Chương III BÀI TRÍ CÔNG SỞ
Điều 20. Trong quá trình thực hiện có những vấn đề vướng mắc, phát sinh, Thủ trưởng các cơ quan vị thuộc UBND huyện, Chủ tịch UBND các xã, thị trấn
II. Đề xuất những giải pháp đối với cơ quan thực tập
1. Cấp lãnh đạo:
- Lãnh đạo cần có sự quan tâm, hướng dẫn, chỉ đạo quyết liệt hơn trong công tác văn phòng, văn thư, lưu trữ.
- Tổ chức kiểm tra trước, trong, sau, đột xuất đối với việc thực hiện công tác văn phòng, văn thư, lưu trữ.
- Cần tiến hành xây dựng quy chế văn hóa công sở, văn thư lưu trữ của UBND cho phù hợp với điều kiện thực tiễn, tạo hành lang pháp lý cho việc thực hiện.
2. Công tác văn phòng
Lãnh đạo quan tâm tạo điều kiện cho cán bộ, chuyên viên nên tham gia các lớp đào tạo ngắn hạn, dài hạn để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ.
Đổi mới các trang thiết bị đã cũ nhằm tổ chức phòng làm việc hiện đại, thoáng mát.
Cần thít chặt hơn nữa thời gian làm việc của cán bộ trong cơ quan, tránh việc cán bộ, chuyên viên đi muộn về sớm, giải quyết công việc cá nhân trong thời gian làm việc.
Công tác lập kế hoạch chưa được khoa học, nhiều kế hoạch đề ra chưa thực hiện được do các chuyên viên chưa xử lý được thông tin để giải quyết công việc cho nên gây ra tình trạng không hoàn thành đúng kế hoạch đề ra.
Tổ chức và thực hiện hiện đại hóa công tác văn phòng: Văn phòng cần hiện đại hóa công tác văn phòng đặc biệt cần thực hiện nghiêm túc hơn và hiệu quả hơn.
Sử dụng đồng bộ và hiệu quả hệ thống mạng LAN cho việc trao đổi thông tin, báo cáo của các phòng, ban trong cơ quan.
3. Công tác văn thư
- Phõn loại rừ ràng từng loại sổ đăng ký văn bản
Dự đó được phõn loại khỏ rừ ràng cho từng loại văn bản cả văn bản đi và văn bản đến, tuy nhiên những sổ đăng ký văn bản chung vẫn chiếm số lượng khá lớn.
Như sổ đăng ký chung của Thoog báo – Báo cáo – Kế hoạch, mỗi năm cũng có hơn 500 sổ phân cho 3 loại. Như vậy sẽ rất bất tiện cho việc tra cứu tài liệu cũng như kiểm soát văn bản. Vì vậy, cán bộ văn thư nên lập riêng cho mỗi loại một sổ đăng ký, đầy đủ các thông tin ngày, tháng, năm, trích yếu nội dung...
- Lập phiếu trình lãnh đạo, phòng, ban chuyên môn khi có văn bản đến
Khi văn bản đến được chuyển qua cho Chánh văn phòng để phân giao nhiệm vụ, cán bộ văn thư UBND huyện Sóc Sơn không có phiếu trình lãnh đạo. Việc đó có thể dẫn đến bị thất lạc văn bản, khi có thiếu sót văn bản thì không có phiếu trình để đối chứng. Thực tế tại UBND huyện Sóc Sơn, cán bộ văn thư khi trình lãnh đạo phân phối văn bản chỉ tìm gặp và đưa trực tiếp, vì vậy cán bộ văn thư cần thiết lập phiếu trình lãnh đạo khi có văn bản đến.
- Dùng phần mềm quản lý văn bản, lưu văn bản đi, đến
Việc quản lý văn bản của UBND huyện Sóc Sơn mới chỉ đơn giản được thực hiện thông qua sổ sách, giấy tờ. Mọi văn bản lưu đều được vào sổ, đóng hộp để
lưu. Khi muốn tìm văn bản nào đó, cán bộ văn thư phải vào kho lưu trữ. Việc này nếu cứ tiếp tục sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức, tính rủi ro cao. Vì vậy, việc quản lý văn bản trên phần mềm dành cho cơ quan hành chính nhà nước hiện nay rất hữu dụng.
