Chương III BÀI TRÍ CÔNG SỞ
Điều 20. Trong quá trình thực hiện có những vấn đề vướng mắc, phát sinh, Thủ trưởng các cơ quan vị thuộc UBND huyện, Chủ tịch UBND các xã, thị trấn
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu điểm, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Sóc Sơn
1. Công tác văn phòng
* Ưu điểm:
+ Về chức năng tham mưu, tổng hợp: Văn phòng đã xây dựng các chương trình công tác, kế hoạch của cơ quan; tham mưu cho lãnh đạo UBND các vấn đề về
pháp chế, kỷ luật, khen thưởng; tổ chức hội nghị, hội họp, chuyến đi công tác cho lãnh đạo; thu thập xử lý thông tin đáp ứng được nhu cầu hoạt độn của cơ quan.
Ví dụ: Hoàn thiện, trình ký, ban hành Quyết định Quy định, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các phòng ban trong UBND huyện.
+ Về tổ chức cán bộ: đội ngũ cán bộ lãnh đạo văn phòng UBND đều có trình độ Đại học trở lên, có kinh nghiệm trong công tác quản lý và điều hành văn phòng.
Văn phòng tuyển dụng và bố trí cán bộ vào đúng vị trí, công việc phù hợp với trình độ chuyên môn của từng cá nhân thông qua các văn bản phân công nhiệm vụ của năm, góp phần quan trọng trong việc điều hành hoạt động của văn phòng.
+ Cơ sở vật chất: Văn phòng được trang bị tương đối đầy đủ các thiết bị, đáp ứng nhu cầu công việc của mỗi cán bộ, chuyên viên trong văn phòng như: máy fax, máy in, máy tính, máy photocopy,…
+ Về công tác lễ tân: Văn phòng là nơi tiếp khách đến UBND huyện để giải quyết công việc. Thái độ tiếp dân rất nhã nhặn, nhiệt tình.
+ Công tác hậu cần: Đảm bảo cơ sở, vật chất, trang thiết bị cho toàn cơ quan, công tác vệ sinh, bảo vệ cơ quan.
+ Văn phòng có hệ thống mạng LAN, góp phần nâng cao hiệu quả trong việc tổ chức, điều hành hoạt động của UBND.
* Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm thì văn phòng còn có 1 số hạn chế như sau:
- Chưa xây dựng được các hạn chế cơ bản như: Quy chế văn hóa công sở, Quy chế văn thư lưu trữ,…
- Văn phòng vẫn chưa được bố trí khoa học, bàn làm việc và bàn tiếp khách chưa được bố trí hợp lý.
- Ngoài ra, tác phong làm việc của một số chuyên viên trong văn phòng còn chưa cao, thời gian rảnh dỗi trong công việc còn nhiều, đi làm chưa đúng giờ khiến lãnh đạo văn phòng phải thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở trong công tác này.
2. Công tác văn thư, lưu trữ
* Ưu điểm:
+ Sổ sỏch lưu văn bản đến, được phõn loại rừ ràng cho từng loại, vớ dụ:
Sổ dành riêng cho đơn thư, quyết định, công văn,… các loại văn bản đều được cho số, ghi trích yếu nội dung, cũng như các tiêu mục khác chính xác, khoa học và có hệ thống, dễ dàng cho việc rà soát, kiểm tra, tra cứu thông tin.
+ Cán bộ văn thư tâm huyết với công việc, đáp ứng tiêu chuẩn công việc, được đào tạo có chuyên môn, nghiệp vụ. Tuy chỉ có một cán bộ thực hiện công tác của UBND huyện, song cán bộ văn thư luân hoàn thành nhiệm vụ được giao, mọi giấy tờ, văn bản đều dược sắp xếp có hệ thống và được chuyển giao nhanh chóng, chính xác tới các bộ phận liên quan. Những năm qua cán bộ văn thư luôn được nhận bằng khen của của cơ quan trong hoạt động thực thi công vụ.
+ Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư được cơ quan đáp ứng đầy đủ.
+ Quản lý con dấu được thực hiện có hiệu quả, tình trạng đóng dấu tràn lan giảm đáng kể.
* Nhược điểm
- Giải quyết và quản lý văn bản:
Tình cho số văn bản nhưng vẫn chưa có văn bản lưu vẫn diễn ra. Qua thực tế quan sát có rất nhiều quyết định, công văn của UBND huyện được đánh số trong sổ lưu văn bản đi, song thưc ra văn bản chưa được hoàn chỉnh.
Quy trình soạn thảo văn bản đôi khi còn sai sót việc quản lý văn bản vẫn còn tồn tại, gây khó khăn cho việc lập hồ sơ đưa vào lưu trữ cơ quan.
Văn bản của huyện chỉ được lưu văn bản giấy, quản lý một cách thủ công, chưa áp dụng hệ thống các phần mềm quản lý của máy tính, nên trong quá trình tra cứu thông tin còn gặp nhiều khó khăn.
Khi chuyển văn bản đến cho lãnh đạo, phòng ban chuyên môn không lập phiếu gửi, phiếu trình , vì vậy xảy ra trường hợp thất lạc văn bản.
- Quản lý và sử dụng con dấu:
Dù được quản lý chặt chẽ song vẫn không tránh khỏi những hạn chế trong việc sử dụng, việc đóng dấu vẫn còn sai quy định, thay vì đóng dấu lên 1/3 chữ ký, khá nhiều văn bản đóng lên 1/2 chữ ký.
- Cơ sở vật chất, kĩ thuật
Việc tổ chức và sắp xếp không gian và nơi làm việc của văn bản còn nhiều bất cập, không tạo được mối liền mạch, thống nhất giữa các phòng, ban chuyên môn, vì vậy việc triển khai và giải quyết công việc còn gặp nhiều khó khăn.
2.2. Công tác lưu trữ
* Ưu điểm
- Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ ngày càng được nâng cao.
- Đối với những văn bản đi được ban hành trước năm 2012 được lưu tại các phòng, đựng ở trong các cặp, hộp số để trên các tủ đựng tài liệu.
- Hiện tại các văn bản, hồ sơ tài liệu được lưu trữ tại các phòng, đựng ở trong các cặp, hộp số, để trên tủ đựng tài liệu.
* Nhược điểm
- Các văn bản chỉ được lưu trữ hầu hết bằng giáy tờ, không đảm bảo an toàn khi xảy ra cháy nổ hay mưa bão lớn.
- Địa điểm của phòng lưu trữ cách khá xa so với địa điểm nơi làm việc của phòng văn thư. Diện tích phòng lưu trữ không rộng, bên cạnh đó còn lưu trữ chung với một số tài liệu của phòng, ban, chuyên môn, vì vậy đã gây cản trở cho việc lưu trữ, tra cứu.