(3) Tập thể cán bộ, nhân viên của tổ chức.
Mục tiêu của giai đoạn này là nhằm khảo sát và mô tả rõ ràng về các giá trị văn hóa mà tổ chức đang có. Ngay cả việc các nhà quản trị hay thành viên của Ban Lãnh đạo tự đảm nhận sự đảm nhận khảo sát văn hóa của tổ chức mình cũng gặp.
rất nhiều khó khăn. Việc trao đổi với các chuyên gia, những người có kiến thức, kinh nghiệm về xây dựng văn hóa tổ chức đề giúp xác định các vấn đề nghiên cứu.
Những chuyên gia này có thê là người của tổ chức hoặc người ngoài tổ chức. Tức là trong trường hợp nếu tô chức thực sự thiếu những chuyên gia có kinh nghiệm thì tốt nhất là đề nghị các cố vấn và chuyên gia bên ngoài thực hiện công việc điều tra.
Hơn nữa, vì rất ít chỉ tiết thuộc văn hóa tổ chức có khả năng định lượng, nên người ta cho rằng hầu như không thể đo đếm cụ thể đối với văn hóa tổ chức. Chính vì đặc tính này mà các chuyên gia rất chú trọng tới yếu tố định tính và để hiểu biết văn hóa tổ chức, họ phải dựa vào. nhiều sự cảm nhận và trực giác. Thông tin mà các chuyên gia có được là do trao đổi chứ không phải bằng bảng câu hỏi chính thức, tuy nhiên để gia tăng hiệu quả khi trao đổi chúng ta nên chủng bị một số nội dung cần thiết trước cuộc trao đổi. Sau đó toàn bộ kết quả thu được từ công việc trao đổi với chuyên gia cần phải được tông hợp, xử lý và trình bày rõ ràng. Theo các chuyên giá thì phương pháp trình bày trực quan thông qua đồ biểu là thích hợp nhất để mô
tả giá trị băn hóa của tổ chức.
Đối tượng thứ hai phục vu cho tiến trình điều tra là khách hàng và đối tác
của tổ chức, họ có thể là những cá nhân, đơn vị có cùng như cầu về các sản phẩm
êu chuẩn chat
hoặc dịch vụ cụ thể của tổ chức và mong muốn của họ đối với
lượng của từng loại sản phẩm là không giống nhau hoặc thay đồi theo không gian
và thời gian. Việc xác định đối tượng điều tra là khách hàng và các đối tác của tỏ
chức được tổ chức thực hiện có chọn lọc và mang tính đại diện. Những thông tin
điều tra có được từ khách hàng và các đối tác của tổ chức là hết sức hữu ích cho tiến trình điều tra để hiểu biết về các giá trị văn hóa tổ chức một cách toàn diện
và hệ thống.
Đối với các đối tượng đến từ bên trong tổ chức, điều tra được tiễn hành trên diện rộng. Nếu tổ chức có quy mô nhân sự khoảng 100 người, việc tiến hành điều tra được thực hiện trên tổng thể tổ chức. Nếu tổ chức có quy mô nhân sự lớn hơn,
điều tra chọn mẫu có thể được tiền hành. Tuy nhiên mẫu nghiên cứu phải đảm bảo
đại diện tất cả các thế hệ và các cấp độ nhân sự. Như vậy, dưới góc độ và quy mô nghiên cứu của đề tài tại cơ quan Đảng ủy các KCN Đà Nẵng, việc thực hiện điều tra sẽ được thực hiện tổng thể với cán bộ công chức tại đơn vị.
* Xác định phương pháp và công cụ điều tra Trong gia đoạn này, cần phải xác định phương pháp nghiên cứu đề có thể làm rõ mục tiêu nghiên cứu đã đề ra — xác lập các giá trị văn hóa tổ chức. Có những dữ liệu mà chỉ cần nghiên cứu mô tả đã có thể cho kết quả thì sẽ không cần tiến hành những nghiên cứu tiếp theo (như nghiên cứu thực nghiệm (nghiên cứu nhân quả)). Điều đó cho phép chúng ta đảm bảo được giới hạn về phạm vi nghiên cứu và những vần đề phát sinh.
Voi phạm vi đề tài nghiên cứu, việc xác lập các giá trị văn hóa cốt lõi của tổ chức được tiến hành theo 2 phương pháp chủ yếu:
- Phương pháp chuyên gia: sử dụng ý kiến của các chuyên gia có kinh nghiệm trong xây dựng văn hóa tổ chức để lựa chọn các giá trị văn hóa. cốt lõi. Các
chuyên gia thường dùng phương pháp Brainstorming để đưa ra các giá trị, sau đó bàn bạc, thảo luận và phân tích để thống nhất.
