Ứng dụng của phân tích công việc và các yếu tố ảnh hưởng đến phân tích công việc

1.2. Cơ sở lý luận về phân tích công việc

1.2.5. Ứng dụng của phân tích công việc và các yếu tố ảnh hưởng đến phân tích công việc

1.2.5.1. Ứng dụng của phân tích công việc

Đối với công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực (KHH NNL):

KHH NNL là quá trình đánh giá các nhu cầu về nguồn nhân lực xuất phát từ mục tiêu của tổ chức và xây dựng các kế hoạch về nhân lực nhằm đáp ứng các nhu cầu đó. KHH NNL là điều kiện để các tổ chức thực hiện thắng lợi các mục tiêu của mình vì nhờ KHHNNL mà có thể dự tính các giải pháp đáp ứng nguồn nhân lực, giúp doanh nghiệp có đủ số lượng, chất lượng, cơ cấu lao động đáp ứng các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. Đồng thời KHHNNL cũng là cơ sở cho các hoạt động quản lý nguồn nhân lực khác trong công ty.

PTCVcung cấp những thông tin cần thiết cho những người thực hiện công tác KHHNNL, thông qua các nội dung có trong bản YCNS họ sẽ biết cần phải bổ sung những lao động như thế nào cho những vị trí công việc còn trống.

Đối với tuyển dụng nhân lực:

Tuyển dụng là quá trình tuyển mộ và tuyển chọn nhân lực phù hợp nhằm bù đắp vào những vị trí công việc còn trống tại công ty, tổ chức

Tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực là cả một quá trình muốn tìm được ứng viên phù hợp nhất chuyên viên tuyển dụng phải cần vào bàn MTCV và YCNS . Vì vậy công tác PTCV là công cụ không thể thiếu phục vụ công tác tuyển dụng nguồn nhân lực.

Đối với công tác đào tạo, phát triển nguồn nhân lực (ĐT PTNNL):

ĐTPTNNL là điều kiện để các tổ chức có thể phát triển trong môi trường cạnh tranh ngày nay, khi các yếu tố cạnh tranh không phải là lượng vốn nhiều hay ít nữa mà là yếu tố con người trong tổ chức. ĐTPTNNL có nhiều tác dụng:

nếu ĐT PTNNL được tổ chức quan tâm đúng mức, được thực hiện một cách nghiêm túc và khoa học sẽ giúp cho chất lượng sản phẩm, năng suất lao động của doanh nghiệp tăng, tai nạn lao động giảm, sự giám sát của người quản lý không cần nhiều như trước và tính thích ứng của người lao động được nâng cao bởi vì sau khi được đào tạo người lao động không chỉ nâng cao về trình độ , tay nghề mà ý thức của họ cũng được nâng lên rất nhiều, họ có thái độ làm việc nghiêm túc hơn với ý thức chấp hành kỉ luật cũng cao hơn.

PTCV cung cấp cho người quản lý những thông tin cần thiết để họ biết cần phải trang bị cho người lao động biết những kiến thức, kĩ năng gìđể người lao động có thểđáp ứng được công việc trong hiện tại và tương lai. Như vậy, bản YCNS có thể được coi là một cơ sở quan trọng khi xây dựng chương trình ĐT PTNNL cho tổ chức.

Đối với đánh giá thực hiện công việc (ĐGTHCV):

ĐGTHCV là đánh giá một cách chính thức và có hệ thống tình hình thực hiện công việc của người lao động trên cơ sở so sánh kết quả làm việc thực tế với các tiêu chuẩn đã được xây dựng từ trước và thảo luận về kết quả đánh giá với người lao động.

ĐGTHCV là một công tác quan trọng bởi vì nó ảnh hưởng đến lợi ích của người lao động trong tổ chức,đánh giá không chính xác người lao động là người đầu tiên chịu thiệt thòi, đánh giá không chuẩn tạo ra sự bất công bằng trong doanh nghiệp. Qua đánh giá có thể biết được hiệu quả của các chính sách tại công ty để có biện pháp điều chỉnh. ĐGTHCV đều đặn và chính xác có tác dụng lớn đến thái độ của người lao động và bầu không khí tâm lý trong tập thể.

