CHƯƠNG 4: KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH
4.2. Kế toán tiêu thụ thành phẩm
6.2.3. Kế toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và kết quả tiêu thụ thành phẩm
6.2.3.1. Kế toán chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng: Là chi phí lưu thông và chi phí tiếp thị phát sinh trong quá
trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp
Chi phí bán hàng bao gồm:
+ Chi phí cho quá trình tiêu thụ sản phẩm: Chi phí đóng gói, vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ, tiền thuê kho bãi ( nếu hợp đồng quy định người bán chịu...)
+ Chi phí quảng cáo giới thiệu sản phẩm, chi phí bảo hành sản phẩm
+ Khoản chi trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu.
+ Chi phí khác: chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí hội nghị khách hàng ...
Tài khoản sử dụng: TK 641 – Chi phí bán hàng
Tài khoản này phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ thành phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ của doanh nghiệp
Kết cấu của TK 641
Bên Nợ: Chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ
Bên Có: Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng
Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ vào bên Nợ TK 911
TK 641 không có số dư cuối kỳ
TK 641 được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí theo dõi ở các tài khoản cấp 2
TK 6411- Chi phí nhân viên
TK 6412 - Chi phí vật liệu, bao bì
TK 6413 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng
TK 6414 - Chi phí khấu hao TSCĐ
TK 6415 - Chi phí bảo hành
TK 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài
TK 6418 - Chi phí bằng tiền khác
Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của từng ngành, từng doanh nghiệp, TK 641 có thể mở thêm một số nội dung chi phí.
Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu:
1- Tiền lương, tiền ăn ca, phụ cấp phải trả, các khoản trích theo lương nhân viên bán hàng, nhân viên bốc dỡ, bảo quản, vận chuyển sản phẩm tiêu thụ tính vào chi phí:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6411)
Có TK 334 - Phải trả người lao động
Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3382, 3383, 3384)
2- Giá trị thực tế của vật liệu xuất dùng đóng gói, bảo quản, vận chuyển sản phẩm tiêu thụ, dùng sửa chữa TSCĐ bộ phận bán hàng....
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6412)
Có TK 152 - Nguyên liệu,vật liệu 3- Giá trị công cụ, dụng cụ đồ dùng tính vào chi phí bán hàng trong kỳ
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6413)
Có TK 153, 142, 242
4- Trích khấu hao TSCĐ của bộ phận bán hàng
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6414)
Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ
5- Hạch toán chi phí bảo hành sản phẩm (không bao gồm bảo hành công trình xây lắp)
a. Khi bán hàng kèm theo giấy bảo hành sửa chữa các hỏng hóc do lỗi sản xuất, phát sinh trong thời gian bảo hành, doanh nghiệp phải xác định chi phí sửa chữa cho nghĩa vụ bảo hành, tính và lập dự phòng phải trả về chi phí bảo hành sản phẩm:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6415)
Có TK 352 - Dự phòng phải trả
b. Chi phí phát sinh liên quan đến dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm.
* Trường hợp không có bộ phận bảo hành độc lập:
+ Tập hợp chi phí sửa chữa bảo hành sản phẩm:
Nợ TK 621, 622, 627
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111, 112, 152, 214, 334...
