III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính Văn phòng của UBND huyện Bảo Thắng
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.
Vai trò, vị trí đặc biệt của văn phòng thể hiện ở chức năng tổng hợp, tham
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mưu đắc lực cho lãnh đạo cơ quan trong việc xây dựng, tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, trong triển khai và kiểm tra thực hiện các quyết định lãnh đạo, quản lý, trong tổ chức quản lý và điều hành, điều phối công việc hàng ngày của cơ quan. Chức năng tham mưu, tổng hợp và phục vụ đan xen nhau, có quan hệ mật thiết với nhau: “Tham mưu là để phục vụ, trong phục vụ có tham mưu”.
Chức năng tham mưu của văn phòng được khẳng định trong hoạt động thực tế và được quy chế hóa, cụ thể hóa trong các văn bản quan trọng của các văn phòng.
Văn phòng đã tổng hợp và xử lý các thông tin để tham mưu cho lãnh đạo cơ quan, giúp cơ quan đưa ra quyết định đúng đắn, đảm bảo cho công việc giải quyết một cách nhanh chóng và đạt hiệu quả cao.
Văn phòng đã hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao, thường xuyên nắm bắt tình hình các vấn đề phát sinh trên địa bàn huyện để tham mưu, đề xuất các giải pháp giúp cơ quan xử lý kịp thời. Tham mưu cho lãnh đạo cơ quan trong việc mua sắm các trang thiết bị cần thiết cho hoạt động của cơ quan.
Văn phòng đã phối hợp tốt với các phòng, ban và cán bộ lãnh đạo trong cơ quan để xem xột, theo dừi, kiểm tra nhằm đảm bảo việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác diễn ra thuận lợi. Đồng thời tham mưu cho lãnh đạo cơ quan trong việc ban hành các văn bản có liên quan đến hoạt động của cơ quan.
Nhìn chung các công tác hành chính văn phòng được thực hiện tương đối tốt đặc biệt là công tác tham mưu, tổng hợp. Hàng năm, Văn phòng đã tham mưu hàng trăm kế hoạch, báo cáo, tờ trình, thông báo, công văn và các văn bản chỉ đạo nhằm tìm kiếm phương án tối ưu phục vụ cho quá trình quản lý của cơ quan. Văn phòng đã tổng hợp xử lý thông tin về tình hình hoạt động của cơ quan, nghiên cứu đề xuất với lãnh đạo cách giải quyết và xử lý. Tham mưu trong việc xây dựng bộ máy của văn phòng, xây dựng các quy chế hoạt động của cơ quan.
* Ví dụ những tình huống cụ thể:
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1. Năm 2014, Văn phòng đã tham mưu giúp UBND huyện thẩm định, ban hành tổng số 15.300 văn bản (tăng 480 văn bản so năm 2013), gồm 08 Chỉ thị và Quyết định quy phạm pháp luật; 8.068 Quyết định và 4.539 văn bản hành chính khác, đảm bảo đúng thẩm quyền và đúng quy định của pháp luật.
2. Văn phòng đã tham mưu cho UBND huyện ban hành các công văn hướng dẫn HĐND các xã, thị trấn tổ chức các hoạt động giám sát, hoạt động tiếp xúc cử tri và tổ chức kỳ họp theo luật định; xây dựng lịch để các đồng chí lãnh đạo UBND huyện, thành viên UBND huyện tham dự và chỉ đạo kỳ họp HĐND các xã, thị trấn.
3. Văn phòng đã tham mưu cho UBND huyện chuẩn bị tốt các điều kiện phục vụ cho Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh Lào Cai và đại biểu HĐND tỉnh tiếp xúc cử tri trước và sau kỳ họp theo luật định.
4. Văn phòng đã tổ chức mua sắm các trang thiết bị, vật dụng cần thiết phục vụ cho hoạt động của cơ quan.
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan (xem phụ lục III).
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan mà trong quá trình thực tập được tham gia. Lập hồ sơ hội nghị đó (xem phụ lục IV).
- Tổ chức, chuẩn bị hội nghị: chuẩn bị cơ sở, vật chất, trang thiết bị, chuẩn bị kinh phí, chuẩn bị giấy mời, các văn bản, tài liệu phục vụ hội nghị;
- Trong quá trình diễn ra hội nghị: Văn phòng tiếp đón đại biểu (ghi danh sách, phát tài liệu……), tổ chức hội nghị (giới thiệu đại biểu và tuyên bố lý do), làm cụng tỏc hậu cần (giỳp thủ trưởng cơ quan theo dừi tiến trỡnh hội nghị và thường trực ngoài hội trường, ghi biên bản hội nghị);
- Kết thúc hội nghị: Cán bộ văn phòng giải quyết coonng tác hậu cần, quyết toán kinh phí, hoàn tất hồ sơ hội nghị.
