1.2. Cơ sở lý luận về phân tích công việc
1.2.2. Thông tin và phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc 1. Thông tin phục vụ phân tích công việc
Để thực hiện phân tích công việc được chính xác cần phải sử dụng các loại thông tin dưới đây:
Thông tin về tình hình thực hiện công việc:
Các thông tin được thu nhập trên cơ sở của công việc thực tế thực hiện công việc, như phương pháp làm việc, hao phí thời gian thực hiện công việc, các yếu tố của thành phần công việc.
Thông tin về yêu cầu nhân sự:
Bao gồm tất cả các yêu cầu về nhân viên thực hiện công việc như học vấn, trình độ chuyên môn, kỹ năng, các kiến thức hiểu biết liên quan đến thực hiện công việc, các thuộc tính cá nhân.
Thông tin về công cụ liên quan trực tiếp đến công việc:
Các yêu cầu đặc điểm, tính năng tác dụng, số lượng, chủng loại của các máy móc, trang bị dụng cụ được sử dụng trong quá trình sử dụng công việc.
Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc:
Bao gồm các tiêu chuẩn, định mức thời gian thực hiện, số lượng, chất lượng của sản phẩm hay công việc... Tiêu chuẩn mẫu là cơ sở để đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên.
Các thông tin về điều kiện thực hiện công việc:
Bao gồm các thông tin liên quan đến các vấn đề điều kiện làm việc như sự cố gắng về thể lực, điều kiện vệ sinh lao động, thời gian biểu, điều kiện tổ chức hoạt động, của công ty, chế độ lương bổng, quần áo đồng phục...
1.2.2.2. Phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc
Phương pháp thu thập thông tin rất đa dạng. Tuỳ vào từng đối tương, khả năng và công việc ta lực phương pháp thu thập thông tin phù hợp:
Quan sát
Trong phương pháp quan sát, cán bộ phân tích công việc thiết kế mẫu phiếu quan sỏt, sau đú tiến hành quan sỏt, theo dừi trực tiếp quỏ trỡnh thực hiện công việc của người lao động và ghi chép vào mẫu phiếu quan sát đã có sẵn các thông tin như: công việc đó được thực hiện như thế nào; các mối quan hệ trong khi làm việc; máy móc, phương tiện được sử dụng; kết quả thực hiện công việc…
Quan sát thường được áp dụng cho công việc liên quan đến máy móc, công nhân sản xuất, những công việc mà hoạt động thể hiện ra bên ngoài, lặp đi lặp lại và dễ dàng quan sát được.
Phương pháp này dễ thực hiện, thông tin thu thập được chi tiết, đầy đủ, phong phú, sát với thực tế công việc. Nhưng nhược điểm là tốn thời gian, thông tin thu được dễ bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của cả người quan sát và người được quan sát. Đặc biệt là người được quan sát, khi biết mình đang được quan sát có thể dẫn tới sự thiếu chính xác trong thực hiện công việc.
Phỏng vấn
Phỏng vấn là phương pháp chuyên viên PTCV tiến hành hỏi trực tiếp từng người thực hiện công việc, hoặc người giám sát, quản lý trực tiếp, hoặc phỏng vấn nhóm người lao động về các thông tin liên quan đến công việc cần điều tra.
Chuyên viên PTCV chuẩn bị sẵn những câu hỏi sẽ đặt ra trong quá trình phỏng vấn.
Phương pháp phỏng vấn là phương pháp được áp dụng nhiều cho lao động gián tiếp: lao động quản lý, lao động chuyên môn, cho những công việc mà hành vi không bộc lộ ra bên ngoài, công việc thuộc về trí óc đòi hỏi tư duy, sáng
tạo như: kỹ sư công nghệ thông tin, kiến trúc sư, nhà thiết kế nội thất…
Ưu điểm: Phương pháp này có thể thu thập được nhiều thông tin khác nhau, tỡm hiểu sõu vào những thụng tin cần thiết, thu được bức tranh rừ ràng về công việc (nếu người phỏng vấn có kỹ năng phỏng vấn).
Nhược điểm: Phỏng vấn tốn thời gian, chi phí; thông tin thu được từ phỏng vấn có thể bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của người được phỏng vấn.
Phiếu điều tra
Theo phương pháp này, bản câu hỏi được chuyên viên PTCV thiết kế sẵn gồm những câu hỏi nhằm thu thập thông tin liên quan đến một công việc cụ thể.
Bản câu hỏi được phân phát tới những người lao động và người lao động có trách nhiệm điền câu trả lời vào đó theo yêu cầu và hướng dẫn.
Bản câu hỏi là phương pháp được áp dụng rộng rãi, phổ biến vì theo phương pháp này quá trình thu thập thông tin diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí, cùng một lúc có thể phát ra nhiều bản câu hỏi tới nhiều người lao động khác nhau ở những vị trí công việc khác nhau. Thông tin thu thập có thể dễ dàng lượng hoá, phù hợp với việc xử lý khối lượng lớn thông tin và xử lý trên phần mềm máy tính.
Nhưng việc thiết kế bản câu hỏi khá tốn kém thời gian và chi phí. Một bản câu hỏi thường không thiết kế quá dài, quá chi tiết nên nếu cán bộ phân tích công việc không có kỹ năng thiết kế bản câu hỏi thì dễ dẫn đến thông tin thu thập được bị hạn chế, không sâu sắc. Có những trưòng hợp người lao động điền không đầy đủ các thông tin cần thiết trong câu trả lời hoặc hiểu lầm câu hỏi dẫn đến thông tin thu được có độ chính xác không cao.
Nhật ký công việc
Nhật ký công việc là phương pháp người thực hiện công việc tự ghi chép lại những thông tin có liên quan đến công việc của mình vào một cuốn sổ với những mục đã được thiết kế sẵn.
Với phương pháp tự ghi chép, có thể thu được nhiều thông tin sát với thực tế thực hiện công việc mà tiết kiệm chi phí và thời gian. Nhưng độ chính xác của thông tin thì hạn chế do dễ bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của người ghi
chép, quá trình ghi chép có thể không đảm bảo sự liên tục, nhất quán.
Hội thảo chuyên gia
Hội thảo chuyên gia là phương pháp Tổ chức một cuộc hội thảo thảo luận về công việc cần phân tích giữa các chuyên gia là những người có trình độ, am hiểu về công việc, có kinh nghiệm làm việc, những người giám sát, quản lý trực tiếp các bộ phận, phòng, ban…
Hội thảo chuyờn gia là phương phỏp giỳp làm rừ và bổ sung thờm thụng tin cho các phương pháp khác, thông tin thu thập được có thể phục vụ nhiều mục đích phân tích công việc. Tuy nhiên đây là phương pháp tốn chi phí và thời gian.