+ Cuối kỳ, kết chuyển chi phí sửa chữa bảo hành sản phẩm:
Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
Có TK 621, 622, 627 + Khi sửa chữa bảo hành sản phẩm hoàn thành bàn giao cho khách hàng:
Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng: Số dự phòng bảo hành còn thiếu
Có TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
* Trường hợp có bộ phận bảo hành độc lập, chi phí thực tế về sửa chữa bảo hành sản phẩm phải trả cho bộ phận bảo hành:
Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng: Số dự phòng bảo hành còn thiếu
Có TK 336 - Phải trả nội bộ
c. Cuối kỳ kế toán sau, doanh nghiệp phải tính số dự phòng phải trả về sửa chữa bảo hành sản phẩm cần lập:
- Nếu số dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm cần lập lớn hơn số dự phòng
đã lập cuối kỳ trước chưa sử dụng hết, số chênh lệch trích thêm, ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6415)
Có TK 352 - Dự phòng phải trả
- Nếu số dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm cần lập nhỏ hơn số dự phòng đã lập cuối kỳ trước chưa sử dụng hết, số chênh lệch được hoàn nhập, ghi:
Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả
Có TK 641 - Chi phí bán hàng (6415)
6. Tính chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí bán hàng trong kỳ:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Có TK335, 142, 242
7. Chi phí điện, nước, điện thoại, tiền công thuê ngoài bốc vác vận chuyển sản phẩm tiêu thụ, sửa chữa TSCĐ có giá trị không lớn, chi phí thông tin quảng cáo giới thiệu sản phẩm ...
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6417,6418)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331): (Nếu có)
Có TK 111,112,331: Tổng giá thanh toán
8. Khi dùng sản phẩm, hàng hoá chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, tiêu dùng nội bộ tính vào chi phí bán hàng.
- Nếu sản phẩm tiêu dùng nội bộ cho hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế thì không phải tính thuế GTGT, ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ: Theo chi phí sản xuất sản phẩm hoặc giá vốn sản phẩm.
- Nếu sản phẩm tiêu dùng nội bộ phục vụ cho hoạt động SXKD chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (3331)
Có TK 512 -Theo CP sản xuất sản phẩm hoặc giá vốn SP
9. Số tiền phải trả cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu về các khoản đã chi hộ liên quan đến hàng uỷ thác xuất khẩu và phí uỷ thác xuất khẩu, ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 338 (3388): (Chi tiết đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu)
10. Số tiền hoa hồng phải trả cho đơn vị nhận đại lý, ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 131
11. Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng, ghi:
Nợ TK111, 112
Có TK 641 - Chi phí bán hàng
12. Trường hợp doanh nghiệp tham gia liên doanh dưới hình thức hợp đồng hợp tác kinh doanh (hoạt động kinh doanh đồng kiểm soát, tài sản đồng kiểm soát) khi phát sinh chi phí bán hàng chung của liên doanh, kế toán tập hợp vào TK 641, cuối kỳ phân bổ cho các bên liên doanh, ghi:
Nợ TK 138 - Phải thu khác (chi tiết cho đối tác)
Có TK 641 - Chi phí bán hàng
Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Đối với bên liên doanh nhận chi phí được phân bổ ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (chi tiết cho hợp đồng)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 338 - Phải trả phải nộp khác (chi tiết cho đối tác)
13. Cuối kỳ hạch toán phân bổ chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ cho sản phẩm đã tiêu thụ và kết chuyển vào TK xác định kết quả kinh doanh, ghi:
Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 641 - Chi phí bán hàng
4.2.3.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí gián tiếp gồm chi phí hành chính tổ chức
và văn phòng, liên quan đến toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp:
- Tiền lương, tiền ăn ca, các khoản trích bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, BHYT của cán bộ công nhân viên thuộc bộ máy quản lý doanh nghiệp.
- Chi phí vật liệu, dụng cụ, đồ dùng văn phòng.
- Chi phí khấu hao nhà cửa, vật kiến trúc, kho tàng, phương tiện vận tải, vật truyền dẫn ...và các tài sản cố định khác dùng chung của doanh nghiệp.
- Chi phí sửa chữa bảo dưỡng TSCĐ dùng chung của doanh nghiệp.
- Thuế môn bài, tiền thuê đất, lệ phí giao thông, lệ phí cầu phà ...
- Chi phí dự phòng phải thu khó đòi, tái cơ cấu doanh nghiệp...
- Chi phí khác : điện, nước, điện thoại, điện báo, chi phí hội nghị tiếp khách, phí kiểm toán, công tác phí, khoản trợ cấp thôi việc cho người lao động, các khoản chi nghiên cứu khoa học, nghiên cứu đổi mới công nghệ, chi sáng kiến, chi phí đào tạo cán bộ, nâng cao tay nghề công nhân, chi y tế cho người lao động, chi bảo vệ môi trường, tiền tầu xe đi phép, dân quân tự vệ ....
