CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
2.2. Một số yếu tố môi trường marketing ảnh hưởng đến hoạt động bán hàng của công ty TNHH TM và DV Chibi Việt Nam
2.3.7. Cấu trúc và tổ chức lực lượng bán hàng
2.3.7.1. Tổ chức lực lượng bán hàng
Dưới đây là sơ đồ tổ chức Phòng kinh doanh của công ty:
Thư viện ĐH Thăng Long
Sơ đồ 2.3. Sơ đồ tổ chức Phòng kinh doanh
(Nguồn: Phòng Kinh doanh)
Lực lượng bán hàng hiện tại của công ty gồm 7 người, bao gồm 1 trưởng phòng bán hàng với trình độ đại học chính quy, 6 nhân viên bán hàng trong đó 4 người có trình độ đại học và 2 người có trình độ cao đẳng. Tất cả những nhân viên phòng kinh doanh đều làm việc theo hình thức toàn thời gian và phụ trách hoạt động bán hàng online.
Trưởng phòng bán hàng sau khi nhận được những yêu cầu về hoạt động bán hàng của công ty từ giám đốc có nhiệm vụ lập kế hoạch bán hàng theo từng thời kỳ, đồng thời quản lý nhân viên bán hàng, tìm kiếm và phát triển thị trường từ đó đưa ra các chiến lược bán hàng, theo dõi và đánh giá hiệu quả hoạt động bán hàng, đưa ra các điều chỉnh và cải tiến để tăng cường hiệu quả kinh doanh.
Dựa vào chức năng và phương hướng hoạt động, cơ cấu tổ chức bán hàng trong Công ty là tổ chức bán hàng theo địa bàn, khu vực. Cụ thể, có 05 quận là thị trường hoạt động chính của Công ty là: (các quận) Thanh Xuân, Hoàng Mai, Đống Đa, Hai
Bà Trưng và Ba Đình. Bên cạnh đó công ty cũng tiến hành tìm kiếm khách hàng ở những khu vực lân cận tại các tỉnh lẻ và các quận còn lại trong địa bàn Thành phố và ngoại thành Hà Nội. Trong cơ cấu tổ chức này, nhân viên bán hàng vừa thực hiện nhiệm vụ bán hàng, vừa thực hiện quản lý đối tượng khách hàng trong khu vực của mình. Mọi giao dịch từ khâu tiếp xúc, bán hàng, chăm sóc khách hàng và thu hồi công
nợ trong mỗi khu vực đều thông qua nhân viên bán hàng quản lý khu vực đó. Các đầu việc của nhân viên bán hàng trong hoạt động quản lý từng khu vực bao gồm:
− Tìm kiếm khách hàng mới
Tại mỗi địa bàn mà mình quản lý, nhân viên bán hàng sẽ phải làm hoạt động tìm kiếm nguồn khách hàng mới là các siêu thị, nhà hàng, quán ăn, các quầy bán thực phẩm đông lạnh... Để hoạt động chào bán hàng đạt hiệu quả, nhân viên chuẩn bị các thông tin về sản phẩm, dịch vụ (ưu, nhược điểm của sản phẩm và dịch vụ) cung cấp
54 cho khách hàng và quan trọng là “lợi ích” khách hàng nhận được. Phải lên kế hoạch bán hàng cụ thể, chi tiết nhất để xác định đối tượng khách hàng, khách hàng ở đâu và thời gian tiếp cận như thế nào là hợp lý. Có được kế hoạch nhân viên công ty sẽ tiến hành tìm kiếm danh sách những khách hàng cần phải tiếp cận để lọc ra khách hàng tiềm năng, nhân viên bán hàng có thể tìm qua internet, đi thực tế, qua bạn bè, người thân, đối thủ… Sau khi tiếp cận khách hàng thành công, nhân viên sẽ biết được nhu cầu chính của khách hàng và đánh giá được khách hàng. Điều này được cho là quan trọng nhất của bước tiếp cận khách hàng trong quá trình bán hàng, vì nó sẽ giúp xác định cách cung cấp sản phẩm và dịch vụ tốt nhất. Để tiếp cận khách hàng và khiến họ quyết định nhập hàng của công ty, nhân viên giới thiệu, trình bày về sản phẩm, dịch
vụ. Bước này rất quan trọng đòi hỏi đội ngũ nhân viên có trình độ đủ cao để có thể khiến khách hàng tin tưởng và sử dụng sản phẩm. Mặt hàng mà công ty đang đưa ra thị trường là thực phẩm đông lạnh nên khách hàng đòi hỏi khá cao về nguồn gốc cũng như chất lượng của sản phẩm. Sau khi đã tư vấn chi tiết các dòng sản phẩm, nhân viên
sẽ hỗ trợ khách hàng thanh toán qua các hình thức như tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng, nếu là khách mới gia nhập hệ thống phân phối trong chuỗi bán hàng của công ty lần đầu tiên, công ty sẽ áp dụng các chính sách giá chiết khấu từ 2% - 5% tổng giá trị đơn hàng để khuyến khích khách hàng.
