CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ
2.2. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
2.2.1. Đặc điểm về phân công lao động, cơ cấu lao động kế toán và tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty
2.2.1.1. Đặc điểm về phân công lao động kế toán
Công tác kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức vừa tập trung, vừa phân tán. Trong đó:
Chi nhánh, xí nghiệp là các đơn vị hạch toán phụ thuộc, phải thực hiện mọi phần hành kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý và lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị.
Các cửa hàng bán lẻ là các đơn vị hạch toán báo sổ. Các đơn vị này có hệ thống sổ sách kế toán theo dõi chi tiết theo quy định các công ty, hay chi nhánh, xí nghiệp trực tiếp quản lý. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đây đều được thực hiện hạch toán và lưu giữ chứng từ tại phòng kế toán các chi nhánh, xí nghiệp hoặc tại phòng tài chính-kế toán công ty trực tiếp quản lý.
Báo cáo quyết toán của khối văn phòng công ty được lập như đối với một đơn vị hạch toán độc lập trực thuộc công ty. Báo cáo quyết toán của công ty được
lập trên cơ sở tổng hợp Báo cáo quyết toán của khối văn phòng công ty với Báo cáo quyết toán của các chi nhánh, xí nghiệp phụ thuộc.
2.2.1.2. Đặc điểm cơ cấu lao động kế toán
Phòng Kế toán tài chính công ty chịu trách nhiệm chung về hạch toán kế toán trước Tập đoàn theo đúng các quy định của pháp luật, Chế độ kế toán do Nhà nước ban hành; chỉ đạo thống nhất về mặt nghiệp vụ kế toán, quy định các chế độ thông tin báo cáo cho Các Chi nhánh, Xí nghiệp, các cửa hàng bán xăng dầu. Phòng KTTC công ty gồm 10 người và 100% cán bộ, chuyên viên của phòng có trình độ đại học
2.2.1.3. Tổ chức bộ máy kế toán
Phòng kế toán-tài chính công ty bao gồm: 01kế toán trưởng, 01phó phòng kế toán và các kế toán viên, chuyên viên kế toán.
Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm tổ chức xây dựng qui trình nghiệp
vụ và phân công công việc cho phó phòng, các chuyên viên và nhân viên kế toán. Căn cứ vào đặc điểm kinh doanh và năng lực thực tế của đội ngũ kế toán để phân công cho phù hợp và phát huy tính sáng tạo của từng thành viên được phân công.
Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp có chức năng tập hợp thông tin trên các sổ kế toán tổng hợp như sổ cái, lập các bút toán phân bổ, khử trùng, lập và nộp báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, báo cáo kiểm kê... Ngoài ra còn phải thực hiện các công việc như: đôn đốc, giám sát, hướng dẫn kế toán chi tiết, đánh giá, phân tích, tham mưu các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và công tác
kế toán trong đơn vị.
Kế toán chi tiết bao gồm:
- Kế toán thanh toán: theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
- Kế toán công nợ nội bộ
- Kế toán tài sản cố định, CCLĐ, theo dõi liên doanh liên kết
- Kế toán chi phí, đầu tư XDCB, BHXH, Y tế, KPCĐ
- Kế toán kho hàng, công nợ khách hàng
- Kế toán tiêu thụ, theo dõi quản lý cửa hàng, nộp ngân sách.
- Thủ quỹ
Chức năng của kế toán chi tiết bao gồm việc lập, thu thập, kiểm tra, phân loại
và lưu trữ chứng từ kế toán, định khoản kế toán, ghi chép trên sổ sách kế toán...Ngoài ra, người làm kế toán chi tiết còn thực hiện chức năng kiểm soát tại chỗ ngay trong quá trình lập chứng từ, thu thập, phân loại các tài liệu kế toán nhằm đảm bảo tính tuân thủ, tính hợp pháp, hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế-tài chính phản ánh trên chứng từ và các sổ sách kế toán chi tiết. Kế toán chi tiết còn phát hiện, đề xuất các ý kiến tham mưu nhằm hoàn thiện công tác quản lý tài chính, nâng cao hiệu quả kinh doanh, đặc biệt là việc đánh giá, điều chỉnh các định mức tài chính, định mức kinh tế-kỹ thuật cho phù hợp với thực tế.
SƠ ĐỒ 04: BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY
2.2.2. Đặc điểm về vận dụng chế độ kế toán ở Công ty TNHH Một thành viên Xăng dầu Hà Sơn Bình
Căn cứ thông tư 200/2014/TT-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp mới nhất
và Thông tư sửa đổi, bổ sung về chế độ kế toán doanh nghiệp số 75/2015/TT-BTC.
Để cụ thể hóa và vận dụng thông tư về chế độ kế toán doanh nghiệp phù hợp với
đặc điểm kinh doanh và quản lý của Tập đoàn, Tập đoàn xăng dầu VN đã xây dựng
“Chế độ kế toán áp dụng tại Tổng Cty Xăng dầu VN”. Chế độ kế toán áp dụng tại Tập đoàn Xăng dầu VN được xây dựng trên nguyên tắc tuân thủ các quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 75 kết hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh cũng như yêu cầu quản lý của Tập đoàn xăng dầu Việt Nam. Chế độ kế toán
áp dụng tại Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam ngoài phần quy định chung còn bao gồm:
- Hệ thống tài khoản kế toán và quy đinh hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đặc thù
- Hệ thống báo cáo
- Chế độ chứng từ kế toán
- Chế độ sổ kế toán
Công tác hạch toán kế toán của Công ty xăng dầu Hà Sơn Bình thực hiện theo chế độ kế toán áp dụng tại Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam. Trên cơ sở chế độ
kế toán của Tập đoàn, Công ty qui định cụ thể hóa hạch toán phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị.