Trong quá trình hạch toán, chi phí quản lý doanh nghiệp được theo dõi chi tiết theo từng yếu tố chi phí trên sổ kế toán chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp phục vụ cho việc quản lý và lập báo cáo chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố.
Kết cấu của TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Bên Nợ:
- Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ
- Số lập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả
- Dự phòng trợ cấp mất việc làm
Bên Có:
- Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp
- Số Chi phí quản lý doanh nghiệp kết chuyển vào TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh
TK 642 không có số dư cuối kỳ
TK 642 được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí và có các TK cấp 2
TK 6421 - Chi phí nhân viên quản lý
TK 6422 - Chi phí vật liệu quản lý
TK 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng
TK 6424 - Chi phí khấu hao TSCĐ
TK 6425 - Thuế, phí và lệ phí
TK 6426 - Chi phí dự phòng
TK 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài
TK 6428 - Chi phí bằng tiền khác
Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng ngành, từng doanh nghiệp. TK 642 có thể
mở thêm một số TK cấp 2 để phản ánh một số nội dung chi phí thuộc chi phí quản lý ở doanh nghiệp.
Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu:
1. Tính tiền lương, tiền ăn ca, các khoản phụ cấp (nếu có) phải trả, các khoản trích theo lương nhân viên quản lý doanh nghiệp tính vào chi phí trong kỳ, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421)
Có TK 334 - Phải trả người lao động
Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3382,3383,3384)
2. Giá trị vật liệu xuất dùng cho quản lý doanh nghiệp như xăng, dầu mỡ để chạy xe,vật liệu dùng cho sửa chữa TSCĐ chung của doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422)
Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu
3. Giá trị công cụ, dụng cụ, đồ dùng văn phòng xuất dùng cho quản lý doanh nghiệp:
- Nếu xuất dùng 1 lần có giá trị nhỏ, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)
Có TK 153 - Công cụ, dụng cụ
- Nếu xuất dùng một lần có giá trị lớn kế toán sử dụng phương pháp phân bổ dần: Khi xuất dùng ghi:
Nợ TK 142 - Chi phí trả trước ngắn hạn
Nợ TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn
Có TK 153 - Công cụ, dụng cụ Khi phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ vào chi phí quản lý doanh nghiệp ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)
Có TK 142 - Chi phí trả trước ngắn hạn
Có TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn
4. Trích khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như khấu hao nhà cửa làm việc của các phòng ban, vật kiến trúc, kho tàng, thiết bị truyền dẫn, máy móc thiết bị văn phòng....ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6424)
Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ
5. Thuế môn bài, tiền thuê đất, phải nộp ngân sách Nhà nước, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425)
Có TK333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước
6. Lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu ,phà phải nộp, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425)
Có TK 111 - Tiền mặt
Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng
7. Lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
a. Trường hợp số dự phòng phải thu khó đòi cần lập lớn hơn số đã lập cuối năm trước chưa sử dụng đến:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)
Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi
b. Trường hợp số dự phòng phải thu khó đòi cần lập nhỏ hơn số đã lập chưa sử dụng đến, số chênh lệch được hoàn nhập ghi:
Nợ TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi
Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
8. Tiền điện, điện thoại, điện báo, telex, tiền nước ... mua ngoài dùng cho quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6427)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331): (Nếu có)
Có TK 331, 111, 112
9. Thuê ngoài sửa chữa TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp:
- Chi phí có giá trị nhỏ :
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6427)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331): (Nếu có)
Có TK 331, 111, 112
- Chi phí có giá trị lớn:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6427)