− Xử lý đơn hàng và bán hàng:
Nhân viên tại từng khu vực sẽ quản lý danh sách khách hàng của mình và tiếp nhận đơn hàng của họ qua số đường dây nóng đặt hàng của công ty. Khi khách hàng đặt sản phẩm, nhân viên bán hàng sẽ tiếp nhận đơn hàng và thông báo cho bộ phận kho hàng chuẩn bị sản phẩm. Tại bước này phía nhân viên trực kho sẽ thông báo cho bộ phận giao hàng và giao các sản phẩm đến đúng điểm hẹn cho khách.
− Quản lý công nợ (Đối với khách hàng thanh toán chậm)
Công ty Thương mại và Dịch vụ Chibi Việt Nam giao hàng tại kho hoặc đến tận đại lý, khi giao hàng xong, đối với nhà bán buôn phải thanh toán ngay 60%, số tiền hàng còn lại thanh toán nốt sau 1 tháng. Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Công ty Thương mại và Dịch vụ Chibi Việt Nam luôn có những chương trình chiết khấu hấp dẫn trên tổng khối lượng hàng hóa bán ra, càng bán được nhiều hàng thì trung gian càng được hưởng chiết khấu cao hơn nhằm kích thích mua vào và khả năng bán ra của họ. Bên cạnh đó ngoài những hỗ trợ khi tuyển chọn thành viên kênh. Công ty Thương mại và Dịch vụ Chibi Việt Nam còn hỗ trợ về chi phí vận chuyển 1% và chiết khấu thanh toán đúng hạn là 1% trên tổng doanh số bán của thành viên. Vào ngày mùng 5 hàng tháng, nhân viên bán hàng thị trường sẽ phải theo dõi tình hình công nợ và đôn đốc thu các khoản tiền hàng từ phía khách hàng.
Thư viện ĐH Thăng Long
Nhận xét: Việc tổ chức cơ cấu bán hàng như trên sẽ đảm bảo không có một
khách hàng nào được chào hàng hai lần, qua đó giúp Công ty tăng khả năng tiếp xúc
và kiểm soát lượng khách hàng và chào hàng.
2.3.7.2. Hoạt động tuyển dụng và đào tạo nhân viên bán hàng
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng
Trưởng phòng kinh doanh sẽ căn cứ vào nhu cầu bán hàng hiện tại của Công ty cần bao nhiêu nhân viên để dựa vào đó tuyển dụng thêm số lượng nhân viên bán hàng phù hợp, tránh thiếu nhân lực cũng như thừa nhân lực. Trong bước xác định nhu cầu tuyển dụng, hiện nay Công ty chủ yếu xác định nhu cầu khi các phòng ban thiếu nhân lực. Với căn cứ đó, bộ phận bán hàng có yêu cầu về tuyển dụng sẽ làm đề xuất gửi về phòng Hành chính- nhân sự, là đầu mối tập hợp mọi nhu cầu về tuyển dụng, trình Ban Giám đốc xem xét và phê duyệt.
Bước 2: Xác định nguồn lựa chọn, thời gian tuyển dụng
Trong quá trình tuyển dụng nhân sự, Công ty Thương mại và Dịch vụ Chibi Việt Nam đặt một trọng tâm đặc biệt vào việc khai thác nguồn lực lao động trẻ, năng động.