- Thanh tra, kiểm tra thường xuyên toàn bộ văn bản đến, đi của UBND huyện Sóc Sơn, tránh tình trạng thiếu sót, sai sót trong quá trình quản lý, sử dụng văn bản.
- Tổ chức kiểm tra theo đợt: Vào mỗi quý có thể sử dụng các đợt thi, kiểm tra trong đó tập trung vào soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật nhằm kiểm tra trình độ của cán bộ, đồng thời qua rà soát từ đó nâng cao chất lượng cho mỗi cá nhân khi soạn thảo văn bản.
- Mở lớp tập huấn bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng về soạn thảo văn bản, lưu trữ tra cứu thông tin văn bản của huyện. Từ đó hình thành chuyên môn nhất định cho cán bộ, công chức. Đông thời phổ biến văn bản luật, thông tư… cho các cán bộ, công chức nắm được điều nên làm, những điều không lên làm.
- Tổ chức khen thưởng những cá nhân hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ.
4. Công tác lưu trữ
- Tổ chức biên chế cán bộ lưu trữ, đây là một yêu cầu cấp bách và ưu tiên số
một, cần được thực hiện. Hiện nay với tình trạng không có cán bộ lưu trữ chuyên trách làm công tác lưu trữ sẽ không đảm bảo được chất lượng công việc được tốt.
- Văn phòng cần bố trí sắp xếp một phòng lưu trữ để phục vụ cho công tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu được tốt hơn; bên cạnh đó cần phải sắm sửa, trang bị đầy đủ các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác quản lý và bảo quản tài liệu lưu trữ được tốt nhất.
- Cập nhật và áp dụng các quy định của các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ để hoàn thiện tốt công việc.
- Trang bị đầy đủ trang thiết bị và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng, văn thư lưu trữ như: phòng lưu trữ, phần mềm quản lý công tác lưu trữ, cặp, hộp tài liệu, điều hòa, bình chữa cháy…
- Các đơn vị phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành. Hồ sơ trước khi đưa vào lưu trữ phải lập danh mục hồ sơ và khi giao nộp hồ sơ, tài liệu phải có biên bản giao nhận tránh khi xảy ra sự cố đùn đẩy trách nhiệm.
Văn phòng cần phải kiểm tra thường xuyên các hoạt động của cơ quan đặc biệt là công tác văn thư, lưu trữ.
Trên đây là toàn bộ những giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện công tác văn phòng, văn thư – lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn. Em hy vọng đây sẽ là cơ sở cho việc xây dựng và hoàn thiện công tác văn phòng, văn thư – lưu trữ của UBND huyện Sóc Sơn trong thời gian tới và sẽ là nguồn tư liệu tham khảo thiết thực đối với việc tổ chức công tác văn phòng, cũng là tài liệu tham khảo đối với các cơ quan, tổ chức mà công tác văn phòng chưa được hoàn thiện.
KẾT LUẬN
Qua thời gian thực tập tại UBND huyện Sóc Sơn, em đã có dịp tìm hiểu và khảo sát tình hình thực tế tại cơ quan về công tác văn phòng, công tác văn thư, lưu trữ, em đã học hỏi được rất nhiều kiến thức và kinh nghiệm thực tế, đây là bài học bổ ích giúp cho em rất nhiều trong công việc sau này.
Sau gần 2 tháng thực tập ở đây em đã tập trung tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan và quá trình thực hiện công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Sóc Sơn trên cơ sở bám sát vào yêu cầu của đề cương thực tập. Bên cạnh đó, được sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của các cán bộ, chuyên viên trong văn phòng, em đã cố gắng trau dồi, học hỏi, tìm hiểu, vận dụng những lý thuyết đã được học ở trên ghế nhà trường vào cong việc thực tế ở cơ quan. Gần hai tháng qua thực sự là sự trải nghiệm đáng quý với em trước khi bước vào công việc chính thức sau này.
Mặc dù bài báo cáo đã được hoàn thiện nhưng cũng không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót, em rất mong được sự góp ý của các thầy cô, các bạn, các cán bộ chuyên viên trong UBND huyện Sóc Sơn để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn nữa.
Cuối cùng một lần nữa em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các cán bộ, chuyên viên trong văn phòng UBND huyện Sóc Sơn, và các thầy cô giao trong khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã chỉ bảo, hướng dẫn, tạo mọi điều kiện thuận lợi để giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập và bài báo cáo này.
Em xin chân thành cảm ơn!