* Kỳ kế toán, đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán:
- Kỳ kế toán năm: bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12, nhưng khi
công ty sử dụng các dịch vụ kiểm toán từ bên thứ 3, có thể hoặc không có sự điều chỉnh trong báo cáo quyết toán trong năm. Tuy nghiên, khi có sự điều chỉnh thì sẽ được điều chỉnh trong kỳ 13-16 (các kỳ này không liên quan đến năm tiếp theo). Ví
dụ, báo cáo quyết toán năm 2022 có sự điều chỉnh về tiền lương, nên trong những tháng đầu năm 2023 doanh nghiệp sẽ điều chỉnh theo kiểm toán viên của công ty kiểm toán độc lập.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam
* Các chính sách kế toán áp dụng:
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho:
+ Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Nhập trước, xuất trước
+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên
+ Phương pháp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Theo Thông tư 48/2019/TT-BTC
- Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và các khoản tương đương tiền: phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụng trong kế toán
- Chính sách thuế áp dụng: Thuế GTGT khấu trừ
* Chế độ chứng từ kế toán:
Về cơ bản việc thực hiện “Chế độ chứng từ kế toán” tuân thủ theo thông tư 200/2014/TT-BTC
* Hệ thống tài khoản kế toán:
Công ty áp dụng Hệ thống tài khoản kế toán do Tập đoàn quy định trong Chế
độ kế toán áp dụng tại Tập đoàn theo nguyên tắc: Nhà nước quản lý các tài khoản cấp 1 và tài khoản cấp 2, Tập đoàn quy định quản lý nhóm tài khoản cấp 3, các đơn
vị được phép mở thêm từ tài khoản cấp 4 (đối với các tài khoản Tập đoàn chưa quy định trong hệ thống tài khoản) để theo dõi cho phù hợp với đặc điểm của đơn vị.
* Chế độ sổ kế toán và hình thức kế toán:
Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký-chứng từ trên máy vi tính. Tất
cả các đơn vị trực thuộc công ty đều phải mở, ghi chép, lưu trữ và bảo quản sổ kế toán theo đúng các quy định của Nhà nước. Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo triển khai, lập bảng phân công cụ thể cho từng cán bộ, chuyên viên tham gia vào quá trình: mở, ghi chép, in, quản lý, lưu trữ và bảo quản
sổ kế toán theo quy định của Nhà nước và phù hợp với đặc điểm quản lý của đơn vị
và tuân thủ một số mẫu sổ kế toán áp dụng trên máy tính thống nhất toàn Tập đoàn như:
- Sổ chi tiết các tài khoản: Theo dõi chi tiết các tài khoản đáp ứng yêu cầu quản lý, khai thác số liệu phục vụ phân tích kinh tế.
- Sổ cái tài khoản
- Các nhật ký, bảng kê số 1, số 2, số 3, số 6, số 7, số 8, số 9, số 10
- Bảng cân đối tài khoản
- Hệ thống báo cáo:
Về cơ bản, hệ thống báo cáo của Công ty tuân thủ các quy định của Hệ thống báo cáo ban hành Bộ Tài chính và chế độ báo cáo của Tập đoàn quy định. Bao gồm:
Hệ thống báo cáo tài chính, hệ thống báo cáo quản trị và hệ thống báo cáo kiểm kê.
* Hệ thống cáo tài chính bao gồm:
+ Bảng cân đối kế toán B01-DN
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: B02-DN
+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: B03-DN
+ Bản thuyết minh báo cáo tài chính: B09-DN
*Hệ thống báo cáo quản trị:
+ Báo cáo chi tiết kết quả HĐKD
+ Báo cáo CPBH và QLDN
+ Báo cáo giá thành sản phẩm dịch vụ
+ Báo cáo quỹ tiền lương
+ Báo cáo tiêu thụ
+ Báo cáo cân đối nhập-xuất-tồn kho hàng hóa
+ Phụ biểu nhập hàng hóa
+ Phụ biểu xuất hàng hóa
+ Phụ biểu nhập mua nội bộ xăng dầu
+ Phụ biểu xuất bán nội bộ xăng dầu
+ Báo cáo công nợ
+ Báo cáo nội bộ về điều động tài sản, nguồn vốn, quỹ, công nợ; lưu chuyển tiền tệ
+ Báo cáo tăng giảm nguồn vốn khấu hao
+ Báo cáo đầu tư ra ngoài doanh nghiệp
* Hệ thống báo cáo kiểm kê
+ Báo cáo kiểm kê vốn bằng tiền
+ Báo cáo kiểm kê xăng dầu tồn kho
+ Phụ biểu báo cáo xử lý kết quả kiểm kê xăng dầu tồn kho
+ Báo cáo kiểm kê hàng hóa khác tồn kho
+ Báo cáo kiểm kê Nguyên vật liệu và tài sản khác
+ Báo cáo kiểm kê hàng dự trữ quốc gia
+ Báo cáo kiểm kê giá trị TSCĐ
+ Báo cáo kiểm kê số lượng TSCĐ