Trong thời gian hội nghị được diễn ra thì Văn phòng còn có trách nhiệm thường trực ngoài hội trường để giải quyết các việc đột xuất trong quá trình hội
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nghị diễn ra.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC HỒ SƠ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ CÔNG TÁC ĐẢNG CỦA
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BẢO THẮNG STT Danh mục hồ sơ
1 Giấy mời
2 Diễn văn khai mạc
3 Báo cáo tổng kết công tác Đảng và phương hướng nhiệm vụ năm 2016
4 Báo cáo đánh giá công tác lãnh đạo của Đảng ủy trên các mặt hoạt động của cơ quan
5 Quyết định khen thưởng các cá nhân, đơn vị đạt thành tích cao trong công tác
6 Các tham luận, ý kiến góp ý thể hiện tinh thần dân chủ thẳng thắn và mang tính chất xây dựng cao
7 Diễn văn bế mạc hội nghị
8 Thư cảm ơn
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan (xem phụ lục V).
Đi công tác là một hoạt động thường xuyên và cần thiết để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Chuyến đi công tác của lãnh đạo có thể đi dài ngày hoặc ngắn ngày tùy thuộc vào công việc cụ thể. Vì vậy, chuyến đi công tác của lãnh đạo được cán bộ văn phòng tổ chức chu đáo.
Lập kế hoạch cụ thể cho chuyến đi công tác, trình thủ trưởng phê duyệt, liên hệ nơi lãnh đạo đến công tác, đôn đốc nhắc nhở các đơn vị thực hiện nhiệm vụ được phân công, chuẩn bị phương tiện đi lại, kinh phí và tài liệu có liên quan, kết thúc chuyến đi công tác quyết toán kinh phí chuyến đi, báo cáo tình hình hoạt động của cơ quan trong thời gian lãnh đạo đi công tác.
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của UBND huyện Bảo Thắng.
Trụ sở Ủy ban nhân dân huyện Bảo Thắng được đặt tại trung tâm của huyện với diện tích khá lớn, cơ sở vật chất khang trang, tương đối đầy đủ. Đặc biệt cơ quan còn rất chú trọng tới việc thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công sở.
Cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan khi đến cơ quan đều chấp hành việc đeo thẻ rất nghiêm túc, thẻ có đầy đủ tên của cơ quan, ảnh , họ và tên, chức danh, số hiệu của cán bộ, công chức, viên chức. Trong quá trình đeo thẻ không có trường hợp tháo thẻ ra khi ở trong phòng làm việc, làm việc đúng giờ giấc quy định, không có việc nhân viên về sớm hơn nội quy của cơ quan. Cán bộ, nhân viên trong cơ quan hướng dẫn rất tận tình mọi thắc mắc của người dân khi đến cơ quan làm việc, giải quyết kịp thời yêu cầu cho người dân.
Về Quốc kỳ, Quốc huy: Quốc kỳ, Quốc huy được treo tại nơi trang trọng nhất cơ quan, chính giữa sân của cơ quan.
Về trang phục: Tất cả cán bộ, công chức, nhân viên của Ủy ban nhân dân huyện Bảo Thắng khi đến cơ quan làm việc đều ăn mặc gọn gàng, sạch sẽ, nam mặc sơ mi dài tay, quần đen, giầy đen hoặc dép có quai hậu; nữ mặc áo sơ mi, quần đen hoặc váy công sở.
Về lễ phục của cán bộ nam trong cơ quan khi đến làm việc là quần tây, áo sơ mi, đóng thùng và đi giày. Còn đối với cán bộ nữ là áo dài truyền thống.
Trong giao tiếp với đồng nghiệp, người dân và trả lời điện thoại thì các cán bộ luôn có thái độ lịch sự, tôn trọng, nhẹ nhàng, biết lắng nghe, trung thực, thân thiện và hợp tác. Và không bao giờ ngắt giọng, chen ngang cuộc nói chuyện, hay ngắt điện thoại cũng như có thái độ hách dịch với mọi người.
Nhìn chung, việc thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở ở Ủy ban nhân dân huyện Bảo Thắng diễn ra rất tốt, mọi người trong cơ quan luôn tự giác chấp hành các quy định đã đề ra. Khách đến cơ quan giao dịch đều được tiếp đón nhiệt tình tạo cảm giác thân thiện khiến các yêu cầu công việc được thực hiện nhanh chóng.