Đánh giá hiệu quả công tác phân tích công việc của Công ty CPTM Ban Mai Xanh

THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CPTM BAN MAI XANH

III. NHIỆM VỤ VÀ YÊU CẦU

2.5. Đánh giá hiệu quả công tác phân tích công việc của Công ty CPTM Ban Mai Xanh

Để đánh giá hiệu quả của công tác PTCV ta cần đánh giá về các mặt sau đây:

Chi phí tài chính: so sánh giữa chi phí bỏ ra và kết quả thu được biểu hiện ở phần hiệu quả tăng thêm: Chi phí thấp do người thực hiện là nhân viên trong công ty. Tuy nhiên kết quả thu lại chưa thực sự tốt.

Chi phí thời gian và nhân lực: Thời gian thực hiện PTCV mất ít, toàn bộ nhân viên đều tham gia vào quá trình trả lời phiếu câu hỏi không mất quá nhiều thời gian. Chuyên viên phòng nhân sự phụ trách quá trình tổng hợp hoàn thành MTCV.

Hiệu quả của các hoạt động QTNL: Tuy nhiên kết quả các MTCV, YCNS, TCCV chưa đầy đủ và chưa áp dụng được hiệu quả nhất vào các công tác khác tại công ty.

2.5.1.Ưu điểm và nguyên nhân

Về quan điểm, nhận thức: Ban giám đốc và các cán bộ nhân sự đã nhận thức được vai trò, ý nghĩa của công tác PTCV. Quy trình PTCV tại công ty đơn giản, ngắn gọn như vậy tiết kiệm được chi phí thời gian, sức người trong PTCV.

Các bản MTCV đã tích hợp ba bản MTCV, YCNS, TCCV vào cùng một bản gọn nhẹ và thuận lợi cho quá trình sử dụng.

Phòng hành chính nhân sự cũng đã xây dựng được hệ thống bản MTCV cho hầu hết công việc tại công ty, đây là một quá trình làm việc cố gắng đáng được ghi nhận.

2.5.2. Hạn chế và nguyên nhân 2.5.2.1. Hạn chế :

Hạn chế đầu tiên, công ty chưa xây dựng được quy trình PTCV phù hợp và khoa học.

Nếu áp dụng quy trình phân tích công việc chuẩn tại phần “1.2.3. Nội dung và quy trình phân tích công việc” để so sánh, ta sẽ thấy ngay:

Giai đoan 1: Xác định phạm vi PTCV( Xác định mục đích; Xác định công việc cần phân tích; Xác định người thực hiện công việc) thì trong công tác của cụng ty chưa xỏc định mục đớch của PTCV và khụng làm rừ mục đớch này cho từng nhân viên trong công ty hiểu.

Đồng thời cũng xỏc định rừ trỏch nhiệm thực hiện cụng việc là phũng hành chính nhân sự. Trưởng các bộ phận tham gia và đảm bảo việc dành thời gian cho nhân viên trong bộ phận mình tham gia công tác và trả lời chân thực.

Với việc chọn đối tượng tham gia, với các công việc tương tự thì chỉ cần chon một công việc để tiến hành phân tích ( ví dụ, kế toán kho, kế toán cửa hàng từng khu vực..). Và với vị trí nhân viên bán hàng chọn người tham gia PTCV thì không chọn đối đối tượng xuất sắc cũng không chọn đối tượng quá kém vì bản chất là để hiểu về công việc.

Ở Giai đoạn 2: Chuẩn bị PTCV Xác định loại thông tin

Xác định nguồn thông tin

Lực chọn phương pháp cụ thể để thu thập thông tin

Bước này cán bộ thực hiện PTCV ở Ban Mai Xanh cần xác định phương pháp thu thập thông tin cho phù hợp và xây dựng phiếu câu hỏi cho chi tiết hơn, sử dụng các cách trắc nghiệm sẽ giúp nhân viên trả lời dễ dàng, mất ít thời gian hơn đồng thời với mỗi câu hỏi sẽ hướng đúng người trả lời vào mục đích của mình.

Với bản phiếu mô tả nhiệm vụ công ty đã áp dụng hoàn toàn là câu hỏi mở, điều này khiến ta không thể lượng hóa được các thông tin. Cần xây dựng cả

câu hỏi mở và đóng để đảm bảo sự phong phú về thông tin cần thu thập

Công ty có các công việc phân theo cấp khách nhau là quản lý và nhân viên nên việc phân các các bảng câu hỏi theo các cấp sẽ hiệu quả hơn. Và có thể kết hợp cả ba phương pháp thu thập thông tin: quan sát, phỏng vấn, bản câu hỏi (nếu có điều kiện) thì kết quả thu được sẽ hiệu quả hơn.