Để tiếp cận nguồn lao động này, công ty đã triển khai chiến lược tuyển dụng qua nhiều kênh khác nhau, trong đó tập trung chủ yếu vào các nền tảng trực tuyến phổ biến và hiệu quả. Công ty chủ yếu sử dụng các trang mạng tìm việc làm như Facebook, Topcv,
và Vieclam24h để đăng tải thông báo tuyển dụng. Cách tiếp cận này không chỉ giúp công ty tiếp cận được một lượng lớn ứng viên tiềm năng trong thời gian ngắn mà còn tạo điều kiện để tiếp cận với những ứng viên có chất lượng cao, những người đang tích cực tìm kiếm cơ hội việc làm trên các nền tảng trực tuyến. Thông báo tuyển dụng được công ty soạn thảo một cách cẩn thận, đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu chi tiết và mô tả công việc được trình bày một cách rõ ràng và đầy đủ. Công ty cũng nhấn mạnh vào việc tìm kiếm những ứng viên có khả năng chịu được áp lực cao, có tinh thần chăm chỉ, và đặc biệt là có khả năng học hỏi nhanh để phát triển trong ngành bán hàng thực phẩm. Bên cạnh đó, Công ty cũng không quên tận dụng sức mạnh của mạng xã hội, đặc biệt là Facebook, để tiếp cận nguồn ứng viên tiềm năng. Việc sử dụng các diễn đàn tìm việc làm trên Facebook giúp công ty mở rộng phạm vi tuyển dụng, thu hút ứng viên từ nhiều ngành nghề và khu vực khác nhau, từ đó tăng cơ hội tìm được ứng viên phù hợp nhất với văn hóa và yêu cầu công việc của công ty.
Thời gian tuyển dụng được linh hoạt điều chỉnh theo nhu cầu cụ thể của công ty,
từ việc tuyển dụng gấp cho các vị trí cần khẩn cấp đến việc lên kế hoạch tuyển dụng dài hạn để đảm bảo tìm được những ứng viên tốt nhất. Qua đó, Công ty Thương mại
và Dịch vụ Chibi Việt Nam đang nỗ lực không chỉ nhằm mục tiêu hoàn thiện đội ngũ nhân sự của mình mà còn nhằm mục tiêu xây dựng một môi trường làm việc chuyên
56 nghiệp, năng động và thân thiện, hướng tới sự phát triển bền vững và thành công lâu dài trên thị trường.
Bước 3: Phỏng vấn ứng viên
Trong quy trình tuyển dụng nhân viên bán hàng sản phẩm đông lạnh của Công ty Thương mại và Dịch vụ Chibi Việt Nam, giai đoạn phỏng vấn được thiết kế cẩn thận
để đảm bảo rằng chỉ những ứng viên có kỹ năng, kinh nghiệm và phẩm chất tốt nhất mới được chọn. Ban phỏng vấn bắt đầu bằng cách giới thiệu về công ty và mô tả công việc, sau đó chuyển sang đánh giá kinh nghiệm và kỹ năng của ứng viên, đặc biệt tập trung vào quản lý và bảo quản sản phẩm đông lạnh, kỹ năng giao tiếp, và khả năng xử
lý các tình huống khó khăn trong bán hàng. Để hiểu rõ hơn về khả năng của ứng viên, phỏng vấn chuyên sâu được thực hiện, trong đó ứng viên được đặt vào các tình huống giả định để đánh giá kỹ năng bán hàng, kỹ thuật upselling và cross-selling và khả năng giải quyết vấn đề. Cuối cùng, một phần thảo luận mở được tổ chức để ứng viên có thể đặt câu hỏi về công ty và công việc, qua đó ban phỏng vấn có cơ hội đánh giá sự quan tâm và hiểu biết của ứng viên về Chibi Việt Nam, đồng thời xác định mức độ phù hợp của họ với văn hóa và mục tiêu phát triển của công ty. Qua quy trình này, công ty kỳ vọng sẽ tuyển dụng được nhân viên bán hàng sản phẩm đông lạnh không chỉ giỏi về mặt chuyên môn mà còn hòa nhập tốt vào môi trường làm việc của công ty.