- Phương pháp điều tra xã hội học: tổ chức tiền hành điều tra xã hội học các đối tượng có liên quan bên trong và bên ngòai tô chức đề làm rõ những giá trị cốt lõi của tổ chức. Phương pháp này cho kết quả định lượng với chỉ phí thấp và thời gian ngắn.
Tổ chức có thê sử dụng một hoặc kết hợp cả hai phương pháp trên. Thông thường phương pháp chuyên gia được sử dụng đề xác lập các giá trị ban đầu. Trên cơ sở tập giá trị này, chuyên gia sẽ xây dựng bảng câu hỏi để tiến hành điều tra xã hội học trên diện rộng để kiểm chứng và lựa chọn các giá trị quan trọng nhất.
Bản hỏi là phương pháp phỏ biến trong điều tra xác lập giá trị văn hóa cót lõi
của tổ chức. Bản hỏi được thiết kế sử dụng thang bậc Likert, với cấp độ từ 5-10.
'Kết quả sử lý thống kê các dữ liệu cho phép đúc rút ra được tập các giá trị văn hóa cốt lõi.
Bản hỏi được thiết kế đơn giản, phù hợp với từng đối tượng điều tra. Với các
đối tượng đến từ bên ngoài tổ chức, bản hỏi thường được thiết kế giản lược, tập trung vào thu nhận thông tin định vị, nắm bắt cảm nhận của các đối tượng liên quan
về các giá trị cót lõi mà tổ chức đó đang chú trọng và nên mang lại cho khách hàng,
cho các đối tác khác. Như vậy với những tập giá trị đã được xác định ta có thể thiết
kế phần chính của bản câu hỏi xoay quanh tập giá trị đó. Thông thường mỗi giá trị được test bởi 5-10 câu hỏi liên quan.
* Tiến hành điều tra và xử lý dữ liệu Quy trình điều tra được tiến hành với các hoạt động truyền thông tăng cường để mọi người hiểu rõ mục đích và cách thức triển khai, qua đó lôi kéo sự tham gia của mọi người vào cuộc. Quá trình điều tra được tiến hành khuyết danh. Ngày nay nhiều tổ chức tiến hành điều tra thông qua các bảng câu hỏi trực tuyến, mạng nội bộ hoặc bảng cứng. Một số diễn đàn trao đổi trên mạng nội bộ, bản tin...với các bảng câu hỏi tự động được sử dụng như công cụ truyền thông rất tốt cho quá trình này, cũng như cho phép tổ chức xử lý nhanh dữ liệu.
Dữ liệu được thu thập được xử lý thống kê trong giai đoạn xác lập các giá trị văn hóa cốt lõi của đơn vị. Các phần mềm xử lý thống kê phổ biến hiện nay là Excel, SPSS...Các phân tích PCA, Typology, Discriminant, cho điểm hệ số tầm qua trọng và trọng số được sử dụng phổ biến trong xác lập các giá trị văn hóa cốt lõi của tổ chức. Bên cạnh đó các dữ liệu điều tra được thể hiện trên lược đồ minh họa nhằm làm rõ sự thay đổi.
* Hội thảo/phân tích kết quả điều tra
Sau khi kết thúc giai đoạn khảo cứu và trình bảy trực quan thì tiến hành phân tích đánh giá những dữ liệu điều tra về các giá trị văn hóa tổ chức. Việc đánh giá
chỉ thực thi trên cơ sở những tiêu chuẩn đã xác định, chẳng hạn có thể so sánh để xem xét mức độ phù hợp văn hóa hiện có của tổ chức so với mức mong muốn mang tính chiến lược của tổ chức. Đồng thời, cần phải phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến việc xác lập tập giá trị văn hóa tổ chức.
* Quyết định tập giá trị văn hóa tổ chức cốt lõi của đơn vị Dựa trên các kết qủa điều tra và lấy ý kiến của các thành viên trong tô chức, lãnh đạo tổ chức quyết định lựa chọn các giá trị văn hóa cốt lõi của tổ chức. Một số
giá trị được lựa chọn đang được thừa nhận sẽ được tổ chức duy trì và phát triển, với
một số giá trị khác, tổ chức sẽ tiến hành xây dựng các chương trình hành động nhằm
phát triển và tôn vinh.
