CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ
2.3. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ
2.3.3. Thực trạng kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
2.3.3.1. Mô tả quy trình hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Căn cứ các chứng từ ban đầu được các bộ phận, các cửa hàng lập, chứng từ thuộc bộ phận theo dõi nào thì bộ phận đó hạch toán vào tài khoản chi phí đối ứng với các tài khoản liên quan; vi dụ như với những khoản chi phí chi bằng tiền măt, kế toán thanh toán kiểm tra các chứng từ hợp lệ, lập phiếu chi tiền đồng thời hạch toán
vào chi phí; Đối với các khoản chi phí xăng dầu để sử dụng tiêu dùng nội bộ, kế toán hàng hóa căn cứ hóa đơn xuất hàng hóa để hạch toán, việc hạch toán này được cài tự động trong bộ định khoản chứng từ hàng hóa... Kế toán theo dõi chi phí, hàng ngày, hàng tháng kiểm tra tính đúng đắn của các bút toán hạch toán chi vào chi phí
đã phù hợp với tài khoản, loại hình kinh doanh và đúng khoản mục phí chưa, đầu tháng sau lên nhật ký, bảng kê đối với tài khoản chi phí; Hàng quí kế toán lập báo cáo quyết toán gồm: báo cáo CPBH và quản lý doanh nghiệp, báo cáo chi phí giá thành sản xuất và dịch vụ; báo cáo chi phí nội bộ. Do áp dụng hình thức kế toán máy, do vậy việc theo dõi và lưu trữ các sổ chi tiết được lưu trữ trong máy tính, kết thúc năm hoặc khi cần thiết kế toán mới in sổ chi tiết để lưu trữ.
2.3.3.2. Tổ chức kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
a. Chứng từ :
Tại công ty xăng dầu Hà Sơn Bình, chứng từ ban đầu phục vụ công tác hạch toán kế toán CPBH và CPQLDN bao gồm: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng (Công ty tự in trên cơ sở được sự đồng ý của Tổng cục thuế); Phiếu thu, phiếu chi; Bảng thanh toán lương; Bảng tính trích khấu hao sản cố định; Phiếu xuất kho; Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ; Giấy đề nghị thanh toán; Giấy báo nợ, sổ phụ của ngân hàng; Giấy ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi...
Một số hóa đơn, chứng từ phục vụ công tác hạch toán của Công ty:
* Phiếu chi tiền mặt:
Phiếu chi tiền mặt được lập 1 liên lưu chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục chi tiền. Thủ quỹ sau khi chi tiền xong, vào sổ quỹ và chuyển trả chứng từ cho kế toán thanh toán lưu. Trong quá trình lập phiếu chi tiền kế toán đã định khoản ngay.
b. Tài khoản sử dụng:
Công ty xăng dầu Hà Sơn Bình là đơn vị trực thuộc Tập đoàn xăng dầu Việt Nam, mọi qui định về hạch toán kế toán thực hiện theo qui định của nhà nước và qui định thống nhất của Tập đoàn. Do đặc thù của ngành xăng dầu, đặc biệt là tại các công ty thành viên chủ yếu thực hiện khâu bán hàng hóa, nhập khẩu hàng hóa
do Tập đoàn thực hiện, do đó Tập đoàn có kiến nghị với Bộ tài chính về việc hạch
toán có tính đặc thù của ngành và đã được Bộ Tài chính chấp thuận cho phép Tập đoàn không sử dụng TK 642 – “CPQLDN“. Các khoản CPBH và CPQLDN được hạch toán vào tài khoản 641 “CPBH và quản lý doanh nghiệp”. Tài khoản được mở chi tiết cho từng loại hình kinh doanh:
- TK 6411: “Hàng hóa”
+TK 64111: “Xăng dầu”
+TK 64112: “Dầu mỡ nhờn”
+TK 64113: “Hóa chất”
+TK 64114: “Nhựa đường”
+TK 64115: “Gas, bếp và phụ kiện”
+TK 64118: “Hàng hóa khác”
- TK 6412: “Sản xuất”
+TK 64121 : “Xây lắp, thiết kế”
+TK 64128 : “Sản xuất khác”
- TK 6413: “Dịch vụ”
+TK 64131: “Dịch vụ vận tải bộ”
+TK 64132: “Dịch vụ vận tải thủy trong nước”
+TK 64133: “Dịch vụ vận tải thủy viễn dương”
+TK 64134: “Dịch vụ vận tải ống”
+TK 64135: “Dịch vụ hàng dự trữ Quốc gia”
+TK 64138: “Dịch vụ khác”
- TK 6415 “Hàng tồn kho khác”
- TK 6419 “CPBH chung”
Chi phí phát sinh trong kỳ được tập hợp trên tài khoản 641 và được kết chuyển toàn bộ để xác định kết quả kinh doanh, cuối kỳ không có số dư.