Công ty cũng chưa xác định nguồn thông tin cụ thể,chủ yếu lấy từ người thâm gia và tham khảo trên mạng.

Trong qua trình phát phiếu thu thông tin vấn để ấn định một thời gian nhất định để thu hồi phiếu đảm bảo phiếu không bị thất lạc và lãng quên cũng rất quan trọng.

Giai đọan 3: Thu thập dữ liệu và phân tích Thu thập dữ liệu công việc

Phân tích thông tin

Sau khi tiến hành thu thập thông tin xong, chuyên viên phụ trách PTCV cần kiểm tra lại thông tin với các bên liên quan, chủ yếu là người quản lý trực tiếp để bổ sung và thống nhất thông tin

Bước xử lý thông tin của công ty cần tách ra cụ thể thành bước viết các bản kết quả của PTCV. Thông tin nào cho các bản mô tả nào.

Trong ví dụ nêu trên MTCV của vị trí chuyên viên Marketing (có am hiểu về kinh doanh) phiếu câu hỏi có đề cập đên các câu hỏi về điều kiện làm việc, mối quan hệ liên quan... Tuy nhiên , khi xây dựng MTCV thì chuyên viên phụ trách PTCV lại thiếu các thông tin đó. Như vậy, việc tổng hợp, phân tích phiếu điều tra chưa được sử dụng triệt để.

Những thông tin thu thập được không kiểm tra trao đổi lại với quản lý

trực tiếp và người THCV.

Giai đoạn4: Đánh giá giá trị chung của công việc

Bao gồm : Báo cáo kết quả cho tổ chức; Định kỳ kiểm tra thông tin;Đánh giá kết quả dựa trên tiêu chuẩn về lợi ích, chi phí và tính ứng dụng

Bước báo cáo kết quả cho tổ chức, Ban Mai Xanh đang tiến hành đánh giá lại kết quả PTCV đã đạt được của 2 năm trước và có những điều chỉnh cho phù hợp với thực tế.

Điểm hạn chế thứ hai, hệ thống các văn bản PTCV còn chưa đầy đủ.

Việc viết các văn bản PTCV chưa có sự đầu tư riêng biệt, và khi đưa vào sử dụng thì các văn bản này ít được kiểm tra theo dõi.

Các bước cụ thể trong quy trình PTCV của công ty hoặc thiếu bước cụ thể

hoặc thiếu thông tin trong từng bước. Điều này làm ảnh hưởng rõ rệt đến kết quả PTCV.

Cách thức PTCV mà Công ty đã thực hiện là chưa hợp lý, còn thiếu nhiều hoạt động quan trọng của phân tích công việc, có những hoạt động chỉ mang tính hình thức và chưa chính quy.

Vớ dụ hoạt động xỏc định mục đớch của PTCV chưa được làm rừ với nhõn viện, việc sử dụng phương pháp thu thập thông tin chưa có sự phân loại cho các vị trí quản lý và nhân viên hay chưa có quá trình trao đổi lại bản MTCV với người thực hiện công việc trước khi trình ban giám đốc.

Có một số vị trí còn chưa được tiến hành phân tích công việc dẫn đến việc ứng dụng các văn bản này vào các hoạt động quản lý khác chưa phát huy hết được các mặt tích cực của nó.

2.5.2.2. Nguyên nhân

Có thể kể đến một số nguyên nhân cơ bản dẫn đến những hạn chế trên đó là:

Ban lãnh đạo chưa thực sự sát sao trong việc kiểm tra thực hiện và kết quả ứng dụng của hoạt động PTCV;

Năng lực chuyên môn các cán bộ nhân sự của công ty vê PTCV còn hạn chế.

Trong quá trình thu thập thông tin còn hạn chế do việc thiết kế phiếu thu thập thông tin chưa hiệu quả.

Các mục đích cũng như ý nghĩa của PTCV không được phổ biến đến các quản lý trực tiếp và người thực hiện công việc làm ảnh hưởng đến sự thống nhất của các bên và việc cung cấp thông tin về công việc cần phân tích.

Quy trình PTCV của công ty cũng có nhiều thiếu sót về các bước tiến hành cũng như về nội dung của từng bước.

Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ NHẰM HOÀN