Điều 17. Công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ
1. Công tác lưu trữ là một hoạt động nghiệp vụ bao gồm các công việc về thu thập, bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng, tiêu hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã hết giá trị.
2. Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp có giá trị thực tiễn, giá trị lịch sử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, được lựa chọn và bảo quản tại lưu trữ cơ quan.
Điều 18. Nhiệm vu của công chức làm công tác lưu trữ
1.Giúp thủ trưởng cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.Chỉnh lý tài liệu, xây dựng các công cụ thống kê tra cứu và báo cáo công tác lưu trữ đối với thủ trưởng cơ quan định kỳ 6 tháng và năm;
3.Xây dựng phương án bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
4.Bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan, tổ chức;
5.Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
6.Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo quy định và làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
7.Quản lý, theo dừi, thống kờ việc khai thỏc, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
8.Ứng dụng công nghệ tin học vào công tác lưu trữ;
9.Lập kế hoạch xây dựng, cải tạo, nâng cấp kho và các trang thiết bị lưu trữ;
10.Thường xuyên kiểm tra mức độ an toàn của tài liệu, trang thiết bị phòng cháy, hệ thống kho, hệ thống điện,…
Điều 19. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
1.Cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu của năm trước vào lưu trữ cơ quan trong Quý I của năm sau. Trong trường hợp các cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo cho cán bộ làm công tác lưu trữ biết và được sự đồng ý của Thủ trưởng cơ quan bằng văn bản; thời hạn giữ lại hồ sơ không quá một năm. Cán bộ, công chức, viên chức phải thường xuyên chỉnh lý tài liệu theo lĩnh vực được phân công, khi nộp vào lưu trữ cơ quan phải được lập thành hồ sơ công việc.
2.Hàng năm, bộ phận lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ. Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu phải có biên bản kèm theo mục lục hồ sơ, tài liệu nộp, cụ thể là:
- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;
- Phối hợp cùng các đơn vị, cá nhân, xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần thu vào lưu trữ;
- Hướng dẫn, hỗ trợ các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp;
- Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận tài liệu;
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tổ chức tiếp nhận và làm các thủ tục giao nhận (hồ sơ giao nhận và biên bản bàn giao hồ sơ)
Lưu ý: Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của phòng hình thành hồ sơ, nội dung văn bản trong hồ sơ lưu phải liên quan chặt chẽ với nhau, phản ánh đúng trình tự công việc.
Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ.
3. Cán bộ, công chức khi chuyển công tác, thôi việc hoặc nghỉ hưu đều phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ cơ quan, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, đơn vị khác.
Điều 20. Chỉnh lý tài liệu:
1.Nguyên tắc chỉnh lý:
a) Không phân tán phông lưu trữ;
b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tụn trọng sự hỡnh thành tài liệu theo trỡnh tự theo dừi, giải quyết cụng việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);
c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánhđược các hoạt động của UBND huyện.
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu:
a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;
b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;
c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;
d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;
đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị.
Điều 21. Xác định giá trị tài liệu
Việc xác định giá trị tài liệu để giữ lại bảo quản những tài liệu có giá trị và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy phải do Hội đồng xác định giá trị tài liệu thực hiện.
Điều 22. Thành phần và phương thức làm việc của Hội đồng xác định giá trị
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tài liệu
1.Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu:
- Chánh văn phòng;
- Phó văn phòng phụ trách bộ phận Hành chính;
- Chuyên viên văn thư, lưu trữ.
2. Phương thức làm việc của Hội đồng xác định giá trị tài liệu:
- Từng thành viên Hội đồng xem xét hiện trạng danh mục hồ sơ, tài liệu đề nghị tiêu hủy để xác định cụ thể những hồ sơ, tài liệu nào cần giữ lại hay có thể tiêu hủy.
- Hội đồng xác định thảo luận và thống nhất kết luận về đanh mục những hồ sơ, tài liệu cần giữ lại và danh mục hồ sơ, tài liệu có thể tiêu hủy.
- Lập biên bản xác định giá trị hồ sơ, tài liệu.
Điều 23. Tiêu hủy tài liệu
1. Nghiêm cấm các cá nhân tự tiện hủy hồ sơ, tài liệu của cơ quan dưới bất cứ hình thức nào.
2. Thủ tục tiêu hủy tài liệu:
- Lập danh mục hồ sơ, tài liệu tiêu hủy kèm theo bản thuyết minh trình thủ trưởng cơ quan;
- Thủ trưởng ra quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu để kiểm tra những hồ sơ, tài liệu đề nghị tiêu hủy;
- Hội đồng xác định giá trị tài liệu, họp xem xét và lập biên bản kết luận tài liệu nào cần giữ lại và tài liệu nào được hủy;
- Thủ trưởng ra quyết định tiêu hủy tài liệu sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
3. Chỉ tổ chức tiêu hủy những tài liệu trong danh mục kèm theo quyết định tiêu hủy do thủ trưởng cơ quan ký. Tổ chức việc tiêu hủy phải tuyệt đối an toàn, hủy hết các thông tin trong từng tài liệu. Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu phải được lập và lưu trữ ít nhất 20 năm.
Điều 24. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1. Tài liệu lưu trữ được sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác của cán bộ, công chức thuộc Văn phòng.
2. Cá nhân, tổ chức ngoài cơ quan có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải có ý kiến của Lãnh đạo cơ quan và thực hiện quy định khai thác tài liệu theo quy định.
3. Tài liệu lưu trữ chỉ được nghiên cứu tại nơi lưu trữ. Trường hợp đặc biệt do nhu cầu công tác cần sử dụng tài liệu ở ngoài nơi lưu trữ phải được Trưởng phòng cho phép. Khi tài liệu lưu trữ được nghiên cứu xong, cán bộ, công chức trả lại hồ sơ đúng vị trí, nguyện trạng ban đầu.
4. Việc sao, chụp tài liệu lưu trữ phải được Chánh văn phòng cho phép và đảm bảo quy định (in, sao tài liệu theo số lượng được Chánh văn phòng cho phép).
Chương IV