Có thể nói, kết quả xác lập các giá trị văn hóa cốt lõi cho phép tô chức đầu tư đúng và đầu tư có trọng điểm vào các hoạt động xây dựng và phát triển văn hóa tô chức. Tuy nhiên, kết quả này chỉ mang tính định hướng. Tổ chức cũng cần phải làm rõ những nguyên nhân chủ quan và khách quan, trong đó chú trọng đến các nguyên
nhân biến động về nhân sự (quy mô nhân sự tăng nhanh, thay đổi lãnh đạo, tỷ lệ
thay đổi công việc cao...) để từ đó có biện pháp điều chỉnh cần thiết.
Bên cạnh đó để đạt được kết quả cao trong việc xây dựng các chương trình
hành động nhằm phát triển và tôn vinh các giá trị văn hóa mới, tổ chức cần chú
trọng truyền đạt, phổ biến về những nhu cầu, giá trị văn hóa cần thay đổi trong tô
chức, viễn cảnh tương lai mà tổ chức cần hướng tới nhằm giúp cho toàn bộ cán bộ, nhân viên thực hiện nhiệm vụ của họ một cách hiệu quả hơn những điều mà họ đã quen thuộc. Đồng thời các nhà lãnh đạo tổ chức phải chứng minh sức sống của nếp văn hóa mới qua kết quả hành động thực tiễn là có giá trị hơn so với những lý luận
lá trị, hành vi, biện pháp và hành động.
1.6.3. Xây dựng viễn cảnh tương lai của tổ chức suông bằng cách làm sóng động được các yếu tố:
Viễn cảnh là hướng đi, là khát vọng là bức tranh sinh động, hấp dẫn củ một
tổ chức có thể đạt được trong tương lai. Viễn cảnh là bảng cáo trạng trọng tâm, truyền cảm và dễ hiểu về các mục đích mong muốn cao nhất và khái quát nhát của tô chức.
Viễn cảnh thể hiện các mục đích cao nhất và khái quát nhất của tổ chức.
Viễn cảnh mô tả khát vọng của tổ chức về những gì mà nó muốn đạt tới. Viễn
cảnh cực kỳ quan trọng vì nó không chỉ là một lời tuyên bố, không chỉ là việc tạo áp lực từ phía nhà lãnh đạo tổ chức mà nó tựu trưng sự tưởng tượng của con người trong tổ chức và động viên, thúc đây, khuyến khích mọi nỗ lực của tổ chức tự nguyện đến với những hành vi mới để đạt được mục đích, sự nghiệp và ý nghĩa cao hơn (trích).
Một viễn cảnh được xem là có giá trị, hiệu quả khi có các đặc điểm về hình tượng, khát vọng, khả thi, tập trung, linh hoạt và có thể truyền đạt
Như vậy viễn cảnh không phải là việc đặt ra một mục đích hoặc dé ra các muc tiéu thir thach cao ngat mà cần phải nhận thức rằng: việc xác định một viễn cảnh của tổ chức rất quan trọng, nhưng việc truyền đạt dé moi người cùng hiểu và thực hiện viễn cảnh ấy còn quan trọng hơn nhiều. Quá trình đó không chỉ đơn thuần là viết ra, thông tin, nói chuyện...mà nó còn phải tạo ra một sự liên hệ mang ý nghĩa chung cho mọi thành viên trong tổ chức. Đó chính là sự chia sẻ viễn cảnh.
Để có được viễn cảnh chung được chia sẻ, đòi hỏi nhà lãnh đạo phải thực
hiện đồng thời cả hai việc: thứ nhất, phải thấu hiểu các giá trị và mong đợi của
nhân viên; thứ hai, phải gắn kết sứ mệnh của tổ chức với các giá trị và mong đợi
này. Có như vậy mới có thể xây dựng thành công một viễn cảnh chung, cô vũ tỉnh
thần và trở thành động lực chung cho mọi thành viên trong tổ chức.
Do đó, viễn cảnh là định hướng đề tạo dựng văn hóa tô chức, thậm chí có thể
xây dựng nên một nền văn hóa. tương lai khác hẳn trạng thái hiện tại.