Bước 4: Lựa chọn ứng viên
Sau quá trình tuyển chọn kỹ lưỡng, Ban Giám đốc cùng Phòng Hành chính - Nhân sự của Công ty Thương mại và Dịch vụ Chibi Việt Nam sẽ cùng nhau xem xét
và đưa ra quyết định cuối cùng về việc tuyển dụng các ứng viên. Quyết định này được dựa trên các đánh giá tổng hợp từ vòng phỏng vấn và bài trắc nhiệm, nhằm chắc chắn rằng những người được chọn không chỉ sở hữu kỹ năng và kiến thức chuyên môn mạnh mẽ mà còn phù hợp với văn hóa và môi trường làm việc tại công ty. Để thực hiện điều này, một phương pháp đánh giá toàn diện được áp dụng, bao gồm việc kiểm tra kinh nghiệm làm việc, kỹ năng giao tiếp, khả năng phản ứng với tình huống thực tế
và sự phù hợp với giá trị và mục tiêu phát triển của Chibi Việt Nam. Khi đã xác định được ứng viên thích hợp, công ty tiến hành ký kết hợp đồng thử việc có thời hạn hai tháng. Mục đích của hợp đồng này là để cả hai bên có cơ hội kiểm tra và đánh giá sự phù hợp lẫn nhau trong môi trường làm việc thực tế, đồng thời cho phép ứng viên thể hiện khả năng và cam kết với công việc, cũng như để công ty có thêm cơ sở đánh giá trước khi quyết định về một mối quan hệ lao động lâu dài. Qua bước này, Chibi Việt Nam mong muốn xây dựng một đội ngũ nhân viên chất lượng, đồng lòng với sứ mệnh của công ty.
Thư viện ĐH Thăng Long
Bước 5: Tiến hành đào tạo
Sau khi tuyển chọn đủ số lượng cần thiết, công ty sẽ tiến hành đào tạo và thử việc. Các nhân viên bán hàng mới sẽ được đào tạo và thử việc trong hai tháng. Quy trình đào tạo sẽ do quản lí bán hàng và các nhân viên bán hàng chính thức trực tiếp hướng dẫn đào tạo nghiệp vụ.
Bước 6: Kí hợp đồng làm việc
Sau thời gian thử việc, những nhân viên đạt yêu cầu sẽ được công ty kí hợp đồng lao động và trở thành nhân viên bán hàng chính thức. Những khoản về lương, thưởng, chế độ đãi ngộ, giờ giấc làm việc cùng các quy định chung sẽ được thảo luận trước quá trình thử việc.
Nhận xét: Quy trình tuyển dụng phù hợp với quy mô, lĩnh vực của công ty. Công
ty luôn tạo mọi điều kiện để nhân viên mới có thể hòa nhập và gắn bó lâu dài với công việc. Thời gian thử việc hợp lí và quá trình đào tạo khá kĩ lưỡng và bài bản giúp nhân viên nhanh chóng hiểu được các quy trình và nghiệp vụ bán hàng.
2.3.7.3. Đào tạo nhân viên bán hàng
Đào tạo nhân viên bán hàng trước khi đưa họ vào làm việc là rất quan trọng. Điều này giúp công ty mang được hình ảnh, sản phẩm của mình gần gũi hơn với khách hàng. Công ty Thương mại và Dịch vụ Chibi Việt Nam cũng không ngoại lệ.
Đối với nhân viên mới
Từ khi thành lập cho đến nay, Công ty Thương mại và Dịch vụ Chibi Việt Nam tiến hành đào tạo nhân viên bán hàng với nội dung cụ thể sau:
Bước đầu, nhân viên mới sẽ được học về lịch sử hình thành và phát triển của Công ty, học về văn hóa doanh nghiệp. Nội dung này là cần thiết vì thông qua việc đào tạo, các nhân viên mới sẽ yêu mến Công ty hơn. Cán bộ đào tạo là trưởng phòng Hành chính – nhân sự cần giúp cho nhân viên hiểu hơn về doanh nghiệp và tạo động lực thúc đẩy tinh thần bán hàng, cống hiến hết mình với tổ chức.