Để xây dựng được một hệ thống ĐGTHCV tốt thì một trong những điều kiện không thể bỏ qua là xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện công việc, đây là những tiêu chuẩn buộc phải xuất phát từ bản MTCV. Nói cách khác, PTCV là

công cụ tối quan trọng đối với việc xây dựng một hệ thống ĐGTHCV.

Đối với công tác Thù lao lao động:

Thù lao lao động bao gồm tất cả các khoản người lao động nhận được thông qua quan hệ thuê mướn giữa họ với tổ chức. Thù lao lao động ảnh hưởng tới việc chọn nghề, chọn việc,sự thoả mãn trong công việc, sự thực hiện công việc và ngày công của người lao động. Để xây dựng một hệ thống thù lao lao động hợp lý thì bất cứ tổ chức nào cũng cần phải đánh giá một cách chính xác giá trị của mỗi công việc. Muốn vậy phải hiểu được bản chất của công việc và những bộ phận cấu thành liên quan đến công việc ấy cũng như các tác động và phạm vi ảnh hưởng có thể có của mỗi công việc.

PTCV sẽ cung cấp những thông tin cần thiết cho công tác đánh giá công việc và những yêu cầu của công việc với người lao động để từ đó nhà quản trị xây dựng được các hình thức trả lương cho phù hợp.

Như vậy, PTCV trở thành một bộ phận không thể thiếu đối với hoạt động QTNL nếu tổ chức đó muốn hoạt động QTNL của mình được thực hiện có hiệu quả nhất. PTCV là một công tác khó, nó đòi hỏi nhiều thời gian , công sức và tiền của nhưng là công tác không thể bỏ qua và phải thường xuyên cập nhật các thông tin về công việc. PTCV giúp người lao động hiểu được đầy đủ công việc họ đang thực hiện và ý nghĩa của nó, giúp họ gắn bó hơn với công việc và công ty, giúp các nhà quản lý tìm ra phương pháp lao động tiên tiến, cải thiện điều kiện lao động hiện có.

1.2.5.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến phân tích công việc Các nhân tố trực tiếp bao gồm:

Người thực hiện công việc: Nguồn cung cấp thông tin chính đề PTCV.

Nếu người thực hiện công việc không hợp tác hoặc có những hành động làm sai lệch những quy trình thực hiện thường xuyên của công việc thì kết quả của PTCV không thể chính xác.

Người quản lý trực tiếp: Trong quá trình thu thập thông tin, người quản lý trực tiếp là đối tượng tiếp theo cần trao đổi để xác minh tính chân thực và để tiếp thu đa chiều thông tin. Người quản lý trực tiếp chính là người theo sát nhất

công việc của người lao động và kiểm tra kết quả thực hiện đầu tiên. Vì vậy thông tin từ người quản lý trực tiếp ảnh hưởng trực tiếp đến PTCV. Mặt khác, tư tưởng và sự hiểu biết của người quản lý trực tiếp đối với PTCV cũng là yếu tố quyết định PTCV có gặp thuận lợi hay cản trở hay không.

Quản lý bộ phận nhân sự (ở đây là quản lý phụ trách phân tích công việc): PTCV sẽ không thể thành công nếu thiếu cán bộ nhân sự có năng lực kiến thức chuyên môn về PTCV đồng thời với việc thông tường cơ cấu tổ chức và nắm rừ cỏc thụng tin nhõn sự tạo cụng ty.

Các nhân tố gián tiếp bao gồm:

Cơ cấu công ty: Trước khi PTCV tại một công ty, ta cần phải nghiên cứu sơ đồ cơ cấu tổ chức tại công ty đó. Bởi sơ đồ cơ cấu tổ chức có thể cho ta thấy vị trí các công việc và mối quan hệ báo cáo giữa chúng với nhau. Không nắm được cơ cấu công ty giống như không có bản đồ bao quát.

Quan điểm của người lãnh đạo về phân tích công việc: người lanh đạo tổ chức chính là yếu tố gián tiếp quan trọng bậc nhất quyết định đến công tác PTCV. Sự hiểu biết và quan điểm của họ quyết định PTCV có được tiến hành hay đầu tư hay không. Ví dụ điển hình về vai trò của người lãnh đạo trong công tác PTCV có thể thấy rất nhiều tại Việt Nam nhất là các công ty vừa và nhỏ, lónh đạo cụng ty khụng hiểu rừ tầm quan trọng của PTCV và gần như cụng tỏc này chưa được thực hiện.