Việc mở chi tiết TK 641 cho từng loại hình kinh doanh giúp Công ty theo dõi, phân tích, đánh giá việc quản lý chi tiết chi phí của từng loại hình, mặt hàng kinh doanh, từ đó giúp Công ty xây dựng phương án quản lý, sử dụng chi phí hợp
lý, tiết kiệm.
Để việc theo dõi chi phí được chi tiết, phục vụ cho công tác phân tích chi phí được dễ dàng, Tập đoàn quy định hạch toán thống nhất toàn ngành theo 18 khoản mục chi phí (Phụ lục số 01) và cụ thể theo từng loại hình kinh doanh. Cùng với quá trình vào số liệu, kế toán phải hạch toán chi tiết theo mã khoản mục chi phí.
Chi phí phát sinh phục vụ loại hình kinh doanh nào thì được hạch toán trực tiếp vào loại hình kinh doanh đó. Tuy nhiên, do doanh thu loại hình kinh doanh xăng dầu chiếm tỉ trọng chủ yếu trong tổng doanh thu của công ty nên đối với những khoản chi phí phát sinh chung phục vụ cho tất cả các loại hình kinh doanh thì được hạch toán vào chi phí kinh doanh xăng dầu và ít khi được phân bổ.
Ngoài ra để hạch toán CPBH và CPQLDN, công ty còn sử dụng các tài khoản sau: TK 111, 112, 156, 331, 334, 333...
c. Trình tự kế toán
* Chi phí tiền lương: Tại Công ty xăng dầu Hà Sơn Bình, quỹ tiền lương
được xác định trên cơ sở sản lượng, doanh thu, lãi gộp thực hiện và đơn giá tiền lương do Tập đoàn giao theo kế hoạch hàng năm. Đơn giá tiền lương Tập đoàn giao theo từng loại hình kinh doanh, giao theo từng phương thức bán, theo chỉ tiêu lãi gộp.. Nhằm mục đích gắn liền tiền lương tương ứng với hao phí lao động và hiệu quả kinh doanh.
Đối với Chi nhánh xăng dầu Hòa Bình, Chi nhánh xăng dầu Sơn La, và Xí nghiệp xăng dầu K133, các chi nhánh và xí nghiệp này sẽ tự xác định và hạch toán quĩ tiền lương của đơn vị mình trên cơ sở đơn giá tiền lương Công ty giao và doanh thu, lãi gộp... thực tế thực hiện. Đối với các cửa hàng bán lẻ, là đơn vị hạch toán báo
sổ nên không hạch toán nguồn lương, lương tại các cửa hàng trực thuộc khối Văn phòng Công ty quản lý do Công ty xác định theo đơn giá và sản lượng thực hiện và
chi trả cho cửa hàng, cửa hàng chi trả tới từng cán bộ công nhân viên theo qui chế trả lương của Công ty. Quỹ tiền lương được tính như sau:
Nguồn lương
Toàn công ty = Lương cố
định + Nguồn lương
Theo Dthu + Nguồn lương
theo lãi gộp
- Lương cố định = Số lao động định biên * 1.490.000 đ/người, tháng *12 tháng + phụ cấp khu vực...(nếu có)
- Lương theo doanh thu được xác định trên cơ sở doanh thu thực hiện và đơn giá tiền lương Tập đoàn giao (đơn giá bán buôn, đơn giá bán lẻ..)