Có TK 335, 142, 242
10. Khi phát sinh chi phí về hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe đi phép, in ấn tài liệu ...
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6428)
Có TK 111, 112, 141, 331
11. Các khoản chi nghiên cứu khoa học, đổi mới công nghệ, chi sáng kiến, chi đào tạo nâng cao tay nghề công nhân, chi bảo vệ môi trường, chi cho lao động nữ... khi phát sinh ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí QLDN
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có )
Có TK 111,112,331
12. Khi xử lý xoá nợ các khoản nợ phải thu khó đòi không có khả năng đòi được theo quy định của chế độ tài chính hiện hành, ghi:
Nợ TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi: Số đã lập dự phòng
Nợ TK 642 - Chi phí QLDN : Số chưa lập dự phòng
Có TK 131, 138 Đồng thời ghi đơn:
Nợ TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý
13. Xác định số nộp cấp trên về chi phí quản lý, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 336, 111, 112
14. Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ của TSCĐ tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
15. Khi sử dụng sản phẩm thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế tiêu dùng nội bộ dùng cho quản lý doanh nghiệp:
- Nếu sản phẩm tiêu dùng nội bộ cho sản xuất kinh doanh sản phẩm dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ: Theo chi phí sản xuất SP
- Nếu sản phẩm tiêu dùng nội bộ cho sản xuất kinh doanh sản phẩm dịch vụ không chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 512 - Theo chi phí sản xuất SP
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (3331)
16. Khi trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 351 - Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm
17. Khi trích lập dự phòng phải trả về chi phí tái cơ cấu doanh nghiệp, dự phòng phải trả cho hợp đồng có rủi ro lớn, dự phòng phải trả khác tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có 352 - Dự phòng phải trả
- Cuối năm, số dự phòng phải trả phải lập nhỏ hơn số đã lập chưa sử dụng, được hoàn nhập, ghi:
Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả
Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
18. Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp ghi:
Nợ TK 111, 112, 152 ,338 - Tiền mặt
Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
19. Trường hợp doanh nghiệp tham gia liên doanh dưới hình thức hợp đồng hợp tác kinh doanh (hoạt động kinh doanh đồng kiểm soát, tài sản đồng kiểm soát), khi phát sinh chi phí quản lý doanh nghiệp chung của liên doanh, kế toán tập hợp vàoTK 642, cuối kỳ phân
bổ cho các bên liên doanh, ghi:
Nợ TK 138 - Phải thu khác (chi tiết cho đối tác)
Có TK 642 - Chi phí QLDN
Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Đối với bên liên doanh nhận chi phí, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí QLDN (chi tiết cho hợp đồng)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 338 - Phải trả phải nộp khác (chi tiết cho đối tác)
20. Cuối kỳ tính toán, phân bổ và kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
4.2.3.3. Kế toán kết quả kinh doanh
Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp là chỉ tiêu phản ánh toàn bộ kết quả
của các hoạt động SXKD ( hoạt động bán hàng), hoạt động tài chính và hoạt động khác mà doanh nghiệp tiến hành trong kỳ
Thông thường, cuối kỳ kinh doanh hay sau mỗi thương vụ, kế toán tiến hành xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Nó được thể hiện trên TK 911 – xác định kết quả kinh doanh
TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh: TK này dùng để xác định toàn bộ kết quả hoạt động SXKD và các hoạt động khác của DN
Kết cấu TK 911
Bên Nợ:
- Chi phí liên quan đến sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, kinh doanh BĐS đầu tư
đã tiêu thụ trong kỳ ( GVHB, chi phí bán hàng, chi phí QLDN, chi phí kinh doanh BĐS đầu tư..)
- Chi phí thuế thu nhập DN, chi phí hoạt động tài chính và chi phí khác
- Kết chuyển lợi nhuận của các hoạt động kinh doanh
Bên Có:
- Tổng số DTT về bán hàng và cung cấp dịch vụ, về kinh doanh BĐS đầu tư trong kỳ
- Tổng số DTT hoạt động tài chính
- Tổng số thu thuần khác
- Kết chuyển lỗ từ các hoạt động kinh doanh
TK này không có số dư cuối kỳ