Quan điểm, định hướng của Công ty về phân tích công việc

THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CPTM BAN MAI XANH

Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY

3.1. Quan điểm, định hướng của Công ty về phân tích công việc

Dựa vào tầm nhìn mở rộng: Trở thành nhà cung cấp sản phẩm giày dép trẻ em số 1 Việt Nam và khu vực Đông Nam Á, đã buộc ban giám đốc công ty cần nâng tầm quan điểm và cách nhìn nhận đối với phân tích công việc. Định hướng chỉ đạo thực hiện công tác PTCV một cách nghiêm túc, hiệu quả.

3.2. Một số giải pháp hoàn thiện công tác phân tích công việc 3.2.1. Đào tạo chuyên viên nhân sự chuyên trách thực hiện PTCV

Con người là yếu tố quan trọng nhất của mọi vấn đề. Vì vậy, muốn có công tác PTCV thực hiện tốt, bên cạnh việc ban giám đốc có kim chỉ nam đúng, hướng đi đúng, cần có cán bộ thực hiện tốt về chuyên môn và kỹ năng.Đầu tư cho đạo tạo nhân lực chuyên trách về PTCV là điều cần thiết.

Trong việc thực hiện chương trình PTCV tại công ty, chuyên viên phòng hành chính nhân sự là người trực tiếp tham gia vào PTCV. Họ là người nắm được rõ nhất ý nghĩa, mục đích của PTCV, là những người trực tiếp đi thu thập thông tin, thiết kế các văn bản mẫu cũng như thiết kế phiếu thu thập thông tin, thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn liên quan đến QTNL.

Ngoài ra, hiện tại công ty CPTM Ban Mai Xanh chưa áp dụng những tiêu chuẩn quốc tế như ISO 9000, ISO 14000, quy chuẩn SA 8000 nhưng trong tương lai nền kinh tế hội nhập đồng thời với tầm nhìn của công ty được mở rộng vươn ra phát triển tầm Đông Nam Á thì việc nắm, hiểu và áp dụng các chuẩn quốc tế là thực sự cần thiết.

Công ty có thể tiến hành đào tạo các cán bộ nhân sự chuyên trách như cử

đi học tại các trường chính quy, học ở các lớp do doanh nghiệp tổ chức, tham gia các buổi hội thảo về PTCV hoặc mời các chuyên gia đến nói chuyện và cử các cán bộ , nhân viên tham dự học hỏi kinh nghiệm.

Việc tăng cường đào tạo cho chuyên viên phòng nhân sự là một trong những chính sách mà ban giám đốc công ty cần xem xét triển khai thay vì chỉ đầu tư cho đào tạo cho các vị trí kinh doanh.

3.2.2. Nâng cao hiểu biết và nhận thức về PTCV đối với quản lý trực tiếp các bộ

phận và nhân viên trong công ty

Hạn chế của công ty là cán bộ quản lý trực tiếp các bộ phận chưa nhận thức rõ được vai trò, ý nghĩa và mục đích của PTCV, họ cho rằng PTCV là công việc chỉ riêng của phòng nhân sự, các quản lý bộ phận và nhân viên thực hiện không mấy quan tâm đến vấn đề này và thường chỉ cung cấp thông tin cho phòng nhân sự theo phiếu mô tả nhiệm vụ theo yêu cầu.

Nhất là đối với nhân viên bán hàng, đa số các nhân viên vẫn chưa nắm được PTCV là hoạt động gì? Điều này chứng tỏ thiếu từ phòng tổ chức hành chính và người lãnh đạo trực tiếp đã không phổ biến rõ cho nhân viên. Nguyên nhân này dẫn đến việc thiếu sự hợp tác của người thực hiện công việc như vậy ảnh hưởng rất lớn đến việc cung cấp thông tin cho PTCV cũng như ảnh hưởng đến thái độ, chất lượng làm việc của nhân viên.

Giải pháp đơn giản cho việc này chính là việc tổ chức buổi đào tạo nội bộ giữa Ban giám đốc với nhân viên toàn công ty về chủ đề phổ biến về công tác PTCV nói riêng và các hoạt động QTNL khác nói chung. Phòng hành chính nhân sự sẽ là bộ phận chuẩn bị nội dung buổi nói chuyện, chuẩn bị side, cũng như các câu hỏi trò chơi nhằm tương tác với nhân viên công. Ban giám đốc sẽ trực tiếp trao đổi để hiệu nâng tầm quan trọng và hiệu quả của buổi nói chuyện.

Qua buổi nói chuyện đó người lao động có thể nói lên các nguyện vọng và

khó khăn của công việc để tìm ra các biện pháp khắc phục cũng như hiểu thêm về công việc, từ đó có được sự đồng nhất giữa các bên liên quan thì việc tiến hành PTCV sẽ thuận lợi và hiệu quả hơn.