- Lương theo lãi gộp được xác định trên cơ sở lãi gộp thực tế thực hiện (không tính phần Tập đoàn hỗ trợ chi phí vận chuyển tạo nguồn được hạch toán giảm giá vốn hàng bán)
Nguồn lương hạch toán tại VP Công ty được xác định như sau:
Nguồn lương
VPCTy = Nguồn lương toàn
Công ty - Nguồn lương các
CN, XN
Nguồn lương các CN, XN được xác định trên cơ sở đơn giá tiền lương Công
ty giao và doanh thu, sản lượng, lãi gộp thực tế thực hiện trong kỳ.
Việc tính toán nguồn lương được thực hiện như sau: Bảng xác định nguồn lương (Phụ biểu số 01)
Hàng quý, trên cơ sở bảng xác định nguồn lương của văn phòng Công ty đã được duyệt, kế toán hạch toán chi phí tiền lương vào TK 641, mã khoản mục phí là
011, cụ thể:
Nợ TK 64111 - Xăng dầu : 111.017.048.000
Nợ TK 64112 - Dầu mỡ nhờn : 2.313.603.000
Nợ TK 64115 - Gas, bếp và phụ kiện : 4.109.629.000
Nợ TK 64138 - Dịch vụ khác : 414.774.000
Có TK 3341 – Phải trả công nhân viên : 117.855.054.000
* Chi phí BHXH, BHYT, KPCĐ
Quỹ bảo hiểm xã hội là quỹ tài chính độc lập với ngân sách nhà nước, được hình thành từ đóng góp của người lao động, người sử dụng lao động và có sự hỗ trợ của Nhà nước. Quỹ được sử dụng đúng mục đích, hạch toán độc lập theo các quỹ thành phần gồm có: Quỹ ốm đau và thai sản; Quỹ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; Quỹ hưu trí và tử tuất.
Biểu 2.1.a: Mức đóng phí BHXH đối tượng là người lao động
Người lao
động
Quỹ BHXH Quỹ
TNLĐ- BNN
Quỹ BHTN
Quỹ BHYT
Tổng mức đóng
Quỹ hưu trí,
tử tuất
Quỹ ốm đau, thai sản
Việt Nam 8% 0 0 1% 1,5% 10,5%
Nước ngoài 8% 0 0 0 1,5% 9,5 %
Biểu 2.1.b: Mức đóng phí BHXH đồi tượng là người sử dụng lao động
Người sử dụng
lao động
Quỹ BHXH Quỹ TNLĐ-
BNN
Quỹ BHTN
Quỹ BHYT
Tổng mức đóng
Quỹ hưu trí,
tử tuất
Quỹ ốm đau, thai sản
Việt Nam 14% 3% 0,5% 1% 3% 21,5%
Nước ngoài 14% 3% 0,5% 0 3% 20,5 %
Quỹ BHYT là quỹ được sử dụng để trợ cấp cho những người có tham gia
đóng góp quỹ trong các hoạt động khám chữa bệnh. Theo quy định hiện hành, quỹ
BHYT được trích trên tổng quỹ lương theo t礃ऀ lệ 4,5%, trong đó người sử dụng lao
động đóng góp 3% và được tính vào chi phí, còn người lao động đóng góp 1,5% từ
thu nhập của bản thân.
KPCĐ là nguồn tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp. Kinh phí công
đoàn được trích theo t礃ऀ lệ 2% trên tổng quỹ lương thực tế thực hiện trong kỳ trong
người sử dụng lao động đóng 2%.
Việc xác định mức trích nộp BHXH và BHYT do bộ phận tiền lương –
Phòng Tổ chức Hành chính công ty thực hiện. Hàng quý, Phòng TCHC đối chiếu số
liệu nộp BHXH, BHYT với BHXH tỉnh Hà Tây và lập Bảng xác định BHXH, Y tế,
kinh phí công đoàn chi tiết theo loại hình kinh doanh (Phụ biểu số 02).
