Chương 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ CỦA BỘ PHẬNCƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ CỦA BỘ PHẬN
3.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của khách sạn Việt Úc
3.2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty
- Giám đốc - Quản lý
- Kế toán - Bộ phận lễ tân - Bộ phận giặt là
- Tổ bảo vệ - Bộ phận bếp: bếp trưởng đồ Á, Âu; phụ bếp, phục vụ.
- Tổ tạp vụ
Phụ lục 3.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy của khách sạn Việt Úc 3.2.2. Chức năng và nhiệm vụ
- Giám đốc điều hành: là người chịu trách nhiệm cho toàn bộ hoạt động của
khách sạn là ngưòi quyết định cuối cùng và chịu trách nhiệm cao nhất về hiệu quả kinh doanh cũng như công tác tổ chức quản lý khách sạn.
- Quản lý: là người thay thế chịu trách nhiệm khi giám đốc đi công tác hoặc
vắng mặt, tham mưu cho giám đốc về kế hoạch xây dựng, quản lý và theo dõi hoạt động kinh doanh của khách sạn.
- Phòng kế toán: chịu trách nhiệm tham mưu cho Giám đốc và thực hiện
công tác tổng hợp sổ sách tài chính hoạch toán kế toán.
- Bộ phận lễ tân: Là người trực tiếp tiếp xúc với khách, gây cảm xúc ấn
tượng đầu tiên với khách; Tiếp nhận các thông tin của khách để làm thủ tục check- in và check- out; Trả lời các thắc mắc các thắc mắc của khách về các dịch vụ khách sạn. Ngoài ra, bộ phận lễ tân còn giúp giám đốc khách sạn nắm vững tình hình khách lưu trú,các thông tin về cơ cấu khách, nguồn khách...
- Bộ phận buồng: Thực hiện chức năng kinh doanh dịch vụ buồng ngủ.
Nhân viên buồng có nhiệm vụ vệ sinh các phòng hàng ngày, thay và bổ sung các đò dùng cần thiết theo tiêu chuẩn của khách sạn, ghi lại tình trạng phòng để tiện việc check- in, check- out; Kiểm tra phòng khi khách check- out để thông báo với bộ phận lễ tân. Nhận các thông tin từ khách như đèn báo hỏng, điều hòa không hoạt động,.. để thông báo lại cho bộ phận lễ tân kịp thời xử lý.
- Bộ phận giặt là: cung cấp đồng phục cho nhân viên; ga, gối, rèm, khăn các
loại cho bộ phận buồng, khăn các loại, rèm cho bộ phận bàn, bar và giặt đồ cho
khách. Ngoài ra, bộ phận giặt là còn ký hợp đồng nhận giặt là cho các doanh nghiệp ngoài khách sạn nhằm tăng doanh thu cho khách sạn.
- Bộ phận ăn uống và bếp: chịu trách nhiệm phục vụ nhu cầu ăn uống của
khách lưu trú và khách vãng lai cũng như chịu trách nhiệm phục vụ các loại tiệc như: tiệc cưới, tiệc đứng... Chế biến các món ăn đồ uống, chuẩn bị các bữa ăn, tiệc theo thực đơn hay yêu cầu của khách. Đây cũng là bộ phận đem lai doanh thu lớn cho khách sạn. Trong bộ phận ăn uống bao gồm các nhân viên bếp, nhân viên bàn, nhân viên pha chế. Thời gian làm việc của bộ phận này phụ thuộc vào từng nghiệp vụ mà có sự phân chia ca kíp hợp lý.
3.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của bộ phận lễ tân khách sạn Việt Úc
Trong khu vực đón tiếp, bộ phận lễ tân được xem là “bộ mặt” đại diện cho khách sạn trong các mối quan hệ đối ngoại với: khách, các nhà cung cấp, các tổ chức cung ứng và các đối tác khác. Giữa các bộ phận riêng biệt với nhau, tạo sự nhịp nhàng ăn khớp trong sự hoạt động đều đặn của khách sạn như một “cơ thể sống thống nhất”.
Đóng vai trò quan trọng trong việc tuyên truyền, quảng cáo, giới thiệu và bán sản phẩm cho khách. Và còn là “cố vấn, trợ thủ” đắc lực trong việc cung cấp thông tin kịp thời về tình hình khách và tình hình kinh doanh của khách sạn trong mỗi thời điểm khi nhà quản lý cần. Nhờ đó các nhà quản lý có thể “phản ứng” nhanh được với sự thay đổi và có thể đề ra các chính sách kinh doanh phù hợp.
Tại khách sạn Việt Úc, thời gian làm việc ở bộ phận lễ tân được chia làm 3 ca:
Ca sáng từ 6.00 giờ đến 14.00 giờ.
Ca chiều từ 14.00 giờ đến 22.00 giờ.
Ca đêm từ 22.00 giờ đến 6.00 giờ.
Mỗi ca trực sẽ có 2 lễ tân.
Cơ cấu tổ chức của bộ phận lễ tân khách sạn Việt Úc gồm:
Trưởng bộ phận lễ tân: là người chịu trách nhiệm giám sát các nhân viên lễ
tân, nắm sát tình hình trung, trực tiếp giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong ca và
báo cáo với giám đốc khách sạn hàng ngày;
Nhân viên lễ tân 1: đảm nhiệm việc đón tiếp khách và làm thủ tục đăng kí
khách sạn;
Nhân viên lễ tân 2: hỗ trợ cho nhân viên lễ tân 1 khi khách sạn đông
khách làm thủ tục nhận buồng và trả buồng, đồng thời làm tổng đài và thu ngân cho khách sạn.
Phụ lục 3.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của bộ phận lễ tân khách sạn Việt Úc
Đối với doanh nghiệp khách sạn – du lịch thì nhân lực là một yếu tố quan trọng quyết định hiệu quả sử dụng các yếu tố nguồn lực khác của doanh nghiệp. Bởi vì, chính con người là chủ thể tiến hành mọi hoạt động kinh doanh nhằm mục tiêu của doanh nghiệp.