II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Bảo Thắng
3. Bản mô tả công việc
BẢN Mễ TẢ CễNG VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHềNG ( Chánh Văn phòng )
Họ và tên Nguyễn Trọng Hiếu Bộ phận Văn phòng
Chức danh Chánh văn phòng
Mã công việc
Cán bộ quản lý trực tiếp Lãnh đạo Ủy ban 3.1. Vị trí chức trách
Là lãnh đạo Văn phòng, thủ trưởng trực tiếp của Văn phòng, giúp Lãnh đạo Ủy ban quản lý, điều hành và tổ chức thực nhiệm vụ được Lãnh đạo Ủy ban giao cho Văn phòng.
3.2. Trách nhiệm
- Tổ chức và thực hiện công tác hành chính theo chức năng, nhiệm vụ, yêu cầu của lãnh đạo ủy ban;
- Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến sử dụng tài sản trang thiết bị của cơ quan;
- Xây dựng kế hoạch tổ chức, giám sát việc thực hiện an ninh, trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ;
- Tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực hành chính văn phòng;
- Tham mưu cho lãnh đạo về công tác hành chính văn phòng của cơ quan;
- Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chính văn phòng;
- Xây dựng lịch công tác tuần, tháng, quý, năm.
3.3. Nhiệm vụ
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cán bộ, quản trị hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin và các nhiệm vụ khác do lãnh đạo ủy ban giao. Điều hành chung các hoạt động, nhiệm vụ của văn phòng.
Nhiệm vụ cụ thể:
- Chủ động tổ chức thực hiện những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng và những công việc khác do lãnh đạo ủy ban giao.
- Phụ trách chung về hoạt động của Văn phòng và trực tiếp chỉ đạo công tác cán bộ, tài chính, kế hoạch.
- Phân công các Phó Chánh văn phòng và các chuyên viên, nhân viên thực hiện nhiệm vụ; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Tiếp nhận, xử lý các công văn đến hàng ngày do chuyên viên văn thư chuyển đến..
- Chuẩn bị các chương trình hội nghị, các cuộc họp do Lãnh đạo ủy ban nhân dân huyện tổ chức.
- Tham dự các cuộc họp của lãnh đạo, ký các biên bản hội nghị trước khi lưu trữ; các cuộc họp triển khai và công bố kết luận của lãnh đạo;
- Hoàn chỉnh các dự thảo văn bản của Lãnh đạo ủy ban theo sự phân công trước khi trình Lãnh đạo ủy ban ký ban hành.
- Cung cấp thông tin cho các cơ quan thông tin đại chúng theo chỉ đạo của Lãnh đạo ủy ban nhân dân huyện.
- Chủ động phối hợp với các Trưởng phòng, ban để xử lý những vấn đề có liên quan đến những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban thuộc Ủy ban nhân dân huyện.
- Giúp Lãnh đạo ủy ban kiểm tra, đôn đốc các phòng nghiệp vụ thực hiện các quy định pháp luật về thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng.
- Vận động công chức xây dựng, giữ gìn đoàn kết giúp đỡ nhau trong công việc, thực hiện đạo đức và văn hóa công vụ trong cơ quan. Thay mặt tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thể công chức, nhân viên Văn phòng đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo ủy ban về nhân sự, phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác; các giải pháp nâng cao năng suất, chất lượng hiệu quả công tác chuyên môn và về quyền lợi chính đáng của công chức, nhân viên Văn phòng.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo ủy ban giao.
3.4. Thẩm quyền
- Ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền của Văn phòng.
- Thừa lệnh UBND huyện ký các văn bản hành chính thông thường để đôn đốc các nghành, phòng, ban, các đơn vị, UBND các xã, thị trấn trong huyện việc thực hiện công tác được giao.
- Ký giấy giới thiệu cho các cán bộ, chuyên viên của Văn phòng đi công tác.
- Ký báo cáo, thông báo, các đề xuất về tổ chức cán bộ, tiền lương, khen thưởng, kỷ luật cho nội bộ Văn phòng.
3.5. Quyền hạn
- Quản lý toàn bộ nhân viên trong văn phòng;
- Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc cho toàn bộ nhân viên trong văn phòng, đánh gía việc thực hiện công việc của nhân viên trực thuộc;
- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển… đối với nhân viên văn phòng;
- Giải quyết hoặc không giải quyết công việc của các cá nhân hay bộ phận dựa trên các nội quy, quy định của cơ quan và quy định hiện hành;
- Được quyền kiểm tra chất vấn các trưởng bộ phận liên quan nếu phát sinh ra những vấn đề liên quan đến sự thiệt hại của công ty;
- Yêu cầu mọi bộ phận của cơ quan báo cáo, thuyết minh cung cấp dữ liệu chính để cho văn phòng hoàn thành nhiệm vụ do lãnh đạo giao;
- Thừa ủy quyền của lãnh đạo ủy ban truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các bộ phận tổ chức phối hợp, điều khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nội
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dung chỉ đạo của lãnh đạo.
- Được hưởng quyền lợi theo luật lao động hiện hành.
3.5. Báo cáo và ủy quyền
- Báo cáo cho lãnh đạo ủy ban về công tác hành chính văn phòng theo nhiệm vụ được giao;
- khi vắng mặt thì ủy quyền lại cho cấp dưới thực hiện.
3.6. Trình độ
3.6.1. Trình độ chuyên môn
- Tốt nghiệp Đại học chuyên nghành Quản trị, Hành chính, Luật trở lên;
- Trình độ Tin học, văn phòng từ bằng B trở lên.
3.6.2. Kỹ năng
- Kỹ năng lãnh đạo nhân viên;
- Kỹ năng hoạch định;
- Kỹ năng tổ chức và kiểm tra công việc;
- Kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo;
- Kỹ năng giao tiếp tốt.
3.6.3. Kinh nghiệm
- Ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong công tác quản trị hành chính;
- Ít nhất 3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
3.6.4. Phẩm chất cá nhân
- Có khả năng chịu áp lực công việc;
- Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác;
- Sáng tạo trong công việc.
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính Văn