3.2.3.Xây dựng quy trình PTCV cho công ty 3.2.3.1. Quy trình PTCV

Công việc PTCV thực hiện không đạt hiệu quả của công ty, yếu tố nữa là do quy trỡnh PTCV khụng được xõy dựng rừ ràng và chuẩn xỏc. Vỡ vậy, cần xõy dựng quy trình PTCV khoa học và phù hợp với công ty

Song song với tìm hiểu quy trình chuẩn được học đồng thời áp dụng cải tiến cho phù hợp với công ty, người viết xin đề xuất quy trình PTCV sau cho Ban Mai Xanh và áp dụng thực tế vào phân tích vị trí trưởng phòng hành chính

nhân sư tại công ty.

Bước 1:

Bước 2:

Bước 3:

Bước 4:

Bước 5:

Bước 6:

Sơ đồ 3.1: Quy trình phân tích công việc kiến nghị

Trước hết để chương trình đạt hiệu quả như mong muốn, phòng hành chính nhân sư cần xây dựng một kế hoạch thật cấn thận, chi tiết cụ thể về cán bộ chịu trách nhiệm thực hiện chương trinh(số lượng, cơ cấu), thời gian tiến hành? Tiến hành trong bao lâu? Chi phí là bao nhiêu? Cần những phương tiện hỗ trợ gì?

Bước 1: Xác định mục đích PTCV, danh mục công việc cần phân tích Trước hết, cần phải xác định ngay từ đầu mục đích của công tác PTCV là

làm rõ bản chất nội dung của công việc, nâng cao hiệu quả cho các hoạt động QTNL taị công ty. Trước khi tiến hành cần thông báo đến toàn công ty về mục đích tiến hành PTCV này, để có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bên tham gia, đảm bảo cho việc thu thập thông tin diễn ra suôn sẻ tốt đẹp.

Công ty cần liệt kê danh sách chức danh các công việc cần PTCV hoặc cần phân tích lại.

Chuẩn hóa các kết quả

của PTCV, đưa vào sử dụng và kiểm tra xem xét định kỳ

Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin

Tiến hành thu thập thông tin

Kiểm tra lại thông tin với các bên iên quan

Xử lý thông tin và viết các bản kết quả của PTCV

xác định mục đích PTCV, danh mục công việc cần phân tích

Có nhiều công việc tương tự nhau nên ta chỉ cần phân tích một công việc trên cơ sở tham khảo thông tin từ những nhân viên khác nhau, như vậy thông tin vừa đa dạng vừa tránh được sự lãng phí về mặt thời gian và công sức không cần thiết.

Bước 2:Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin

Do công ty cũng đã có các văn bản kết quả PTCV, nên ta cũng có thể dựa thêm vào các văn bản đó để sử dụng các thông tin có sẵn nếu ta tiến hành phân tích lại công việc đó

Phương pháp thu thâp thông tin kết hợp các phương pháp như người viết đã phân tích ở trên.

Bước 3: Tiến hành thu thập thông tin

Sau khi đã lựa chọn được phương pháp thu thập thông tin phù hợp với công ty, ta tiến hành thu thập thông tin

Bước 4: Kiểm tra lại thông tin với các bên liên quan

Kiểm tra lại tính chính xác và độ tin cậy của thông tin đã thu thập được với người thực hiện công việc đó và với quản lý trực tiếp. Đây là việc quan trọng quyết định đến hiệu quả của toàn bộ chương trình PTCV. Đồng thời điều này giúp đạt được sự đồng tình của cả hai bên về bản PTCV bởi họ có cơ hội xét duyệt lại chính công việc mà họ thực hiện.

Bước 5: Xử lý thông tin thu thập và viết các bản kết quả của phân tích công việc

Chuyên viên phụ trách PTCV tập hợp, hệ thống các thông tin lại theo một logic để dễ dàng xử lý. Khi xử lý thông tin cũng cần phải chú ý tới nguyên tắc:

Xử lý theo nguyên tắc số đông ở mức độ tin cậy cho phép trước.

Với các thông tin thu được, chuyên viên phụ trách trực tiếp tiến hành viết MTCV, TCCV, YCNS cho từng vị trí công việc. Trong quá trình viết, có thể tích hợp ba bản làm một một cách hợp lý.

Bước 6: Chuẩn hóa các kết quả của PTCV, đưa vào sử dụng và kiểm tra xem xét định kỳ

Sau khi viết xong bản thảo ba văn bản kết quả của PTCV cho mỗi vị trí,

chuyên viên thực trực tiếp làm PTCV thảo luận lại và cần tham khảo ý kiến quản lý trực tiếp vị trí công việc và người thực hiện công việc để tham khảo, điều chỉnh.

Khi đã thống nhất được các bên chuyên viên thực hiện PTCV trình lên Ban Giám đốc xét và ký duyệt rồi đưa vào sử dụng toàn công ty.

Cần kiểm tra và xem xét định kỳ các văn bản này để đảm bảo không lạc hậu so với thực tế. Trong sự nền kinh tế đầy biến động, thì công việc cũng có

nhiều biến đổi thường xuyên. Khi có sự thay đổi, các trưởng bộ phận, quản lý

trực tiếp công việc cần báo cáo cho phòng hành chính nhân sự để tiến hành xem xét rà soát và phân tích lại nếu cần thiết.