Bảng 2.2: Bảng xác định BHXH, BHYT, KPCĐ năm 2022
Đơn vị tính: VNĐ
Nội dung Bảo hiểm xã hội Bảo hiểm y tế
27.50% 18.50% 9% 4.50% 3% 1.50% 2%
Tổng cộng 10,468,731,474 7,042,601,173 3,426,130,301 1,385,567,401 923,711,601 461,855,800 81,503,965
Xăng dầu
9,839,274,820 6,619,148,515 3,220,126,305 1,610,063,152 1,073,375,435 536,687,717 715,583,623
Hóa dầu
226,437,498 152,330,681 74,106,818 37,053,409 24,702,273 12,351,136 16,468,182 388,422,991 261,302,740 127,120,252 63,560,126 42,373,417 21,186,709 28,248,945 7,564,778 5,089,032 2,475,745 1,237,873 825,248 412,624 550,166
6,424,615 4,322,014 2,102,601 1,051,301 700,867 350,434 467,245
Dịch vụ khác 606,771 408,192 198,580 99,290 66,193 33,097 44,129
Kinh phí công đòng
Gas,bếp ga và
phụ kiện
Các loại hàng hóa
khác
Dịch vụ giữ hộ
hàng Tcty
Căn cứ vào Bảng xác định BHXH, BHYT, kinh phí (Kinh phí công đoàn)
trên, kế toán hạch toán:
- Đối với kinh doanh xăng dầu:
+ Kế toán bảo hiểm xã hội:
Nợ TK 64111 – KMP 021 : 6.619.148.515
Có TK 3382 : 6.619.148.515
+Kế toán bảo hiểm y tế:
Nợ TK 64111 – KMP 022: 1.610.063.152
Có TK 3384: 1.610.063.152
- Kế toán kinh phí công đoàn:
Nợ TK 64111 – KMP 023: 81.503.965
Có TK 3383: 81.503.965
Tương tự như vậy đối với các loại hình kinh doanh khác, chi tiết TK 64112 – Dầu mỡ nhờn, TK 64115 – Gas, …
* Chi phí công cụ, dụng cụ, bao bì : Đối với CCDC Công ty mua về được
hạch toán nhập kho, căn cứ đề nghị của các đơn vị cơ sở về nhu cầu trang bị CCDC, Công ty viết hóa đơn xuất kho, hóa đơn gồm 3 liên: 1 liên lưu, 1 liên gửi thủ kho để xuất, 1 liên chuyển cho bộ phận sử dụng. Cuối tháng căn cứ hóa đơn xuất kho thủ kho và kế toán đối chiếu nhập xuất tồn công cụ dụng cụ trong tháng, đồng thời kế toán hạch toán xuất cung cụ:
- Nếu công cụ có giá trị lớn, có thời gian sử dụng dài thì được phân bổ 50% giá trị vào chi phí, 50% được hạch toán vào TK 242 - chi phí trả trước
Nợ TK 64111, 64112, 64115
Nợ TK 242
Có TK 153
- Nếu CCDC có giá trị nhỏ hoặc dễ hỏng Công ty hạch toán 100% vào chi phí:
Nợ TK 64111, 64112, 64115
Có TK 153
Cuối các tháng, quí căn cứ kết quả kiểm kê CCDC, tình hình kinh doanh của Công ty, kế toán lập phiếu kế toán để phân bổ chi phí CCDC chờ phân bổ vào chi phí:
Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho ngày 17.01.2023 có thiết bị tin học viễn
thông với nội dung: Chi phí CCDC xuất dùng, kế toán hạch toán:
Nợ TK 6413: 1.250.000
Có TK 153: 1.250.000
* Chi phí khấu hao tài sản cố định: Tại Công ty xăng dầu Hà Sơn Bình chi
phí khấu hao tài sản cố định được tính theo mức trích KHTSCĐ qui định thống nhất trong toàn Tập đoàn xăng dầu Việt.