1.6.4. Đánh giá văn hóa hiện tại và lựa chọn các giá trị văn hóa cần thay đổi
Mục tiêu của bước này là cần khảo sát và mô tả rõ ràng về các giá trị văn hóa
mà tổ chức đang có và cần phải nhận biết và thấu hiểu được các giá trị đó bằng
cách phân định và hệ thống hóa nó để từ đó có một cái nhìn khái quát hơn. Ngay cả việc các nhà quản trị hay thành viên của ban lãnh đạo tự đảm nhận sự khảo cứu văn hóa của tổ chức mình cũng gặp rất nhiều khó khăn. Nếu thực sự tổ chức thiếu những chuyên gia có kinh nghiệm thì tốt nhất là đề nghị các có vấn và chuyên gia bên ngoài thực hiện công việc khảo cứu văn hóa. tổ chức. Hơn nữa vì rất ít chỉ tiết
thuộc văn hóa tổ chức có khả năng định lượng được, người ta cho rằng hầu như
không thể đo đếm cụ thê đối với văn hóa tổ chức. Chính vì đặc tính này mà các chuyên gia rất chú trọng tới yếu tố định tính và đề hiểu biết văn hóa tổ chức họ phải
dựa vào sự cảm nhận, trực giác. Sau đó toàn bộ những kết quả thu được từ công việc khảo cứu ở trên cần phải được tông hợp, xử lý và trình bày rõ ràng. Theo các chuyên gia thì phương pháp trình bày trực quan thông qua đồ biểu là thích hợp nhất
đề mô tả văn hóa tổ chức.
Sau khi kết thúc giai đoạn khảo cứu và trình bảy trực quan thì tiến hành phân
tích, đánh giá những kết quả điều tra về văn hóa đang có của tổ chức. Việc đánh giá chỉ thực thi trên cơ sở những tiêu chuẩn đã xác định, chẳng hạn có thể so sánh để xem xét mức độ phù hợp giữa văn hóa hiện có của tổ chức so với mức mong muốn mang tính chiến lược. Đồng thời cần phải phân tích các nhân tố ánh hưởng đến việc xây dựng hay thay đổi văn hóa.
1.6.5. Rút dần khoảng cách
Tập trung nghiên cứu, đề xuất giải pháp làm gì và làm như thế nào đề thu hẹp khoảng cách những giá trị văn hóa hiện có và văn hóa tương lai đã hoạch định.
Trên cơ sở khảo sát, phân tích các giá trị văn hóa đang có, các nhân tố ảnh hưởng đến việc xây dựng/thay đổi văn hóa tổ chức, tỏ chức tiền hành nghiên cứu kết quả khảo sát, phân tích. Một yêu cầu đối với các nghiên cứu của tổ chức thì phải chỉ rõ và thông kê được những yếu tố văn hóa làm trì hoãn hay cản trở sự thay đổi, đổi mới. Loại bỏ những yếu tố cản trở, những yếu tố văn hóa lạc hậu, hình thành các mô hình văn hóa mới chính là thu hẹp khoảng cách giữa giá trị văn hóa
hiện có và văn hóa tương lai.
1.6.6. Xác định vai trò của lãnh đạo tổ chức trong việc dẫn dắt thay đổi các giá trị văn hóa
Trong môi trường biến động nhanh như hiện nay, sự tồn tại của tổ chức
phụ thuộc rất lớn vào khả năng thích ứng với môi trường. Vì thế nhiều tổ chức
buộc phải tiến hành điều chỉnh, thay đổi văn hóa của mình. Đây là vấn đề rất khó
khăn, nó ảnh hưởng đến tất cả các phương diện khác nhau của tỗ chức, trong đó sự lãnh đạo đóng vai trò then chốt trong việc hệ thống hóa và duy trì mục đích, các giá trị và viễn cảnh của tô chức. Bởi người lãnh đạo không chỉ là người quyết định cơ cầu tô chức và công nghệ tổ chức mà còn là người sáng tạo ra các biểu tượng, các ý thức hệ, ngôn ngữ, niềm tin, nghỉ lễ và các huyền thoại...Quá trình xây dựng và quản lý tổ chức, hệ tư tưởng và tính cách lãnh đạo sẽ được phản chiếu lên văn hóa tổ chức. Đồng thời người lãnh đạo. tổ chức phải thực hiện vai trò người đề xướng, người hướng dẫn các nỗ lực thay đồi. Lãnh đạo cũng có vai trò hoạch định viễn cảnh, truyền bá cho mọi thành viên nhận thức đúng viễn cảnh đó, có sự tin tưởng và cùng nỗ lực thực hiện; cũng như chính lãnh đạo tổ chức là người có vai trò xua đi những ngờ vực, lo âu,....của các đơn vị thành viên, trực thuộc tổ chức.
Để làm được điều này, tổ chức cần phải xây dựng các cơ chế gắn kết, chia sẻ nguồn lực; phải thực sự là bộ máy kết nối, tạo chất keo sắn kết, điều phối về quyền lợi và lợi ích trong toàn tổ chức.