ kế toán:
- Sổ nhật ký chung
- Sổ cái
- Sổ kế toán chi tiết
- Sổ nhật ký đặc biệt