3.2.3.2. Xây dựng các bản kết quả mẫu của PTCV

Sau thời gian thực tế tại công ty cũng như những kiến thức có được, em xin đưa ra ba văn bản kết quả PTCV mẫu sau:

Bản mô tả công việc

Công ty Cổ phần Thương mại Ban Mai Xanh Trụ sở: Số 54 ngừ 124/22 Âu Cơ. Tõy Hồ, Hà Nội

Văn phòng: Tầng 2 – Tòa Nhà INDOCHINA – 59/2 Láng Hạ, Ba Đình, Hà Nội

ĐT/Fax: 0439.289.259 – 0432.00.3133 - Hotline: 0947.239.966 Webstite: www.royalebaby.com.vn – www.crownuk.com.vn

Email: kd@crownuk.com.vn ; ecom@crownuk.com.vn;

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC Chức danh:

Phòng/ban:

Quản lý trực tiếp:

Quản lý gián tiếp.

Chế độ làm việc:

Các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc

Thứ thự Nhiệm vụ

Trách nhiệm 1

Nhiệm vụ 1:

Nhiệm vụ 2:

Trách nhiệm 2

Nhiệm vụ 1:

Nhiệm vụ 2:

Trách nhiệm 3

Nhiệm vụ 1:

Nhiệm vụ 2:

Báo cáo

Quan hệ trong công ty Quan hệ ngoài công ty Điều kiện làm việc

TP.HCNS TRƯỞNG BỘ PHẬN GIÁM ĐỐC

Bản yêu cầu nhân sự

Công ty Cổ phần Thương mại Ban Mai Xanh Trụ sở: Số 54 ngừ 124/22 Âu Cơ. Tõy Hồ, Hà Nội

Văn phòng: Tầng 2 – Tòa Nhà INDOCHINA – 59/2 Láng Hạ, Ba Đình, Hà Nội

ĐT/Fax: 0439.289.259 – 0432.00.3133 - Hotline: 0947.239.966 Webstite: www.royalebaby.com.vn – www.crownuk.com.vn Email: kd@crownuk.com.vn ; ecom@crownuk.com.vn;

BẢN YÊU CẦU NHÂN SỰ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Chức danh:

Phòng/ban:

Quản lý trực tiếp:

Quản lý gián tiếp:

Chế độ làm việc:

Yêu cầu công việc với người thực hiện Trình độ văn hóa:

Trình độ chuyên môn:

Kiến thức chuyên môn:

Kinh nghiệm:

Ngoại ngữ:

Tin học:

Kỹ năng:

Giới tính Độ tuổi Tính cách:

Sự cam kết

TP.HCNS TRƯỞNG BỘ PHẬN GIÁM ĐỐC

Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

Công ty Cổ phần Thương mại Ban Mai Xanh Trụ sở: Số 54 ngừ 124/22 Âu Cơ. Tõy Hồ, Hà Nội

Văn phòng: Tầng 2 – Tòa Nhà INDOCHINA – 59/2 Láng Hạ, Ba Đình, Hà Nội

ĐT/Fax: 0439.289.259 – 0432.00.3133 - Hotline:

0947.239.966

Webstite: www.royalebaby.com.vn – www.crownuk.com.

vn

Email: kd@crownuk.com.vn ; ecom@crownuk.com.vn;

BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC Chức danh:

Phòng/ban:

Quản lý trực tiếp:

Quản lý gián tiếp:

Chế độ làm việc:

Các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc

Thứ thự Nhiệm vụTiêu chuẩn Trách nhiệm 1

Nhiệm vụ 1:

Nhiệm vụ 2:

Trách nhiệm 2

Nhiệm vụ 1:

Nhiệm vụ 2:

Trách nhiệm 3

Nhiệm vụ 1:

Nhiệm vụ 2:

TP.HCNS TRƯỞNG BỘ PHẬN GIÁM ĐỐC

3.2.4. Ứng dụng triệt để kết quả của PTCV vào các hoạt động khác trong côn g ty Bảng 3.1: Sử dụng các văn bản kết quả của

phân tích công việc cho các hoạt động khác của QTNL Hoạt động QTNL Bản mô tả

công việc

Bản yêu cầu với người THCV

Bản tiêu chuẩn THCV

Kế hoạch hóa NNL √ √

Tuyển dụng √ √ √

Đào tạo và phát triển √ √ √

Đánh giá THCV √

Thù lao lao động √ √ √

Quan hệ lao động √ √ √

Như vậy, giải pháp cho công tác PTCV tại Công ty CPTM Ban Mai Xanh gần đã tác động đến tất cả các đối tượng từ công cụ: “Quy trình”; đến “ người phụ trách quy trình “ đến nhân sự tiếp tiếp thu kết quả thực hiên từ quy trình đó.

3.3. Một số khuyến nghị nhằm hoàn thiện công tác PTCV tại Ban Mai Xanh