Mức trích khấu hao
trong năm = Giá trị còn lại của
tài sản cố định Thời gian trích
khấu hao
Những TSCĐ được sử dụng phục vụ trực tiếp cho loại hình kinh doanh nào thì được hạch toán trực tiếp vào chi phí của loại hình kinh doanh đó, những tài sản phục vụ hoạt động chung cho các loại hình kinh doanh về cơ bản được hạch toán vào chi phí kinh doanh xăng dầu do các loại hình kinh doanh khác doanh thu chiếm t礃ऀ trọng rất nhỏ trong tổng doanh thu Công ty.
Căn cứ vào Bảng trích và phân bổ khấu hao, Phiếu kế toán... hàng tháng, kế toán theo dõi Tài sản cố định hạch toán chi phí KHTSCĐ vào TK 641 và chi tiết theo từng nhóm tài sản, từng loại hình kinh doanh.
Kế toán hạch toán:
Nợ TK 64111 – KMP 041
Nợ TK 64112 – KMP 041:
Nợ TK 64115 – KMP 041:
Có TK 21411 (Khấu hao nhà cửa vật kiến trúc):
Chi phí khấu hao máy móc thiết bị – TK 21412, khấu hao phương tiện vận tải – TK 21413, và khấu hao dụng cụ quản lý – TK 21414 được hạch toán tương tự như trên.
* Chi phí sửa chữa tài sản cố định
Công ty thường xuyên quan tâm đến việc sửa chữa TSCĐ, đặc biệt là tài sản phục vụ trực tiếp cho bán hàng nhằm duy trì, nâng cao năng lực hoạt động của tài sản. Chi phí sửa chữa được hạch toán 100% vào CPBH trong kỳ.
Để theo dõi khoản mục chi phí sửa chữa TSCĐ, công ty mở chi tiết khoản mục chi phí theo từng nhóm tài sản, theo hình thức sửa chữa (tự sửa chữa, thuê ngoài) nhằm phục vụ việc đánh giá phân tình thực tế sửa chữa của từng nhóm tài sản trong kỳ.
Căn cứ vào hồ sơ thanh quyết toán về sửa chữa TSCĐ (theo qui định về quản
lý đầu tư của nhà nước), phiếu chi tiền, giấy ủy nhiệm chi chi trả tiền sửa chữa TSCĐ, kế toán hạch toán vào TK có liên quan
Đối với những chi phí sửa chữa nhỏ, thương xuyên kế toán hạch toán thẳng vào CPBH
- Đối với chi phí sửa chữa lớn khi chi tiền kế toán hạch toán:
Nợ TK 2413 - CP sửa lớn TSCĐ
Nợ TK 1331 - thuế VAT
Có TK111,112
- Cuối tháng kế toán lập phiếu kế toán kết chuyển chi phí sửa chữa TSCĐ đã hoàn thành
Nợ TK 64111,64112,64115
Có TK 2413
* Chi phí bảo quản
Khi phát sinh chi phí bảo quản, kế toán chi phí theo dõi trên KMP 07 và hạch toán:
Nợ TK 641 – KMP 071: Nếu thuê ngoài
Nợ TK 641- KMP 072: Nếu chi phí bảo quản tự làm
Có TK liên quan
* Chi phí vận chuyển
- Cước phí vận chuyển (mã KMP 08): Cước phí vận chuyển được xây dựng
trong kế hoạch chi phí căn cứ vào lượng vận chuyển hàng năm và đơn giá cước vận chuyển. Kế hoạch vận chuyển bao gồm vận chuyển tạo nguồn và vận chuyển bán hàng được lập chi tiết cho từng khách hàng.
Hàng tháng, kế toán căn cứ vào hợp đồng vận chuyển, giấy xác nhận chủ kho
về hàng nhập, biên bản đối chiếu sản lượng vận chuyển, giấy đề nghị thanh toán, hóa đơn GTGT kế toán làm thủ tục chi và hạch toán vào chi phí.
