III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính Văn phòng của UBND huyện Bảo Thắng
2. Khảo sát về công tác Văn thư
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho công tác quản lý, gồm toàn bộ các công việc xây dựng văn bản, tổ chức
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan.
Ngoài chức năng đảm bảo thông tin thì công tác văn thư còn chiếm nhiệm vụ quan trọng trong việc tạo và giữ mối quan hệ tốt đẹp trong cũng như ngoài cơ quan.
Công tác văn thư giữ một vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý của cơ quan Nhà nước nói chung và tại UBND huyện Bảo Thắng nói riêng, công tác văn thư đóng một vai trò quan trọng không thể thiếu trong hoạt động quản lý và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của cơ quan. Vì vậy, công tác văn thư được thực hiện tốt sẽ góp phần tích cực đến hoạt động quản lý của mỗi cơ quan.
Công tác văn thư của Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Bảo Thắng bao gồm:
- Xây dựng và ban hành văn bản gồm: Thảo văn bản, duyệt văn bản, đánh máy, in ấn và sao các văn bản, ký và ban hành văn bản.
- Quản lý và giải quyết văn bản gồm: Đăng ký và giải quyết văn bản đến, văn bản đi, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
- Quản lý và sử dụng con dấu.
Công tác văn thư ở Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Bảo Thắng tổ chức theo mô hình văn bản tập trung, mọi văn bản giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan đều tập trung vào văn thư.
Trong thời gian 01 năm, Văn phòng Ủy bann nhân dân huyện Bảo Thắng đã ban hành được một số văn bản như sau: Kế hoạch, thông báo, báo cáo, biên bản, công văn, quyết định và một số văn bản khác.
* Mẫu sổ đăng ký văn bản đi:
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Ngày, tháng văn bản
Số, ký hiệu văn bản
Tên loại và trích yếu nội
dung
Người ký
Nơi nhận văn bản
Đơn vị, người
nhận bản lưu
Số lượng văn bản
Ghi chú
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
* Mẫu sổ đăng ký văn bản đến:
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Ngày đến
Số đến Tác giả văn bản
Tên loại và trích yếu nội
dung
Ngày tháng văn bản
Đơn vị hoặc cá nhân nhận
Ký nhận Ghi chú
Sau gần hai tháng khảo sát thực tế tại UBND huyện Bảo Thắng, em nhận thấy mô hình tổ chức văn thư của cơ quan có một số ưu, nhược điểm sau đây:
* Ưu điểm:
- Văn thư UBND huyện Bảo Thắng được tổ chức theo mô hình tập trung, thống nhất, mô hình tổ chức như vậy nhằm đảm bảo thông tin đạt hiệu quả cao.
Tất cả các văn bản, giấy tờ và các công đoạn, thao tác đều thực hiện về một đầu mối chung là bộ phận văn thư sẽ giảm bớt được chi phí, nhân lực cho công tác văn thư.
- Văn thư được trang bị đầy đủ các loại trang thiết bị, máy móc hiện đại, phương tiện phục vụ thuận lợi cho hoạt động văn thư.
- Phòng làm việc thoáng, của ra vào rộng tạo điều kiện thuận lợi cho việc đi lại, hoạt động của văn thư cũng như các đơn vị khác đến làm việc. Các tủ đựng tài liệu, các cặp hồ sơ đi – đến được bài trí, sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng và theo từng năm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, tìm kiếm tài liệu.
- Hiện nay, UBND huyện Bảo Thắng đang triển khai ứng dụng phần mềm quản lý văn bản trên máy vi tính và mạng nội bộ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản nên công việc được giải quyết tốt hơn, tiết kiệm được thời gian, kinh phí dùng cho công tác hơn.
* Nhược điểm:
- Phòng có 02 Máy photo nhưng 01 máy bị hỏng, ảnh hưởng đến quá trình phô tô văn bản. Phòng có 02 máy tính nhưng hầu hết chưa khai thác được hết các công dụng của máy tính vào hoạt động công tác văn thư.
- Văn thư chỉ có một người, song công việc lại nhiều nên phần nào tạo áp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lực cũng như tiến trình giải quyết công việc của cán bộ văn thư.
- Việc ứng dụng xử lý và lưu trữ tài liệu điện tử chỉ áp dụng thử nghiệm cho một số khâu nên hiệu quả đem lại chưa cao.
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.
Để công tác Văn thư ở UBND huyện bảo Thắng thực sự có hiệu quả, UBND huyện đã quy định cụ thể trách nhiệm của từng cán bộ, công chức trong việc thực hiện công tác Văn thư cho cơ quan như sau:
Chủ tịch UBND huyện: Là người đứng đầu và đại diện cho UBND có trách nhiệm quản lý, chỉ đạo công tác Văn thư tại cơ quan mình quản lý. Chủ tịch UBND huyện có trách nhiệm kiểm tra việc phân công thực hiện và chấp hành các quy định, quy chế về công tác văn thư.
Chánh Văn phòng là người trực tiếp quản lý điều hành công tác Văn thư và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện về công tác văn thư, cụ thể: Tổ chức thực hiện các văn bản quy định của Nhà nước về công tác văn thư trong UBND huyện; Tổng hợp tình hình giải quyết văn bản, giúp lãnh đạo UBND huyện đôn đốc các đơn vị xử lý văn bản và giải quyết theo sự chỉ đạo của lãnh đạo huyện và báo cáo tình tình phát sinh (nếu có) trong việc thực hiện công tác văn thư. Kiện toàn và tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư cho cán bộ UBND huyện, trang bị đầy đủ cơ sở vật chất phục vụ công tác Văn thư; Tổ chức việc giải quyết văn bản đi, đến ở UBND huyện.
Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, các nhân và báo cáo thủ trưởng cơ quan về những công việc quan trọng.
Ký thừa lệnh thủ trưởng cơ quan một số văn bản được thủ thủ trưởng giao và ký những văn bản do văn phòng hoặc phòng hành chính trực tiếp ban hành.
Tham gia việc thảo, duyệt văn bản theo yêu cầu của thủ trưởng cơ quan.
Tham gia về mặt thủ tục, thể thức đối với các văn bản trước khi ký gửi đi.
Chánh văn phòng giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thủ trưởng các đơn vị, phòng ban nghành: Có trách nhiệm trực tiếp hoặc phân công cho công chức đơn vị mình tổng hợp việc xử lý văn bản và thực hiện báo cáo theo quy định.
Đối với cán bộ, công chức, viên chức ở UBND huyện: Có trách nhiệm giải quyết kịp thời các văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo; Soạn thảo các văn bản theo phạm vi trách nhiệm được phân công theo đúng quy định; Lập hồ sơ công việc mỡnh phụ trỏch theo dừi, nộp hồ sơ vào lưu trữ UBND huyện theo đỳng quy định; Đảm bảo giữ gìn an toàn bí mật nội dung văn bản; Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể trong chế độ công tác Văn thư ở UBND.
Cán bộ phụ trách công tác Văn thư : Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Văn phòng về công tác văn thư, quản lý con dấu của UBND huyện và Văn phòng.
Chịu trách nhiệm về việc chuyển tải văn bản, tài liệu, giấy mời.
UBND huyện cũng đã ban hành “Quy chế về công tác văn thư – lưu trữ”
và các văn bản khác hướng dẫn việc thực hiện công tác Văn thư tại Văn phòng UBND cũng như ra Thông báo phân công nhiệm vụ của lãnh đạo, chuyên viên, cán bộ Văn phòng UBND huyện để làm cơ sở cho việc thực hiện công tác Văn thư ở UBND huyện.