Sau đó, nhân viên mới được phổ cập các kiến thức về ngành thực phẩm - đây là lĩnh vực kinh doanh chính của Chibi Việt Nam và hoạt động này được chính những nhân viên cũ thực hiện đào tạo. Nhân viên được học về các nguyên vật liệu hình thành nên thực phẩm, cách chế biến từng loại thực phẩm. Tất cả nhân viên trong khi học tập nội dung này đều được hướng dẫn trực tiếp tới kho đông lạnh để biết chi tiết từng loại danh mục sản phẩm. Ngoài ra, các nhân viên cũng được đào tạo về các lĩnh vực có liên quan như bất động sản, các đối thủ cạnh tranh
Cuối cùng, công ty sẽ tổng hợp lại lý thuyết chung của ba buổi đào tạo để nhân viên nắm chắc các kiến thức đã được học. Đồng thời, Công ty cũng truyền đạt sâu về văn hoá để nhân viên khắc ghi trong đầu về trách nhiệm của bản thân.
58
Đối với nhân viên cũ
Với lĩnh vực kinh doanh đặc thù liên quan đến yếu tố giao tiếp và đàm phán với khách hàng. Trong các quý hàng năm của mình, phòng kinh doanh Công ty Thương mại và Dịch vụ Chibi Việt Nam có các buổi tập huấn nhân viên kinh doanh về việc nâng cao năng lực giao tiếp, nắm bắt diễn biến tâm lý khách hàng, chốt thương vụ và hoàn thành các hợp đồng cung cấp hàng cho các nhà phân phối, cửa hàng thực phẩm,... Hình thức đào tạo nhân viên cũ được chính ban giám đốc lên kế hoạch triển khai thực hiện, với kinh nhiệm lâu năm trong ngành bán thực phẩm, ban giám đốc sẽ là những người trực tiếp đào tạo và phát triển năng lực cho nhân viên cũ đang làm việc tại công
ty.
Nhận xét: Nội dung đào tạo nhân viên có thể được thực hiện trong 1-3 ngày tùy
thời gian mà Công ty sắp xếp. Có thể thấy rằng quá trình đào tạo nhân viên của Công
ty cơ bản đầy đủ giúp cho nhân viên từng bước tiếp xúc với các công việc của mình.
2.3.7.4. Chế độ đãi ngộ với lực lượng bán hàng.
Chế độ đãi ngộ tài chính
Chế độ đãi ngộ tài chính dành cho nhân viên bán hàng của Chibi Việt Nam gồm: lương cơ bản, thưởng theo doanh thu, thưởng tết, phụ cấp về ăn trưa và đi lại. Cụ thể:
Bảng 2.4. Chế độ đãi ngộ tài chính của công ty
(đơn vị tính: VNĐ)
Chức vụ Lương cơ
bản
Phụ cấp
Ăn trưa Xăng xe Thưởng tết
Trưởng phòng kinh doanh 15.000.000 1.000.000 100.000 2.000.000 Nhân viên bán hàng 9.000.000 1.000.000 100.000 1.000.000
(Nguồn: Phòng Kinh doanh)
Lương cơ bản của Trưởng phòng kinh doanh là 15 triệu đồng/tháng và nhân viên bán hàng là 9 triệu đồng/tháng. Ngoài ra, tất cả nhân viên của Phòng kinh doanh được nhận trợ cấp ăn trưa 1 triệu đồng/tháng và trợ cấp xăng xe 100 nghìn đồng/tháng. Bên cạnh đó, những quỹ phúc lợi, bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế cũng được công ty chi trả cho nhân viên theo đúng quy định của nhà nước. Những dịp lễ bao gồm ngày Quốc Khánh, Tết Dương Lịch và Tết Nguyên Đán, nhân viên sẽ được nhận thêm thưởng tiền mặt tùy thuộc vào tình hình tài chính của công ty. Tương tự, mức thưởng hoa hồng theo doanh thu sẽ được công ty thưởng bằng tiền mặt tùy thuộc vào tình hình tài chính của công ty.
Thư viện ĐH Thăng Long