- Tạp phí vận tải (Mã KMP 08): Là các loại phụ phí phát sinh trong quá
trình vận tải mà công ty phải trả cho bên vận chuyển như lệ phí cầu, đường...
* Chi phí hao hụt: Xăng dầu là loại hàng hóa có tính chất dễ bay hơi, do đó
trong quá trình vận chuyển, nhập, xuất, tồn chứa phát sinh hao hụt tự nhiên. Chi phí hao hụt tại công ty bao gồm: hao hụt theo dự kiến kế hoạch và số phát sinh ngoài dự kiến kế hoạch do các nguyên nhân khách quan (như hao hụt do chênh lệch barem, trong giao nhận, thay đổi phương thức vận chuyển...).
Hao hụt tại kho, cửa hàng được xác định trên cơ sở lượng hàng hóa nhập, xuất và định mức hao hụt được công ty giao. Tại các cửa hàng hàng tháng xác định lượng hao hụt và viết hóa đơn xuất hao hụt (không ghi giá). Hóa đơn được chuyển
về phòng kinh doanh, sau khi kiểm tra tính hợp lý của chứng từ, chứng từ được cập nhật vào máy, áp giá cho chứng từ (giá hạch toán), kế toán định khoản như sau:
Căn cứ Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, kế toán định khoản:
Nợ TK 641- KMP 09: Giá trị hao hụt trong định mức
Có TK 15611
Tại Công ty trong những năm qua không phát sinh hao hụt ngoài định mức.
* Chi phí bảo hiểm: Chi phí bảo hiểm gồm bảo hiểm tài sản, bảo hiểm
phương tiện, bảo hiểm hàng hóa, bảo hiểm con người trong đó bảo hiểm tài sản và hàng hóa, tài sản, phương tiện được hạch toán vào chi phí kinh doanh, bảo hiểm con người được trích từ các quĩ của Công ty. Mức mua bảo hiểm theo qui định hiện hành, và được mua tại Công ty bảo hiểm của TCTy.
Khi phát sinh chi phí bảo hiểm, Căn cứ hợp đồng bảo hiểm, hóa đơn do bên bảo hiểm phát hành, kế toán hạch toán:
Nợ TK 641 – KMP 10: Chi phí bảo hiểm
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331...
* Chi phí hoa hồng, môi giới, hỗ trợ bán hang: Hiện tại chi phí này tại
Công ty không phát sinh, do hình thức đại lý áp dụng là hình thức đại lý bao tiêu, và chi phí đầu tư hỗ trợ mức nhỏ hơn 20.000.000 đ từ năm 2001 Tập đoàn đã không thực hiện.
* Chi phí đào tạo, tuyển dụng và khuyến học
- Chi phí đào tạo: Là những khoản chi cho việc đào tạo mới (đào tạo trong nước và đào tạo nước ngoài), đào tạo lại chuyên môn, kỹ thuật cho người lao động
do thay đổi công nghệ hoặc chuyển sang việc mới, đào tạo nâng cao trình độ nghiệp
vụ để đáp ứng yêu cầu quản lý mới. Theo quy định của Luật thuế thu nhập DN– Thông tư số 99/TT-BTC ngày 14/07/1998 thì khoản chi phí cho giáo dục, đào tạo, y
tế trong nội bộ doanh nghiệp được tính vào chi phí kinh doanh theo số thực chi nhưng không vượt quá 1,3 lần so với các khoản chi có định mức của Nhà nước.
- Chi phí tuyển dụng: Là chi phí phát sinh cho quá trình tuyển dụng lao dộng vào làm việc tại doanh nghiệp như chi phí tuyển, kiểm tra, thuê khám sức khỏe…
- Chi phí khuyến học: Là các khoản hỗ trợ giáo dục cho bên ngoài như đóng góp quỹ khuyến học, giúp đỡ học sinh tàn tật, các khoản chi phí khuyến khích học sinh giỏi, chi phí cho phát minh sáng chế... tùy theo tình hình kinh doanh của công
ty được trừ vào chi phí căn cứ vào các chứng từ hợp pháp.